Müşteri Kayıtlarını Düzenlemek İçin 10 İpucu (2023)

Başarılı bir işletmenin mihenk taşı yapı, güvenlik ve organizasyondur, bu nedenle tüm belgelerinizi, özellikle müşteri kayıtlarını düzenlemek önemlidir.

Müşteri kayıtlarını takip etmek can sıkıcı veya zor olabilir, ancak sonuçta daha verimli ve etkili olmanıza yardımcı olacaktır. Günümüzün veri ihlalleri ve siber suçlar dünyasında asla çok dikkatli olamazsınız.

Sponsorlu Mesaj

Müşterilerinizin dosyalarını yedekleme, koruma ve düzenleme işlemleri zaman alabilir ve maliyetli olabilir. Ancak, bunların düzgün bir şekilde ele alındığından ve emniyete alındığından emin olmaktan nihai olarak siz sorumlusunuz. Bu öne çıkan gönderideki amacımız, seçeneklerinizi sıralamanıza ve uygun fiyatlı çözümler bulmanıza yardımcı olmaktır.

İşte müşteri kayıtlarınızı düzenli, güvenli ve yedeklenmiş halde tuttuğunuzdan emin olmanız için 10 ipucu.

Müşteri Kayıtlarını Düzenlemek İçin 10 İpucu

Toplu iğne

1. Basılı Kopya ve Elektronik Dosya Yedekleme

Basılı dosyaları mı, elektronik dosyaları mı yoksa her ikisini birden mi saklamak istediğinize karar verin. Kararınız, ne kadar alanınız olduğunu dikkate almalıdır.

Elektronik yedekleme çok az yer kaplarken, bilgisayar arızası veya veri bozulması durumunda istemci dosyalarının sıklıkla yedeklenmesi gerekir. Veri güvenliğini artırmak ve erişilebilirliğini sağlamak için Backblaze B2'ye veya başka bir bulut depolama alanına yedekleme yapabilirsiniz.

Basılı kopya yoluyla dosyaların yedeklenmesi ve düzenlenmesi ile ilgili olarak, bu dosyalar çok daha fazla yer kaplar ve onları güvende tutmak için ek kaynaklar gerektirebilir. Ancak, müşteri kayıtlarının hem dijital hem de basılı kopyalarına sahip olmak nihai seçenek olacaktır.

2. Parola Koruması ve Özel Bilgisayar Kullanın

Dosyalama sisteminizi bir bilgisayarda tutacaksanız, özellikle dosyalar herhangi bir tür kişisel bilgi içeriyorsa, işletim sisteminizin sunduğu parola korumasını kullanın.

Mümkünse, iş amaçları için ayrı bir bilgisayar veya dizüstü bilgisayar bulundurun. Çok fazla özelliği olmayan küçük, ucuz dizüstü bilgisayarlar, küçük işletme dosyaları ve diğer kayıtlar için ayrılmış yedeklemeler olarak harikadır.

3. Basılı Kopya İçin Kaliteli Güvenli Depolama Kullanın

Gizli bilgiler içeren dosyalar için güvenli bir alana ihtiyacınız olacak mı? Kişisel ve hassas bilgiler, meraklı gözlerden korunmak için kilitli bir dolaba veya kasaya ihtiyaç duyabilir.

Mükemmel kalitede kilitli depolamaya yatırım yapmak, uzun vadede işletmeniz için iyi olabilir. Basılı dosyaları saklamayı düşünüyorsanız, bir dosya dolabı satın alın. Masanızdaki karton kutular veya klasör yığınları kolay bir çözüm olsa da uzun vadede uygulanabilir değildir.

Küçük, kilitli, iki veya üç çekmeceli bir dosya dolabı ucuzdur ve yeni başlayan her iş için uygundur.

4. Bir Ana Dizin Kullanın

Ana dizin, özellikle çok sayıda istemciniz olduğunda dosyaları bulmanın uygun bir yoludur. Ana dizininizdeki girişler (bir bilgisayar dosyası veya basit bir kart dosyası veya Rolodex olabilir), müşteriyi tanımlamaya yönelik ad, adres, telefon numarası ve e-posta adresi gibi gizli olmayan bilgiler içermelidir.

5. Bir Kod Sistemi Kullanmayı Deneyin

Ana dizininizdeki dosya klasörlerini ve girişleri karşılık gelen tanımlama kodlarıyla etiketlemek de yararlı olabilir. Örneğin, müşterinin adını ve onlarla ilk işinizin tarihini alfanümerik bir kombinasyonda kullanabilirsiniz.

Örneğin John Smith sizi ilk kez 22 Mart 2023'te işe aldıysa onun dosyası için kodunuz JSM-32223 olabilir. Doğrudan bir dosyaya gitmeniz gerektiğinde, kişisel olarak oluşturduğunuz kodların sizin için hızlı bir yorumu olacaktır.

6. Notları Kullanmak Yararlı Olabilir

Dosyalarınız hakkında notlar alın. Müşteriler hakkında kişisel notlar almak, aradığınız küçük bilgi parçası için tüm bir dosyanın birçok sayfasını gözden geçirmek yerine, bireyleri ve onların ihtiyaçlarını daha hızlı hatırlamanıza yardımcı olacaktır.

7. Çevrimiçi Bir Araç Deneyin

Çevrimiçi araçlar dosyalama için kullanışlı olabilir ve şu anda mevcut olan birçok programla bilgiler sizin için otomatik olarak yedeklenir. Çevrimiçi bir araç seçerseniz, emin olun ve önce onu inceleyin ve incelemelere bakın.

İş çevrenizdeki güvenlik, gizlilik ve güvenilirlik hakkında soru sorun. Şüpheniz varsa veya çok fazla kötü yorum bulursanız, uzaklaşın ve yüksek puan alan bir dosyalama aracı arayın.

Çevrimiçi dosyaların kişisel bilgisayarınızdaki veya dosya dolabınızdakiler kadar güvenli olmadığını da hatırlamakta fayda var.

8. Organize Olmak İçin Zaman Ayırın

Dosyalarınız üzerinde çalışmak için zaman ayırın. Bir bilgisayarda veya çevrimiçi ortamda her şeye sahip olmadığınız sürece, dosyalama sisteminiz otomatik olarak kendini organize etmeyecektir. Evrak işlerinin masanızda birikmesine izin vermeyin.

'Organize kaos' teoride eğlenceli olsa da, kağıt desteleriyle kaplı bir masanın üzerinde yürümek müşteride güven uyandırmaz. Evrak işlerinde boğulana kadar dosyalamayı ertelemeyin. Her günün sonunda sadece birkaç dakika veya haftada bir yarım saat, dosyaların karesini almak için yeterlidir.

9. Eski Belgeleri Yok Edin

Eski ve kullanılmayan dosyaları parçaladığınızdan emin olun; asla bütün olarak çöp kutusuna atmayın. Kişisel bilgileri içeren parçalanmamış evrakları çalmak, kimlik hırsızlığı için en önemli yöntemlerden biridir. Bir öğütücüye yatırım yapın.

Kağıtların yanı sıra diskleri ve daha ağır malzemeleri de yok eden küçük, kişisel öğütücüler kullanışlı, ucuz ve her zaman kullanışlıdır. Bazı kırtasiye mağazaları, hassas belgelerinizi imha etmek için parçalama hizmeti sunar.

10. Yardım Edecek Birini Bulun

Dosyalamayla başa çıkamayacağınızı düşünüyorsanız, bunu sizin yerinize yapması için birini işe almak akıl sağlığınıza değebilir.

Yeni başlayan ve devam eden işletmelerin çok fazla küçük parası yoktur, ancak tam zamanlı bordroda birine ihtiyacınız yoktur. Dosyalama konusunda deneyimli bir arkadaşınızdan veya aile üyenizden biraz ekstra para karşılığında size yardım etmesini isteyin.

İstemci Kayıtlarını Düzenlemeyle İlgili İpuçları – Özet

Özetle, müşterinizin kayıtlarını yedeklemek ve düzenlemek için proaktif bir yaklaşım benimsemek, işletmeniz için uygulayabileceğiniz en önemli güvenlik önlemlerinden biri olacaktır.

Sizi ve müşterinizi yok etmek gibi kötü bir niyeti olan bilgisayar korsanlarının dünyasında bu ciddi bir endişe kaynağıdır. Müşteri kayıtlarını organize etme ve güvence altına alma konusunda zirvede kalmak için ne gerekiyorsa yapın ve düşünülemez bir şey olması durumunda hazır olacaksınız.

Organize olmak, sorumluluğu azaltmak ve riski azaltmak işletme sahipleri için her zaman tatmin edicidir!