Haftalık Tasarım Toplantılarından Nasıl Yararlanılır?

Bunlar, bir tasarım ekibi gözümün önünde hızla büyümeye başladığında kafamda beliren sorulardı. Bir ekip lideri olarak, yeni bir zorlukla karşı karşıya kaldım: ekibimin gelişimini kolaylaştırmak için ekibimin iletişiminde yeterince tekrar olduğundan emin olmak. Haftalık tasarım toplantılarına girin.

SmashingMag'de Daha Fazla Okuma :

• Daha İyi Bir Kolaylaştırıcı Olmak
• Yaratıcı Diyalog Nasıl Kolaylaştırılır
• BT Projelerinde Etkili İletişim Nasıl Yapılır?
• Duvarda Çalışmak: Çalışma Duvarları Yaratıcı İçgörünün Kilidini Nasıl Açar?

Sorun

IDEO.org'un Tasarım Kitini eğitim planımızın bir parçası olarak alırken, kurs bizi (tasarım ekibini) gerçek dünyadaki tasarım sorunlarını tartışmak ve çözmek için her hafta bir araya gelmeye teşvik etti. Kursu bitirdikten sonra, günlük stand-up'lardan ve diğer ekiplerle Pazartesi sabahı toplantılardan oluşan eski basit alışkanlıklarımıza geri döndük. Ancak işin komik yanı şu: Tasarım ekibi, özellikle ekip iki ofis konumu arasında bölünmüş olduğu için, belirli konularla tanışma ve onlarla etkileşim kurma ihtiyacını hissetmeye devam etti. Bunu akılda tutarak, neden dahili bir haftalık tasarım toplantısı fikrinin peşinden koşmayalım diye düşündük.

Biçim

Etrafımızda toplandık ve ihtiyaçlarımıza uygun bir yapı bulmaya çalıştık. Ekibi bağlı tutmanın, mevcut görevlerimizin ilerlemesini paylaşmanın, olası engelleri önlemenin, sorunları çözmenin, ortak ilgi alanlarını tartışmanın ve becerilerimizi geliştirmenin bir yolunu arıyorduk. Birkaç beyin fırtınası seansından sonra, dört tasarımcıdan oluşan küçük ekibimiz için doğru gelen bir saatlik bir format bulduk. Hatta toplantıya bir takma ad bile verdik: Tasarım Kiosk.

Yapı

Özetle, Tasarım Kiosk şunlardan oluşur:

• Mevcut görevlerimizi ve şirketin hedefleri ve kilit sonuçları (OKR) için en önemli önceliklerimizi gözden geçirmek için 10 dakika;
• Okuduğumuz en son makaleleri, bulduğumuz bağlantıları ve keşfettiğimiz diğer faydalı kaynakları paylaşmak için 15 dakika (her üye için en fazla üç);
• Geçen hafta öğrendiğimiz hızlı bir tasarım ipucunu paylaşmak için 5 dakika (Photoshop, Sketch veya diğer); örneğin, bir Photoshop panelinde "Alt" düğmesine basmak, "Sıfırla" düğmesini görüntüler - Yipee! ;
• Tartışılacak ana konu için 25 dakika (bu, en son tasarım trendlerini nasıl benimseyeceğimizi veya sunum becerilerimizi nasıl geliştireceğimizi veya ajansımızın web sitesi için stil rehberini nasıl düzenleyeceğinizi içerebilir);
• İşleri toparlamak, yapılması gerekenleri net bir şekilde yazmak ve gelecek haftanın ana konusuna karar vermek için 5 dakika.

Elektronik Tablo Şablonu

Tartışılan ve paylaşılan her şeyi saklamak ve takip etmek için yapının üstünde bir elektronik tablo şablonu oluşturduk. Bir kaynağı kontrol etmek veya karar verilenleri gözden geçirmek istediğimizde geri döndüğümüz, pratik olarak kendi toplantı günlüğümüzdür. Odağınızı kaybetmemek ve her şeyin doğru yönde ilerlemesini sağlamak için harika bir araçtır. Şablon, her hafta için sayfalar halinde düzenlenir ve Tasarım Kioskunun yapısını takip eder. Şablonu kendiniz kontrol edebilir ve toplantı notlarının bir örneğini görebilirsiniz.

Nasıl çalışır

Çalışmak için bir yapıya ve şablona sahip olmak yeterli değildir. Toplantıların düzgün bir şekilde gelişmesi için birkaç temel kural belirledik. Bir toplantının gerçekte nasıl gittiği aşağıda açıklanmıştır:

1. Tüm üyelerin katılması zorunludur.
2. Toplantı bir Cuma günü - bu, önümüzdeki hafta neler olacağını gözlemlememize izin veriyor.
3. Her toplantının, şablonun hazırlanmasından ve ana konunun gündeminin oluşturulmasından sorumlu farklı bir koordinatörü vardır. Bu kişi, herkesin o haftanın şablonunu görevlerinin durumları ve önerilen kaynaklarıyla doldurmasını sağlar.
4. Görevlendirilen tüm toplantıyı koordine eder ve listedeki her bir öğeyi gözden geçirir.
5. Koordinatör, yolda kalmamızı ve ana konudan sapmamamızı sağlar. Meslektaşlarını katılmaya ve fikirlerini ifade etmeye teşvik etmekten sorumludurlar.
6. Toplantı boyunca, koordinatör notlar alır ve alınması gereken acil eylemlerin bir listesini yapar.
7. Toplantı sonunda önümüzdeki hafta için yeni bir konu ve koordinatör belirlenir.
8. Süreç kendini tekrar eder.

Bu ekip arkadaşları arasında koordinatör değiştirme süreci çeşitlilik sağlar ve her üyeyi dahil ederken her toplantıya benzersiz bir tat katar.

10 Toplantı Sonrası

Sonuçlar

İlk 10 toplantıya baktığımızda, 100'den fazla kaynağı inceledik ve 2 ana tasarım zorluğunun üstesinden geldik.

İlk zorluk, UI tasarımı söz konusu olduğunda her birimizin kendi rahatlık alanımız olduğunu - en başından beri aynı güvenli kalıpları ve davranışları kullanarak - kabul etmekti. Bununla başa çıkmak için, her birimizin mevcut trendleri kullanarak belirli akıllı cihazlar (IoT) için UI'ler oluşturmamız gereken görevler almaya karar verdik. İkinci zorluk, takım olarak ve bireysel olarak sunum becerilerimizi geliştirmekti. Birçok konferansa, buluşmaya ve satış konuşmasına katılıyoruz, bu nedenle herkes konuşmalarını, vakalarını ve jestlerini pratik yapmalıdır. Bunu yapmak için, o ana 25 dakika atış becerilerimizi geliştirmek için ayrıldı. Bu iki zorluğa odaklanmak ilham verici bir hareketti - sonraki etkinliklerde ve satış konuşmalarında sunduğumuz her slayt veya konsept turunda iyileştirmeler açıkça görülüyordu. Sadece takıma değil, şirkete de fayda sağladığını kanıtladı.

Ayrıca içerik ekibimiz toplantı modelini (ihtiyaçlarına göre ayarlayarak) benimsedi, geliştirme ekibi ise modelimizden esinlenerek kendi formatını oluşturdu.

Akıllı Bir Örnek

Biraz geri saralım ve bu tür toplantılar aracılığıyla UI tasarımındaki konfor alanımızdan nasıl çıkmaya başladığımıza dair ayrıntılara geçelim.

İlk olarak, UI ve web tasarımındaki ana görsel trendleri (parlak renkler ve pürüzsüz gradyanlar, cesur tipografi, ince gölgeler ve bulanıklıklar, UI kartları ve özel ızgaralardan konuşma arayüzleri, video ve VR'ye) tartıştığımız bir toplantı düzenledik. ve AR deneyimleri - sadece birkaçını saymak gerekirse).

Bir sonraki toplantı için birkaç görev belirledik. Her birimizin bir "akıllı cihaz" seçmesi ve hayali bir uygulama arayüzünün ekranını oluşturması gerekiyordu. Akıllı çöp kutusu, akıllı buzdolabı ve akıllı paspas ile gittik. Her birimiz kavramlardan biriyle bireysel olarak çalışmayı seçtik. Bu öneriler, delirmemize ve yeni kalıpları ve eğilimleri özgürce keşfetmemize izin verdi. Sonraki hafta sadece 25 dakikada konseptlerimizi sunduk ve birbirimize geri bildirimde bulunduk (çünkü bu haftanın ana konusuydu).

Bir takım ödevler yeterli değildi. Ertesi ay, akıllı ürünler için bu sefer kızartma tavası, kapı zili, vizör ve biyometrik tarayıcı için başka bir kullanıcı arabirimi grubu oluşturduk.

Bu uygulamaların ekip için faydalı olduğunu fark ederek, UI kavramları için ayda bir toplantı ve sunum provaları için bir toplantı yapmamız gerektiğine karar verdik.

Zorluklar

Bu 10'dan fazla toplantı sırasında birkaç zorluk ve değişiklikle karşılaştık.

Yeni başlayanlar için, ev ödevi söz konusu olduğunda, herkes görevini bitirene kadar bir daha görüşmeyiz. Sırf “zamanımız olmadı” diye bir toplantıyı atlamak rahat. Ayrıca, herkesin toplantılara katılması çok önemlidir (insanların tatilde olduğu zamanlar hariç - sonuçta biz sadece insanız). Ve bizi yeniden planlamaya zorlayan öngörülemeyen ajans yaşamını da unutmayalım.

“Tasarım ipucu” bölümünü biraz zorlama gibi geldiği için kaldırdık ve sırf eklenmek için ipuçları eklenmeye başlandı. Bu nedenle, paylaşacak bir şeyimiz varsa, bağlantıları ve kaynakları listelerken yapmaya karar verdik, böylece ana konuya daha fazla zaman ayırdık.

İlk başta, sadece üç meslektaş katıldı. Şimdi, daha fazla üyenin katılımıyla (kariyer değiştirebilmesi için UX tasarımını öğrenen bir meslektaş dahil), toplantılara fazladan zaman eklemeyi düşünüyoruz.

Son düşünceler

Bu toplantılar sırasında ne kadar çok keşfettiğimize ve keşfettiğimize dönüp baktığımızda, onlardan vazgeçmek gibi bir planımız yok. Ekip heyecanlı ve geri dönüp bir şeyleri değiştirecek olsaydık, kendimizi daha erken organize etmiş olurduk. Toplantılar ekibin iletişim kurmasına, işbirliği yapmasına ve büyümesine yardımcı olur. Bir ekibin parçasıysanız, denemenizi ve şablon formülünü grubunuzun ihtiyaçlarına göre uyarlamanızı tavsiye ederim.