項目管理階段：一個完整的細分

項目可以定義為為實現特定結果而進行的臨時努力。 通常由一系列步驟和任務組成，每個項目都有自己的目標、預算、計劃、時間表和可交付成果。 最重要的是，一個項目通常涉及不同背景的人一起工作以實現特定目標。

也許，項目最重要的方面之一是如何計劃、執行和管理不同的項目階段以實現商定的結果。 這就是項目管理概念佔據中心位置的地方。 就像項目生命週期涉及各個階段一樣，項目管理也有離散的階段，每個階段都適用於項目生命週期的特定階段。

因此，讓我們深入了解標準項目管理階段的更多信息。

什麼是項目管理？

項目管理是應用特定知識、技能、原則、流程、工具和技術來交付有價值的東西的實踐。 它在其範圍內對組織旨在實施的新舉措進行啟動、規劃、執行和管理。 與日常的日常業務活動相比，項目管理不是一個持續的過程——一旦目標實現，項目就結束了。

每個項目都有其獨特的需求，需要一組特定的工具、技術和方法來實現。 但無論項目類型如何，項目管理的關鍵組成部分是時間、成本、範圍和質量。

無論是建造建築物還是高速公路，開發新軟件或實施財務管理系統，幾乎每個行業和部門都存在項目。 從 IT、藥學和能源到國防、快速消費品和建築，每個行業的項目生命週期都需要有效的項目管理來獲得高質量的成果。

項目管理的五個階段

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如果不提及項目生命週期，對項目管理階段的討論是不完整的。 簡單來說，項目的生命週期包括為滿足項目需求而設計的不同項目階段。 因此，項目生命週期應定義必須完成的工作、必須生成的可交付成果、涉及的人員以及必須如何控制和批准每個階段。

項目生命週期的每個要素都有助於從頭到尾完成項目，並提供一個受控的、系統的和及時的過程來監控項目的進展。

項目管理階段與項目生命週期密切相關。 因此，一個因另一個而存在。 因此，這裡對項目管理的五個階段以及每個階段的要求進行了細分。

第一階段：項目啟動

五個項目管理階段中的第一個都是關於將抽象概念轉化為可實現且有意義的目標。 項目啟動階段的目的是在更廣泛的範圍內定義項目。 它從開發商業案例開始，研究項目是否實用以及是否應該進行。 一旦利益相關者批准了項目，項目經理就需要製定項目章程——一份概述項目目標、範圍、限制、預期時間表、預算和其他要求的文件。

簡而言之，項目啟動階段完成以下任務：

• 定義項目目標
• 創建業務案例
• 完成項目章程
• 準備利益相關者名單

第二階段：項目規劃

項目規劃階段的主要任務包括確定技術要求、制定溝通計劃、制定全面的項目進度表以及設定目標/可交付成果。 以下是設置項目目標的兩種最廣泛使用的方法：

1. SMART目標

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SMART 標準是一種既定方法，可以清楚地了解目標設定過程的後果。 它降低了風險，允許項目經理設定明確定義和可行的目標。

2. 明確的目標

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CLEAR 目標設定方法考慮了現代、快節奏的商業環境。 它通過協作、有限的目標、情感聯繫、將更大的目標分解為更小的任務以及在需要時細化目標來幫助實現靈活性和即時結果。

因此，項目規劃階段涉及以下任務：

• 定義項目範圍
• 創建項目計劃
• 制定預算
• 定義角色和職責

第三階段：項目執行

項目執行是團隊著手開發和完成可交付成果的階段。 當在項目經理的監督下完成多項任務時，該階段是活動的嗡嗡聲。 以下是項目執行階段發生的事情的列表：

• 發展團隊
• 分配和管理項目資源
• 執行項目管理計劃
• 構建產品或流程
• 設置跟踪系統
• 執行任務分配
• 指導和管理項目執行
• 安排會議討論狀態和更新
• 解決出現的問題
• 根據需要更新和修改項目計劃

第 4 階段：項目監控

監控項目與項目執行密切相關。 它們共同確保滿足項目目標和可交付成果。 項目經理通常會建立關鍵績效指標 (KPI) 和關鍵成功因素 (CSF)，以確保項目進展順利。 此外，項目經理還跟踪過程中涉及的資源成本和工作量。 最後但同樣重要的是，監控項目績效也是項目經理不可或缺的責任； 它考慮了出現的問題以及解決這些問題的速度。

因此，以下是項目監控階段發生的情況：

• 跟踪工作量和資源成本
• 監控項目進度
• 確保遵守計劃
• 防止任何中斷的可能性

階段 5：項目收尾

項目管理的最後一個階段表明最終交付和項目完成。 最後一個階段涉及終止僱用的承包商（如果有），完成必要的文書工作，並認可有價值的團隊成員。 項目經理可能會召開會議，反思團隊在項目過程中的勝利和不足，評估進展順利的地方，找出需要糾正的漏洞以供未來努力。

此外，項目經理創建一個項目期間未完成的任務列表，並與團隊合作完成這些任務。 此外，經理準備最終項目報告和預算，並將所有關鍵數據存儲在組織項目經理可以訪問的安全位置。

簡而言之，最後一個階段包括：

• 交付成果
• 審查項目可交付成果
• 審查團隊的表現
• 將所有項目文件收集和存儲在一個地方

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