以专业人士的身份为您的日程安排添加时间

这篇文章得到了我们在 Trafft 的亲爱的朋友的大力支持，他们的使命是帮助人们自动化他们业务的预订部分——无论他们是独立企业家还是企业公司。 谢谢！

我们中的许多人——包括我自己——可能没有意识到他们每天的时间是如何度过的。 现在在 iPhone 或 Android 上可用的一些应用程序可能会通过告诉我们我们在手机上花多少时间玩游戏、发送电子邮件或观看 YouTube 来帮助实现一些目标。 但是，这可能只占用您一天中的一小部分。

我个人看过三到四次的最喜欢的视频之一是 Max Joseph 的视频，介绍了如何阅读更多内容。 该视频中描述的技术可以应用于生活的各个方面，尽管它专注于阅读更多书籍。

解释是，首先你需要了解你可以在五分钟内阅读多少页。 如果您在此期间阅读 10 页，那么在 30 分钟的会话中，您将平均阅读 60 页，如果每天有半小时的阅读时间，您每周最多可以完成 420 页。 这很容易成为一年 40 到 50 本书！

这些相同的原则可以应用于我们的工作任务。 当然，我们的工作目标不像阅读那样具有线性可扩展性，因此我们需要进行相应的分配并设定正确的期望。 我再怎么强调也不为过，如果我们的日程安排过于雄心勃勃，可能会导致疲劳和失去动力。 我相信遵循番茄钟方法，但三十分钟的块非常有用； 这不是很多时间，但足以让至少一项任务或子任务顺利进行。

在上图中，我概述了三个示例日，这些示例可能来自我自己的日子，也可能不来自我自己的日子。 上面的每个数字都是一天中从午夜到 23:59 的时间，而正方形代表 30 分钟的区块。 在我一整天的记录中，我为我的工作时间设置了一个颜色代码，并将有一个单独的图表专门用于分解我的工作时间。

您可以看到，在工作日我将深蓝色标记为“完成任务”，这代表了我的案例的产品设计。 接下来是会议，最后是进行演示。 紫色、绿色和黄色代表与一整天相同的键，以减少混乱。

这两个与我相似的时间表可能与您今天所经历的相似。 日程安排分散、无组织； 这种格式几乎会让你失败。

现在让我们来看看我们的一天是如何在工作中度过的：

会议

我认为可以肯定地说我们都鄙视会议，但它们似乎永无止境。 像这样的时候，我真的很感激我工作过的公司拥有“这可能是一封电子邮件或松弛消息”的文化。 在某种程度上，它让人们开始思考是否有必要安排一次会议并占用人们的时间——如果会议是一种安排，则需要在受邀者接受之前提出一个明确的议程。 管理日程安排时会议很困难，除非您所在的职位或公司将会议保持在最低限度。

我们将在本文后面重新讨论如何管理会议的技巧，刚开始时可能需要一些技巧，但从长远来看会产生很好的效果。

有趣的事实：我花了 2020 年 3 月中旬到 4 月中旬的时间来查看由于 COVID-19 和远程工作而在我的日程安排中增加了多少会议。 尽管随着时间的推移它已经趋于平稳，但开始时却是可怕的。 在那个月里，几乎一整周的时间都花在了会议上，其中许多可能是一封电子邮件。

创建目标

退后一步，深呼吸，在宏观层面上审视一下你需要完成的所有任务。 让我们分类地划分我们的任务，这可能是不同的角色或项目的名称。 至于如何继续，你可以将类别分为两列：一是个人，一是工作。 （我个人认为将这两个部分分开有助于保持个人生活和工作生活之间的区别。）

对于我的工作目标，我有以下目标：

• 外展
• 营销
• 联网
• 市场调查
• 设计和开发
• 学习
• 开放时间

对于我的列表，我只对我的工作任务进行了分类，并留给您单独完成个人任务。

学习是我可以进行小型在线会议、参加会议、阅读博客文章的地方——任何可以提高我技能的地方。 拥有这个类别给自己时间来培养技能是很重要的。 你能对自己做的最糟糕的事情就是随着时间的推移变得停滞不前。

开放时间将允许您替代任何其他类别，或承担其他一些副业。 根据您的日程安排，您可能会将其分散在一周内，或者在特定的一天一次性完成——我个人尝试每周二和周四进行。

此列表将根据您的角色或业务模式而有所不同。 如果您有一个团队，则可能有一个用于团队管理或团队凝聚力的类别。 每周这些优先级可能会发生变化，因此每周分配的时间都需要进行相应的评估和安排。

组织任务

现在我们已经定义了我们的类别——我们需要将我们所有的任务和待办事项放入每个类别中。 对于这一部分，我将继续使用您最熟悉的任何工具。 我个人更喜欢使用微软待办，因为它可以轻松同步到我的日历。 但是您可以使用最适合您的任何方法进行准备。 组织好任务后，请务必按照您认为合适的方式确定它们的优先级。

规划一周

在每周开始时或前一天晚上，最好计划一下您的目标是什么，以及哪些类别将帮助您在本周实现这些目标。 例如，您可能希望完全专注于营销、学习和外展，因此您可以简单地将这些块添加到您的日历中。

根据您的工作方式，您可能会决定每天都做，或者将您的一天分成两半或几个季度。 我个人更喜欢将半天的时间集中在特定的目标上，因为两个小时通常不足以完成一些实质性的事情。

由此，您现在可能会看到，以以前的方块格式查看我们的一天看起来更加有组织和计划。

希望会议应该安排在与它们相关的相同区块中 - 并尝试尽可能地执行您的日程安排。 开放时间计划显示为免费，允许在可能进入的那些块期间进行临时任务和传入的客户会议。重要的是要有这些块以允许一些灵活性，因为我们不想太死板.

我将每个块内的任务添加为详细信息。 这使我能够管理多天的任务，并且以这种方式管理起来要容易得多。 你可以看到我在右边以同样的方式对我的任务进行了分类——这样我就可以专注于需要完成的事情。 您可以看到我已经替换了在我的任务列表中列出的块中列出的子任务。

如果你有一个会议要和你的团队一起回顾——你可以简单地用块级联会议。 在忙碌的时候，日历可能会开始看起来很混乱，但这是一种有组织的混乱。

备份任务

有时项目会失败，任务完成的时间比预期的要早，或者是一个阻碍。 利用这个块计划，我们可以抓住任务并专注于同一类别，而不是跳到另一个类别而不得不改变思维方式。 只需执行该类别中的下一个可用任务，即可保持动力。

提示：我不建议过度预订特定的任务块，因为它可能会让你失去注意力或感觉什么都没有完成。 相反，添加两个或三个可管理的任务，并在必要时将更多任务添加到一个块中。 如果您熟悉团队的敏捷规划——将其视为您的个人 sprint 和敏捷规划，随着时间的推移，您估计可以在某个时间框架内完成的任务的技能自然会提高。 如果你是像我这样的单人表演，甚至可能有一个反思期，就像你的团队或你自己的复古一样。

客户和服务

尽管我们希望 100% 控制我们的日历，但这是不可能的。 包括客户和团队成员在内的许多因素都会在日程安排中产生冲突。 我们刚刚在上一节中发现了如何在内部管理计划。

在许多情况下，我们希望创建客户至上的体验，但我们也不希望花费太多时间来创建和管理日程安排。 借助具有会议安排软件功能的 Trafft 等工具，我们可以轻松设置日历，让客户直接与您预约时间。 当然，我们最不想要的就是仓库中的另一个管理工具，Trafft 在自动化大部分流程方面做得非常聪明，包括收款、管理服务和为客户开具发票。

Trafft 的日历设置

我之前提到的块日历格式与 Trafft 密切相关。 您可能有不同类型的服务，或者根据不同的标准优先考虑客户。 使用 Trafft，我们可以轻松创建服务并分配可以预订这些服务的特定时间- 如果您的日历已连接，预订时间也会阻止您日历上不可用的时间。

对于我的用例——我将我的服务划分为客户估计项目运行的时间。 根据我的工作量，我现在有什么类型的项目，我可能会被要求拒绝一些项目。 Trafft 还提供了快速电子邮件模板，我可以自定义并添加一些变量以保持动态。

这是仍然捕获潜在客户但仍让客户了解情况的好方法。 我真正喜欢的一个功能是能够延迟发送电子邮件——这样它看起来并不那么自动化。 我可能会在客户填写表格后的几个小时内发送自动回复。

您可能会注意到上面还有其他类别的选项 - 这允许您划分各种服务，例如，项目咨询或针对付费服务的新项目查询，客户可能确切知道他们想要什么（或已经与您讨论过）

虽然我个人不收取咨询费用，但该选项可使用 Stripe 和 PayPal 付款方式。

与团队

如果您的企业有多名员工承担特定服务，您可以轻松修改预约表格以满足您的需求，或A/B 测试哪种方式最适合您。

许多约会表格软件中经常缺少的我最喜欢的功能之一是自定义表格顺序的选项。 默认是选择首选员工，然后选择该员工的可用服务。

在我的服务中，让新客户选择他们喜欢的日期和时间更有意义：

如果您有幸拥有办公室经理来管理电话预约（或者您自己进行），则可以通过员工门户轻松完成预约，并根据指定的时间和日期分配员工。

发票

通过预约，您甚至可以根据员工和资历设置不同的价格。 对于小型项目，服务价格可能会有所不同，但也需要资历较低的人员 - 因此预订的发票和服务可能对客户有不同的价格，如图所示。

正如您所期望的那样，使用 Trafft，发票可以轻松地使用您的品牌标志和颜色进行定制。 您可以拖放徽标并在八种样式颜色之间进行选择。

目标和KPI

真正让 Trafft 与众不同的最后一个主要功能是即将推出的跟踪 KPI 和目标的功能。 了解员工因特定服务而花费了多少时间和收入是促进业务增长的好方法——要么专注于员工较少使用的服务，要么改进和扩展他们为公司提供的已经很好的服务。

结论

由于我们都在忙碌，尤其是在这些时候——我真的很想找到并介绍一种方法和一些补充产品，以增强我们的工作流程而不增加它。 坚信产品应该为你工作而不是反之亦然，这已经缩小了我个人对 Trafft 的前景。 如果您有反馈或其他软件和时间管理技术，我很想听听！