RACI 图表：什么是、如何创建、如何实施、应避免什么

您是否曾经参与过角色和职责不明确的项目，导致混乱和延误？ 许多团队都在努力定义谁负责什么，从而导致效率低下。

幸运的是，有一个解决方案：RACI。

RACI 是一个简单而强大的工具，可以帮助团队明确特定项目的角色和职责。 通过使用 RACI，团队可以简化沟通、改进协作并取得更好的项目成果。

根据最近的研究，80% 的公司都在为决策而苦苦挣扎。 这就是 RACI 派上用场的地方。

如果您想了解什么是项目管理中的 RACI以及如何有效地使用它，请继续阅读。

什么是 RACI 矩阵？

RACI 图，也称为责任分配矩阵 (RAM)，说明团队成员在特定任务或项目中的角色和责任。 首字母缩略词 RACI 代表 Responsible、Accountable、Consulted 和 Informed，这是分配给参与项目的个人的四个关键角色。 这有助于确保团队中的每个人都了解自己的角色和职责，从而改善沟通、协作和项目成果。

• 负责人 (R)：负责完成可交付成果的人员。
• 负责人 (A)：最终对可交付成果的成败负责的个人。
• 咨询 (C)：需要咨询可交付成果的输入或反馈的人员。
• 通知 (I)：必须始终如一地通知与可交付成果相关的进展或变化的人员。

如何创建 RACI 图表？

让我们讨论创建 RACI 图表的分步过程，这将帮助您更好地简化工作 –

第一步——确定团队成员

确定将参与完成项目的团队成员。 这可以包括来自组织内不同部门或职能的个人。 例如，项目经理、软件工程师、执行发起人等。

第 2 步 – 了解需要实现的项目和里程碑

创建项目必须完成的所有任务或可交付成果的列表。 此列表应尽可能全面，以确保所有责任都得到说明。

第 3 步 – 创建 RACI 行并分配任务

确定哪个团队成员将负责、负责、咨询或通知每个可交付成果。 为项目分配角色，例如网站设计、客户批准、测试等。

第 4 步 – 创建 RACI 图表的可视化表示

使用 Excel 或 Google 表格等电子表格程序创建一个表格，其中任务在左侧，团队成员在顶部。 然后，将适当的 RACI 角色分配给表中的每个单元格。

第 5 步 – 讨论和回顾

创建初始 RACI 图表后，请与参与项目的团队成员一起审查它，以确保每个人都同意他们分配的角色和职责。 根据对项目计划的反馈进行任何必要的调整。

使用 RACI 图表时应避免什么？

创建 RACI 图表有助于简化流程。 但是，有些事情必须避免——

图表过于复杂

保持 RACI 图表简单易懂很重要。 避免添加不必要的细节级别或为单个任务分配太多角色，因为这会导致混乱并降低图表的实用性。

指定多人负责

只有一个人应对 RACI 图表中的每项职责或可交付成果负责。 分配多个人负责可能会导致混乱和缺乏问责制。

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无法更新图表

RACI 图表应定期更新以反映项目、团队组成和其他因素的变化。 未能更新图表可能会导致信息过时以及对角色和职责的混淆。

将太多人分配给咨询或知情角色

虽然让利益相关者了解项目情况并参与项目很重要，但将太多人分配到咨询或知情角色可能会导致不必要的延误和沟通挑战。

使用 RACI 图表代替沟通

RACI 图表应该用作支持团队成员之间沟通和协作的工具，而不是直接沟通的替代品。 在整个项目中就角色和职责进行公开和持续的沟通非常重要。

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如何实现RACI图表？

电子邮件不是 RACI 实施的唯一或最有效的方式。 以下是一些需要考虑的关键因素——

文档应该被审查

所有团队成员和利益相关者都应在项目进度表的早期参加会议，以检查关键文件； 理想情况下，该会议应在项目启动时举行。

得到反馈

将论文作为预读材料发送给所有与会者并征求反馈。 通过获得这种早期输入，可以在会议之前进行大部分更改，从而实现最终 RACI 的无缝呈现。

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查看任务

审查每个团队成员的职责。 不要急于完成此评论； 相反，在项目开始时为这个关键组件留出足够的时间。

探索实施 RACI 图表的优势

RACI 有很多好处

明确角色和责任

RACI 图清楚地定义了每项职责或交付的负责人、责任人、咨询人和知情人，这有助于避免混淆、减少误解并确保每个人都知道自己在项目中的角色。

改善沟通和协作

RACI 图表通过清楚地了解谁需要参与每项任务或决策以及参与到什么程度来促进沟通和协作。 这有助于确保每个人都在需要时得到通知、咨询或参与，从而做出更好的决策和更有效的协作。

增加问责制

RACI 图表通过为每项任务或可交付成果分配明确的所有权和责任来增加问责制。 这有助于确保任务按时完成并达到要求的标准，从而改善项目成果。

有助于管理风险

RACI 图表可以通过确保所有相关利益相关者都参与决策并将任务分配给适当的人来帮助识别潜在风险。 这有助于最大限度地减少错误或遗漏的风险，从而导致项目延迟或失败。

提高项目效率

RACI 图表通过提供角色和职责的清晰简明概述来帮助简化项目管理，减少沟通和决策所需的时间和精力。

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结论

RACI 图是一个强大的工具，可以帮助项目经理明确角色和职责。 通过对角色和职责提供清晰简洁的概述，RACI 图表可以帮助简化项目管理并促进决策制定。 无论您管理的是小型项目还是大型计划，RACI 图表都是宝贵的资源，可以帮助您取得项目成功。

虽然了解 RACI 图表的专业知识对组织的成功大有裨益，但提高技能是每个员工都必须考虑的另一个重要方面！

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