以專業人士的身份為您的日程安排添加時間

這篇文章得到了我們在 Trafft 的親愛的朋友的大力支持，他們的使命是幫助人們自動化他們業務的預訂部分——無論他們是獨立企業家還是企業公司。 謝謝！

我們中的許多人——包括我自己——可能沒有意識到他們每天的時間是如何度過的。 現在在 iPhone 或 Android 上可用的一些應用程序可能會通過告訴我們我們在手機上花多少時間玩遊戲、發送電子郵件或觀看 YouTube 來幫助實現一些目標。 但是，這可能只佔用您一天中的一小部分。

我個人看過三到四次的最喜歡的視頻之一是 Max Joseph 的視頻，介紹瞭如何閱讀更多內容。 該視頻中描述的技術可以應用於生活的各個方面，儘管它專注於閱讀更多書籍。

解釋是，首先你需要了解你可以在五分鐘內閱讀多少頁。 如果您在此期間閱讀 10 頁，那麼在 30 分鐘的會話中，您將平均閱讀 60 頁，如果每天有半小時的閱讀時間，您每週最多可以完成 420 頁。 這很容易成為一年 40 到 50 本書！

這些相同的原則可以應用於我們的工作任務。 當然，我們的工作目標不像閱讀那樣具有線性可擴展性，因此我們需要進行相應的分配並設定正確的期望。 我再怎麼強調也不為過，如果我們的日程安排過於雄心勃勃，可能會導致疲勞和失去動力。 我相信遵循番茄鐘方法，但三十分鐘的塊非常有用； 這不是很多時間，但足以讓至少一項任務或子任務順利進行。

在上圖中，我概述了三個示例日，這些示例可能來自我自己的日子，也可能不來自我自己的日子。 上面的每個數字都是一天中從午夜到 23:59 的時間，而正方形代表 30 分鐘的區塊。 在我一整天的記錄中，我為我的工作時間設置了一個顏色代碼，並將有一個單獨的圖表專門用於分解我的工作時間。

您可以看到，在工作日我將深藍色標記為“完成任務”，這代表了我的案例的產品設計。 接下來是會議，最後是進行演示。 紫色、綠色和黃色代表與一整天相同的鍵，以減少混亂。

這兩個與我相似的時間表可能與您今天所經歷的相似。 日程安排分散、無組織； 這種格式幾乎會讓你失敗。

現在讓我們來看看我們的一天是如何在工作中度過的：

會議

我認為可以肯定地說我們都鄙視會議，但它們似乎永無止境。 像這樣的時候，我真的很感激我工作過的公司擁有“這可能是一封電子郵件或鬆弛消息”的文化。 在某種程度上，它讓人們開始思考是否有必要安排一次會議並佔用人們的時間——如果會議是一種安排，則需要在受邀者接受之前提出明確的議程。 管理日程安排時會議很困難，除非您所在的職位或公司將會議保持在最低限度。

我們將在本文後面重新討論如何管理會議的技巧，剛開始時可能需要一些技巧，但從長遠來看會產生很好的效果。

有趣的事實：我花了 2020 年 3 月中旬到 4 月中旬的時間來查看由於 COVID-19 和遠程工作而在我的日程安排中增加了多少會議。 儘管隨著時間的推移它已經趨於平穩，但開始時卻是可怕的。 在那個月裡，幾乎一整週的時間都花在了會議上，其中許多可能是一封電子郵件。

創建目標

退後一步，深呼吸，在宏觀層面上審視一下你需要完成的所有任務。 讓我們分類地劃分我們的任務，這可能是不同的角色或項目的名稱。 至於如何繼續，你可以將類別分為兩列：一是個人，一是工作。 （我個人認為將這兩個部分分開有助於保持個人生活和工作生活之間的區別。）

對於我的工作目標，我有以下目標：

• 外展
• 營銷
• 聯網
• 市場調查
• 設計和開發
• 學習
• 開放時間

對於我的列表，我只對我的工作任務進行了分類，並留給您單獨完成個人任務。

學習是我可以進行小型在線會議、參加會議、閱讀博客文章的地方——任何可以提高我技能的地方。 擁有這個類別給自己時間來培養技能是很重要的。 你能對自己做的最糟糕的事情就是隨著時間的推移變得停滯不前。

開放時間將允許您替代任何其他類別，或承擔其他一些副業。 根據您的日程安排，您可能會將其分散在一周內，或者在特定的一天一次性完成——我個人嘗試每週二和周四進行。

此列表將根據您的角色或業務模式而有所不同。 如果您有一個團隊，則可能有一個用於團隊管理或團隊凝聚力的類別。 每週這些優先級可能會發生變化，因此每週分配的時間都需要進行相應的評估和安排。

組織任務

現在我們已經定義了我們的類別——我們需要將我們所有的任務和待辦事項放入每個類別中。 對於這一部分，我將繼續使用您最熟悉的任何工具。 我個人更喜歡使用微軟待辦，因為它可以輕鬆同步到我的日曆。 但是您可以使用最適合您的任何方法進行準備。 組織好任務後，請務必按照您認為合適的方式確定它們的優先級。

規劃一周

在每週開始時或前一天晚上，最好計劃一下您的目標是什麼，以及哪些類別將幫助您在本週實現這些目標。 例如，您可能希望完全專注於營銷、學習和外展，因此您可以簡單地將這些塊添加到您的日曆中。

根據您的工作方式，您可能會決定每天都做，或者將您的一天分成兩半或幾個季度。 我個人更喜歡將半天的時間集中在特定的目標上，因為兩個小時通常不足以完成一些實質性的事情。

由此，您現在可能會看到，以以前的方塊格式查看我們的一天看起來更加有組織和計劃。

希望會議應該安排在與它們相關的相同區塊中 - 並嘗試盡可能地執行您的日程安排。 開放時間計劃顯示為免費，允許在可能進入的那些塊期間進行臨時任務和傳入的客戶會議。重要的是要有這些塊以允許一些靈活性，因為我們不想太死板.

我將每個塊內的任務添加為詳細信息。 這使我能夠管理多天的任務，並且以這種方式管理起來要容易得多。 你可以看到我在右邊以同樣的方式對我的任務進行了分類——這樣我就可以專注於需要完成的事情。 您可以看到我已經替換了在我的任務列表中列出的塊中列出的子任務。

如果你有一個會議要和你的團隊一起回顧——你可以簡單地用塊級聯會議。 在忙碌的時候，日曆可能會開始看起來很混亂，但這是一種有組織的混亂。

備份任務

有時項目會失敗，任務完成的時間比預期的要早，或者是一個阻礙。 利用這個塊計劃，我們可以抓住任務並專注於同一類別，而不是跳到另一個類別而不得不改變思維方式。 只需執行該類別中的下一個可用任務，即可保持動力。

提示：我不建議過度預訂特定的任務塊，因為它可能會讓你失去注意力或感覺什麼都沒有完成。 相反，添加兩個或三個可管理的任務，並在必要時將更多任務添加到一個塊中。 如果您熟悉團隊的敏捷規劃——將其視為您的個人 sprint 和敏捷規劃，隨著時間的推移，您估計可以在某個時間框架內完成的任務的技能自然會提高。 如果你是像我這樣的單人表演，甚至可能有一個反思期，就像你的團隊或你自己的複古一樣。

客戶和服務

儘管我們希望 100% 控制我們的日曆，但這是不可能的。 包括客戶和團隊成員在內的許多因素都會在日程安排中產生衝突。 我們剛剛在上一節中發現瞭如何在內部管理計劃。

在許多情況下，我們希望創建客戶至上的體驗，但我們也不希望花費太多時間來創建和管理日程安排。 借助具有會議安排軟件功能的 Trafft 等工具，我們可以輕鬆設置日曆，讓客戶直接與您預約時間。 當然，我們最不想要的就是在棚子裡管理另一個工具，Trafft 在自動化大部分流程方面做得非常聰明，包括收款、管理服務和為客戶開具發票。

Trafft 的日曆設置

我之前提到的塊日曆格式與 Trafft 密切相關。 您可能有不同類型的服務，或者根據不同的標準優先考慮客戶。 使用 Trafft，我們可以輕鬆創建服務並分配可以預訂這些服務的特定時間- 如果您的日曆已連接，預訂時間也會阻止您日曆上不可用的時間。

對於我的用例——我將我的服務劃分為客戶估計項目運行的時間。 根據我的工作量，我現在有什麼類型的項目，我可能會被要求拒絕一些項目。 Trafft 還提供了快速電子郵件模板，我可以自定義並添加一些變量以保持動態。

這是仍然捕獲潛在客戶但仍讓客戶了解情況的好方法。 我真正喜歡的一個功能是能夠延遲發送電子郵件——這樣它看起來並不那麼自動化。 我可能會在客戶填寫表格後的幾個小時內發送自動回复。

您可能會注意到上面還有其他類別的選項 - 這允許您劃分各種服務，例如，項目諮詢或針對付費服務的新項目查詢，客戶可能確切知道他們想要什麼（或已經與您討論過）

雖然我個人不收取諮詢費用，但該選項可使用 Stripe 和 PayPal 付款方式。

與團隊

如果您的企業有多名員工承擔特定服務，您可以輕鬆修改預約表格以滿足您的需求，或A/B 測試哪種方式最適合您。

許多約會表格軟件中經常缺少的我最喜歡的功能之一是自定義表格順序的選項。 默認是選擇首選員工，然後選擇該員工的可用服務。

在我的服務中，讓新客戶選擇他們喜歡的日期和時間更有意義：

如果您有幸擁有辦公室經理來管理電話預約（或者您自己進行），則可以通過員工門戶輕鬆完成預約，並根據指定的時間和日期分配員工。

發票

通過預約，您甚至可以根據員工和資歷設置不同的價格。 對於小型項目，服務價格可能會有所不同，但也需要資歷較低的人員 - 因此預訂的發票和服務可能對客戶有不同的價格，如圖所示。

正如您所期望的那樣，使用 Trafft，發票可以輕鬆地使用您的品牌標誌和顏色進行定制。 您可以拖放徽標並在八種樣式顏色之間進行選擇。

目標和KPI

真正讓 Trafft 與眾不同的最後一個主要功能是即將推出的跟踪 KPI 和目標的功能。 了解員工因特定服務而花費了多少時間和收入是促進業務增長的好方法——要么專注於員工較少使用的服務，要么改進和擴展他們為公司提供的已經很好的服務。

結論

由於我們都在忙碌，尤其是在這些時候——我真的很想找到並介紹一種方法和一些補充產品，以增強我們的工作流程而不增加它。 堅信產品應該為你工作而不是反之亦然，這已經縮小了我個人對 Trafft 的前景。 如果您有反饋或其他軟件和時間管理技術，我很想听聽！