舉行富有成效的遠程會議的提示

不久前，會議主要是親自舉行的。 令許多網頁設計師（包括我自己）非常懊惱的是，遠程聚會並沒有被客戶廣泛接受。 幾年有什麼不同。

會議逐漸向遠程平台發展。 然後，COVID-19 大流行襲來。 突然間，Zoom 和類似的提供商成為了更可取的選擇。 如今，與客戶辦公室相比，您更有可能在客廳舉行會議。 這裡沒有抱怨。

遠程會議不僅可以保護我們免受病毒侵害，還可以節省大量時間。 沒有更多乏味的旅行和錯過的電子郵件要回复。

但是，要獲得這種便利程度是有代價的。 遠程會議可能會很尷尬並且充滿干擾。 一些技術上有挑戰的客戶可能還沒有掌握基礎知識（咳咳，請打開你的麥克風）。

想知道如何充分利用這個勇敢的新世界嗎？ 繼續閱讀一些技巧，這些技巧將幫助您舉行富有成效的遠程會議。

找一個安靜的地方

技術使我們能夠從幾乎任何地方連接到視頻會議。 但明智地選擇您的位置仍然很重要。

理想情況下，您會找到一個安靜、無干擾的地方進行連接。 畢竟，在顛覆性的環境中很難保持生產力。 背景噪音、在你身後走動的人、動物和孩子爭奪注意力——它們都是完成工作的障礙。

這意味著要避開繁忙的公共場所，例如咖啡店或擁擠的戶外空間。 出錯的機會太多了。 另外，它看起來有點不專業。

如果您在家工作，請嘗試找一個可以獨處的小地方——最好有一扇可以關上的門。 您可能無法阻止您的狗吠叫或門鈴響起（因此，將狗引走），但您可以最大限度地減少干擾。

分心越少，每個人都能更好地專注於手頭的任務。

制定議程

沒有人會從一次出差錯的會議中受益。 你知道，那些花費太長時間並且轉向不相關主題的人。 當他們最終結束時，感覺是一種解脫而不是成就感。 這在遠程環境中似乎特別常見。

這是一點計劃可以大有幫助的地方。 通過設置和共享會議議程，參與的每個人都會知道會發生什麼。

議程可以非常靈活，如果您不是世界上最有條理的人，這將很有幫助。 您不必分分鐘計劃事情。 即使是一個大致的大綱和估計的時間框架也可以解決問題。

作為主持人，議程提供了一種簡單的方法來保持對話正常進行。 完成特定主題後，您可以瀏覽一下議程並說：“讓我們繼續下一個項目。” 這是一個非常寶貴的生產力工具。

利用審核工具

無論您選擇哪種會議平台，都可能包含一些用戶審核工具。 它們允許您將參與者靜音並將“演示者”角色傳遞給其他人。

負責任地利用這些功能很重要。 你不想用鐵腕統治會議。 這更有可能損害協作過程。

儘管如此，它們對於有大量參與者的活動仍然有效。 這可以防止人們互相交談。 這也是使某人的干擾性麥克風反饋或其他各種噪音靜音的一種快速方法。

演示者角色特別方便，因為它允許其他參與者共享他們的屏幕。 它可以幫助他們說明他們的談話要點並使每個人都在同一頁面上。

如果您的會議開始變得免費，則可以使用審核工具來幫助控制事情。 同樣，您可以從一開始就使用它們以確保順利航行。

記錄以備日後參考

您是否曾經在參加過面對面的會議後忘記了一些細節？ 即使是最敬業的筆記者也會發生這種情況。

值得慶幸的是，大多數遠程會議平台都提供錄製功能。 這允許您和其他參與者返回並參考關鍵信息。

錄音對於培訓課程特別有用。 有很多信息被拋出，一些概念可能會在洗牌中丟失。 提供視頻可為客戶提供自助的機會。 它還可以使您免於收到一兩封驚慌失措的電子郵件。

還值得注意的是錄製行為帶來的潛在隱私問題。 雖然某些平台會顯示正在錄製會議的通知，但宣布這一點仍然是一個好政策。 安全總比後悔好。

充分利用遠程會議

遠程會議的好處是不可否認的。 它們更適合環境和您繁忙的日程。 但這仍然歸結為生產力。

因為這些類型的會議通常比較隨意，所以傾向於放鬆準備和專注。 這導致了分散和長時間的虛擬聚會。 這幾乎不是成功的秘訣。

解決方案是將老派的準備與最新技術相結合。 將自己置於無干擾的環境中。 寫下可以用來引導與會者走上正確道路的基本議程。 並利用您選擇的平台提供的有用工具。

總之，這些步驟將使您的會議保持正常進行，並為您節省大量時間。 這就是 21 世紀的商業運作方式。