使用这些最佳实践简化 Jira 工作流程

已发表: 2022-07-22

Jira 在大约 20 年前由 Atlassian 推出，最初面向软件开发人员，此后已将自己确立为全球敏捷团队的首选项目管理解决方案。尽管它仍然主要由开发团队使用，但 Jira 的灵活功能几乎适用于任何组织中的任何团队。

然而，这种灵活性带来了复杂性的风险：我听到的关于该软件的最常见抱怨之一是其庞大的工作流程难以管理。那么，应该如何创建工作流来提高采用率并保持效率呢？

我在多个行业中使用 Jira 已有 12 年，担任过各种项目管理、业务分析和 Jira 管理员角色。这些 Jira 工作流程最佳实践将帮助您优化设置并最大限度地利用其在组织所有领域的灵活性优势。

如何为任何部门调整 Jira 工作流

从实施标准开发工作流程到设计具有更复杂要求的工作流程，Jira 管理员可以使软件的功能适应其组织的任何部分。如果您需要跟踪 IT 之外的流程，Jira 提供的不仅仅是典型的冲刺板视图。以下是各部门和企业可以提高 Jira 使用率的一些方法：

组织类型	推荐的 Jira 设置	优点
具有跨多个系统的复杂招聘流程的人力资源部门	创建一个使用基于新员工类型的工作流程的招聘委员会，推动人力资源人员通过各种系统来设置每个员工的路径。	绘制不同的招聘路径可以让人力资源人员在第一时间就正确、完整地设置新员工，从而节省入职时间和以后昂贵的更正。
想要管理重复性工作（例如活动）的营销部门	将项目中的每个活动设置为史诗。可以在每个活动开始时上传可重复的任务卡，确保每个活动都以类似方式运行，并采取所有相关流程和行动。	可重复的任务工作流程确保每个活动尽可能高效和全面地运行。此外，Jira 路线图视图可用于提供计划时间线与每个活动的实际状态的实时视图。
具有多个开发组的IT 业务不一定以相同的方式工作（可能是由于最近的收购或团队向不同组织报告）	使用包含多个板和一个通用工作流程的项目，其中每个组都有一个代表他们工作方式的板。看板可以是看板、Scrum 或混合。	团队仍然可以以最适合他们的方式工作，但项目工作会被统一跟踪和报告。这减少了团队仅出于项目或项目群报告目的而更改其流程的压力。
任何定期执行计划任务的组织，例如 KPI 报告或与外部供应商的行动	使用 Jira 自动化根据特定计划创建和管理任务。这些任务可以根据需要在工作流中运行，以确保流程完成。	所有工作都集中在一个地方，团队成员无需依赖日历笔记或后续电子邮件来保持任务按计划进行。

Jira 工作流管理

当针对不同功能使用多个工作流时，管理员可能会发现自己难以管理众多方案。如果管理员最终为每个项目使用不同的工作流程方案，则生成的板几乎无法维护。为避免这种情况，请以有目的的方式构建和维护工作流程。这些是我这样做的三大建议：

1.找到共同点

板上的不同列名不一定需要不同的工作流程来支持每一个。查找项目工作流程、状态和转换之间的共同点。 “进行中”的步骤或状态可以涵盖 IT 的开发步骤、项目管理办公室的需求收集步骤以及营销活动的创建步骤。如果他们可以遵循共同的状态和工作流程，则可以减少要维护的 Jira 项目的数量。这样做还可以减少特定项目错过过渡的可能性。

2.专注于什么

通常，人们为每个有操作的团队成员创建工作流程步骤，这可能会产生一个看起来像意大利面条的工作流程和一个列太窄而无法阅读的板。相反，要关注任务的类型，即“什么”——而不是“谁”或“如何”。那么，您如何管理具有多个本质上相似且几乎同时发生但由不同人员执行的审核和批准步骤的工作流程？使用循环功能、发布功能和自动化等功能，允许项目驻留在审批工作流程步骤中（也可用于开发工作流程中的某些测试步骤），但仍表示多个操作、任务和检查点。

请记住，板列与状态相关，因此 15 个状态需要 15 个列，每个列有一个状态，或者每列有多个状态。如果您的看板视图确实需要 15 个单独的状态，您可能需要创建更复杂的工作流程。但是，如果您的看板视图每列包含多个状态，请考虑简化您的工作流程以匹配列。

3. 尽可能使用数据

Jira 是数据驱动的，因此通常使用数据（而不是工作流步骤）来表示任务的状态更有效。您可以将这些类别中的每一个表示为一个状态，其中每个任务都与特定字段或数据元素相关，而不是将用户故事从需求转换为接受标准。

如果您采用数据驱动的方法，您还可以利用自动化并安排项目在工作完成和记录时在工作流程中移动，而不是等待某人移动卡片。为此可以使用标准字段、自定义字段或标签等数据属性。

例如，为了减少大型开发工作流程中的噪音，所有三个需求状态都可以驻留在单个工作流程需求步骤中。当需求准备好接受标准时，任务所有者添加“需要 AC”标签或检查“准备 AC”的自定义字段，Jira 将自动分配它以进行测试。这以与具有多个步骤相同的方式促进了该过程，但保持了工作流的轻量级。如果您有一个可以支持并发步骤或顺序灵活的工作流程，这一点尤其重要。

两个 Clean Jira 工作流示例

下图详细说明了由可应用于各种场景的状态、转换和解决方案组成的高效且可管理的工作流。

说明 Jira 中强大的业务流程工作流的图表。项目将从打开状态变为进行中，然后变为已取消并返回以再次打开，或者从进行中变为正在审查中。然后，它可以进入拒绝并返回进行中，或从under review到批准然后完成。 — 一般业务流程工作流示例

精益通用审批工作流可用于各种业务任务，如营销提案，以及开发任务的各个部分，如需求。

说明 Jira 中强大的开发工作流程的图表。工作流程从分类开始，然后通过各个步骤，直到它们达到关闭或完成。 — 开发工作流程示例

一个好的开发工作流程可以支持多个板子，并且可以支持多个开发团队以不同的方式工作。同样，它关注的是什么，而不是谁。这一工作流程可以支持多种类型的董事会、组织、项目阶段和业务任务。虽然它可能看起来很复杂，但这主要是由于转换的数量，这对于使用它来有效管理项目的团队来说是必要的。

常见的 Jira 挑战和解决方案

Jira 的灵活性意味着您必须有目的地设置和维护工作流程。您还需要确保在其他方法更适合时不会默认使用工作流。一些常见问题可以通过以下步骤解决：

问题	下一步
我有太多不同类型的工作流程。	绘制所有工作流状态的“超集”，将相似的状态分组。创建一个通用工作流程并将每个工作流程转换为新的工作流程。
我的工作流程很复杂。	花一些时间调查同事，了解他们如何使用看板和相关的看板报告。他们很可能没有使用所有的工作流程步骤，或者没有必要有离散的步骤。首先创建一个复杂工作流程的简化版本，并确保所有相关的报告和流程功能仍然可用。
物品最终丢失或处于错误状态。	如果您有许多不同的工作流程和板，您可能会遇到此问题。首先，您需要查看每个板设置上的所有未映射状态。更新工作流程很容易，但忘记向板列添加新状态。即使有些状态您没有在板上使用，最好将它们放在待办事项中，而不是未映射，这样您在进行更改时就不会失去卡片的可见性。其次，简化工作流程，尽量减少闲置或丢失卡片的发生。
我需要很多工作流程，因为我们在不同的情况下做不同的事情。	查看您的情况并确定它们是基于问题类型还是其他一些数据。您可能仍然有许多工作流，但它们可以在问题类型或其他实体中通用。然后，简化管理它们的方式。例如，您可以为任务问题类型（简单任务、具有测试/批准的任务、具有部署的任务）维护三个工作流，并将它们拉入各种工作流方案，而不是按项目为任务维护 18 个工作流。

依靠这些技术来获得工作流程的成功

许多组织可以找到更多使用 Jira 的机会，但他们的 IT 项目中的工作流已经不堪重负。通过实施这些建议和最佳实践，您可以在不增加管理负担的情况下扩展 Jira 的使用。如果您有在其他组织使用 Jira 的经验，请将其作为灵感，但不要将您的想法局限在您看到它用于特定项目或行业的方式上。记住要找到共同点，关注什么，并尽可能使用数据。这样做将确保您充分利用 Jira 提供的所有灵活性。一旦您组织的所有领域都有效地使用 Jira，就可以更轻松地讨论和实施全球 KPI、流程改进和整个企业的其他计划。