Excel 初學者教程

Microsoft Excel 是全球最流行和廣泛使用的電子表格程序之一。 它由 Microsoft 開發，於 1985 年首次發布，並隨著時間的推移進行了多次更新。 但是，主要功能基本保持不變。 它與 Windows、Android、macOS 和 iOS 等多種操作系統兼容。

Excel 用於按行和列組織數據、執行數學函數以及記錄和分析統計數據和數值數據。 Microsoft Excel 具有各種預設功能，可用於執行多種操作，如計算、圖形工具、數據透視表、宏編程等。

Excel 電子表格可以被識別為組成表格的列和行的集合。 字母通常分配給列，而數字分配給行。 行和列相交的交點是一個單元格。 單元格由代表列的字母和代表行的數字尋址。

本文專為剛開始使用 Microsoft Excel 的計算機用戶而設。 通過幾個快速簡單的步驟，任何希望獲得初級知識以開始學習基礎知識的人都可以學習 MS Excel。

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先決條件

在繼續學習本教程之前，必須滿足以下先決條件：

• 對鍵盤、鼠標、屏幕、顯示器等計算機設備及其工作原理有基本的了解。
• 基本的文件管理技能和文件夾導航知識。

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如何開始使用 Excel？

第 1 步：安裝 MS Excel

Microsoft Excel 非常普遍。 它可以從銷售軟件的計算機商店購買，也可以在 Microsoft Office 程序套件中找到。 或者，也可以使用預先購買的許可證密鑰從 Microsoft 網站下載。

第 2 步：打開 MS Excel

運行 Excel 類似於運行大多數其他 Windows 程序。 只需單擊開始菜單，然後單擊菜單中的所有程序按鈕。 接下來，單擊 Microsoft Office 並從下拉菜單中選擇 Microsoft Excel。 如果您要經常使用它，則創建桌面快捷方式會更容易找到它。

第 3 步：創建新工作簿

單擊新建空白工作簿按鈕以創建新工作簿。 然後繼續輸入工作簿的名稱，最後按 Enter 按鈕將其保存。

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了解 Microsoft Excel 的組件

1、文件選項卡：文件選項卡位於左上角，用於打開或保存文件、查看Backstage視圖、創建新工作表、打印工作表以及執行與文件相關的其他操作。

2. 快速訪問工具欄：快速訪問工具欄位於文件選項卡的正上方。 它是所有 Excel 最常用命令的方便存儲位置。 它可以根據用戶的選擇進行定制。

3. 功能區：功能區由組織成三個組件的命令組成：

• 選項卡：它們位於功能區的頂部，由主頁、頁面佈局、插入等相關命令組成。
• 組：組用於組織與工作表相關的命令。 每個組名稱都可以在組下方的功能區上找到。 例如，一組用於字體、對齊等的命令。
• 命令：如前所述，可以在每個組中找到命令。

4. 標題欄：標題欄位於窗口頂部中間。 它的主要功能是顯示程序和工作表標題。

5. 縮放控件：縮放控件用於放大以放大查看鍵入的文本。 該工具由一個滑塊組成，可以通過向左或向右滑動來調整放大或縮小。 此外，+ 按鈕也可用於相同目的。

6. 查看按鈕：在縮放控件的左側，屏幕底部有三個按鈕。 此功能使您可以在 Excel 的不同工作表視圖之間切換，即普通佈局視圖、頁面佈局視圖和分頁視圖。

7.工作表區域：工作表區域是您輸入數據的地方。 垂直閃爍的條是插入點，表示該文本在鍵入後將出現的位置。

8. 行條：行從 1 開始，隨著數據的不斷輸入而不斷增加。 Excel 中的最大行數為 1,048,576。

9. 列欄：列從 A 開始按字母順序排列，只要不斷輸入數據，列就會不斷增加。 在 Z 之後，該系列以 AA、AB 等繼續。 最大列數為 16,384。

10. 狀態欄：狀態欄在工作表中顯示活動單元格的當前狀態。 單元格可以處於以下四種狀態：

• 就緒模式：此模式顯示工作表已準備好供用戶輸入。
• 編輯模式：此模式顯示單元格處於編輯模式。 可以通過雙擊將非活動單元格激活到編輯模式。
• 輸入模式：此模式表示用戶正在向單元格輸入數據。
• 點模式：此模式表示使用單元格引用輸入公式時輸入公式。

11. 對話框啟動器：對話框啟動器在位於功能區的眾多組的右下角顯示為一個小箭頭。 此按鈕打開任務窗格或對話框，為用戶提供與組相關的更多選項。

逐步創建公式

Excel 中的公式也稱為語法。 它主要用於執行數學計算。 在 MS Excel 中，公式以單元格中的等號 (=) 開頭，然後是計算。

執行公式的步驟如下：

• 選擇一個單元格
• 輸入等號 (=)
• 選擇一個單元格或類型值
• 輸入算術運算符
• 選擇另一個單元格或鍵入值
• 按回車

重要的 Excel 快捷方式

Ctrl + P：用於打開打印對話窗口

Ctrl + N：用於創建新工作簿

Ctrl + S：用於保存當前工作簿

Ctrl + C：用於復制當前選擇的內容

Ctrl + V：用於從剪貼板粘貼數據

Shift + F3：用於顯示“插入對話窗口”功能

Shift + F11：用於創建新工作表

F2：用於檢查覆蓋的公式和單元格範圍

使用 Microsoft Excel 的專業提示

1. 始終保存工作簿，記住向後兼容。 如果您在更高版本的 MS Excel 中使用以前的功能，請確保將文件保存為 2003 *.xls 格式以保持向後兼容性。
2. 始終使用描述性名稱來標識工作簿中的列和工作表。
3. 盡量不要使用包含大量變量的複雜公式。 相反，請始終將它們分解為您構建的更小且更易於管理的結果。
4. 嘗試使用預設函數，而不是不必要地編寫自己的公式。

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結論

Microsoft Excel 已廣泛用於存儲數據或執行簡單的數學計算。 它是數據科學的重要工具，因為它必須提供各種各樣的統計功能。 擁有對 MS Excel 的深入了解是一項核心技能，如果一個人計劃從事數據科學的職業，它一定會非常有用。

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