如何在 Excel 中使用數據透視表？ 分步教程

Excel中的數據透視表是最令人生畏和最強大的功能之一。 當您擁有大型數據集並且必須從批次中查找特定數據時，數據透視圖有助於匯總數據。 Excel 專家喜歡這種特殊的 Excel 功能。 許多人認為數據透視表很複雜。 但是，如果您遵循一個好的數據透視表示例，您將了解該函數的基礎知識。

在本文中，您將學習如何在 Excel 中創建數據透視表以及數據透視圖的使用。

什麼是數據透視表 – 簡介

Excel 中的數據透視表只是數據的摘要，以圖表的形式表示，您的報告通過該圖表顯示。 根據您的信息，您還可以藉助數據透視圖探索趨勢。 在 Excel 電子表格中，當您有較長的列和包含值的行時，數據透視表有助於匯總數據。 準確地說，數據透視表從 excel 電子表格中的大量數據中提取意義。 Pivot 還允許您以不同的方式對數據進行分組，以便得出適當的結論。

Excel 專家認為 Excel 中的數據透視表可以被視為報表。 使用數據透視表，您將獲得數據的交互式視圖。 創建數據透視表不需要公式，您可以通過表格對同一數據有不同的看法。 如前所述，數據透視有助於將數據分組、過濾數據以排除或包含類別、將數據分解為月、年、日等，以及構建圖表。

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Excel中的數據透視表有什麼用？

MS Excel 的新手經常對數據透視表的使用和功能感到困惑。 但是一旦他們了解了這個 Excel 功能是如何運作的，許多概念就會變得清晰。 如前所述，數據透視圖和數據透視表的主要目的是快速匯總大量數據。 研究數據透視表示例將幫助您了解此功能的工作原理。

下面提到了一些實際情況和場景，其中數據透視表是一個很好的解決方案：

1. 合併重複數據

假設您在完成博客重新設計後必須更新相當多的 URL。 但博客報告軟件無法很好地完成這項工作，將單個帖子的“查看”指標拆分為兩個單獨的 URL。 在電子表格中，每篇博文都有兩個不同的實例。 為了獲得準確的數據，您必須整理每個重複值的視圖總計。

這是Excel 中的數據透視表派上用場的時候。 您不必手動搜索和組合來自重複值的指標。 使用數據透視表並按博客文章標題匯總您的數據。 來自重複帖子的視圖指標將自動匯總。

2.比較各種產品的銷售總額

月度銷售工作表通常有數千行包含不同產品的月度銷售數據。 因此，如果您想知道哪些產品帶來了最大的收益，您無法手動完成。 從如此龐大的數據量中手動對數據進行排序是不可能的。 相反，您可以使用數據透視圖來匯總每種產品的銷售數據。

3. 為空單元格添加默認值

您輸入到 MS Excel 中的每個數據集都不會填充每個單元格。 通常，當您等待在 MS Excel 中輸入新數據時，可能會延遲。 而且由於可能有許多空單元格，它只會增加混亂。

在這種情況下， Excel 中的數據透視表很有用。 您可以自定義數據透視表並使用默認值填充空單元格，例如 TBD（待確定）或 $0。 對於大型數據表，您可以使用此功能標記單元格，尤其是當多人在同一張工作表上工作時。

獲取不同部門的員工人數

您可以使用數據透視表自動計算在 MS Excel 表中找到的內容。 在許多事情中，使用公共數據計算行數通常是必不可少的。

假設一個 Excel 工作表列出了一個組織的員工——員工姓名和他們各自的部門。 當您根據這些數據在 Excel 中創建數據透視表時，您可以顯示部門名稱和每個部門的員工人數。 您不必手動計算每一行來對部門名稱進行排序。

如何在 Excel 中創建數據透視表？

以下是在 Excel中創建數據透視表的方法：

第 1 步：將數據輸入到一系列列和行中

對於每個數據透視表，您都需要一個包含完整數據的基本 Excel 表。 在特定的列和行集中輸入值。 您可以根據它們所代表的內容在最頂行或最頂列中對您的值進行分類。

第 2 步：按特定屬性對數據進行排序

將所有數據輸入 Excel 工作表後，您必須對這些數據進行排序，以便於管理和轉換為數據透視表。 對於數據排序，您必須單擊 Excel 電子表格頂部導航欄中的“數據”選項卡，然後選擇其下方的“排序”圖標。 將出現一個窗口，您可以按任何列和任何順序對數據進行排序。

步驟 3：突出顯示用於在 Excel 中創建數據透視表的單元格

在 Excel 工作表中輸入數據並根據您的偏好對其進行排序後，您必須突出顯示要在數據透視圖或表格中匯總的單元格。 在頂部導航欄中，單擊“插入”，然後選擇“數據透視表”圖標。 您可以做另一件事——在工作表中，單擊任意位置並選擇“數據透視表”。 您可以手動輸入要包含在數據透視表中的單元格範圍。

您將獲得一個選項框，您可以在其中設置單元格範圍。 您還可以將數據透視表轉移到新工作表或將其保留在現有工作表中。 做出選擇後，單擊“確定”。

第 4 步：在“行標籤”區域拖放一個字段

完成第 3 步後，您將在 Excel 中獲得一個空白數據透視表。 您必須將字段（按照電子表格中的列名稱標記）拖放到“行標籤”區域中。 唯一標識符是根據數據透視表組織數據來確定的。

第 5 步：將字段拖放到“值”區域

既然您知道如何組織數據，下一步就是添加一些值。 為此，您必須將一個字段拖到“值”區域中。

第 6 步：微調計算

默認情況下，您可以計算特定值的總和。 但同時，您可以將其更改為最大值、最小值或平均值，具體取決於您要計算的內容。

您的數據現在根據您的偏好和喜好進行分類。 您可以保存它以備將來參考。

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結論

現在您已經對 Excel 中的數據透視表有了基本的了解。 因此，您可以將數據透視表用於您的實際用例。 此外，如果您精通 MS Excel 公式，您可以輕鬆快速地設置數據透視表。

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