如何克服软件产品的数据载入挑战

这篇文章得到了我们在 Flatfile 的亲爱的朋友的大力支持，他们创造了以人为中心的美好体验，以消除人与数据之间的障碍。 谢谢！

愿意为新软件支付高额费用的公司很可能不会从头开始。 他们正在经营一家成熟的企业，拥有完善的和记录在案的流程。 所以，他们有大量的数据可以继承。

因此，推出一款新应用的决定并不是他们掉以轻心的决定。 内部流程需要改变。 让团队采用新的解决方案可能需要时间。 将其与现有系统和外部工具集成可能是一个问题。 哦，是的，还有合规问题需要担心。

这意味着从一开始就提供一流体验的新软件面临着很大的压力。 未能为公司提供一种简单直观的方式来载入他们的数据，您可能会因此预期客户流失率很高。

如果您正在设计的产品需要来自客户的数据才能具有任何价值，那么您需要了解如何构建数据载入流程。

数据入职如何与用户满意度相关联

商业软件本质上只是一个等待填充用户数据的空盒子。 如果没有完美地载入用户数据的能力，该软件基本上就变得毫无用处。

让我们看看当您正确执行数据载入流程时会发生什么。

最终用户利益

如果您可以确定数据入职部分，则期望您的最终用户获得以下好处：

• 他们会对自己的决定更有信心。
  将完整且准确的数据传输到您的软件中后，用户实际上会在注册后立即看到它的价值。 这为他们的决定留下了第二次猜测的空间，从而提高了对产品的整体满意度，并最终为您的业务带来更多收益。
• 您将获得更大的团队支持。
  积极的数据引导体验可以让客户更快地使用您的产品，从而减少他们获得价值所需的时间。 因此，实际上，数据引导为您的客户及其团队如何查看您的应用程序的其余部分奠定了基础。
• 他们将在使用该软件时获得更大的成功。
  由于用户不必担心数据格式化和清理或排除错误缠身的导入过程，因此他们可以从产品及其功能中获得更多收益。

软件开发人员的好处

软件提供商（您和/或您的客户）也可以从中受益：

• 提高用户满意度。
  您的最终用户无需成为技术向导即可弄清楚如何将数据载入您的产品。 当您对此进行轻松处理时，您可以减少客户流失，吸引更多用户并长期留住更多忠实用户。
• 花更少的时间在客户服务上。
  您不必担心必须支持错误的数据载入流程，也不必为用户接管数据格式化和验证等任务。 相反，把你的时间和精力放在与客户建立更好的关系上，而不是一直扑灭大火。
  Tablecloth 的联合创始人兼首席技术官 Kelly Abbott 可以证明这一点：
  

  “我们花在处理文件上的时间减少了 95%。 我们基本上有时都在努力解决这些问题。”

• 对您的产品更有信心。
  当您拥有灵活而强大的数据载入解决方案时，您不必限制用户可以或不可以导入哪些数据。 它不再是限制。
  正如雅培解释的那样：

  “这让我们对我们要求客户提供的数据更加深思熟虑。 我们不再需要避免要求可能需要太多时间来修复的数据。 Flatfile 消除了这个问题，并提高了我们对可以纳入分析的不同类型数据进行试验的意愿。 我们花在修补不同数据类型上的时间越多，我们就越有可能发现在市场上产生额外价值的洞察力。 这对于像我们这样的初创公司来说是必不可少的。”

• 存钱。
  尽管您必须在第三方数据载入解决方案上花钱，但您可以为公司节省时间和金钱，否则将花费在尝试管理定制数据导入器、载入流程和客户关系上。 （例如，Tablecloth 在采用 Flatfile 时节省了数万美元。）

软件产品数据载入的挑战

让我们来看看数据载入中的常见挑战以及 Flatfile Concierge 如何消除它们：

挑战 #1：需要汇总大量数据

在注册新的商业软件时，用户可能希望提前做一些工作，比如填写基本帐户信息、配置设置和添加用户。 您要做的最后一件事是使用数据导入器让他们感到惊讶，这将为他们带来更多工作。

例如，假设您已经构建了一个 CRM。

除非该软件针对初创公司和其他新业务，否则用户将需要携带大量外部数据。 例如：

• 客户、潜在客户、供应商、合作伙伴和团队成员的联系信息；
• 现有客户数据，例如帐户和销售历史；
• 通信历史等前景数据；
• 销售渠道详情；
• 团队和个人的目标和指标。

除非您的 CRM 直接与每个用户以前的 CRM 集成，否则他们将如何转移这些数据？ 复制和粘贴？ CSV 模板？

另外，您必须考虑 CRM 从中获取信息的所有其他来源。 支付网关。 驻留在销售团队驱动器上的电子表格。 已通过电子邮件或传真发送给贵公司的已签署合同。 有很多数据来自不同的地方和不同的人。

修复

Flatfile Concierge 做了很多事情来解决这个问题。

对于初学者，它允许从各种文件类型导入数据：

• CSV,
• 硅通孔，
• XLS,
• XML,
• 和更多。

有了这种灵活性，您的用户就不必担心将数据传输到一种特定的文件类型，然后再清理传输过程中发生的错误。 Flatfile Concierge 可以处理各种文件类型、各种数据类型，并轻松验证所有内容。

要考虑的另一件事是您的软件将如何跟踪和组织每个导入的文件及其相应的数据。

Flatfile 允许您的用户做的是创建协作工作区来放置数据。当团队成员将新数据添加到工作区时，将捕获包含以下内容的记录：

• 上传日期，
• 文件名，
• 提交数据的用户，
• 添加的行数，
• 版本历史，
• 上传错误。

这将使事情井井有条，同时也让每个人都对他们贡献的数据负责。 由于可以从集中式仪表板轻松获得这些信息，因此上传的内容、上传者和时间都不会成为秘密。 导入错误也可以协作修复，无需重新上传电子表格数据。

挑战#2：数据被导入到不同的州

当您让您的软件用户能够将他们的数据传输到您的产品中时，您或软件团队在事先格式化或清理最终用户的数据方面无能为力。 你也不应该这样做。 你的工作是确保客户看到软件的价值； 不要为导入数据而苦恼。

您可以给他们一个电子表格模板，但这需要他们花时间重新格式化所有数据。 您可以将他们指向知识库，但是再次假设您的最终用户愿意做这些额外的工作。

实际上，您的用户会急于进入新软件并开始工作。 他们不会停下来处理这个问题。 这就是软件的工作。

但是，许多数据载入解决方案不能很好地处理凌乱的电子表格。 他们不仅很难识别某些数据是什么（通常是因为数据模型与他们自己的不匹配），而且应用程序拒绝接受某些电子表格列。

即使最终用户没有正确组织或标记他们的数据或教他们的团队如何这样做（或者只是不知道首先要做什么）是最终用户的错，你认为他们最终会责备谁当他们的数据不会导入？

修复

Flatfile Concierge 的导入器由 AI 驱动，这意味着您的软件（和数据导入器）确实可以为您的最终用户完成工作。

使用高级验证逻辑，数据导入器可以确定数据是什么以及它的去向。

虽然 Flatfile 会自动将列和相应的数据与您软件的实际数据字段匹配，但用户有机会在允许它进入系统之前确认是这种情况：

在此之前，您可以在后端做一些工作以确保 Flatfile 知道如何处理您的用户数据：

• 创建目标数据模型，以便 Flatfile 可以导航您的用户可能会尝试导入的复杂电子表格格式和数据类型。
• 创建带有验证规则的模板，以便 Flatfile 的 AI 确切知道如何将所有内容映射出来。
• 对照其他数据库验证导入的数据，以帮助导入者随着时间的推移对数据进行上下文化、验证和清理。

一旦你完成了前期工作，剩下的就很容易了。

大部分工作将由 Flatfile Concierge 完成，它将导入的数据转换为干净且有用的东西。 事实上，由于 Flatfile 的机器学习和模糊匹配系统，大约 95% 的导入列会自动映射到您的软件。

最终用户将有机会查看其数据中包含错误的部分。 如果他们发现任何错误，他们可以修复 Flatfile 中的错误，而不必在电子表格中修复并重新导入。

挑战 #3：获取和跟踪来自多个用户的数据

当厨房里有很多厨师时，有很多事情可能会出错。

数据有时会保存在团队成员的计算机上，或者更糟糕的是，通过电子邮件发送，这对敏感数据来说可能是一个巨大的安全问题。 如果用户无法访问软件平台或发现数据导入器太吓人而无法使用，则可能会发生这种情况。

另一方面，如果数据入职流程错误，它可能会变得像所有人都可以免费使用，人们可以将他们喜欢的任何内容添加到公司的数据中。 虽然数据确实被导入，但没有审查框架，因此公司的数据库中充满了错误和重复条目。

在处理像公司数据这样严重的事情时，您的最终用户需要能够维持秩序、控制和安全——尤其是当您希望您的软件可用时。

修复

Flatfile Concierge 将数据载入流程设计为协作流程。

如您所见，公司管理员可以邀请特定的协作者（即客户）将数据添加到他们的工作区。 但这并不是导入数据的一揽子邀请。

管理员可以创建审批流程。 他们可以：

• 向团队成员索取特定的数据集。
• 控制允许他们将数据导入到哪些工作区。
• 在将批准的数据流入平台之前，审查所有提交的数据。

管理员还可以代表客户导入数据。 Flatfile Concierge 确保数据载入对客户来说绝不是死胡同。

这不仅确保了正确的数据最终出现在软件中，而且受控流意味着数据最终也将变得更干净、更准确。 所有这些，同时为用户提供无缝的数据载入体验。

挑战#4：数据安全始终是一个问题

在 Web 和应用程序开发方面，用户隐私和安全是重中之重。 如果我们的客户和访问者不相信他们的信息不会被窥探（并且不会被出售给广告商），他们将首先停止使用我们的解决方案。

软件也会发生同样的事情——尽管他们需要担心的不仅仅是公司的个人数据。

通常，当公司将数据导入软件（如 CRM 示例）时，他们正在导入客户的私人和敏感数据。 允许它受到损害，你就可以和你的软件告别了。

所以，是的，软件本身需要得到保护。 这是给定的。 但是，您的数据载入过程也是如此。 如果不加以检查，这是一个巨大的漏洞点。

修复

Flatfile Concierge 所做的第一件事是通过提供用户友好的数据载入解决方案来鼓励用户远离通过电子邮件、FTP 和其他不安全平台共享敏感数据。

它所做的第二件事是为用户提供一个经过身份验证且合规的工作区，以将他们的数据导入、验证并将其发布到您的软件中。

以下是 Flatfile Concierge 保护其工作空间的方式：

• 每个协作者通过经过身份验证的邀请进入数据导入器。
• 数据在传输过程中被加密并存储在加密的 Amazon S3 存储桶中。
• 数据载入平台 100% 符合 GDPR。
• Flatfile 符合 HIPAA 和 SOC2 标准，可以根据需要调整其他合规性要求。

此外，一旦数据成功迁移到您的应用程序中，它就会从 Flatfile 中删除。 这样，您只需要担心在您的软件中保护您的数据，而不是在以前的平台上保护它。

包起来

由于数据载入过程不足或容易出错，您、软件提供商及其最终用户将花费太多时间手动清理和验证电子表格。 这也不会只发生在初始用户注册期间。 如果数据导入者不能胜任这项任务，那么每次需要将数据从现有客户上传或传输到平台时，您都将浪费大量时间和资源。

当然，这一切都假设您的进口商甚至可以将用户数据导入软件。 （可悲的是，这种情况发生在太多的定制解决方案中。）

毋庸置疑：您的数据载入过程必须对您的团队和客户完美无缺。 这是保持低用户流失率和高用户满意度的唯一方法。

数据载入是一个非常复杂的处理过程。 省去尝试开发自己的数据载入解决方案的麻烦和尝试解决问题的时间。 借助 Flatfile Concierge 等 AI 驱动的数据导入器，一切都会为您处理好。