举行富有成效的远程会议的提示

不久前，会议主要是亲自举行的。 令许多网页设计师（包括我自己）非常懊恼的是，远程聚会并没有被客户广泛接受。 几年有什么不同。

会议逐渐向远程平台发展。 然后，COVID-19 大流行袭来。 突然间，Zoom 和类似的提供商成为了更可取的选择。 如今，与客户办公室相比，您更有可能在客厅举行会议。 这里没有抱怨。

远程会议不仅可以保护我们免受病毒侵害，还可以节省大量时间。 没有更多乏味的旅行和错过的电子邮件要回复。

但是，要获得这种便利程度是有代价的。 远程会议可能会很尴尬并且充满干扰。 一些技术上有挑战的客户可能还没有掌握基础知识（咳咳，请打开你的麦克风）。

想知道如何充分利用这个勇敢的新世界吗？ 继续阅读一些技巧，这些技巧将帮助您举行富有成效的远程会议。

找一个安静的地方

技术使我们能够从几乎任何地方连接到视频会议。 但明智地选择您的位置仍然很重要。

理想情况下，您会找到一个安静、无干扰的地方进行连接。 毕竟，在颠覆性的环境中很难保持生产力。 背景噪音、在你身后走动的人、动物和孩子争夺注意力——它们都是完成工作的障碍。

这意味着要避开繁忙的公共场所，例如咖啡店或拥挤的户外空间。 出错的机会太多了。 另外，它看起来有点不专业。

如果您在家工作，请尝试找一个可以独处的小地方——最好有一扇可以关上的门。 您可能无法阻止您的狗吠叫或门铃响起（因此，将狗引走），但您可以最大限度地减少干扰。

分心越少，每个人都能更好地专注于手头的任务。

制定议程

没有人会从一次出差错的会议中受益。 你知道，那些花费太长时间并且转向不相关主题的人。 当他们最终结束时，感觉是一种解脱而不是成就感。 这在远程环境中似乎特别常见。

这是一点计划可以大有帮助的地方。 通过设置和共享会议议程，参与的每个人都会知道会发生什么。

议程可以非常灵活，如果您不是世界上最有条理的人，这将很有帮助。 您不必分分钟计划事情。 即使是一个大致的大纲和估计的时间框架也可以解决问题。

作为主持人，议程提供了一种简单的方法来保持对话正常进行。 完成特定主题后，您可以浏览一下议程并说：“让我们继续下一个项目。” 这是一个非常宝贵的生产力工具。

利用审核工具

无论您选择哪种会议平台，都可能包含一些用户审核工具。 它们允许您将参与者静音并将“演示者”角色传递给其他人。

负责任地利用这些功能很重要。 你不想用铁腕统治会议。 这更有可能损害协作过程。

尽管如此，它们对于有大量参与者的活动仍然有效。 这可以防止人们互相交谈。 这也是使某人的干扰性麦克风反馈或其他各种噪音静音的一种快速方法。

演示者角色特别方便，因为它允许其他参与者共享他们的屏幕。 它可以帮助他们说明他们的谈话要点并使每个人都在同一页面上。

如果您的会议开始变得免费，则可以使用审核工具来帮助控制事情。 同样，您可以从一开始就使用它们以确保顺利航行。

记录以备日后参考

您是否曾经在参加过面对面的会议后忘记了一些细节？ 即使是最敬业的笔记者也会发生这种情况。

值得庆幸的是，大多数远程会议平台都提供录制功能。 这允许您和其他参与者返回并参考关键信息。

录音对于培训课程特别有用。 有很多信息被抛出，一些概念可能会在洗牌中丢失。 提供视频可为客户提供自助的机会。 它还可以使您免于收到一两封惊慌失措的电子邮件。

还值得注意的是录制行为带来的潜在隐私问题。 虽然某些平台会显示正在录制会议的通知，但宣布这一点仍然是一个好政策。 安全总比后悔好。

充分利用远程会议

远程会议的好处是不可否认的。 它们更适合环境和您繁忙的日程。 但这仍然归结为生产力。

因为这些类型的会议通常比较随意，所以倾向于放松准备和专注。 这导致了分散和长时间的虚拟聚会。 这几乎不是成功的秘诀。

解决方案是将老派的准备与最新技术相结合。 将自己置于无干扰的环境中。 写下可以用来引导与会者走上正确道路的基本议程。 并利用您选择的平台提供的有用工具。

总之，这些步骤将使您的会议保持正常进行，并为您节省大量时间。 这就是 21 世纪的商业运作方式。