组织客户记录的 10 个技巧 (2023)

任何成功企业的基石都是结构、安全和组织，因此处理所有文档非常重要，尤其是组织客户记录。

跟踪客户记录可能很麻烦或很困难，但最终它会帮助您变得更有效率和效果。 在当今充斥着数据泄露和网络犯罪的世界中，您再谨慎不过了。

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如何备份、保护和组织客户的文件可能需要时间和成本。 但是，您最终有责任确保它们得到妥善处理和保护。 我们在这篇专题文章中的目标是帮助您理清选择并找到负担得起的解决方案。

这里有 10 条提示，可确保您的客户记录井井有条、安全无虞并得到备份。

组织客户记录的 10 个技巧

别针

1. 硬拷贝和电子文件备份

决定是否要保留硬拷贝文件、电子文件或两者。 您的决定应考虑您有多少可用空间。

虽然电子备份占用的空间很小，但客户文件需要经常备份，以防计算机出现故障或数据损坏。 您可以备份到 Backblaze B2或其他云存储以提高数据安全性并确保其可访问性。

关于通过硬拷贝备份和组织文件，这些文件会占用更多空间，并且可能需要额外的资源来保证它们的安全。 但是，同时拥有客户记录的数字副本和纸质副本将是最终选择。

2.使用密码保护和专用电脑

如果您要将文件系统保存在计算机上，请使用操作系统提供的密码保护，尤其是当文件包含任何类型的个人信息时。

如果可能，为业务目的保留一台单独的电脑或笔记本电脑。 小型、廉价的笔记本电脑没有太多花哨的功能，非常适合作为小型企业文件和其他记录的专用备份。

3. 使用高质量的硬拷贝安全存储

您是否需要一个安全区域来存放包含机密信息的文件？ 个人和敏感信息可能需要上锁的柜子或保险箱，以防止被窥探。

从长远来看，投资优质的锁定存储可能对您的业务有利。 如果您打算保留硬拷贝文件，请购买文件柜。 虽然纸板箱或办公桌上的一堆文件夹是一个简单的解决方案，但从长远来看它们并不可行。

带锁的小型两屉或三屉文件柜价格低廉，适合刚起步的任何企业。

4.使用主索引

主索引是查找文件的便捷方式，尤其是当您有大量客户时。 主索引中的条目（可以是计算机文件或简单的卡片文件或名片夹）应包含非机密信息以识别客户，例如姓名、地址、电话号码和电子邮件地址。

5.尝试使用代码系统

使用相应的识别代码标记文件夹和主索引中的条目也很有用。 例如，您可以以字母数字组合的形式使用客户的姓名和您第一份工作的日期。

例如，如果 John Smith 在 2023 年 3 月 22 日首次雇用您，则您的文件代码可能是 JSM-32223。 当您需要直接访问文件时，您自己创建的代码将为您提供快速解释。

6.利用笔记会有所帮助

在文件上做笔记。 对客户做个人笔记将帮助您更快地记住个人和他们的需求，而不是浏览整个文件的许多页面来寻找您正在寻找的一小部分信息。

7. 试用在线工具

在线工具可以方便地进行归档，并且现在有许多程序可用，信息会自动为您备份。 如果您选择在线工具，请务必先对其进行审查并查看评论。

询问有关您业务圈中的安全性、机密性和可靠性的信息。 如果您有疑问或发现太多差评，请避开并寻找评价高的归档工具。

还值得记住的是，在线文件不如个人计算机或文件柜中的文件安全。

8.花时间组织

花时间处理您的文件。 除非你把所有的东西都放在电脑上或网上，否则你的文件系统不会自动组织起来。 不要让文书工作堆积在您的办公桌上。

虽然“有组织的混乱”在理论上很有趣，但走进一张堆满纸张的办公桌并不能激发客户的信心。 不要推迟归档，直到你被文书工作淹没。 每天结束时只需几分钟或每周一次半小时就足以整理文件。

9. 销毁旧文件

一定要粉碎旧的和失效的文件； 切勿将它们整个扔进垃圾桶。 窃取包含个人信息的未粉碎文件是身份盗窃的主要方法之一。 投资碎纸机。

小型个人碎纸机可以销毁光盘和较重的材料以及纸张，方便、便宜且经常有用。 一些办公用品商店提供粉碎服务来处理您的敏感文件。

10.找人帮忙

如果您觉得自己无法处理您的申请，那么雇人为您做这件事可能是值得的。

刚刚起步和运营的企业没有很多零用现金，但你不需要有人全职工作。 请有申请经验的朋友或家人为您提供一些帮助，多付一点钱。

组织客户记录的技巧——总结

总之，采取积极主动的方法来备份和组织客户的记录将是您可以为您的企业实施的最重要的安全措施之一。

在恶意破坏您和您的客户的黑客世界中，这是一个严重的问题。 尽一切努力保持对客户记录的组织和保护，您将做好准备，以防不可想象的事情发生。

组织起来，降低责任，降低风险总是让企业主满意！