Kinder Tools: Akıl Sağlığı için Kurumsal UX Tasarımını İyileştirme

İngiltere'ye taşındıktan birkaç yıl sonra, Güney Afrika Gelir İdaresi, on yıldan beri -benim haberim olmadan- tahakkuk eden vergiler ve ağır ceza ücretleri için bana bir "nihai talep" e-postası gönderdi.

Ben vicdanlı bir insanım, bu yüzden bu fatura bir şoktu. Gelir sitesinin vergi beyannamelerini doldurmayı ve anlaşmazlıkları artırmayı kolaylaştırdığını iddia eden yeni self servis portalına hemen giriş yaptım.

Kolay değildi.

Navigasyon düz ve şaşırtıcıydı; önemli eylemler gömüldü ve sayfalarda öncelik verilmedi. Önemli bilgiler, kapatıldıktan sonra bulunması imkansız olan uyarı modelleri olarak ortaya çıktı. "Yardım e-dosyalama alın" eylem çağrısı, hiçbir aracının bulunmadığını söyleyen bir sayfaya açılan sahte bir kapıydı.

Kullanıcı merkezli siteler, uygulamalar ve sistemler oluşturma konusunda 15 yıldan fazla deneyime sahip bir UX/UI tasarımcısı olarak dehşete düştüm. Ayrıca DEHB, anksiyete ve depresyonum var; ve nöro-diverjan beyni ve bu zihinsel sağlık koşullarına sahip bir kişi olarak, kullanılamayan web sitesi zaten stresli bir durumda artan ajitasyon, ruminasyon ve paniği tetikledi.

Dünya çapında yaklaşık bir milyar insan bir akıl sağlığı bozukluğu ile yaşıyor ve yüz milyonlarcasında DEHB var. 2021'de, ruh sağlığı sorunları Birleşik Krallık'ta işe devamsızlığın önde gelen nedeniydi ve işverenin 43 milyar sterline (57 milyar dolar) varan zarara yol açtı.

UX tasarımının ruh sağlığı üzerindeki etkisine ilişkin araştırmalar henüz başlangıç ​​aşamasındadır, ancak iyi tasarım erişilebilirdir ve çok sayıda temel çizgiyi barındırır. Kafa karıştırıcı bir UX, benim için olduğu gibi kaygıyı tetikleyebilir; tekrarlayan görevler depresyonu şiddetlendirebilir; dikkat bozukluğu olan biri için çığ gibi gelen uyarılar verimli bir iş gününü raydan çıkarabilir.

Akıl Sağlığı için UX Tasarımını Geliştirme

Akıl sağlığı bozukluklarıyla mücadele eden işçiler için, kötü tasarlanmış kurumsal ürünlerin talepleri semptomları kötüleştirebilir. Tasarımcılar, bilgi çalışmasına özgü birkaç sorunlu noktayı geliştirerek yardımcı olabilir. Önerilen bu UX çözümlerinin çoğu, mevcut teknolojiyi temel alır veya yeterince kullanılmayan özelliklerin kullanılabilirliğini genişletir. Diğerleri makine öğrenimindeki gelişmelere güveniyor.

İş Akışı Yönetimini Kolaylaştırın

Araştırmacılar, işteki kronik can sıkıntısını depresyonla ilişkilendirdi ve tekrarlayan, önemsiz görevler boşa harcanan zaman etrafında hayal kırıklığı ve endişeyi tetikleyebilir. Tekrarlayan görevler için ofis otomasyonunu artırmak ve makine öğrenimi yoluyla ileriye dönük tasarımı birleştirmek, çalışanları bu kötü etkilerden kurtarmaya yardımcı olabilir ve kendilerini yaratıcı problem çözmeye uygulamalarına izin verebilir.

Toplu düzenleme seçenekleri oluşturun. Jira, GitHub ve Excel gibi araçlarda yaptığımız şeylerin çoğu, daha önce tamamlanmış çalışmaların varyasyonlarıdır. Örneğin tablolar, kurumsal uygulamalarda her yerde bulunur, ancak içeriği toplu olarak filtreleyebilmek, seçebilmek, çoğaltabilmek ve yönetebilmek genellikle tablo düzeyinde eksiktir.

Akıllı şablonlar sunun. Jira gibi iş akışı uygulamalarında kendi şablonlarını oluşturmayı tercih eden proje yöneticileri tanıyorum. Bu durumlarda, makine öğrenimi etkin şablonlar, kullanıcının iş akışı geçmişine dayalı olarak eylemler ve biçimler önererek kısayollar sunabilir.

İletişim Engellerini Kaldırın

Kültürel ve dil sınırları arasında uzaktan işbirliği, COVID-19 pandemisinin başlangıcından bu yana daha yaygın hale geldi. Bunu kolaylaştırmak için çok sayıda sanal iletişim ve işbirliği aracı mevcuttur, ancak görsel/işitsel gecikmeler, beden dili ve göz temasının olmaması ve uygulama bildirimleri, zihinsel sağlık bozukluğu olmayan kişilerde bile kaygıyı artırabilir ve üretkenliği azaltabilir. Kurumsal iletişim araçlarını birkaç temel yolla geliştirmek yardımcı olabilir.

Sadece dili değil, bağlamı da çevirin. Çeviri son on yılda çok yol kat etti, ancak yüksek bağlamlı diller için birden fazla potansiyel anlam sunmak ve her bir çevirinin güven düzeyini belirtmek, Microsoft Teams'in anlık mesajlaşma platformu gibi sohbet uygulamalarını kullanırken anadili olmayan konuşmacıların rahatsızlığını giderecektir. İdeal olarak, bu özellikler aynı zamanda gerçek çevirisi olmayan ve yanlış anlama riskleri oluşturan yaygın deyimleri de işaretler.

Kesintileri azaltın. Jira ve diğer ürün yönetimi araçları, tonlarca bildirim e-postası üretmeleriyle ünlüdür. Ancak bu bildirimleri sessize almak önemli gelişmeleri kaçırmak anlamına gelebilir. Gelecekte araçlar, konuşmanın hacmine, anormalliklere (patronunuzun bir konuya atlaması gibi) ve anahtar kelimelere dayalı olarak uyarılar gönderecek şekilde programlanabilir.

Örneğin Slack'teki tasarımcılar, önem sırasına göre her seferinde bir mesaj gösterecek bir AI sistemi üzerinde çalışıyorlar. Bunun gibi bilgileri öncelik sırasına koyan araçlar, kullanıcıları bunaltmadan bilgilendirmeye yardımcı olabilir.

Videonun eksikliklerini telafi edin. Görüntülü aramalar artık çoğu bilgi çalışanı için her zamanki gibi iş yapıyor. Ancak "Yakınlaştırma kaygısı" olan kullanıcılar, teknik aksiliklerin kendilerini yetersiz göstermesinden korkuyor. Uygulamalar, başka bir kullanıcı bağlantı sorunları yaşadığında katılımcıları bir rozet veya sohbet mesajıyla otomatik olarak bilgilendirerek aksaklıkları normalleştirebilir ve kişisellikten arındırabilir.

Alçak sesle konuşan kullanıcılar için ses düzeyini otomatik olarak artırmak ve kazayla kesintiye uğramamak için bir konuşmacı bitene kadar diğer katılımcıların sesini kapatmak da iş arkadaşlarının güvenini artırabilir. Başka bir akıllı ince ayar: Varsayılan olarak, kendi görüntünüzü gizlemek. Tüm bir toplantı için kendi imajını görmek, insanların görünüşlerine odaklanmasına ve endişe duymasına neden olabilir - araştırmacıların “Zoom dismorfisi” olarak adlandırdıkları bir fenomen.

Eğitim Kaynaklarını Yükseltme

Depresyonu olan insanlar, beceriksiz UX mimarisine tepki olarak alevlenebilen, kendilerini suçlamaya eğilimlidir. Çok fazla kurumsal ürün, temel özellikleri veya güncellemeleri iletmek için geç izlenecek yollara veya eksik yardım kılavuzlarına güvenir. (İnternet, Microsoft Word ve Jira gibi araçlardaki temel işlevlerin nasıl tamamlanacağına ilişkin öğreticilerle doludur.) Bunun yerine, ürün tasarımcıları sağlam ve çeşitli eğitim ve destek seçenekleri sunmaya çalışmalıdır.

İlk kullanımda kapsamlı izlenecek yollar sağlayın. Kullanıcıları işe alım sırasında ilk görevlerinde yönlendirmek, onları temel özelliklerle hızlı bir şekilde tanıştıracaktır. Mümkün olduğunca video klipler, animasyonlar ve resimler kullanın. İnsanlar mecbur kalmadıkça okumazlar ama hareket dikkatlerini çeker.

Müşteri desteği için gerçek kişileri kullanın. Büyük bir güncelleme yayınladığınızda veya kullanıcı iş akışını etkileyen değişiklikler yaptığınızda, insan desteğinizi artırın, çünkü bu olaylar karışıklığa neden olma olasılığı en yüksek olan olaylardır. Bu karışıklığı ne kadar erken çözerseniz, endişe yaratma olasılığı o kadar az olur. Chatbotlar triyajda mükemmel olabilir, ancak talep üzerine veya tatmin edici bir cevap veremedikleri zaman, kullanıcıları her zaman canlı temsilcilerle hemen bağlamalıdırlar. Canlı müşteri desteği pahalıdır, ancak chatbot döngülerine takılmak, kullanıcıların daha endişeli ve izole hissetmelerine neden olabilir.

Mini öğreticileri entegre edin. Deneyimli kullanıcılar için özellik güncellemeleri iş akışlarını bozabilir ve açıklayıcı videoları veya izlenecek yolları yoğun bir iş gününe sığdırmak zordur. Bunun yerine, bir kullanıcı güncellemeyle ilgili bir eylemi gerçekleştirmeye çalıştığında tetiklenen mini öğreticiler eklemeyi deneyin. Örneğin, bir kullanıcı bir proje açtığında yeni araç konumlarını vurgulayın.

Tüm eğiticilerin bir yardım merkezinde kolayca bulunabildiğinden emin olun. Bir pop-up'ı reddetmek ve daha sonra bunun bir güncelleme hakkında bilgi edinmek için tek şansınız olduğunu anlamak sinir bozucu.

Odaklanmayı ve Verimliliği Artırın

Daha iyi UX, darboğazları azaltabilir ve özerklik duygularını artırarak işi daha verimli hale getirebilir ve stresi azaltabilir.

Mikro yakalamalar için araçları entegre edin. Takvimler genellikle stand-up toplantıları, incelemeler ve özetlerle doldurulur. Çalışanların bunun yerine gerektiğinde bir proje veya belge içinde toplantı talep edip edemeyeceğini hayal edin. (Slack, Figma ve Miro, entegre işbirliği araçlarından büyük ölçüde yararlanır.) Bu, kullanıcıların yardım istemesini sağlar, planlanmış toplantıları kısaltır ve can sıkıntısını ve stresi azaltır.

Odaklanmayı ve kesinti süresini teşvik edin. E-posta dahil tüm araçlar, önceden tanımlanmış konsantrasyon veya rahatlama dönemlerinde iletişimi sessize alma özelliğini içermelidir. İdeal olarak, bu araçlar bir kullanıcının çalışma saatlerine yanıt verir (aracın içinde ayarlanır veya bir çalışma takviminden alınır) ve egzersiz ve yemek için molalar önerir. Bir kullanıcının o haftaki fazla mesai saatlerini gösteren bir grafik gibi son etkinliklerine ilişkin istatistikler, öz bakımı destekleyen sağlık verileriyle birleştiğinde, daha sağlıklı çalışma alışkanlıklarını teşvik edebilir.

Kullanıcıların zaman kaybetmelerini önlemek için kurumsal araçlar, kullanıcıları oturumu kapatmaya teşvik etmek için çalışma saatlerinin sonunu bir kutlama mesajı veya kısa bir gri tonlamalı kullanıcı arayüzüne geçiş ile işaretleyebilir.

Mikro yönetimden vazgeçin. Yöneticiler, çalışanların çalışmalarını izlemek veya müdahale etmek için işbirliği özelliklerini kullanabilir. Örneğin, bazı Figma kullanıcıları, yöneticilerin ve yöneticilerin çalışmalarını izlemek için çok oyunculu modu kullandığını ve bunun da endişe ve kızgınlık beslediğini bildiriyor. Kullanıcıların iyi düşünmek ve hatalar konusunda rahat olmak için mahremiyete ihtiyacı vardır. Bu, paydaş incelemesi talep edene kadar projelerini kilitlemek ve yöneticilerin "casusluk" yerine başvurabilecekleri veya güncellemeler için çalışanlara mesaj göndermek yerine başvurabilecekleri bir ilerleme kontrol listesi paylaşmak anlamına gelebilir.

Darboğazları yerinde çözün. Çalışanların, acil bir sorunu yönetici kuyruğunun en üstüne taşıyacak aktif projeler için bir özellik olan bir "toplanma" talep etmesine izin verin. Bu, sorunları daha hızlı çözecek ve aynı zamanda mikro yönetime yatkın patronlara ne zaman dahil olacakları konusunda daha net bir fikir verecektir.

Huzur İçin Tasarım

Uzaktan işbirliği araçları, çalışmayı daha verimli ve esnek hale getirmek için inanılmaz bir potansiyele sahiptir. Ancak kurumsal UX, sinirsel farklılaşan çalışanları ve zihinsel sağlık sorunları olanları olumsuz etkileyen hayal kırıklığı ve endişe de getirebilir. Bu endişeleri olmayan kullanıcılar bile dikkat dağınıklığını, verimsizliği ve yanlış anlamaları azaltan tasarımdan yararlanabilir. Tasarımcılar olarak UX'te zihinsel sağlık erişilebilirliğine öncelik verirsek, uzaktan çalışmayı herkes için yaşamı iyileştiren bir seçenek haline getirebiliriz.

Ofis çalışanlarının ruh sağlığı üzerindeki yükleri hafifletecek başka tasarım fikirleriniz var mı? Yorumlarda bize bildirin.