Uzaktan Tasarım Ekibinizi Bir Arada Tutmak için İhtiyacınız Olan Araçlar

Coronavirus ofisinizin çalışma koşullarını değiştirdi mi? Tasarım ekibiniz artık uzaktan mı çalışıyor?

Azalan üretkenlik veya iletişim nedeniyle ekibinizi bir arada tutmakta zorlanıyor olabilirsiniz. Ne yazık ki, insanlar evden çalışırken, erteleme yeni normal haline gelebilir; çalışma standartları düşebilir ve ayrıca daha az (veya hiç) iletişim veya gecikmeli yanıt fark edebilirsiniz.

Uzaktan çalışmak tasarım ekibinizi etkileyebileceğinden, çalışanlarınızın verimli çalışmasını sağlayacak araçlar uygulamak isteyebilirsiniz. Bu ihtiyacı karşılamaya yardımcı olacak birkaç seçenekten bahsedeceğiz. Daha fazla bilgi için okumaya devam edin!

Takım Sohbetleri

Ekibinizi birbirleriyle iletişim halinde tutmanın en kolay yollarından biri, ekip sohbet uygulamalarını kullanmayı seçmektir. Bu uygulamalar, ekibinizin anlık mesajlaşmaya benzer bir yazılım aracılığıyla ofis benzeri bir ortam oluşturmasına olanak tanır.

Mevcut uygulamaların her biri, ekip üyelerinize mesaj göndermek için çeşitli seçeneklere sahiptir, ancak genellikle tüm ekibinize hitap etme yeteneğini ve doğrudan mesajların kullanılabilirliğini içerir. Genel olarak, belirli ekip üyeleriyle veya belirli konular hakkında kanallar veya sohbetler oluşturabileceksiniz.

Herkesi iletişim halinde tutmanın yanı sıra, bu uygulamaların iş üzerinde işbirliği yapmayı, fikirler üzerinde beyin fırtınası yapmayı ve devam eden projeler hakkında güncel bilgiler edinmeyi kolaylaştırdığını göreceksiniz. Her ekip üyesi, bildirimlerini yaşadıkları yere göre ayarlayabilir - dünya genelinde olmaları durumunda mesajları normal çalışma saatleri içinde görüntülerler.

Ekip sohbeti uygulamaları, bir şirket kültürü oluşturmanıza, ekip üyelerinizi meşgul tutmanıza olanak tanır (konuşma işle ilgili olmasa bile). Uygulamaları, e-postadan daha az resmi bir iletişim noktası için kullanmayı tercih ederek, potansiyel arkadaşlıkların gelişmesine izin verebilirsiniz. .

İletişim uygulamalarının düzenli kullanımıyla, çalışanların artan bir sorumluluk duygusuna, daha iyi katılıma ve herhangi bir konuyu kapsamlı bir şekilde takip etme becerisine sahip olduğunu fark edeceksiniz. Yarışmalara, etkileşimli çalışan görüşmelerine veya ekip oluşturma alıştırmalarına ev sahipliği yapmayı seçebilirsiniz.

Ekibinizin bazı bölümleri hiç yüz yüze tanışmamış olsalar bile, diğer çalışanlar ve yöneticilerle yeni bir bağlantı duygusu hissedeceklerdir. Bu, çoğunlukla uzak olan ekipler için büyük bir avantajdır ve çalışan devrini azaltmaya yardımcı olacaktır.

Bulut depolama

İster evde ister ofiste çalışıyor olun, belgelerinizi saklamak için uygun bir yola ihtiyacınız var. Birçok normal ofis ayarında, belgeleri yalnızca ofisteyken erişilebilen bir ağ sunucusunda saklarsınız.

Birçok ofis, çalışanların istedikleri yerden çalışabilmeleri ve şirket dosyalarına erişmeye devam edebilmeleri için bulut depolama seçeneklerine geçiyor. Google Drive, Dropbox, OneDrive veya başka bir hizmeti kullanmayı tercih edin, ekibinizin yeni ve geliştirilmiş üretkenliğinden büyük olasılıkla memnun kalacaksınız.

Hangi hizmetin şirketinizin ihtiyaçlarına en uygun olduğunu seçmek için fiyat noktalarına, sunulan özelliklere ve desteğin mevcut olup olmadığına (ve hangi ücret karşılığında) bakmanız gerekir. Bazı hizmetler bireylere ve daha küçük şirketlere ücretsiz depolama sunar, ancak genellikle bulut depolama hizmetlerinin planlarını kuruluşunuzun büyüklüğüne göre ölçeklendirdiğini görür.

Genel olarak, maliyet dostu olması, internetin olduğu her yerden kolayca erişilebilmesi, güvenli ve ölçeklenebilir olması dahil, bulut depolamanın birçok faydası olduğunu fark edeceksiniz. Aynı zamanda, birden fazla kişinin aynı belgeye aynı anda erişmesini ve değişiklikleri gerçek zamanlı olarak görüntülemesini sağlayarak, birkaç ekip üyesi veya departmanla işbirliğine ihtiyaç duyan projeler için de iyi çalışır.

Yazılım Entegrasyonları

Ekip sohbeti ve depolama ihtiyaçlarınız için kullanmayı seçtiğiniz programların türüne bağlı olarak, yazılım entegrasyonlarıyla performanslarını optimize edebilirsiniz. Bu entegrasyonlar, farklı ve bireysel programlar yerine çeşitli uygulama ve programların birlikte çalışmasına ve çalışmasına izin verir.

Microsoft Team Integrations, mevcut daha iyi bilinen entegrasyon yazılımlarından biridir. Bu yazılım, sizin ve ekibinizin, tüm verilere kolayca erişilebilmesini sağlayarak, programdan programa sorunsuz bir şekilde geçmek için uygulamalarınızın her birini birbirine bağlamanıza olanak tanır.

Her tür yazılım entegrasyonunun bulut depolama ile en iyi şekilde çalıştığını göreceksiniz; ancak geleneksel sunucu depolama alanı da çalışabilir. Seçtiğiniz yazılım entegrasyonu türü, tüm uygulamalarınız ve programlarınız için optimize edilmelidir. Örneğin, ekip iletişimi için Slack'i, beyaz tahta olarak Trello'yu ve depolama olarak Google Drive'ı kullanıyorsanız, bu programlarla kullanılması amaçlanan entegrasyon yazılımını bulmak isteyeceksiniz.

Programlarınızın her biri kendi başına kolayca çalıştırılabilirken, entegrasyon yazılımının belirli projelerle ilgili iletişimi daha da geliştirerek üretkenliği artırdığını göreceksiniz; Ayrıca, verilerin bağımsız programlara göre entegrasyon yazılımı aracılığıyla daha hızlı ve çok daha kolay paylaşıldığını fark edeceksiniz.

İşbirliği için Beyaz Tahtalar

Ofisteki beyaz tahtaya çok benzeyen sanal beyaz tahta, ekip üyelerinin devam eden projeleri görmelerine ve gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmalarına olanak tanır. Çeşitli planlar üzerinde çalışmak için düzenli toplantılar yapmak yerine, tasarımın her aşamasının ilerlemesini kolayca görebilir ve tüm ekip üyelerinin gerektiğinde fikir vermesine izin verebilirsiniz.

Beyaz tahta uygulamaları, bulut depolama yazılımınızdan belge göndermenize izin verir, ekip sohbet uygulamalarıyla entegre olabilir ve her ekip üyesinin kendilerine tam olarak hangi görevlerin atandığını görmesine olanak tanır. Bu uygulamalar aynı zamanda müşterilerin belirli projelerinin ilerlemesini görmelerini sağlayarak, onlara nihai sunumdan önce herhangi bir kusuru düzeltme yeteneği verir.

Her zaman, bazı insanlar bir beyaz tahta programını veya diğerini tercih edecektir - şirketinizin beyaz tahta yazılımını seçmenin en iyi yolu, halihazırda kullanımda olan yazılımınızla hangi seçeneklerin çalıştığını karşılaştırmaktır. Bir beyaz tahta uygulamasını sadece ucuz olduğu için tercih etmek, bunun işe yaramaz bir hizmet olduğunu hissetmenize neden olacak ve sonuçta para, zaman ve emek israfına neden olacaktır.

Hangi beyaz tahta programını kullanmayı seçerseniz seçin, kullanıcı dostu olmalıdır, böylece işe alım kolaylaşır ve ekibiniz yazılımı kullanmak ister. Bu uygulamalar, çok fazla alan gerektiren büyük fikirler için harikadır ve gerekli dosyaları kolayca ekleme yeteneğine sahip olmalıdır. Ekibiniz için en uygun uygulamayı seçebilirsiniz - ister sunum ister beyin fırtınası odaklı olsun.

Tercih ettiğiniz beyaz tahtanın uyumluluğunu iki kez kontrol ettiğinizden emin olun - bazıları Microsoft üzerinde çalışan bilgisayarlarla daha iyi çalışabilir, diğerleri ise Apple iOS ile daha iyi çalışabilir. Bazı beyaz tahta uygulamaları, bu işletim sistemlerinden herhangi birini kullanırken iyi çalışır ve Chrome OS ile de kolayca kullanılabilir.

Uzaktan Çalışmanın Yeni “Normal” Olup Olmayacağına Karar Vermek

Bir ekip sohbet uygulaması, bulut depolama, yazılım entegrasyonları kullanmayı seçtiğinizde, uzaktan çalışmanın normal gelebileceğini ve hatta birçok insanın bunu tercih ettiğini fark etmeye başlayacaksınız. Ekip üyeleri hala uzaktan çalışmakta zorluk çekebilir; çoğu zaman bu, gözetim eksikliğinden ve 'denetim yok' duygusunda yeni olmaktan kaynaklanmaktadır.

Bunun bir sorun olmaya devam ettiğini fark ederseniz, çalışma sürelerini, yapılacaklar listelerini izlemenize ve hatta bölümünüzün bölümlerini otomatikleştirmenize olanak tanıyan başka üretkenlik uygulamaları bulmayı düşünün. Uzaktan çalışmak ilk başta oldukça alışılmış bir durum olsa da, sonunda siz ve ekibiniz bunun getirdiği özgürlüğün tadını çıkarmaya başlayacaksınız!