使用這些最佳實踐簡化 Jira 工作流程

已發表: 2022-07-22

Jira 在大約 20 年前由 Atlassian 推出，最初面向軟件開發人員，此後已將自己確立為全球敏捷團隊的首選項目管理解決方案。儘管它仍然主要由開發團隊使用，但 Jira 的靈活功能幾乎適用於任何組織中的任何團隊。

然而，這種靈活性帶來了複雜性的風險：我聽到的關於該軟件的最常見抱怨之一是其龐大的工作流程難以管理。那麼，應該如何創建工作流來提高采用率並保持效率呢？

我在多個行業中使用 Jira 已有 12 年，擔任過各種項目管理、業務分析和 Jira 管理員角色。這些 Jira 工作流程最佳實踐將幫助您優化設置並最大限度地利用其在組織所有領域的靈活性優勢。

如何為任何部門調整 Jira 工作流

從實施標准開發工作流程到設計具有更複雜要求的工作流程，Jira 管理員可以使軟件的功能適應其組織的任何部分。如果您需要跟踪 IT 之外的流程，Jira 提供的不僅僅是典型的衝刺板視圖。以下是各部門和企業可以提高 Jira 使用率的一些方法：

組織類型	推薦的 Jira 設置	優點
具有跨多個系統的複雜招聘流程的人力資源部門	創建一個使用基於新員工類型的工作流程的招聘委員會，推動人力資源人員通過各種系統來設置每個員工的路徑。	繪製不同的招聘路徑可以讓人力資源人員在第一時間就正確、完整地設置新員工，從而節省入職時間和以後昂貴的更正。
想要管理重複性工作（例如活動）的營銷部門	將項目中的每個活動設置為史詩。可以在每個活動開始時上傳可重複的任務卡，確保每個活動都以類似方式運行，並採取所有相關流程和行動。	可重複的任務工作流程確保每個活動盡可能高效和全面地運行。此外，Jira 路線圖視圖可用於提供計劃時間線與每個活動的實際狀態的實時視圖。
具有多個開發組的IT 業務不一定以相同的方式工作（可能是由於最近的收購或團隊向不同組織報告）	使用包含多個板和一個通用工作流程的項目，其中每個組都有一個代表他們工作方式的板。看板可以是看板、Scrum 或混合。	團隊仍然可以以最適合他們的方式工作，但項目工作會被統一跟踪和報告。這減少了團隊僅出於項目或項目群報告目的而更改其流程的壓力。
任何定期執行計劃任務的組織，例如 KPI 報告或與外部供應商的行動	使用 Jira 自動化根據特定計劃創建和管理任務。這些任務可以根據需要在工作流中運行，以確保流程完成。	所有工作都集中在一個地方，團隊成員無需依賴日曆筆記或後續電子郵件來保持任務按計劃進行。

Jira 工作流管理

當針對不同功能使用多個工作流時，管理員可能會發現自己難以管理眾多方案。如果管理員最終為每個項目使用不同的工作流程方案，則生成的板幾乎無法維護。為避免這種情況，請以有目的的方式構建和維護工作流程。這些是我這樣做的三大建議：

1.找到共同點

板上的不同列名不一定需要不同的工作流程來支持每一個。查找項目工作流程、狀態和轉換之間的共同點。 “進行中”的步驟或狀態可以涵蓋 IT 的開發步驟、項目管理辦公室的需求收集步驟以及營銷活動的創建步驟。如果他們可以遵循共同的狀態和工作流程，則可以減少要維護的 Jira 項目的數量。這樣做還可以減少特定項目錯過過渡的可能性。

2.專注於什麼

通常，人們為每個有操作的團隊成員創建工作流程步驟，這可能會產生一個看起來像意大利麵條的工作流程和一個列太窄而無法閱讀的板。相反，要關注任務的類型，即“什麼”——而不是“誰”或“如何”。那麼，您如何管理具有多個本質上相似且幾乎同時發生但由不同人員執行的審核和批准步驟的工作流程？使用循環功能、發布功能和自動化等功能，允許項目駐留在審批工作流程步驟中（也可用於開發工作流程中的某些測試步驟），但仍代表多個操作、任務和檢查點。

請記住，板列與狀態相關，因此 15 個狀態需要 15 個列，每個列有一個狀態，或者每列有多個狀態。如果您的看板視圖確實需要 15 個單獨的狀態，您可能需要創建更複雜的工作流程。但是，如果您的看板視圖每列包含多個狀態，請考慮簡化您的工作流程以匹配列。

3. 盡可能使用數據

Jira 是數據驅動的，因此通常使用數據（而不是工作流步驟）來表示任務的狀態更有效。您可以將這些類別中的每一個表示為一個狀態，其中每個任務都與特定字段或數據元素相關，而不是將用戶故事從需求轉換為接受標準。

如果您採用數據驅動的方法，您還可以利用自動化並安排項目在工作完成和記錄時在工作流程中移動，而不是等待某人移動卡片。為此可以使用標準字段、自定義字段或標籤等數據屬性。

例如，為了減少大型開發工作流程中的噪音，所有三個需求狀態都可以駐留在單個工作流程需求步驟中。當需求準備好接受標準時，任務所有者添加“需要 AC”標籤或檢查“準備 AC”的自定義字段，Jira 將自動分配它以進行測試。這以與具有多個步驟相同的方式促進了該過程，但保持了工作流的輕量級。如果您有一個可以支持並發步驟或順序靈活的工作流程，這一點尤其重要。

兩個 Clean Jira 工作流示例

下圖詳細說明了由可應用於各種場景的狀態、轉換和解決方案組成的高效且可管理的工作流。

說明 Jira 中強大的業務流程工作流的圖表。項目將從打開狀態變為進行中，然後變為已取消並返回以再次打開，或者從進行中變為正在審查中。然後，它可以進入拒絕並返回進行中，或從under review到批准然後完成。 — 一般業務流程工作流示例

精益通用審批工作流可用於各種業務任務，如營銷提案，以及開發任務的各個部分，如需求。

說明 Jira 中強大的開發工作流程的圖表。工作流程從分類開始，然後通過各個步驟，直到它們達到關閉或完成。 — 開發工作流程示例

一個好的開發工作流程可以支持多個板子，並且可以支持多個開發團隊以不同的方式工作。同樣，它關注的是什麼，而不是誰。這一工作流程可以支持多種類型的董事會、組織、項目階段和業務任務。雖然它可能看起來很複雜，但這主要是由於轉換的數量，這對於使用它來有效管理項目的團隊來說是必要的。

常見的 Jira 挑戰和解決方案

Jira 的靈活性意味著您必須有目的地設置和維護工作流程。您還需要確保在其他方法更適合時不會默認使用工作流。一些常見問題可以通過以下步驟解決：

問題	下一步
我有太多不同類型的工作流程。	繪製所有工作流狀態的“超集”，將相似的狀態分組。創建一個通用工作流程並將每個工作流程轉換為新的工作流程。
我的工作流程很複雜。	花一些時間調查同事，了解他們如何使用看板和相關的看板報告。他們很可能沒有使用所有的工作流程步驟，或者沒有必要有離散的步驟。首先創建一個複雜工作流程的簡化版本，並確保所有相關的報告和流程功能仍然可用。
物品最終丟失或處於錯誤狀態。	如果您有許多不同的工作流程和板，您可能會遇到此問題。首先，您需要查看每個板設置上的所有未映射狀態。更新工作流程很容易，但忘記向板列添加新狀態。即使有些狀態您沒有在板上使用，最好將它們放在待辦事項中，而不是未映射，這樣您在進行更改時就不會失去卡片的可見性。其次，簡化工作流程，盡量減少閒置或丟失卡片的發生。
我需要很多工作流程，因為我們在不同的情況下做不同的事情。	查看您的情況並確定它們是基於問題類型還是其他一些數據。您可能仍然有許多工作流，但它們可以在問題類型或其他實體中通用。然後，簡化管理它們的方式。例如，您可以為任務問題類型（簡單任務、具有測試/批准的任務、具有部署的任務）維護三個工作流，並將它們拉入各種工作流方案，而不是按項目為任務維護 18 個工作流。

依靠這些技術來獲得工作流程的成功

許多組織可以找到更多使用 Jira 的機會，但他們的 IT 項目中的工作流已經不堪重負。通過實施這些建議和最佳實踐，您可以在不增加管理負擔的情況下擴展 Jira 的使用。如果您有在其他組織使用 Jira 的經驗，請將其作為靈感，但不要將您的想法局限在您看到它用於特定項目或行業的方式上。記住要找到共同點，關注什麼，並儘可能使用數據。這樣做將確保您充分利用 Jira 提供的所有靈活性。一旦您組織的所有領域都有效地使用 Jira，就可以更輕鬆地討論和實施全球 KPI、流程改進和整個企業的其他計劃。