Her Yerden Çalışma Politikası Geliştirmek için Etkili Bir Yatırım Getirisi Çerçevesi

“COVID-19'un neden olduğu tektonik kayma, 'iş' kelimesini bir addan fiile dönüştürdü. Bir yerden bir yere gittik, yaptığımız bir şeye, yer ayırt etmeksizin.” — Joe Brady, CEO - Amerika, The Instant Group

Günümüzde şirketler, mevcut ve müstakbel çalışanlarından daha esnek çalışma düzenlemeleri sağlamak için muazzam bir baskıyla karşı karşıya ve her zamankinden daha fazla seçenek var. COVID-19 pandemisinin neden olduğu uzaktan çalışmaya ani geçiş başlangıçta kaotik olsa da, evden çalışmanın (WFH) çoğu kişinin beklenenden çok daha uygulanabilir olduğu kanıtlandı. Daha önce bu tür politikaları benimsemeyi düşünmemiş olan şirketler ve tüm sektörler, çalışanları çekmek ve elde tutmak için şimdi bunları kalıcı hale getirmeye çalışıyor.

Artık evden çalışmanın önündeki kültürel ve teknolojik engelleri büyük ölçüde aştığımıza göre, bir sonraki mantıksal sınır her yerden çalışmaktır (WFA). Bu özgürlük ve esneklik düzeyi bir zamanlar bir fantezi olarak yazılıyordu. Ancak şimdi, Büyük İstifa ve küresel sınırların yeniden açılmasının arka planında, çalışanlara herhangi bir yerden çalışma seçeneği sunup sunmamak, 2022'de birçok işverenin ve çalışanın aklında ilk sırada yer alacak.

Herhangi bir yerden çalışmanın önündeki ana engeller yasal ve vergi sorunlarıdır. Temel riskler arasında vergi uyumu (çalışanlar ve işverenler için), göçmenlik endişeleri, yerel istihdam yasaları ve veri güvenliği sorunları yer alır. Bu riskler başlangıçta göz korkutucu görünse de yönetilebilirler. Spotify ve Revolut gibi büyük şirketlerin zaten WFA politikaları var. Bu tür politikalar, çalışanlara mutlak özgürlük vermez. Aksine, riskleri en aza indirmek için stratejik sınırlamalar getirirken çalışanlara bir dereceye kadar esneklik sağlamak üzere tasarlanabilirler.

EMEA, APAC ve ABD'de çalıştım ve kendim de dünyayı dolaşan bir uzaktan çalışan olarak önemli miktarda zaman harcadım. Yeminli mali müşavirim ve 150'den fazla yere seyahat etmemi sağlayan küresel çok uluslu şirketlerde üst düzey görevler üstlendim. Birden fazla yargı alanında karmaşık kurumlar vergisi, bireysel vergi ve iş hukuku sorunlarıyla uğraşmanın zorluklarını ilk elden yaşadım.

Ailem ve ben, her yerden çalışmayı hayat değiştiren bir şey olarak bulduk. 5 yaşındaki kızım şimdiden dört ülkede yaşadı ve 20'den fazla ülkeye seyahat etti. Her yerden çalışabilmek, kendimizi farklı kültürlere gerçekten kaptırmamıza ve kısa tatillerde asla yapamayacağımız şekilde tutkularımızın peşinden gitmemize izin verdi. Bu yeni çalışma şekli, kendi şirketimi kurmam için bana ilham verdi: Artık şirketlere ve bireylere WFA'yı nasıl gerçeğe dönüştürecekleri konusunda tavsiyelerde bulunuyorum.

WFA, çok sayıda ülkeden gelen düzenlemeleri içeren yeni ve gelişen bir politika alanı olduğundan, hala cevaplardan daha fazla soru var. Bununla birlikte, işverenler bazı belirsizliklere rağmen ilerlemeyi ve karar vermeyi başarıyorlar. Bir WFA politikası sunmanın risklerini ve ödüllerini değerlendirmenin en basit ve belki de en iyi yolu, kapsamlı bir ROI çerçevesinin merceğinden geçer. Bu tür bir analiz, bir WFA politikası benimsemenin kuruluşunuz için doğru seçim olup olmadığı konusunda bilinçli bir karar vermenize ve risk tolerans seviyeniz için bir politikayı optimize etmenize yardımcı olabilir.

“Evden Çalışma”dan “Her Yerden Çalışma”ya

İşverenlerin, çalışanların yalnızca uzaktan değil, giderek her yerden çalışmalarına izin vermeleri için karşı karşıya kaldıkları artan baskıdan bahsetmiştim. Şunu sorabilirsiniz: Tam olarak fark nedir?

WFH, şirketleri genellikle evlerinin rahatlığında uzaktan çalışmalarına izin veren tam zamanlı çalışanları ifade eder. WFH politikaları tipik olarak bir ülkede kalan ve zamanın bir kısmında veya tamamında “evden” çalışmayı seçebilen işçiler için geçerlidir.

WFA politikaları farklıdır. Çalışanların, genellikle yedi günden fazla, ancak 365'ten az olmak üzere geçici olarak yurt dışında uzaktan çalışmasına izin verir. Bu aralıktaki süreler, birçok ülkede yasal bir gri alana girer. Bu kalışlar, standart iş seyahatlerinden daha uzundur, ancak ikametgahta kalıcı bir değişiklik gerektirmemektedir.

WFA, bazıları için (ben dahil) yeni bir kavram olmasa da, çoğu zaman düzenleyici çatlaklardan kaçan bir şey. Bununla birlikte, artan sayıda insan WFA saflarına katıldıkça, geçici ikametin artan düzenleyici inceleme ve daha sıkı yaptırımlar altına girmesi muhtemeldir. Bu değişen ortam, şirketinizi yasal ve vergi uyumluluğu risklerinden koruyan iyi tasarlanmış bir WFA politikası geliştirmek için daha fazla nedendir.

WFA Politikaları: İşverenler Ne Kazanacak?

Hem somut veriler hem de güçlü anekdotsal kanıtlar, çalışanların uzaktan çalışmasına izin vermenin işverenlere somut faydalar sağlayabileceğini, üst düzey yetenekleri çekmelerine ve elde tutmalarına yardımcı olabileceğini, çalışan memnuniyetini ve üretkenliğini artırdığını ve ofis alanı ihtiyacını ve maliyetini azalttığını gösteriyor. WFA seçeneğini kalıcı olarak sunan işverenler, küresel yetenek havuzuna erişimin ek avantajından yararlanır. Yazılım şirketi GitLab, tamamen uzak bir şirket olmanın sağladığı net faydayı çalışan başına yılda 18.000 ABD Doları olarak tahmin ediyor.

Pandemiden önce bile, önde gelen üniversitelerden yapılan akademik araştırmalar, uzaktan çalışmaya izin verilmesinin çalışan verimliliğini artırabileceğini öne sürdü. Stanford ekonomi profesörü Nicholas Bloom tarafından yürütülen 2013 tarihli bir araştırma, geleneksel ofis çalışmasından evden çalışmaya geçişin çalışan verimliliğinde %13'lük bir artışa yol açtığını buldu. Harvard Üniversitesi ve Northeastern Üniversitesi'nden profesörler tarafından yürütülen müteakip gözlemsel bir araştırma, çalışanların WFH'den WFA'ya geçmesine izin verilmesinin %4,4'lük bir verimlilik artışına daha yol açtığını buldu.

Çalışanlardan gelen mesaj açık ve tutarlıdır: Esnek olmayan çalışma düzenlemeleri, işten ayrılmalarının başlıca nedenlerinden biridir. GoodHire tarafından yakın zamanda yapılan bir ankette, katılımcıların %74'ü mevcut işlerinde kalabilmek için bir tür uzaktan çalışma düzenlemesine ihtiyaç duyacaklarını söyledi.

Giderek artan kanıtlar, birçok işçinin kalıcı olarak uzaktan çalışma seçeneği için maaşlarında kesintiye bile razı olacağını gösteriyor. Tutar kaynağa göre değişmekle birlikte, genel olarak, ankete katılanların çoğu, uzaktan çalışma düzenlemelerini kalıcı hale getirmek için %5 ila %10'luk maaş indirimlerini kabul edeceklerini söylüyor.

WFA Politikalarının Dezavantajları Nelerdir?

WFA'nın yaratabileceği uyum kabusu başta olmak üzere, bir WFA politikası benimsemeye yönelik caydırıcı unsurlar vardır. Buna öncelikle, genellikle daha fazla riske maruz kalan işveren açısından bakacağız. Ancak daimi vergi ikametgahı dışında bir ülkede uzun süreler boyunca uzaktan çalışan çalışanlar da belirli risklerle karşı karşıyadır.

WFA senaryolarında işverenlerin karşılaştığı birincil risk, “daimi işyerini” (PE) tetikleme olasılığıdır. PE, bir işletmenin yabancı bir ülkede, o ülkede vergi yükümlülüğü doğuracak kadar önemli ve devam eden faaliyetlerini tanımlar. Farklı ülkeler ve ilgili vergi anlaşmaları, PE'yi tanımlamak için biraz farklı kriterler kullanabilir, ancak çoğu OECD Model Vergi Sözleşmesi'nin 5. Maddesindeki rehberliğe dayanır.

Bir işletmenin PE'yi tetikleyebilmesinin iki temel yolu vardır: bir ülkede sabit bir iş yeri (fiziksel veya sanal) işletmek ve/veya o ülkede bağımlı bir temsilciye tazmin etmek (genellikle şirket adına sözleşme imzalama yetkisine sahip biri). ). Üst düzey yöneticiler ve satış görevlileri, atama ülkeye ve duruma göre değişse de tipik bağımlı temsilci örnekleridir. Bu nedenlerle, hem bir ülkede yürütülen çalışmanın doğası hem de bu çalışmanın gerçekleştirildiği süre ve düzenlilik derecesi, WFA politikanızı geliştirirken dikkate alınması gereken önemli faktörlerdir.

Diyelim ki şirketinizde üst düzey bir yönetici - önemli stratejik kararlardan sorumlu ve şirket adına sözleşme imzalama yetkisine sahip biri - her yıl yedi ay yurt dışındaki yazlık evinde yaşamak istiyor. Yürütülen çalışmanın doğası, tek bir ülkede harcanan önemli süre ve ziyaretlerin yinelenen doğası ile birleştiğinde, hem “sabit iş yeri” hem de “bağımlı temsilci” testlerinde başarısız olarak PE'yi tetikleyecektir.

Yabancı bir ülke, şirketinizin orada bir işyerine sahip olduğunu düşünürse, çok daha yüksek bir kurumlar vergisi faturasına maruz kalma riskiniz vardır. Öte yandan, Karayip adasındaki bir Airbnb'den yılda bir ay çalışan küçük bir yazılım geliştiricisinin PE'yi tetiklemesi olası değildir.

PE, çalışanların WFA'ya girmesine izin verirken en fazla finansal riski taşır, ancak tek risk bu değildir. Diğer önemli riskleri aşağıdaki tabloda özetledim.

En önemli riskleri azaltırken potansiyel faydaları en üst düzeye çıkaracak şekilde şirketinizin WFA politikasını nasıl geliştirebilir ve optimize edebilirsiniz? Bir ROI çerçevesi ile.

WFA Politikaları için bir ROI Çerçevesi

Yatırımcıların bir yatırımın getirisini hesaplamasıyla aynı şekilde, şirketler de genellikle stratejik bir iş kararının getirisini maliyetine göre tahmin etmeye (veya gerçekte ölçmeye) çalışır. Bir ROI çerçevesi, bir WFA politikası geliştirirken veya politika seçeneklerini karşılaştırırken yardımcı bir araç olabilir. İlgili maliyetlere veya faydalara somut sayısal değerler atamak imkansız olacağından, girdiler şüphesiz kesin olmayacaktır. Ne olursa olsun, bu teorik çerçeve, faydaları artırarak veya maliyetleri azaltarak yatırım getirinizi en üst düzeye çıkarmak için politikanızın çeşitli yönlerinin nasıl değiştirilebileceğini görmenize yardımcı olabilir .

Bizim amaçlarımız için, denklemin "maliyet" tarafı, bir WFA politikasının uygulanmasının ek idari harcamalarının yanı sıra aşağıdaki grafikte listelenen birincil risklerin her birinin "maliyetini" hesaba katmalıdır. Herhangi bir riskin maliyetini, olumsuz sonucun ortaya çıkma olasılığını, maruz kalınacak cezanın maliyetiyle çarparak tahmin edebilirsiniz.

Örneğin, yılda 30 gün için bir WFA politikası önermek, herhangi bir çalışanın yabancı bir ülkede PE'yi tetikleme olasılığı son derece düşüktür. PE'nin ceza maliyeti yüksek olmasına rağmen, bu senaryoda bu maliyete maruz kalma olasılığı ihmal edilebilir, bu nedenle bu politikayı sunmak şirketinizi oldukça güvenli bir konumda bırakır.

Tersine, satış gibi yüksek riskli bir role sahip birinin yılın yarısından fazlasını, şirkete milyonlara mal olabilecek bir daimi kuruluş oluşturma riskinin önemli olduğu bir ülkede geçirmesine izin vermek, kabul edilemez bir risk olabilir. Bu durumda, herhangi bir yerden çalışmalarına izin vermek için bir iş gerekçesi oluşturmak zor olurdu.

(Önceki tabloda, bir çalışanı değiştirmenin tahmini maliyeti Gallup'tan gelmektedir ve çalışan tercihlerine ilişkin bazı anketler Goodhire, Owl Labs ve Vidyard tarafından yapılmıştır.)

Potansiyel WFA politikalarını geliştirip karşılaştırırken dört temel soruyu göz önünde bulundurun. Yanıtlar, belirli bir politika seçeneğinin yatırım getirisini doğrudan etkileyecek ve faydaları en üst düzeye çıkararak ve riskleri en aza indirerek politikanızı optimize etmenize olanak tanıyacaktır.

1. WFA, şirketiniz için uygun bir seçenek mi?

Tüm işler uzaktan iyi yapılamaz. Bu açık görünebilir, ancak her zaman düşündüğünüz kadar net değildir. Çalışanlar farklı saat dilimlerinde çalışıyorsa WFA, sorunları daha da karmaşık hale getirebilir. Bununla birlikte, pandemi boyunca, bir zamanlar işletmelerinin uzaktan veya eşzamansız olarak çalışamayacağını düşünen birçok iş lideri, aslında yapabileceklerini keşfetti.

Ve hatta otomotiv fabrikaları gibi sabit programlara ve fiziksel bir mevcudiyet gerektiren endüstrilerde bile daha bağımsız çalışabilen departmanlar (finansal, hukuk, İK) olabilir. Bir WFA politikasını benimsemeyi ciddi olarak düşünmeden önce, şirketiniz için asenkron uzaktan çalışmanın mümkün olup olmayacağını ve daha düşük üretkenlikle sonuçlanma olasılığının ne olduğunu kendinize sorun. Bunu bir bütün olarak iş için olduğu kadar bireysel departmanlar ve roller açısından da düşünün.

Bazı durumlarda sektöre özel düzenlemeler, çalışanların çalışabileceği yerlerde sınırlayıcı bir faktör olabilir. Örneğin, belirli türdeki finansal kuruluşlar yüksek düzeyde düzenlemelere tabidir ve eyalet ve ülke sınırları arasında iş yapmak için belirli lisans gereksinimlerine uymaları gerekebilir. Diğer durumlarda, uzaktan çalışma mümkün olabilir, ancak daha az verimli olabilir. Asenkron çalışma, özellikle iletişimle ilgili olarak belirli zorluklar doğurur; ancak, çalışmanın günün her saatinde devam etmesine izin vererek verimliliği de artırabilir. McKinsey & Company, hangi endüstrilerin uzaktan çalışma için en uygun olduğunu belirledi.

2. Belirli bir yılda kaç gün WFA'ya izin vermelisiniz?

Çalışanların yılda herhangi bir yerden çalışmasına izin verdiğiniz gün sayısı iki faktörün bir fonksiyonu olmalıdır.

İlk olarak, Soru 1'de tartışıldığı gibi, uzun süreli uzaktan çalışmanın üretkenliği olumsuz etkileyip etkilemeyeceğini düşünün. Örneğin, yazılım geliştirme gibi teknoloji sektöründeki birçok iş nispeten bağımsızdır ve genellikle uzaktan gerçekleştirilir. WFA'nın herhangi bir süre için nasıl sorun yaratacağını görmek zor. Bununla birlikte, yüksek düzeyde işbirliği gerektiren diğer sektörlerde veya rollerde, zaman zaman ofis dışında bir veya iki ay çalışmak işe yarayabilir, ancak daha uzun süreler ideal olmayabilir.

İkincisi, dış düzenlemeleri düşünün. Birçok vize ve göçmenlik kuralı, standart zaman dilimlerine (örneğin, 30, 90 veya 183 gün) dayanmaktadır. Örneğin, Amerikan vatandaşlarının belirli bir ülkede geleneksel turist vizesi kapsamında 90 güne kadar kalmalarına genellikle izin verilir. ABD merkezli bir şirket için yurt dışından uzaktan çalışma yürütmenin (yerel pazarda etkileşim içermeyen bir çalışma) bu zaman dilimi içinde PE'yi tetikleme konusunda ciddi bir risk oluşturması pek olası değildir.

Bugüne kadar büyük şirketler tarafından benimsenen WFA politikalarının çoğunun yılda bir ila üç ay arasında değişmesi tesadüf değildir. Shopify çalışanlarının yılda üç ay WFA kullanmasına izin verilir, Revolut iki aylık WFA sunarken American Express bir ay izin verir. Herhangi bir WFA politikası için, daha kısa bir süre, çeşitli kilit risklerin olasılığını düşürür: PE'yi tetiklemek, göçmenlik kurallarına aykırı hareket etmek ve yerel istihdam yasasına tabi olmak.

3. Hangi ülkeleri dahil edeceksiniz veya hariç tutacaksınız?

Bu soruya üç yoldan biriyle yaklaşabilirsiniz: önceden onaylanmış bir ülke listesi, yasaklı ülkeler listesi veya ikisinin birleşimi. (Jeopolitik veya güvenlik nedenleriyle çoğu şirket en az birkaç ülkeyi yasaklar.)

Politikanıza hangi ülkeleri dahil edeceğinizi belirlerken, genel risk düzeyinin yanı sıra her bir konum için hangi risklerin özellikle alakalı olduğunu göz önünde bulundurun. Örneğin ABD ve Birleşik Krallık, bu alanda en katı düzenlemelerden bazılarına sahiptir: Sınırda 30 günlük kalışlar bile vergi sorunlarını gündeme getirme potansiyeline sahiptir. Buna karşılık ve özellikle pandemi sürecinde, bazı ülkeler açık bir şekilde uzaktan çalışanları çekmek amacıyla politikalar uygulamaya koydu. Ekonomileri daha önce büyük ölçüde turizme dayanan birçok ülke, nispeten yüksek kazançlı uzaktan çalışanları ve getirdikleri isteğe bağlı harcamaları çekmek için uzaktan çalışma vizesi programları sunmaya yönelik hesaplı bir karar aldı.

4. Performans yönetim sisteminizi WFA politikanıza dinamik olarak bağlamalı mısınız?

Verilerin çoğu, ister WFH ister WFA tarafından olsun, çalışan esnekliğinin genişletilmesinin verimliliğin artmasıyla sonuçlandığını öne sürse de, bu avantajı artırmanın yolları vardır. Tıpkı işverenlerin geçmişte performansa dayalı ikramiyeler sunması veya belirli bir süre şirkette kalanlara ücretli izinler vermesi gibi, çalışanların herhangi bir yerden çalışmasına izin vermek, performans veya elde tutma ile bağlantılı bir teşvik avantajı olarak kullanılabilir.

Kuruluşunuz için Doğru WFA Politikası Nedir?

Hiçbir şey risksiz değildir. Bir yandan, bir WFA politikası benimsemek, şirketinizi bir dizi uyum riskine maruz bırakabilir. Öte yandan, uluslararası uzaktan çalışma konusunda en azından biraz esneklik sağlayamamak, sizi en iyi yeteneklerinizden bazılarını kaybetme riskine sokar. Bir işveren ne yapmalı?

Umudum, ROI çerçevesinin size bir WFA politikasını benimsemenin potansiyel maliyetleri ve faydaları hakkında temel bir anlayış sunmasıdır. Ayrıca, farklı politika seçeneklerini karşılaştırmanıza ve WFA politikanızın belirli bileşenlerini ayarlamanın yatırım getirisini nasıl etkileyebileceğini görmenize yardımcı olmalıdır.

Bununla birlikte, bazı risk alanları karmaşıktır. Ülkelere göre değişiklik gösterirler ve düzenleyiciler giderek artan jeomobil küresel işgücüne uyum sağlamaya çalıştıkça sürekli olarak gelişmektedir. Bu temel çerçeve, şirketiniz için nispeten düşük riskli bir WFA politikası geliştirmenize yardımcı olsa da, daha kapsamlı bir politika düşünüyorsanız, profesyonel tavsiye almaya değer olabilir.