用于制定随时随地工作的有效投资回报率框架

“由 COVID-19 引起的构造转变将‘工作’从名词变为动词。 从我们去过的地方到我们所做的事情，无论在哪里。” — The Instant Group 美洲区首席执行官 Joe Brady

今天的公司正面临着来自现有和潜在员工的巨大压力，要求他们提供更灵活的工作安排，并且有比以往更多的选择。 尽管由 COVID-19 大流行引起的突然转向远程工作最初是混乱的，但事实证明，在家工作 (WFH) 比大多数人预期的要可行得多。 以前未考虑采用此类政策的公司和整个行业现在正在考虑将其永久化，以吸引和留住员工。

现在我们已经在很大程度上克服了在家工作的文化和技术障碍，下一个合乎逻辑的前沿是在任何地方工作 (WFA)。 这种程度的自由和灵活性曾经被认为是一种幻想。 但现在，在大辞职和全球边界重新开放的背景下，是否为员工提供在任何地方工作的选择可能是 2022 年许多雇主和员工最关心的问题。

在任何地方工作的主要障碍是法律和税收问题。 主要风险包括税务合规（针对员工和雇主）、移民问题、当地就业法和数据安全问题。 虽然这些风险最初看起来令人生畏，但它们是可以控制的。 Spotify 和 Revolut 等大公司已经制定了 WFA 政策。 此类政策不一定授予员工绝对的自由。 相反，它们可以设计为为工人提供一定程度的灵活性，同时施加战略限制以最大限度地降低风险。

我曾在欧洲、中东和非洲、亚太地区和美国工作过，我自己也花了很多时间作为一名环球旅行的远程工作者。 我是一名特许会计师，曾在全球跨国公司担任高级职务，使我能够前往 150 多个地点。 我亲身经历了在多个司法管辖区处理复杂的公司税、个人税和劳动法问题的挑战。

我和我的家人发现在任何地方工作都可以改变生活。 我 5 岁的女儿已经在四个国家生活过，旅行过 20 多个国家。能够在任何地方工作让我们真正沉浸在不同的文化中，并以我们在短假中无法做到的方式追求我们的激情。 这种新的工作方式激励我创办了自己的公司：我现在就如何使 WFA 成为现实向公司和个人提供建议。

因为 WFA 是一个新的、不断发展的政策领域，涉及来自大量国家的法规，所以问题仍然多于答案。 话虽如此，尽管有些模棱两可，但雇主仍在设法向前迈进并做出决定。 评估提供 WFA 政策的风险和回报的最简单（也许是最好）的方法是通过综合 ROI 框架的视角。 这种类型的分析可以帮助您就采用 WFA 政策是否是您的组织的正确选择做出明智的决定，并帮助您针对您的风险承受水平优化政策。

从“在家工作”到“随时随地工作”

我提到了雇主面临的来自员工的越来越大的压力，要求他们不仅可以远程工作，而且越来越多地可以在任何地方工作。 你可能会问：到底有什么区别？

WFH 是指全职员工，其公司允许他们远程工作，通常是在舒适的家中。 WFH 政策通常适用于留在一个国家/地区并可以选择部分或全部时间在家工作的工人。

WFA 政策不同。 它们允许员工在国外临时远程工作，通常超过 7 天但少于 365 天。在这个范围内的持续时间在许多国家属于合法的灰色地带。 这些逗留时间比标准商务旅行时间长，但不要求永久更改居住地。

虽然 WFA 对某些人（包括我自己）来说并不是一个新概念，但它经常会从监管漏洞中溜走。 然而，随着越来越多的人加入 WFA 行列，临时居留权可能会受到更严格的监管审查和更严格的执法。 这种不断变化的格局更有理由制定精心设计的 WFA 政策，以保护您的公司免受法律和税务合规风险。

WFA 政策：雇主可以获得什么？

硬数据和强有力的轶事证据都表明，允许员工远程工作可以为雇主带来实实在在的好处，帮助他们吸引和留住顶尖人才，提高员工满意度和生产力，并减少对办公空间的需求和成本。 永久提供 WFA 选项的雇主可以获得访问全球人才库的额外好处。 软件公司 GitLab 估计，它从一家完全远程的公司中获得的净收益为每位员工每年 18,000 美元。

甚至在大流行之前，领先大学的学术研究表明，允许远程工作可以提高员工的生产力。 斯坦福大学经济学教授尼古拉斯·布鲁姆（Nicholas Bloom）在 2013 年领导的一项研究发现，从传统办公室工作到在家工作的转变导致员工生产力提高了 13%。 哈佛大学和东北大学教授随后进行的一项观察性研究发现，允许员工从 WFH 转到 WFA 可以进一步提高 4.4% 的生产力。

员工传达的信息是明确而一致的：不灵活的工作安排是他们离职的主要原因之一。 在 GoodHire 最近的一项调查中，74% 的受访者表示他们需要某种形式的远程工作安排才能继续从事目前的工作。

越来越多的证据表明，许多工人甚至愿意为选择永久远程工作而减薪。 虽然金额因来源而异，但总的来说，大多数接受调查的人表示，他们会接受 5% 到 10% 的减薪，以使远程工作安排永久化。

WFA 政策的缺点是什么？

采用 WFA 政策存在不利因素，其中最主要的是 WFA 可能造成的合规噩梦。 我们将主要从雇主的角度来看待这一点，他们通常面临更大的风险。 但是，长期在永久税收居民以外的国家远程工作的员工也面临一定的风险。

雇主在 WFA 情景中面临的主要风险是触发“常设机构”（PE）的可能性。 PE 描述了企业在外国进行的大量且持续的活动，足以在该国产生纳税义务。 不同的国家及其各自的税收协定可能使用略有不同的标准来定义 PE，但大多数依赖于 OECD 税收协定范本第 5 条的指导。

企业触发常设机构的主要方式有两种：在一个国家经营固定的营业场所（实体或虚拟）和/或补偿该国家的独立代理人（通常是有权代表公司签订合同的人） ）。 高级管理人员和销售人员是依赖代理人的典型例子，尽管名称因国家和情况而异。 出于这些原因，在一个国家开展的工作的性质，以及开展工作的时间长度和规律性程度，都是制定 WFA 政策时需要考虑的重要因素。

假设贵公司的一位高级主管——负责重大战略决策并有权代表公司签订合同的人——希望每年在国外避暑别墅住七个月。 正在进行的工作的性质，加上在一个国家花费的时间很长以及访问的经常性性质，可能会因“固定营业地点”和“依赖代理人”测试均未通过而触发 PE。

如果外国认为您的公司在那里设有常设机构，您可能会招致相当高的公司税单。 另一方面，一名初级软件开发人员每年在加勒比海岛屿的 Airbnb 工作一个月，不太可能触发 PE。

在允许员工参加 WFA 时，PE 承担着最大的财务风险，但这并不是唯一的风险。 我在下表中概述了其他主要风险。

您如何制定和优化公司的 WFA 政策，以最大限度地提高潜在收益，同时减轻最重大的风险？ 使用 ROI 框架。

WFA 政策的 ROI 框架

与投资者计算投资回报的方式大致相同，公司经常寻求估计（或事后衡量）战略业务决策相对于成本的回报。 在制定 WFA 政策或比较政策选项时，ROI 框架可能是一个有用的工具。 输入无疑是不精确的，因为不可能为所涉及的成本或收益分配具体的数值。 无论如何，这个理论框架可以帮助您了解如何修改您的政策的各个方面以通过增加收益或降低成本来最大化您的投资回报率。

就我们而言，等式的“成本”方面应考虑实施 WFA 政策的额外行政支出以及下图中列出的每个主要风险的“成本”。 您可以通过将发生负面结果的概率乘以可能发生的惩罚成本来估算任何给定风险的成本。

例如，提供每年 30 天的 WFA 政策，任何员工在国外触发 PE 的可能性极低。 尽管 PE 的处罚成本很高，但在这种情况下产生该成本的可能性可以忽略不计，因此提供该政策会使您的公司处于相当安全的位置。

相反，一个不可接受的风险可能是允许担任销售等高风险角色的人在一个存在巨大风险的国家/地区度过半年以上的时间，该国可能会花费数百万美元来建立一个常设机构。 在这种情况下，很难建立一个允许他们在任何地方工作的商业案例。

（在上图中，更换员工的估计成本来自盖洛普，一些与员工偏好有关的调查由 Goodhire、Owl Labs 和 Vidyard 进行。）

在您制定和比较潜在的 WFA 政策时，请考虑四个关键问题。 答案将直接影响给定保单选项的投资回报率，让您通过最大化收益和最小化风险来优化您的保单。

1. WFA 对贵公司来说是一个可行的选择吗？

并非所有工作都可以远程完成。 这可能看起来很明显，但并不总是像您想象的那样清晰。 如果员工跨不同时区工作，WFA 会使事情进一步复杂化。 然而，在大流行期间，许多曾经认为他们的业务无法远程或异步运行的企业领导者发现，事实上他们可以。

即使是需要固定时间表和实体存在的行业（如汽车厂）也可能拥有可以更独立运作的部门（财务、法律、人力资源）。 在您认真考虑采用 WFA 政策之前，请先问问自己，您的公司是否可以进行异步远程工作，以及这会导致生产力降低的可能性有多大。 为整个企业以及各个部门和角色考虑这一点。

在某些情况下，特定行业的法规可能是限制员工工作的因素。 例如，某些类型的金融机构受到高度监管，可能需要遵守特定的许可要求才能跨州和国家/地区开展业务。 在其他情况下，远程工作可能是可能的，但效率较低。 异步工作带来了一定的挑战，尤其是在通信方面——但是，它也可以通过让工作全天候继续来提高效率。 麦肯锡公司已确定哪些行业最适合远程工作。

2. 你应该在给定的一年中允许多少天的 WFA？

您每年允许员工在任何地方工作的天数应该是两个因素的函数。

首先，如问题 1 中所讨论的，考虑长时间的远程工作是否会对生产力产生负面影响。 例如，技术部门的许多工作，例如软件开发，都是相对独立的，并且通常是远程执行的。 很难看出任何时间长度的 WFA 会如何造成问题。 然而，在其他需要高度协作的行业或角色中，偶尔离开办公室一两个月可能是可行的，但更长的时间段可能并不理想。

第二，考虑外部监管。 许多签证和移民规则都基于标准时间段（例如，30、90 或 183 天）。 例如，美国公民通常可以根据传统旅游签证在特定国家停留最多 90 天。 从国外为一家美国公司进行远程工作（不涉及本地市场互动的工作）不太可能在此时间范围内构成触发 PE 的严重风险。

迄今为止，大公司采用的大多数 WFA 政策每年都在 1 到 3 个月之间，这并非巧合。 Shopify 员工每年可以进行三个月的 WFA，Revolut 提供两个月的 WFA，而美国运通则允许一个月。 对于任何给定的 WFA 政策，较短的期限会降低几个关键风险的可能性：触发 PE、违反移民规则以及受当地就业法的约束。

3. 您将包括或排除哪些国家/地区？

您可以通过以下三种方式之一来处理这个问题：预先批准的国家名单、禁止国家名单或两者的组合。 （出于地缘政治或安全原因，大多数公司至少禁止几个国家。）

当您决定将哪些国家/地区纳入您的政策时，请考虑哪些风险与每个地点特别相关，以及总体风险水平。 例如，美国和英国在这方面有一些最严格的规定：即使停留 30 天的边界也有可能引发税收问题。 相比之下，特别是在大流行期间，一些国家出台了明确旨在吸引远程工作者的政策。 许多以前经济严重依赖旅游业的国家已经做出了提供远程工作签证计划的深思熟虑的决定，以吸引收入相对较高的远程工作者和他们带来的可自由支配的支出。

4. 您是否应该将您的绩效管理系统动态链接到您的 WFA 政策？

虽然大多数数据表明，无论是通过 WFH 还是 WFA，扩大员工的灵活性可以提高工作效率，但您可以通过一些方法来扩大这种好处。 正如雇主历来向在公司工作了一定年限的人提供基于绩效的奖金或授予带薪休假一样，允许员工在任何地方工作可以用作与绩效或保留相关的激励福利。

什么是适合您组织的 WFA 政策？

没有什么是没有风险的。 一方面，采用 WFA 政策可能会使您的公司面临大量合规风险。 另一方面，在国际远程工作方面未能提供至少一些灵活性会使您面临失去一些最优秀人才的风险。 雇主要做什么？

我希望 ROI 框架能让您对采用 WFA 政策的潜在成本和收益有一个基本的了解。 更重要的是，它应该可以帮助您比较不同的政策选项，并了解调整 WFA 政策的特定组成部分如何影响投资回报率。

话虽如此，一些风险领域很复杂。 它们因国家/地区而异，并且随着监管机构试图适应日益流动的全球劳动力而不断发展。 虽然这个基本框架可以帮助您为公司制定风险相对较低的 WFA 政策，但如果您正在考虑制定更广泛的政策，则可能值得寻求专业建议。