使用 monday.com 讓分佈式產品團隊更高效地工作

（這是一篇贊助文章。）產品團隊的工作方式正在發生變化：軟件行業正在迅速轉向遠程工作。 僅在美國，43% 的就業美國人至少有一段時間在遠程工作，而且這一數字近年來穩步上升。 當今市場上許多成功的數字產品都是由分佈式團隊設計和開發的。 這樣的團隊沒有傳統意義上的辦公室。 每個人都選擇在他們喜歡的地方工作，無論是地理上還是功能上（在聯合辦公空間、咖啡店、家庭辦公室等）。

雖然分佈式產品團隊聽起來對您很有吸引力，但在這樣的團隊中創建有效的設計過程需要付出很多努力。 協作和溝通是分佈式團隊面臨的兩個最重大挑戰。 管理分佈式團隊需要了解團隊中的個人如何運作，並且需要一個數字工具集，使團隊的運作盡可能高效。 這就是為什麼投資於正確的遠程工具和技術對產品經理來說如此重要。

如果您是一名團隊經理，正在尋求為分佈式團​​隊建立穩健的設計流程，那麼本文適合您。 您會發現分佈式產品團隊應該克服的七個最常見的挑戰，並了解一個名為monday.com （以前稱為dapulse ）的團隊管理工具如何幫助他們解決這個問題。

1. 建立對項目目標的共同理解

在組織遠程團隊的工作流程時，關鍵目標之一是讓整個團隊保持在同一頁面上。 管理層需要設定目標，並確保團隊中的每個人都理解並接受它們。 建立理解對於遠程團隊來說尤其重要，因為交互往往更加零散。 確保團隊中的每個人都知道以下內容：

• 該項目的總體目標是什麼？ 當團隊清楚地了解產品戰略（他們想要構建什麼以及為什麼）時，這種理解會激發參與。

• 對他們的期望是什麼，他們如何適應更大的圖景？ 人們想知道他們在這個過程中的角色。 儘管每個團隊成員在處理項目時都會深入了解細節，但了解大局將有助於他們專注於真正重要的事情。

• 參與該項目的其他人在做什麼？ 每個團隊成員都應該了解其他團隊成員的工作內容。

每個人都知道的越多，他們就可以更好地作為一個團隊工作。

可視化產品開發過程

使用 monday.com 名為“時間線”的功能幫助團隊中的每個人了解對他們的期望以及何時可能。 時間表使任務更加直觀——團隊成員將能夠看到每個任務的計劃時間、需要多長時間以及它如何適合整個項目。 該工具使您不僅可以查看團隊成員正在處理的任務，還可以查看這些任務隨時間的分佈情況。 當某些活動依賴於其他活動時（例如，開發人員正在等待設計師的模型），這非常有用。

2. 管理團隊的工作量

任何曾經在遠程團隊工作過的人都會告訴你，遠程工作與面對面工作完全不同。 許多項目經理髮現很難管理團隊的工作量。

大多數產品團隊使用項目跟踪軟件來計劃和估計他們的工作。 通常，一個團隊會將所有工作準備在一個任務列表中，其中每個任務都有一個文本描述和一個時間估計。 這種方法最大的缺點是它不是很有代表性。 例如，當今許多產品團隊使用的看板並不是很有代表性——看板幾乎不可能理解任務應該完成的順序，尤其是當它們有依賴關係時。

跟踪您的團隊正在處理的所有事情

交互成本（即完成一個動作所需的認知或體力勞動）在產品的用戶體驗中起著至關重要的作用。 完成操作所需的努力越多，界面對最終用戶的可用性就越差。 如果項目經理必須切換到不同的產品才能看到團隊的進展，那會造成不必要的摩擦，阻礙團隊高效工作。

monday.com以合乎邏輯且易於理解的方式組合和顯示進度數據。 該工具具有稱為板的功能。 董事會是所有團隊成員都可以跟踪團隊正在進行的所有工作的地方。 董事會的主要優勢在於，它使產品經理能夠實時監控團隊的進度，並立即查看誰在做什麼，以及事情的進展情況。

溝通當前狀態

每個團隊都需要一種機制，可以讓您一目了然地了解正在發生的事情。

解決這個問題的一種方法是對不同的元素使用顏色編碼。 顏色編碼加快了視覺搜索，因為它允許用戶通過知道與之關聯的顏色來快速過濾特定對象（或對象）。 monday.com使用顏色編碼來指示任務的當前狀態。 例如，只需查看板子並找到所有標為紅色的任務，就可以很容易地看出事情在哪里卡住了。

只需單擊幾下即可創建、修改和分配任務

在項目管理工具中添加任務聽起來並不令人興奮。 一般來說，花費的時間越多，產品經理就越不高興。

monday.com簡化了數據輸入的過程。 經理們可以快速在板上添加行——monday.com稱它們為脈衝。 脈衝可以是任務、項目、任務、待辦事項等。創建脈衝只需點擊幾下。

創建脈衝後，只需將其分配給團隊成員。

根據您的需求定制平台

沒有通用的設計過程。 每個項目都是不同的，需要自己的設計過程。 產品管理工具應該非常適應變化； 產品團隊應該能夠根據自己的需求定制流程，而無需花費太多精力進行定制。

monday.com是高度可定制的，允許用戶配置幾乎任何選項。 您可以自定義monday.com來管理任何工作流程或流程，應對任何挑戰並管理任何事情。

在創建板時，您無需從頭開始。 大量模板可讓您快速開始。 例如，“團隊任務”模闆對產品團隊非常有用。

根據您的需要選擇模板後，您可以通過操作不同的部分對其進行自定義。 產品團隊經常需要將任務組合成組，每個組代表一個里程碑（例如，“Release 1”、“Release 2”等）。 在monday.com中執行此操作相對簡單。 作為董事會所有者，您可以擁有任意數量的群組。

但它並不止於此。 您可以使用清單功能進一步分解任務。 例如，每個任務都可以分解成更小的待辦事項步驟。 當需要完成一些活動才能完成任務時，此功​​能非常方便 - 例如，如果產品規格需要經過幾個設計師的批准才能移交給開發團隊。 清單位於脈衝內的“更新”部分，可以幫助為每個脈衝創建一個結構。

直觀地規劃團隊的工作量

設計師、開發人員和管理人員經常使用壓縮的時間框架和同時進行的項目。 團隊必須能夠快速響應利益相關者和用戶對其產品的反饋。 遵循構建-測量-學習週期，產品團隊應該非常靈活； 它應該準備好實施來自測試會話的反饋並根據新信息調整設計過程。 團隊使用的所有產品都應該具有相同級別的靈活性。

使用monday.com的時間線，可以進行更正並提高團隊的效率。 可視化編輯器使管理任務的過程變得容易。 產品經理可以看到每個項目在每個點的位置，並且可以快速有效地看到並專注於奮鬥的領域。

時間表可以查看每個團隊成員在一段時間內（例如，接下來的幾週）的能力，了解他們在哪些方面有空間承擔更多工作，以及他們需要在哪些方面將任務委派給其他人。

3. 建立有效的內部溝通

溝通在設計過程中起著至關重要的作用。 在產品設計方面，所有團隊成員都必須在同一頁面上。 與託管團隊不同，分佈式團隊沒有機會安排定期的面對面會議。 當你進行面對面的互動時，你不能指望事情會以同樣的方式工作。 建立不完善的溝通模式會導致一些團隊成員感覺他們是在真空中工作。

工具在遠程工作中更重要，因為它們是溝通的基礎。 目標是確保團隊中的每個人都感到相互聯繫。

集中所有通信

在當今世界，我們使用各種工具進行交流：從傳統的電子郵件到 Skype、WhatsApp、Slack 和 Facebook Messenger 等在線信使。 不得不從任務管理工具切換到另一種溝通工具可能會帶來壓力。 更糟糕的是，一些信息可能會在過渡期間丟失（例如，電子郵件收件箱可能會填滿，以至於團隊成員可能會忽略一封重要的電子郵件）。

產品團隊可以使用monday.com作為其工作場所的單一溝通平台。 這將是一個更好的解決方案，因為它允許在每個任務的上下文中進行通信。 使用monday.com ，您不再需要使用電子郵件進行內部溝通。 當團隊成員單擊任何板上的脈衝時，屏幕右側會打開一個框，顯示“更新”。 只需提及一個人的用戶名（“@johndoe”），然後發送您的信息。 最棒的是聊天線程與該任務保持一致，因此一段時間後找到對話相對容易。

減少會議並優化所需會議

會議是溝通過程的重要組成部分。 在審查計劃和就設計決策進行頭腦風暴時，沒有什麼可以代替會議。 但是對於分佈式團隊來說，可用於實時會議的潛在小時數可能會受到限制，因此充分利用這些時間至關重要。 分佈式團隊應不斷嘗試減少會議次數，並最大限度地利用團隊成員在一起的時間。

以每週一次的啟動會議為例。 這個會議在星期一舉行，團隊成員聚在一起討論本週的計劃。 對於許多團隊來說，這樣的會議很少有成效。 很多時候，每周啟動會議中共享的信息在會議結束後不久就會過時，團隊成員需要重新確定任務的優先級。

monday.com為團隊節省了大量的會議時間。 產品經理可以將復雜的任務分解為每周可實現的目標，而不是討論一周的計劃。 這將幫助團隊成員根據他們需要完成的工作來計劃一周。

與整個團隊而非個人成員共享寶貴資源

想像一下，您發現了一個非常有價值的資源，並希望與您的同行分享。 你發推文並發送一個群聊鏈接。 您會收到諸如“很棒的資源！ 謝謝！” 來自聊天中的一些人。 不久之後，您的大多數同齡人都會忘記該資源，尤其是如果他們不能在他們現在正在做的工作中使用它。 傷心，對吧？ 我們可以做得更好。

與其發送群聊鏈接，不如分享您在單獨的板上找到的所有資源。 monday.com有一個名為“設計靈感和資源”的模板。 這種方法的好處在於，團隊成員在實際需要時更容易找到特定資源。

組織更好的計劃和頭腦風暴會議

任務優先級是敏捷項目管理中的典型活動。 團隊成員聚在一起，討論任務並投票決定在下一個 sprint 中實施什麼。

monday.com包含投票功能。 當團隊成員想作為一個團隊一起決定某事時，他們可以使用投票欄。 只需將投票欄添加到董事會，團隊成員就可以一鍵投票。

實時通知團隊成員

害怕錯過（FOMO）是分佈式團隊的常見問題。 遠程工作時，團隊成員可能害怕錯過重要信息。 結果，他們花費大量時間在通信工具、檢查郵件和信使上。 這會讓人分心。 團隊成員應該花更少的時間在溝通工具上，而將更多的時間花在他們用於設計的工具（原型設計和開發工具）上。 浪費一天的時間閱讀消息和回复太容易了。

溝通工具應該在團隊成員需要時提供重要信息； 它應該有一個有效的通知機制。 monday.com通過桌面和移動設備實時通知用戶。 該平台有一個適用於 iOS 和 Android 的應用程序。 該應用程序允許團隊成員在手機或平板電腦上保持聯繫，並從任何地方快速響應。 也可以自定義通知規則。 例如，您可以管理觸發電子郵件的活動。

為您的團隊創建工作時間表

如果您的團隊分佈在全球各地並且您需要安排一次會議，那麼您必須確保它不會在尷尬的時間（例如半夜）發生。 很高興看到團隊成員的工作時間。

工作計劃板是您業務運營的基石。 每個時區的團隊成員都可以承諾適合他們的時間。 這有助於產品經理在適合每個人的時間安排會議。

4.讓用戶參與設計過程

大多數商業上成功的產品都是以目標受眾為重點的。 設計師知道，如果他們想發布成功的產品，就需要將真實用戶介紹給設計過程。 用戶參與在產品開發的早期階段是最有效和最有影響力的，因為隨著系統的發展，進行更改的成本會增加。 通常，您越早創建強大的反饋循環，最終產品就會越好。

與用戶分享設計並收集有價值的反饋

產品團隊從用戶那裡獲得的反饋非常有價值。 它可以驗證設計團隊是否朝著正確的方向前進。

在monday.com 上，用戶可以創建一個板並選擇與誰共享。 例如，如果您正在與客戶合作，您可以為他們的項目設置一個板並邀請他們作為客人工作。 該板可能包含您想要處理的關鍵功能。 一旦您分享了看板，客戶就會收到通知，然後可以打開看板、查看計劃並請求修改。

5. 輕鬆找到所有需要的信息

文檔是另一個挑戰。 分佈式團隊沒有可以共享產品文檔的物理共享空間。 信息可能存儲在許多不同的地方：電子郵件、雲驅動器、本地計算機等。它可能導致團隊成員丟失重要信息並且不知道它。 這導致知識的碎片化。

集中所有文件

將所有文件放在一個地方是成功的關鍵。 monday.com在一個可訪問的中心同步所有信息。 所有團隊成員都可以將所有相關討論存儲在可搜索的數據庫中。 該平台提供了一個選項，只需拖放即可上傳不同類型的文件。 下次設計師需要分享產品規格時，他們只需將文件上傳到平台即可。

搜索任何東西

任何曾經使用過知識庫的人都會告訴您搜索功能的重要性。 如果沒有適當的搜索，您找到信息的機會就會大大降低。

monday.com讓您可以快速找到您的團隊曾經做過的任何事情，包括圖像、更新、項目和任務。 您的工作將成為豐富的知識庫。

例如，當您需要查找產品規格的最新版本時，您只需單擊搜索框，選擇“文件”選項卡並輸入項目名稱作為搜索查詢。

6. 讓協作工具成為團隊的自然組成部分

您為團隊管理選擇的平台應該是第二天性。 技術應該為您和您的團隊工作，而不是相反。

最小化學習工具所需的時間

當您在設計過程中引入新工具時，一個目標應該是完全同意使用該工具。 這個協議並不總是很容易達成，因為團隊成員通常對下一個“能夠解決他們所有問題的神奇工具”持懷疑態度。 更糟糕的是，他們必須花費額外的時間來學習如何使用它。 沒有人想學習新軟件。

monday.com最顯著的優勢之一是它的直觀性。 無論您以前是否使用過類似的應用程序，都可以在沒有培訓的情況下使用monday.com 。 團隊成員無需準備即可了解如何使用該工具。

可擴展

當公司選擇協作工具時，他們通常將其視為一項投資。 他們想要一個可以隨業務擴展的工具。

monday.com適用於任何規模的團隊，從兩個一起工作的自由職業者到在全球範圍內合作的數千人。 該工具可隨您擴展，從簡單到復雜，完全輕鬆。 此外，隨著您的業務擴展， monday.com可以輕鬆轉換到高級版本（標準版、專業版或企業版）並獲得更多平台的高級功能。

將平台與現有工具集成

對於任何希望取得好成績的團隊來說，任務管理工具都是必不可少的。 但團隊的工具箱還需要支持設計過程（用於原型設計和開發）和設計工件的收集（例如，在 Google Drive 或 Dropbox 上）。 團隊管理工具必須與團隊使用的其他工具無縫集成。

在集成方面， monday.com在成為已建立的軟件生態系統的一部分方面做了很多工作。 它可以連接到 Dropbox、Zapier、Google Drive 和其他共享工具。 作為團隊成員，您可以將模型文件附加到您的更新中，並在相關任務的上下文中共享它。

monday.com還帶有一個開放的 API 架構，允許開發人員構建自己的集成。

7. 保持團隊積極性

擁有合適的氛圍非常重要。 團隊領導者不僅應該與團隊中的每個人保持一致，還應該不斷尋找提高參與度的方法。

與團隊成員一起慶祝成功

人們尋求承認是很自然的。 對社會認可的需求驅使我們尋求認識的人（父母、朋友、同事）的確認。 當有人通過說“幹得好！”這樣簡單的話來認可我們的結果時，我們就會有動力朝著我們的目標努力。 對於團隊成員來說，獲得認可至關重要，尤其是在遠程工作時。

monday.com有一些功能可以幫助營造一種認同感。 第一個是點贊功能，基本上是對活動的積極反應。 大多數人都通過社交網絡熟悉這一點。 人們習慣於通過獲得的點贊數來衡量帖子的效果。 monday.com允許您為隊友的工作點贊。

另一個不錯的功能是動畫 GIF。 您可以使用 GIF 讓評論活躍起來。 monday.com允許您在回复隊友時從數千個 GIF 中進行選擇，這將為您的評論增添一點個性。

最後但並非最不重要的一點是， monday.com具有五彩紙屑功能。 一旦設計師完成了他們在板上的最後一個“正在進行”的任務，他們就會看到動畫的五彩紙屑效果。 這個微妙的細節增加了一點樂趣，並激勵團隊成員擁有一個全綠板。

結論

在分佈式團隊中建立有效的流程是很困難的。 適用於同地團隊的不一定適用於分佈式團隊，適用於一個分佈式團隊的不一定適用於另一個團隊。

通過關注以下優先事項來建立遠程友好型工作文化：

• 優先考慮透明度。
  讓每個人都能訪問重要信息。

• 隨時掌握團隊活動。
  一目了然地了解團隊中的每個成員正在做什麼以及團隊在流程中的位置。

• 建立有效的溝通系統。
  分佈式團隊的基礎是溝通。 創建一個健康的會議和習慣系統，以保持人們的溝通。

• 降低進入門檻。
  選擇一個團隊協作工具，讓每個人都能輕鬆上手。 它應該是一個參考點，將所有東西結合在一起。