Bir Profesyonel Olarak Programınıza Zaman Ekleme

Bu makale, ister solo girişimciler ister kurumsal şirketler olsun, insanların işlerinin rezervasyon bölümünü otomatikleştirmelerine yardımcı olmak olan Trafft'teki sevgili dostlarımız tarafından nazikçe desteklenmiştir. Teşekkür ederim!

Birçoğumuz - ben dahil - her gün zamanlarının nasıl harcandığının farkında olmayabiliriz. Şu anda iPhone veya Android'de bulunan uygulamalardan bazıları, oyun oynamak, e-posta göndermek veya YouTube'u telefonumuzda izlemek için ne kadar zaman harcadığımızı bize bildirerek bazılarının farkına varmamıza yardımcı olabilir. Ancak bu, gününüzün yalnızca bir kısmını kaplayabilir.

Şahsen üç veya dört kez izlediğim en sevdiğim videolardan biri, Max Joseph'in devamını nasıl okuyacağınıza dair bir video. Bu videoda açıklanan teknikler, daha fazla kitap okumaya odaklanılmasına rağmen hayatın tüm yönlerine uygulanabilir.

Açıklama, önce beş dakikada kaç sayfa okuyabileceğinizi anlamanız gerektiğidir. Bu süre içinde 10 sayfa okursanız, otuz dakikalık bir oturumda ortalama 60 sayfa okuyacaksınız ve her gün yarım saatlik bir okuma süresiyle haftada 420 sayfaya kadar bitirmenize izin vereceksiniz. Bu kolayca yılda 40 ila 50 kitap olabilir!

Bu aynı ilkeler iş görevlerimize de uygulanabilir. Tabii ki, iş hedeflerimiz okumak kadar doğrusal olarak ölçeklenebilir değil, bu yüzden buna göre tahsisat yapmamız ve doğru beklentileri belirlememiz gerekiyor. Programlarımızda aşırı iddialı olursak, yorgunluğa ve motivasyon kaybına neden olabileceğini ne kadar vurgulasam azdır. Pomodoro yöntemini takip etmeye inanıyorum ama otuz dakikalık blok çok faydalı ; çok fazla zaman değil, ancak en az bir görevi veya alt görevi iyi bir şekilde yürütmek için yeterli.

Yukarıdaki resimde, kendi günlerimden olabilecek veya olmayabilecek üç örnek günü özetledim. Yukarıdaki her sayı, gece yarısından 23:59'a kadar günün saatidir, kare ise otuz dakikalık blokları temsil eder. Tüm gün için kayıtlarımda, çalışma saatlerim için bir renk kodu koydum ve çalışma saatlerimi bölmek için özel olarak ayrı bir diyagramım olacak.

İş günümde, benim durumum için ürün tasarımını temsil eden koyu maviyi 'görevler yapılıyor' olarak işaretlediğimi görebilirsiniz. Sırada toplantılar ve son olarak sunumlar üzerinde çalışıyor. Mor, yeşil ve sarı, karışıklığı azaltmak için tüm günle aynı anahtarı temsil eder.

Benimkine benzeyen bu zaman çizelgelerinin her ikisi de bugün deneyimlediğiniz şeye benzer olabilir. Programlar dağınık ve örgütlenmemiş; bu biçim sizi hemen hemen başarısızlığa hazırlıyor.

Şimdi günümüzün işte nasıl geçtiğine dair bir döküme bakalım:

Toplantılar

Hepimizin toplantıları hor gördüğümüzü söyleyebiliriz, ancak bunlar hiç bitmeyecekmiş gibi görünüyor. Çalıştığım ve “Bu bir e-posta veya gevşek mesaj olabilirdi” kültürüne sahip şirketleri gerçekten takdir ettiğim zamanlar böyle zamanlar. İnsanların bir toplantı ayarlamanın ve insanların zamanını ayırmanın gerekli olup olmadığını düşünmeye başlamasını sağlar - ve eğer bir toplantı bir kurulumsa, davet edilenlerden önce net bir gündemin sunulması gerekir. Toplantıları minimumda tutan bir pozisyonda veya şirkette değilseniz, bir programı yönetirken toplantılar zordur .

Bu makalenin ilerleyen bölümlerinde toplantıların nasıl yönetileceğine ilişkin teknikleri tekrar gözden geçireceğiz, ilk başlarken sizin açınızdan biraz incelik gerektirebilir, ancak uzun vadede harika sonuçlar doğuracaktır.

Eğlenceli Bilgi : 2020 Mart ortasından Nisan ortasına kadar, COVID-19 ve uzaktan çalışma nedeniyle programıma kaç toplantı eklendiğini görmek için zaman harcadım. Zamanla düzelmiş olsa da, başlangıç ​​korkunçtu. O ay boyunca neredeyse bir haftanın tamamı, çoğu bir e-posta olabilecek toplantılara ayrıldı.

Hedef Oluşturma

Bir adım geri atın, derin bir nefes alın ve makro düzeyde tamamlamanız gereken tüm görevlere bir göz atın. Görevlerimizi kategorik olarak bölelim, bu çeşitli rollere veya proje adlarına göre olabilir. Nasıl devam edeceğinize gelince, kategorileri iki sütuna yerleştirebilirsiniz: biri kişisel, diğeri iş için . (Kişisel olarak, iki parçayı ayırmanın kişisel ve iş hayatı arasındaki ayrımın korunmasına yardımcı olduğunu düşünüyorum.)

İş hedeflerim için aşağıdaki hedeflere sahibim:

• sosyal yardım
• Pazarlama
• ağ
• Pazar araştırması
• Tasarım ve gelişim
• Öğrenme
• Açık zaman

Listem için sadece iş görevlerimi kategorize ettim ve kişisel görevler için ayrı ayrı tamamlama konusunda sizi baş başa bırakacağım.

Öğrenme , küçük çevrimiçi oturumlar yapabileceğim veya konferanslara katılabileceğim, blog yazılarını okuyabileceğim - becerilerimi geliştirmek için her şeyi yapabileceğim yer. Kendinize beceriler geliştirmek için zaman tanımak için bu kategoriye sahip olmak önemlidir. Kendinize yapabileceğiniz en kötü şey, zamanla durgunlaşmaktır.

Açık zaman , diğer kategorilerden herhangi birinin yerine geçmenize veya diğer bazı yan görevleri üstlenmenize olanak tanır. Programınıza bağlı olarak, hafta boyunca veya belirli bir günde bir kerede dağıtmış olabilirsiniz - kişisel olarak bunu her Salı ve Perşembe günü yapmaya çalışıyorum.

Bu liste, rolünüze veya iş modelinize göre farklılık gösterecektir. Bir ekibiniz varsa, ekip yönetimi veya ekip bağları için bir kategori olabilir. Hafta hafta bunların öncelikleri değişebilir ve bu nedenle her hafta tahsis edilen zamanın buna göre değerlendirilmesi ve programlanması gerekir.

Görevleri Düzenleme

Artık kategorilerimizi tanımladığımıza göre, tüm görevlerimizi ve biriktirme listesi öğelerimizi her kategoriye koymamız gerekiyor. Bu kısım için, en rahat ettiğiniz aracı kullanmaya devam edeceğim. Takvimimle kolayca eşitlendiği için kişisel olarak Microsoft Yapılacaklar'ı kullanmayı tercih ederim. Ancak sizin için en uygun olan yöntem ile hazırlayabilirsiniz. Görevler organize edildikten sonra, uygun gördüğünüz şekilde öncelik sırasına koyduğunuzdan emin olun.

Haftayı Planlamak

Her haftanın başında veya bir önceki gece, hedeflerinizin neler olduğunu ve bu hafta hangi kategorilerin bu hedeflere ulaşmanıza yardımcı olacağını planlamak iyi bir fikirdir. Örneğin, tamamen pazarlama, öğrenme ve sosyal yardıma odaklanmak isteyebilirsiniz, böylece bu blokları takviminize ekleyebilirsiniz.

Çalışma tarzınıza göre her günü günübirlik yapmaya karar verebilir ya da gününüzü yarıya ya da dörde bölebilirsiniz. Ben şahsen yarım gün belirli hedeflere odaklanmayı tercih ederim, çünkü iki saat genellikle önemli bir şey yapmak için yeterli zaman değildir.

Bundan, önceki kare blok formatında görüntülendiğinde günümüzün günden güne çok daha organize ve planlı göründüğünü görebilirsiniz.

Toplantıların, ilgili oldukları bloklarla aynı bloklarda planlanmasını umarız - ve programınızı mümkün olduğunca zorlamaya çalışın. Açık zamanlar Ücretsiz olarak gösterilecek şekilde programlanmıştır, bu da gelebilecek bloklar sırasında geçici görevlere ve gelen müşteri toplantılarına izin verir. Çok katı olmak istemediğimiz için bu blokların biraz esnekliğe izin vermesi önemlidir. .

Her bloğun içindeki görevleri detay olarak ekliyorum. Bu, çok gün süren görevleri yönetmeme izin veriyor ve bu şekilde yönetmek çok daha kolay. Sağda görevlerimi aynı şekilde kategorize ettiğimi görebilirsiniz - bu şekilde yapılması gerekenlere odaklanabilirim . Görev listemde listelenen blokta madde işaretli alt görevleri alt görevlere ayırdığımı görebilirsiniz.

Ekibinizle gözden geçireceğiniz bir toplantınız varsa, toplantıları bloklarla basamaklandırabilirsiniz. Takvim yoğun zamanlarda kaotik görünmeye başlayabilir, ancak bu organize bir kaostur.

Yedekleme Görevleri

Bazen projeler başarısız olur, görevler beklenenden daha erken biter veya bir engelleyicidir. Bu blok planı kullanmak, başka bir kategoriye atlamak ve zihniyet değiştirmek zorunda kalmak yerine, görevleri kapmamızı ve aynı kategoriye odaklanmamızı sağlar. Hızınızı devam ettirmek için o kategorideki bir sonraki görevi üstlenmeniz yeterlidir.

İpucu : Odaklanmanızı kaybetmenize veya hiçbir şeyin başarılmadığını hissetmenize neden olabileceğinden, görevlerle belirli bir bloğu fazladan ayırmanızı önermem. Bunun yerine, iki veya üç yönetilebilir görev ekleyin ve gerektiğinde bir bloğa daha fazlasını ekleyin. Ekipler için çevik planlamaya aşinaysanız - bunu kişisel sprintiniz ve çevik planlamanız olarak düşünün, doğal olarak zamanla, bir zaman diliminde tamamlayabileceğiniz görevleri tahmin etme beceriniz gelişecektir. Hatta benim gibi tek kişilik bir şov iseniz, ekibinizle veya kendinizle retro gibi bir yansıma dönemi bile yaşayabilirsiniz.

Müşteriler ve Hizmetler

Takvimimizin %100 kontrolüne sahip olmayı ne kadar istesek de bu mümkün değil. Müşteriler ve ekip üyeleri dahil olmak üzere birçok faktör, programlarda çakışma yaratır. Programları dahili olarak nasıl yöneteceğimizi önceki bölümde keşfettik.

Çoğu durumda, müşteri öncelikli bir deneyim yaratmak istiyoruz, ancak aynı zamanda programları oluşturmak ve yönetmek için çok fazla zaman harcamak istemiyoruz. Toplantı planlama yazılımı özelliklerine sahip Trafft gibi araçlarla, müşterilerimizin doğrudan sizinle zaman ayırmasını sağlamak için takvimlerimizi kolayca ayarlayabiliriz. Tabii ki istediğimiz son şey, kulübede yönetilecek başka bir araç ve Trafft, ödeme alma, hizmetleri yönetme ve müşterilere faturalandırma dahil olmak üzere sürecin çoğunu otomatikleştirerek çok akıllıca bir iş çıkardı.

Trafft ile Takvim Kurulumu

Daha önce bahsettiğim blok takvim formatı Trafft ile el ele gider. Farklı türde hizmetleriniz olabilir veya farklı kriterlere göre müşterilere öncelik verebilirsiniz. Trafft ile kolayca hizmetler oluşturabilir ve bu hizmetlerin rezerve edilebileceği belirli zamanları tahsis edebiliriz - ve takviminiz bağlıysa, rezervasyon süreleri takviminizde bulunmayan zamanları da engelleyecektir.

Kullanım durumum için - Hizmetlerimi, müşterinin projenin ne kadar süreceğini tahmin ettiğine böldüm. İş yüküme, şu anda ne tür projelerim olduğuna bağlı olarak bazı projeleri reddetmem gerekebilir. Trafft ayrıca özelleştirebileceğim ve dinamik tutmak için bazı değişkenler ekleyebileceğim hızlı e-posta şablonları da sağlıyor.

Hala müşteri adaylarını yakalamanın ama yine de müşterilere durumu bildirmenin harika bir yolu. Gerçekten hoşlandığım bir özellik, e-postayı geciktirebilmek - bu şekilde çok otomatik görünmüyor. Müşteri formu doldurduktan birkaç saat sonra otomatik yanıtın gönderilmesini sağlayabilirim.

Yukarıda, ek kategoriler için seçenekler olduğunu fark edebilirsiniz - bu, çeşitli hizmetleri, örneğin Proje danışmanlığı veya müşterinin tam olarak ne istediğini bilebileceği (veya sizinle daha önce tartışmış olduğu) ücretli hizmetlere karşı yeni proje sorguları gibi bölümlere ayırmanıza olanak tanır.

Danışmanlık için kişisel olarak ücret almasam da, Stripe ve PayPal ödeme yöntemlerini kullanan seçenek mevcuttur.

Takımlarla

İşletmenizin belirli bir hizmeti alacak birden fazla çalışanı varsa, randevu formunu ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde kolayca değiştirebilir veya sizin için en uygun yolun A/B testini yapabilirsiniz.

Çoğu randevu formu yazılımında genellikle eksik olan en sevdiğim özelliklerden biri, formun sırasını özelleştirme seçeneğidir. Varsayılan, tercih edilen çalışanı seçmek ve ardından o çalışandan mevcut hizmetleri seçmektir.

Hizmetlerimde, yeni müşterinin tercih ettiği tarih ve saati seçmesine izin vermek daha mantıklı:

Telefon görüşmelerini yönetecek bir ofis yöneticiniz varsa (veya bunu kendiniz yapıyorsanız), çalışan portalı üzerinden kolayca randevu oluşturabilir ve belirtilen saat ve tarihe göre çalışanları atayabilirsiniz.

faturalandırma

Randevu rezervasyonları ile çalışan ve kıdeme göre farklı fiyatlar bile belirleyebilirsiniz. Küçük projeler için, bir hizmetin fiyatı farklılık gösterebilir ancak aynı zamanda daha az kıdeme sahip birini de gerektirebilir - bu nedenle, fatura ve rezerve edilen hizmet, gösterildiği gibi müşteri için farklı bir fiyata sahip olabilir.

Tahmin edebileceğiniz gibi, Trafft ile fatura, marka logonuz ve renklerinizle kolayca özelleştirilebilir. Logonuzu sürükleyip bırakabilir ve sekiz stil rengi arasından seçim yapabilirsiniz.

Hedefler ve KPI'lar

Trafft'in diğerlerinden gerçekten farklı olmasını sağlayan son ve ana özellik, KPI'ları ve hedeflerini takip etmek için yakında çıkacak olan özelliktir. Bir çalışanın belirli hizmetler nedeniyle ne kadar zaman ve gelir elde ettiğini anlamak , işletmenizde büyümeyi teşvik etmenin harika bir yoludur - ya çalışan tarafından daha az kullanılan hizmetlere odaklanmak ya da şirketinize sağladıkları zaten harika hizmetleri geliştirmek ve genişletmek.

Çözüm

Hepimiz aceleci olduğumuz için, özellikle bu zamanlarda — İş akışımızı ona eklemeden geliştiren bir yöntem ve tamamlayıcı bir ürün bulup tanıtmak istedim. Ürünlerin sizin için işe yaraması gerektiğine ve bunun tersinin olmaması gerektiğine kesin olarak inanmak, şahsen benim için Trafft'in beklentilerini daralttı. Geri bildiriminiz veya başka yazılım ve zaman yönetimi teknikleriniz varsa, bunu duymayı çok isterim!