組織客戶記錄的 10 個技巧 (2023)

任何成功企業的基石都是結構、安全和組織，因此處理所有文檔非常重要，尤其是組織客戶記錄。

跟踪客戶記錄可能很麻煩或很困難，但最終它會幫助您變得更有效率和效果。 在當今充斥著數據洩露和網絡犯罪的世界中，您再謹慎不過了。

贊助消息

如何備份、保護和組織客戶的文件可能需要時間和成本。 但是，您最終有責任確保它們得到妥善處理和保護。 我們在這篇專題文章中的目標是幫助您理清選擇並找到負擔得起的解決方案。

這裡有 10 條提示，可確保您的客戶記錄井井有條、安全無虞並得到備份。

組織客戶記錄的 10 個技巧

別針

1. 硬拷貝和電子文件備份

決定是否要保留硬拷貝文件、電子文件或兩者。 您的決定應考慮您有多少可用空間。

雖然電子備份佔用的空間很小，但客戶文件需要經常備份，以防計算機出現故障或數據損壞。 您可以備份到 Backblaze B2或其他雲存儲以提高數據安全性並確保其可訪問性。

關於通過硬拷貝備份和組織文件，這些文件會佔用更多空間，並且可能需要額外的資源來保證它們的安全。 但是，同時擁有客戶記錄的數字副本和紙質副本將是最終選擇。

2.使用密碼保護和專用電腦

如果您要將文件系統保存在計算機上，請使用操作系統提供的密碼保護，尤其是當文件包含任何類型的個人信息時。

如果可能，為業務目的保留一台單獨的電腦或筆記本電腦。 小型、廉價的筆記本電腦沒有太多花哨的功能，非常適合作為小型企業文件和其他記錄的專用備份。

3. 使用高質量的硬拷貝安全存儲

您是否需要一個安全區域來存放包含機密信息的文件？ 個人和敏感信息可能需要上鎖的櫃子或保險箱，以防止被窺探。

從長遠來看，投資優質的鎖定存儲可能對您的業務有利。 如果您打算保留硬拷貝文件，請購買文件櫃。 雖然紙板箱或辦公桌上的一堆文件夾是一個簡單的解決方案，但從長遠來看它們並不可行。

帶鎖的小型兩屜或三屜文件櫃價格低廉，適合剛起步的任何企業。

4.使用主索引

主索引是查找文件的便捷方式，尤其是當您有大量客戶時。 主索引中的條目（可以是計算機文件或簡單的卡片文件或名片夾）應包含非機密信息以識別客戶，例如姓名、地址、電話號碼和電子郵件地址。

5.嘗試使用代碼系統

使用相應的識別代碼標記文件夾和主索引中的條目也很有用。 例如，您可以以字母數字組合的形式使用客戶的姓名和您第一份工作的日期。

例如，如果 John Smith 在 2023 年 3 月 22 日首次僱用您，則您的文件代碼可能是 JSM-32223。 當您需要直接訪問文件時，您自己創建的代碼將為您提供快速解釋。

6.利用筆記會有​​所幫助

在文件上做筆記。 對客戶做個人筆記將幫助您更快地記住個人和他們的需求，而不是瀏覽整個文件的許多頁面來尋找您正在尋找的一小部分信息。

7. 試用在線工具

在線工具可以方便地進行歸檔，並且現在有許多程序可用，信息會自動為您備份。 如果您選擇在線工具，請務必先對其進行審查並查看評論。

詢問有關您業務圈中的安全性、機密性和可靠性的信息。 如果您有疑問或發現太多差評，請避開並尋找評價高的歸檔工具。

還值得記住的是，在線文件不如個人計算機或文件櫃中的文件安全。

8.花時間組織

花時間處理您的文件。 除非你把所有的東西都放在電腦上或網上，否則你的文件系統不會自動組織起來。 不要讓文書工作堆積在您的辦公桌上。

雖然“有組織的混亂”在理論上很有趣，但走進一張堆滿紙張的辦公桌並不能激發客戶的信心。 不要推遲歸檔，直到你被文書工作淹沒。 每天結束時只需幾分鐘或每週一次半小時就足以整理文件。

9. 銷毀舊文件

一定要粉碎舊的和失效的文件； 切勿將它們整個扔進垃圾桶。 竊取包含個人信息的未粉碎文件是身份盜竊的主要方法之一。 投資碎紙機。

小型個人碎紙機可以銷毀光盤和較重的材料以及紙張，方便、便宜且經常有用。 一些辦公用品商店提供粉碎服務來處理您的敏感文件。

10.找人幫忙

如果您覺得自己無法處理您的申請，那麼僱人為您做這件事可能是值得的。

剛剛起步和運營的企業沒有很多零用現金，但你不需要有人全職工作。 請有申請經驗的朋友或家人為您提供一些幫助，多付一點錢。

組織客戶記錄的技巧——總結

總之，採取積極主動的方法來備份和組織客戶的記錄將是您可以為您的企業實施的最重要的安全措施之一。

在惡意破壞您和您的客戶的黑客世界中，這是一個嚴重的問題。 盡一切努力保持對客戶記錄的組織和保護，您將做好準備，以防不可想像的事情發生。

組織起來，降低責任，降低風險總是讓企業主滿意！