RACI 圖表：什麼是、如何創建、如何實施、應避免什麼

您是否曾經參與過角色和職責不明確的項目，導致混亂和延誤？ 許多團隊都在努力定義誰負責什麼，從而導致效率低下。

幸運的是，有一個解決方案：RACI。

RACI 是一個簡單而強大的工具，可以幫助團隊明確特定項目的角色和職責。 通過使用 RACI，團隊可以簡化溝通、改進協作並取得更好的項目成果。

根據最近的研究，80% 的公司都在為決策而苦苦掙扎。 這就是 RACI 派上用場的地方。

如果您想了解什麼是項目管理中的 RACI以及如何有效地使用它，請繼續閱讀。

什麼是 RACI 矩陣？

RACI 圖，也稱為責任分配矩陣 (RAM)，說明團隊成員在特定任務或項目中的角色和責任。 首字母縮略詞 RACI 代表 Responsible、Accountable、Consulted 和 Informed，這是分配給參與項目的個人的四個關鍵角色。 這有助於確保團隊中的每個人都了解自己的角色和職責，從而改善溝通、協作和項目成果。

• 負責人 (R)：負責完成可交付成果的人員。
• 負責人 (A)：最終對可交付成果的成敗負責的個人。
• 諮詢 (C)：需要諮詢可交付成果的輸入或反饋的人員。
• 通知 (I)：必須始終如一地通知與可交付成果相關的進展或變化的人員。

如何創建 RACI 圖表？

讓我們討論創建 RACI 圖表的分步過程，這將幫助您更好地簡化工作 –

第一步——確定團隊成員

確定將參與完成項目的團隊成員。 這可以包括來自組織內不同部門或職能的個人。 例如，項目經理、軟件工程師、執行發起人等。

第 2 步 – 了解需要實現的項目和里程碑

創建項目必須完成的所有任務或可交付成果的列表。 此列表應盡可能全面，以確保所有責任都得到說明。

第 3 步 – 創建 RACI 行並分配任務

確定哪個團隊成員將負責、負責、諮詢或通知每個可交付成果。 為項目分配角色，例如網站設計、客戶批准、測試等。

第 4 步 – 創建 RACI 圖表的可視化表示

使用 Excel 或 Google 表格等電子表格程序創建一個表格，其中任務在左側，團隊成員在頂部。 然後，將適當的 RACI 角色分配給表中的每個單元格。

第 5 步 – 討論和審查

創建初始 RACI 圖表後，請與參與項目的團隊成員一起審查它，以確保每個人都同意他們分配的角色和職責。 根據對項目計劃的反饋進行任何必要的調整。

使用 RACI 圖表時應避免什麼？

創建 RACI 圖表有助於簡化流程。 但是，有些事情必須避免——

圖表過於復雜

保持 RACI 圖表簡單易懂很重要。 避免添加不必要的細節級別或為單個任務分配太多角色，因為這會導致混亂並降低圖表的實用性。

指定多人負責

只有一個人應對 RACI 圖表中的每項職責或可交付成果負責。 分配多個人負責可能會導致混亂和缺乏問責制。

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無法更新圖表

RACI 圖表應定期更新以反映項目、團隊組成和其他因素的變化。 未能更新圖表可能會導致信息過時以及對角色和職責的混淆。

將太多人分配給諮詢或知情角色

雖然讓利益相關者了解項目情況並參與項目很重要，但將太多人分配到諮詢或知情角色可能會導致不必要的延誤和溝通挑戰。

使用 RACI 圖表代替溝通

RACI 圖表應該用作支持團隊成員之間溝通和協作的工具，而不是直接溝通的替代品。 在整個項目中就角色和職責進行公開和持續的溝通非常重要。

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如何實現RACI圖表？

電子郵件不是 RACI 實施的唯一或最有效的方式。 以下是一些需要考慮的關鍵因素——

文檔應該被審查

所有團隊成員和利益相關者都應在項目進度表的早期參加會議，以檢查關鍵文件； 理想情況下，該會議應在項目啟動時舉行。

得到反饋

將論文作為預讀材料發送給所有與會者並徵求反饋。 通過獲得這種早期輸入，可以在會議之前進行大部分更改，從而實現最終 RACI 的無縫呈現。

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查看任務

審查每個團隊成員的職責。 不要急於完成此評論； 相反，在項目開始時為這個關鍵組件留出足夠的時間。

探索實施 RACI 圖表的優勢

RACI 有很多好處

明確角色和責任

RACI 圖清楚地定義了每項職責或交付的負責人、責任人、諮詢人和知情人，這有助於避免混淆、減少誤解並確保每個人都知道自己在項目中的角色。

改善溝通和協作

RACI 圖表通過清楚地了解誰需要參與每項任務或決策以及參與到什麼程度來促進溝通和協作。 這有助於確保每個人都在需要時得到通知、諮詢或參與，從而做出更好的決策和更有效的協作。

增加問責制

RACI 圖表通過為每項任務或可交付成果分配明確的所有權和責任來增加問責制。 這有助於確保任務按時完成並達到要求的標準，從而改善項目成果。

有助於管理風險

RACI 圖表可以通過確保所有相關利益相關者都參與決策並將任務分配給適當的人來幫助識別潛在風險。 這有助於最大限度地減少錯誤或遺漏的風險，從而導致項目延遲或失敗。

提高項目效率

RACI 圖表通過提供角色和職責的清晰簡明概述來幫助簡化項目管理，減少溝通和決策所需的時間和精力。

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結論

RACI 圖是一個強大的工具，可以幫助項目經理明確角色和職責。 通過對角色和職責提供清晰簡潔的概述，RACI 圖表可以幫助簡化項目管理並促進決策制定。 無論您管理的是小型項目還是大型計劃，RACI 圖表都是寶貴的資源，可以幫助您取得項目成功。

雖然了解 RACI 圖表的專業知識對組織的成功大有裨益，但提高技能是每個員工都必須考慮的另一個重要方面！

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