用於製定隨時隨地工作的有效投資回報率框架

“由 COVID-19 引起的構造轉變將‘工作’從名詞變為動詞。 從我們去過的地方到我們所做的事情，無論在哪裡。” — The Instant Group 美洲區首席執行官 Joe Brady

今天的公司正面臨著來自現有和潛在員工的巨大壓力，要求他們提供更靈活的工作安排，並且有比以往更多的選擇。 儘管由 COVID-19 大流行引起的突然轉向遠程工作最初是混亂的，但事實證明，在家工作 (WFH) 比大多數人預期的要可行得多。 以前未考慮採用此類政策的公司和整個行業現在正在考慮將其永久化，以吸引和留住員工。

現在我們已經在很大程度上克服了在家工作的文化和技術障礙，下一個合乎邏輯的前沿是在任何地方工作 (WFA)。 這種程度的自由和靈活性曾經被認為是一種幻想。 但現在，在大辭職和全球邊界重新開放的背景下，是否為員工提供在任何地方工作的選擇可能是 2022 年許多雇主和員工最關心的問題。

在任何地方工作的主要障礙是法律和稅收問題。 主要風險包括稅務合規（針對員工和雇主）、移民問題、當地就業法和數據安全問題。 雖然這些風險最初看起來令人生畏，但它們是可以控制的。 Spotify 和 Revolut 等大公司已經制定了 WFA 政策。 此類政策不一定授予員工絕對的自由。 相反，它們可以設計為為工人提供一定程度的靈活性，同時施加戰略限制以最大限度地降低風險。

我曾在歐洲、中東和非洲、亞太地區和美國工作過，我自己也花了很多時間作為一名環球旅行的遠程工作者。 我是一名特許會計師，曾在全球跨國公司擔任高級職務，使我能夠前往 150 多個地點。 我親身經歷了在多個司法管轄區處理複雜的公司稅、個人稅和勞動法問題的挑戰。

我和我的家人發現在任何地方工作都可以改變生活。 我 5 歲的女兒已經在四個國家生活過，旅行過 20 多個國家。能夠在任何地方工作，讓我們真正沉浸在不同的文化中，以我們在短假中無法做到的方式追求我們的激情。 這種新的工作方式激勵我創辦了自己的公司：我現在就如何使 WFA 成為現實向公司和個人提供建議。

因為 WFA 是一個新的、不斷發展的政策領域，涉及來自大量國家的法規，所以問題仍然多於答案。 話雖如此，儘管有些模棱兩可，但雇主仍在設法向前邁進並做出決定。 評估提供 WFA 政策的風險和回報的最簡單（也許是最好）的方法是通過綜合 ROI 框架的視角。 這種類型的分析可以幫助您就採用 WFA 政策是否是您的組織的正確選擇做出明智的決定，並幫助您針對您的風險承受水平優化政策。

從“在家工作”到“隨時隨地工作”

我提到了雇主面臨的來自員工的越來越大的壓力，要求他們不僅可以遠程工作，而且越來越多地可以在任何地方工作。 你可能會問：到底有什麼區別？

WFH 是指全職員工，其公司允許他們遠程工作，通常是在舒適的家中。 WFH 政策通常適用於留在一個國家/地區並可以選擇部分或全部時間在家工作的工人。

WFA 政策不同。 它們允許員工在國外臨時遠程工作，通常超過 7 天但少於 365 天。在這個範圍內的持續時間在許多國家屬於合法的灰色地帶。 這些逗留時間比標準商務旅行時間長，但不要求永久更改居住地。

雖然 WFA 對某些人（包括我自己）來說並不是一個新概念，但它經常會從監管漏洞中溜走。 然而，隨著越來越多的人加入 WFA 行列，臨時居留權可能會受到更嚴格的監管審查和更嚴格的執法。 這種不斷變化的格局更有理由制定精心設計的 WFA 政策，以保護您的公司免受法律和稅務合規風險。

WFA 政策：雇主可以獲得什麼？

硬數據和強有力的軼事證據都表明，允許員工遠程工作可以為雇主帶來實實在在的好處，幫助他們吸引和留住頂尖人才，提高員工滿意度和生產力，並減少對辦公空間的需求和成本。 永久提供 WFA 選項的雇主可以獲得訪問全球人才庫的額外好處。 軟件公司 GitLab 估計，它從一家完全遠程的公司中獲得的淨收益為每位員工每年 18,000 美元。

甚至在大流行之前，領先大學的學術研究表明，允許遠程工作可以提高員工的生產力。 斯坦福大學經濟學教授尼古拉斯·布魯姆（Nicholas Bloom）在 2013 年領導的一項研究發現，從傳統辦公室工作到在家工作的轉變導致員工生產力提高了 13%。 哈佛大學和東北大學教授隨後進行的一項觀察性研究發現，允許員工從 WFH 轉到 WFA 可以進一步提高 4.4% 的生產力。

員工傳達的信息是明確而一致的：不靈活的工作安排是他們離職的主要原因之一。 在 GoodHire 最近的一項調查中，74% 的受訪者表示他們需要某種形式的遠程工作安排才能繼續從事目前的工作。

越來越多的證據表明，許多工人甚至願意為選擇永久遠程工作而減薪。 雖然金額因來源而異，但總的來說，大多數接受調查的人表示，他們會接受 5% 到 10% 的減薪，以使遠程工作安排永久化。

WFA 政策的缺點是什麼？

採用 WFA 政策存在不利因素，其中最主要的是 WFA 可能造成的合規噩夢。 我們將主要從雇主的角度來看待這一點，他們通常面臨更大的風險。 但是，長期在永久稅收居民以外的國家遠程工作的員工也面臨一定的風險。

雇主在 WFA 情景中面臨的主要風險是觸發“常設機構”（PE）的可能性。 PE 描述了企業在外國進行的大量且持續的活動，足以在該國產生納稅義務。 不同的國家及其各自的稅收協定可能使用略有不同的標準來定義 PE，但大多數依賴於 OECD 稅收協定範本第 5 條的指導。

企業觸發常設機構的主要方式有兩種：在一個國家經營固定的營業場所（實體或虛擬）和/或補償該國家的獨立代理人（通常是有權代表公司簽訂合同的人） ）。 高級管理人員和銷售人員是依賴代理人的典型例子，儘管名稱因國家和情況而異。 出於這些原因，在一個國家開展的工作的性質，以及開展工作的時間長度和規律性程度，都是製定 WFA 政策時需要考慮的重要因素。

假設貴公司的一位高級主管——負責重大戰略決策並有權代表公司簽訂合同的人——希望每年在國外避暑之家住七個月。 正在進行的工作的性質，加上在一個國家花費的時間很長以及訪問的經常性性質，可能會因“固定營業地點”和“依賴代理人”測試均未通過而觸發 PE。

如果外國認為您的公司在那裡設有常設機構，您可能會招致相當高的公司稅單。 另一方面，一名初級軟件開發人員每年在加勒比海島嶼的 Airbnb 工作一個月，不太可能觸發 PE。

在允許員工參加 WFA 時，PE 承擔著最大的財務風險，但這並不是唯一的風險。 我在下表中概述了其他主要風險。

您如何制定和優化公司的 WFA 政策，以最大限度地提高潛在收益，同時減輕最重大的風險？ 使用 ROI 框架。

WFA 政策的 ROI 框架

與投資者計算投資回報的方式大致相同，公司經常尋求估計（或事後衡量）戰略業務決策相對於成本的回報。 在製定 WFA 政策或比較政策選項時，ROI 框架可能是一個有用的工具。 輸入無疑是不精確的，因為不可能為所涉及的成本或收益分配具體的數值。 無論如何，這個理論框架可以幫助您了解如何修改您的政策的各個方面以通過增加收益或降低成本來最大化您的投資回報率。

就我們而言，等式的“成本”方面應考慮實施 WFA 政策的額外行政支出以及下圖中列出的每個主要風險的“成本”。 您可以通過將發生負面結果的概率乘以可能發生的懲罰成本來估算任何給定風險的成本。

例如，提供每年 30 天的 WFA 政策，任何員工在國外觸發 PE 的可能性極低。 儘管 PE 的處罰成本很高，但在這種情況下產生該成本的可能性可以忽略不計，因此提供該政策會使您的公司處於相當安全的位置。

相反，一個不可接受的風險可能是允許擔任銷售等高風險角色的人在一個存在巨大風險的國家度過半年以上的時間，而該國的常設機構可能會給公司造成數百萬美元的損失。 在這種情況下，很難建立一個允許他們在任何地方工作的商業案例。

（在上圖中，更換員工的估計成本來自蓋洛普，一些與員工偏好有關的調查由 Goodhire、Owl Labs 和 Vidyard 進行。）

在您制定和比較潛在的 WFA 政策時，請考慮四個關鍵問題。 答案將直接影響給定保單選項的投資回報率，讓您通過最大化收益和最小化風險來優化您的保單。

1. WFA 對貴公司來說是一個可行的選擇嗎？

並非所有工作都可以遠程完成。 這可能看起來很明顯，但並不總是像您想像的那樣清晰。 如果員工跨不同時區工作，WFA 會使事情進一步複雜化。 然而，在大流行期間，許多曾經認為他們的業務無法遠程或異步運行的企業領導者發現，事實上他們可以。

即使是需要固定時間表和實體存在的行業（如汽車廠）也可能擁有可以更獨立運作的部門（財務、法律、人力資源）。 在您認真考慮採用 WFA 政策之前，請先問問自己，您的公司是否可以進行異步遠程工作，以及這會導致生產力降低的可能性有多大。 為整個企業以及各個部門和角色考慮這一點。

在某些情況下，特定行業的法規可能是限制員工工作的因素。 例如，某些類型的金融機構受到高度監管，可能需要遵守特定的許可要求才能跨州和國家/地區開展業務。 在其他情況下，遠程工作可能是可能的，但效率較低。 異步工作帶來了一定的挑戰，尤其是在通信方面——但是，它也可以通過讓工作全天候繼續來提高效率。 麥肯錫公司已確定哪些行業最適合遠程工作。

2. 你應該在給定的一年中允許多少天的 WFA？

您每年允許員工在任何地方工作的天數應該是兩個因素的函數。

首先，如問題 1 中所討論的，考慮長時間的遠程工作是否會對生產力產生負面影響。 例如，技術部門的許多工作，例如軟件開發，都是相對獨立的，並且通常是遠程執行的。 很難看出任何時間長度的 WFA 會如何造成問題。 然而，在其他需要高度協作的行業或角色中，偶爾離開辦公室一兩個月可能是可行的，但更長的時間段可能並不理想。

第二，考慮外部監管。 許多簽證和移民規則都基於標準時間段（例如，30、90 或 183 天）。 例如，美國公民通常可以根據傳統旅遊簽證在特定國家停留最多 90 天。 從國外為一家美國公司進行遠程工作（不涉及本地市場互動的工作）不太可能在此時間範圍內構成觸發 PE 的嚴重風險。

迄今為止，大公司採用的大多數 WFA 政策每年都在 1 到 3 個月之間，這並非巧合。 Shopify 員工每年可以進行三個月的 WFA，Revolut 提供兩個月的 WFA，而美國運通則允許一個月。 對於任何給定的 WFA 政策，較短的期限會降低幾個關鍵風險的可能性：觸發 PE、違反移民規則以及受當地就業法的約束。

3. 您將包括或排除哪些國家/地區？

您可以通過以下三種方式之一來處理這個問題：預先批准的國家名單、禁止國家名單或兩者的組合。 （出於地緣政治或安全原因，大多數公司至少禁止幾個國家。）

當您決定將哪些國家/地區納入您的政策時，請考慮哪些風險與每個地點特別相關，以及總體風險水平。 例如，美國和英國在這方面有一些最嚴格的規定：即使停留 30 天的邊界也有可能引發稅收問題。 相比之下，特別是在大流行期間，一些國家出台了明確旨在吸引遠程工作者的政策。 許多以前經濟嚴重依賴旅遊業的國家已經做出了提供遠程工作簽證計劃的深思熟慮的決定，以吸引收入相對較高的遠程工作者和他們帶來的可自由支配的支出。

4. 您是否應該將您的績效管理系統動態鏈接到您的 WFA 政策？

雖然大多數數據表明，無論是通過 WFH 還是 WFA，擴大員工的靈活性可以提高工作效率，但您可以通過一些方法來擴大這種好處。 正如雇主歷來向在公司工作了一定年限的人提供基於績效的獎金或授予帶薪休假一樣，允許員工在任何地方工作可以用作與績效或保留相關的激勵福利。

什麼是適合您組織的 WFA 政策？

沒有什麼是沒有風險的。 一方面，採用 WFA 政策可能會使您的公司面臨大量合規風險。 另一方面，在國際遠程工作方面未能提供至少一些靈活性會使您面臨失去一些最優秀人才的風險。 雇主要做什麼？

我希望 ROI 框架能讓您對採用 WFA 政策的潛在成本和收益有一個基本的了解。 更重要的是，它應該可以幫助您比較不同的政策選項，並了解調整 WFA 政策的特定組成部分如何影響投資回報率。

話雖如此，一些風險領域很複雜。 它們因國家/地區而異，並且隨著監管機構試圖適應日益流動的全球勞動力而不斷發展。 雖然這個基本框架可以幫助您為公司製定風險相對較低的 WFA 政策，但如果您正在考慮制定更廣泛的政策，則可能值得尋求專業建議。