提高時間管理技能的 10 大簡單方法

在今天的時間裡，更容易感受到一種受控的時間感。 雖然兼顧工作和個人生活有時會讓人不知所措，但結合時間管理技巧可以大大有助於確保和諧。 您可以使用時間管理技巧輕鬆地計劃和平衡任務之間的時間，

有效的時間管理對於希望控制緊迫的截止日期和具有挑戰性的日程安排的人來說至關重要。 借助時間管理技巧，可以確保更好的工作場所聲譽或在個人責任方面取得進步。

提高時間管理技能的步驟

以下是一些實用的時間管理技巧，可以幫助您順利進行。 這些步驟不僅可以幫助您找到更好的自己，還可以確保您高效地工作。

一、組織機構

組織任務是努力跟踪一個人的優先事項的過程，其中包括記下每一件小事的任務。 了解組織背後的主要步驟之一是分析例行程序並估計哪些任務最先完成，哪些任務最後完成。 有條理的列表可指導您提高工作效率，從而實現高效的工作流程。

2. 優先次序

確定優先級是一項技能，需要將最大的努力和時間投入到一項任務或一組特定的功能中。 當您確定目標的優先順序時，您就可以充分利用自己的時間，從而在您的工作空間和您自己創造一個欣欣向榮的環境。

要確定任務的優先級，您需要從待辦事項列表或計劃表開始並分配優先級。 例如，您可以開展多項研究並將它們放在諸如“主要”、“次要”和“不重要”等標籤下。 它將幫助您擺脫過度的工作並減輕壓力。

3. 目標設定

顧名思義，目標設定是設定目標的過程，旨在幫助您實現目標。 它讓您清楚地了解必須做什麼，並幫助您處理可以避免的事情，從而更好地了解您的工作。

沒有目標很容易分心，同時在途中面臨更多挑戰。 短期和長期目標都是必要的。 短期目標可能包括完成在線課程或製定儲蓄計劃。 長期目標通常側重於需要數月或數年才能完成的項目。

4.規劃

為了實現目標，您必須制定計劃。 制定計劃的好處有很多。 首先，計劃可以幫助您了解您希望承擔的項目的性質。 其次，計劃可以讓你擺脫內部的差異。 此外，適當的計劃是任何時間管理技能的關鍵。 計劃還會考慮您為完成一項任務所投入的時間。

5.授權

委派任務是一項實用技能，您可以將其算作時間管理技能。 在處理您的項目時，您可以將任務分配或委派給您的團隊工作人員。 這樣做會減輕團隊成員的壓力和工作量。 此外，它還將確保一個人的時間得到有效利用。

6. 溝通

作為團隊負責人，您可以將任務委派給團隊成員。 了解溝通的藝術是任何有效時間管理技能的關鍵。 融洽的溝通可以為您創造奇蹟。

溝通可以改善工作場所的人際關係，並幫助您贏得下屬的信任。 這對於解決衝突也很重要。 因此，溝通是工作場所中有益的寶貴資產。

7.壓力管理

當涉及到增加的工作壓力時，壓力可能是一種壓倒性的情緒。 要有效利用時間，您必須了解如何應對壓力。 瑜伽、騎自行車、鍛煉和冥想等活動有助於控制壓力。 因此，您可以有效地執行任務，而不會被壓力所籠罩。

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8.靈活性

並非所有人都具備天生的時間管理技能。 因此，靈活性可能很難實現。 但是，如果您決定在工作中表現出靈活的性格，則可以有效地訓練自己進行時間管理。 在開始一項任務之前，檢查一下你的計劃表，看看你是否還有空閒時間。 如果這是一項優先任務，請將其傳達給您的主管。

提高時間管理技能的指南

幾個步驟可以指導您實現目標或完成任務。 既然我們已經討論了有效時間管理可以採取的必要步驟，讓我們繼續討論更廣泛、更實際的有效利用時間的方法。

• 設定可以實現的目標。

這些可以包括指示您完成一項緊急任務、學習一些新語言的課程或整理您的衣櫥的指示。 請記住，只有衡量完成一項任務所需的時間，您才能實現目標。

• 在組織者上安排任務。

您可以選擇自己喜歡的計劃者。 從您的第一項任務開始，並為其分配時間。 你可能並不總是遵守嚴格的時間安排，但你總是可以期待在短時間內完成一項工作。

• 根據截止日期對任務進行優先排序。

如果任務是基於時間的，那麼了解最後期限是至關重要的，否則完成工作可能會很麻煩。

• 在任何給定的時間點專注於一項任務。

重要的是要知道多任務處理不是每個人的強項。 此外，一次專注於一項任務可確保您將百分之一百的精力投入到學習中並避免鬆懈。

• 盡量減少中斷和中斷源。

在執行一項需要您大部分注意力的任務時，不要使用電話或查看有關電子郵件、社交媒體等的通知。 您還可以消除噪聲源。

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• 在完成任務之間短暫休息。

休息是避免精疲力盡的關鍵方法之一。 在所有時間都沒有生產力和效率是可以的。 你必須知道自己的極限，如果工作讓你苦惱，就休息一下。

• 在一天結束前回顧你的計劃。

當你通過你的計劃者或組織者時，你可以自由地感受到成就感。 同時，它可以幫助您處理當天未完成的任何任務。

• 利用強化學習。

使用此技術，您可以獎勵您在工作區或個人空間中的努力。 強化學習可確保您了解有益於您的時間和精力的任務的價值。

時間管理統計

2021 年進行的一項民意調查顯示，18% 的美國人擁有稱為 TMS 的專用時間管理系統。 其他人則提到時間盒、吃掉那隻青蛙！和番茄工作法。

12% 的人更喜歡日記或日程表，而 6% 的人使用滿足他們最佳需求的特定技術。 大多數人使用艾森豪威爾矩陣，這是一種成熟的流行時間管理技術。 在進行時間審核方面，49% 的人滯後。 在同樣的情況下，31% 的人偶爾進行審計，而 20% 的人定期進行這些審計。

在專業工作空間中，一些常見的會增加時間管理問題的分心因素包括健談的同事、臨時會議、長時間使用社交媒體、辦公室噪音以及工作中壓倒性的情緒。 這些原因導致80% 的員工在工作中感到疏離感。

有些人最終每年總共花費 30 天在電子郵件管理上，隨後就不再專注於定期檢查電子郵件。 由於同樣的原因，43% 的員工感到壓力很大。

結論

雖然時間管理技能可以教給您擴大工作空間的關鍵要素，但它們還可以幫助您解決可能成為完成任務的重大障礙的問題。 保持冷靜並保持一套解決問題的方法或技巧是必不可少的。 同時， upGrad 的Advance General Management Program等專業課程可以進一步提升您的技能，帶領您在相關領域收穫豐厚的市場機會！