Proje Yönetimi Aşamaları: Eksiksiz Bir Arıza

Bir proje, belirli sonuçların başarılmasına yönelik geçici bir çaba olarak tanımlanabilir. Genellikle bir dizi adım ve görevden oluşan her projenin kendi hedefleri, bütçesi, planı, zaman çizelgesi ve çıktıları vardır. En önemlisi, bir proje genellikle belirli bir hedefe ulaşmak için birlikte çalışan farklı geçmişlere sahip insanları içerir.

Belki de bir projenin en önemli yönlerinden biri, farklı proje aşamalarının nasıl planlandığı, yürütüldüğü ve üzerinde anlaşmaya varılan sonuçlara ulaşmak için nasıl yönetildiğidir. İşte tam da bu noktada proje yönetimi kavramı ön plana çıkıyor. Proje yaşam döngüsünün çeşitli aşamaları içermesi gibi , proje yönetiminin de her biri proje yaşam döngüsünün belirli bir aşamasına uygulanan ayrı aşamaları vardır .

O halde, standart proje yönetimi aşamaları hakkında daha fazla bilgi edinmek için konuya girelim .

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetimi, değerli bir şey sunmak için belirli bilgi, beceri, ilke, süreç, araç ve teknikleri uygulama pratiğidir. Bir organizasyonun uygulamayı amaçladığı yeni girişimlerin başlatılmasını, planlanmasını, yürütülmesini ve yönetimini kendi kapsamına alır. Rutin, günlük iş aktivitelerinin aksine, proje yönetimi devam eden bir süreç değildir - amaca ulaşıldığında proje sona erer.

Her projenin, yerine getirilmesi gereken belirli bir dizi araç, teknik ve yaklaşım gerektiren benzersiz ihtiyaçları vardır. Ancak projenin türünden bağımsız olarak proje yönetiminin kritik bileşenleri zaman, maliyet, kapsam ve kalitedir.

Bir bina veya otoyol inşaatı olsun, yeni yazılımların geliştirilmesi veya bir Finansal Yönetim Sisteminin uygulanması olsun, hemen hemen her sektörde ve sektörde projeler var. BT, Eczacılık ve Enerjiden Savunma, Hızlı Tüketim Ürünleri ve İnşaata kadar her sektördeki proje yaşam döngüsü , kaliteli sonuçlar için verimli proje yönetimi gerektirir.

Proje Yönetiminin Beş Aşaması

Kaynak

Proje yaşam döngüsünden söz edilmeden proje yönetimi aşamaları hakkındaki tartışma eksik kalır . Basit bir ifadeyle, bir projenin yaşam döngüsü, projenin ihtiyaçlarını karşılamak için tasarlanmış farklı proje aşamalarını içerir. Bu nedenle, proje yaşam döngüsü , yerine getirilmesi gereken işi, üretilmesi gereken çıktıları, dahil olan insanları ve her bir aşamanın nasıl kontrol edilip onaylanması gerektiğini tanımlamalıdır.

Proje yaşam döngüsünün her bir unsuru, projenin başından sonuna kadar alınmasına katkıda bulunur ve projenin ilerlemesini izlemek için kontrollü, sistematik ve zamanında bir süreç sağlar.

Proje yönetimi aşamaları karmaşık bir şekilde proje yaşam döngüsü ile ilişkilidir . Bu nedenle, biri diğeri nedeniyle var olur. İşte proje yönetiminin beş aşamasının bir dökümü ve her bir aşamanın gerektirdiği şeyler.

Aşama 1: Proje Başlatma

Beş proje yönetimi aşamasından ilki, soyut bir fikri ulaşılabilir ve anlamlı bir hedefe dönüştürmekle ilgilidir. Proje başlatma aşamasının amacı, projeyi daha geniş bir ölçekte tanımlamaktır. Bir iş vakası geliştirmek, projenin pratik olup olmadığını ve üstlenilmesi gerekip gerekmediğini araştırmakla başlar. Paydaşlar projeye bir kez izin verdikten sonra, proje yöneticilerinin proje başlatma belgesini - projenin hedeflerini, kapsamını, sınırlamalarını, beklenen zaman çizelgelerini, bütçesini ve diğer gereksinimlerini özetleyen bir belge - geliştirmesi gerekir.

Özetle, proje başlatma aşaması aşağıdaki görevleri yerine getirir:

• Proje hedeflerini tanımlama
• Bir iş vakası oluşturma
• Proje başlatma belgesinin tamamlanması
• Paydaş listesinin hazırlanması

2. Aşama: Proje Planlama

Proje planlama aşamasındaki birincil görevler, teknik gereksinimlerin belirlenmesini, bir iletişim planının oluşturulmasını, kapsamlı bir proje takviminin geliştirilmesini ve hedeflerin/teslimatların oluşturulmasını içerir. Aşağıda, projenin hedeflerini oluşturmak için en yaygın olarak kullanılan iki yöntem bulunmaktadır:

1. AKILLI Hedefler

Kaynak

SMART kriteri, hedef belirleme sürecinin sonuçlarının net bir şekilde anlaşılmasını sağlamak için yerleşik bir yöntemdir. Proje yöneticilerinin açıkça tanımlanmış ve uygulanabilir hedefler belirlemesine izin vererek riskleri azaltır.

2. TEMİZ Hedefler

Kaynak

CLEAR hedef belirleme yöntemi, modern, hızlı tempolu iş ortamını dikkate alır. İşbirliği, sınırlı hedefler, duygusal bağlantılar, daha büyük hedefleri daha küçük görevlere bölme ve gerektiğinde hedefleri iyileştirme yoluyla esneklik ve anında sonuçlar elde etmeye yardımcı olur.

Bu nedenle, proje planlama aşaması aşağıdaki görevleri içerir:

• Proje kapsamının tanımlanması
• Proje planı oluşturma
• Bütçe belirleme
• Rolleri ve sorumlulukları tanımlama

Aşama 3: Proje Yürütme

Proje yürütme, ekibin çıktıları geliştirmek ve tamamlamak için çalışmaya başladığı aşamadır. Aşama, proje yöneticisinin gözetimi altında çeşitli görevler gerçekleştirildiğinde faaliyetlerin vızıltısıdır. Proje yürütme aşamasında gerçekleşenlerin bir listesi:

• Takımı geliştirmek
• Proje kaynaklarının tahsisi ve yönetimi
• Proje yönetim planlarının yürütülmesi
• Ürünü veya süreci oluşturmak
• Takip sistemlerinin kurulması
• Görev atamalarını yürütme
• Projenin yürütülmesini yönlendirmek ve yönetmek
• Durum ve güncellemeleri tartışmak için toplantılar düzenlemek
• Sorunları ortaya çıktıkça düzeltme
• Proje planlarını gerektiği gibi güncellemek ve değiştirmek

4. Aşama: Proje İzleme

Projenin izlenmesi, projenin yürütülmesi ile el ele gider. Birlikte proje hedeflerinin ve çıktılarının karşılanmasını sağlarlar. Proje yöneticileri, proje ilerlemesinin yolunda olduğundan emin olmak için genellikle Temel Performans Göstergeleri (KPI'ler) ve Kritik Başarı Faktörleri (CSF'ler) oluşturur. Ayrıca proje yöneticileri, sürece dahil olan kaynak maliyetlerini ve çabaları da takip eder. Son olarak, proje performansının izlenmesi de proje yöneticisinin ayrılmaz bir sorumluluğunu oluşturur; ortaya çıkan sorunları ve bunların ne kadar hızlı ele alındığını dikkate alır.

Böylece, proje izleme aşamasında olanlar:

• Emek ve kaynak maliyetini izleme
• Proje ilerlemesini izleme
• Plana uygunluğun sağlanması
• Herhangi bir kesinti olasılığının önlenmesi

Aşama 5: Proje Kapanışı

Proje yönetimi aşamalarının sonuncusu , nihai teslimatı ve projenin tamamlandığını gösterir. Bu son aşama, işe alınan yüklenicilerin (varsa) feshedilmesini, gerekli evrakların tamamlanmasını ve değerli ekip üyelerinin tanınmasını içerir. Proje yöneticisi, ekibin proje sırasındaki zaferleri ve eksiklikleri üzerinde düşünmek, neyin iyi gittiğini değerlendirmek, gelecekteki çabalar için düzeltilmesi gereken boşlukları belirlemek için bir toplantı düzenleyebilir.

Ek olarak, proje yöneticisi proje boyunca tamamlanmayan görevlerin bir listesini oluşturur ve bunları yerine getirmek için ekiple birlikte çalışır. Ayrıca, yönetici bir nihai proje raporu ve bütçe hazırlar ve tüm kritik verileri kuruluşun proje yöneticilerinin erişebileceği güvenli bir yerde saklar.

Kısaca, son aşama şunları içerir:

• Teslimatların teslim edilmesi
• Proje çıktılarının gözden geçirilmesi
• Takımın performansını gözden geçirmek
• Tüm proje belgelerinin tek bir yerde toplanması ve saklanması

upGrad ile Proje Yönetiminin Temellerini Öğrenin

Proje yönetimi aşamalarını doğru yerden öğrenmek, proje yönetiminin kendisi kadar önemlidir. Bu nedenle upGrad, proje yönetiminde kariyerinize başlamanıza yardımcı olmak için Ürün Yönetimi Sertifikasyon Programını ve Yönetimde PG Programını size getiriyor.

1. Ürün Yönetimi Sertifikasyon Programı (6 ay):

Yukarıda belirtilen kurstan elde edecekleriniz şunlardır:

• Duke Corporate Education ve upGrad'dan Ürün Yönetimi Sertifikası
• 200+ saat içerik, 15+ vaka çalışması ve proje, 10+ canlı Soru-Cevap oturumu
• 8'den fazla araç ve yazılımın kapsamlı kapsamı
• Pazar Araştırması, Analitik, Kullanıcı Tasarımı, Ürün Geliştirme ve Planlama, Katılım ve Büyüme Becerileri
• Sektör uzmanlarıyla tam öğrenme desteği ve ağ oluşturma

2. Yönetimde PG Programı (11 aylık)

Hazırlıklarınızı bir adım öteye taşımak ve İş Geliştirme, Satış, Pazarlama ve Yönetim Danışmanlığı alanlarında liderlik rolleri için eğitim almak istiyorsanız, upGrad'ın Yönetimde PG Programı (11 aylık) tam size göre. İşte kursta öne çıkanlardan bazıları:

• Ghaziabad Yönetim Teknolojisi Enstitüsü'nden tanınma sertifikası
• 320+ saat öğrenim, 20+ canlı oturum, 10+ vaka çalışması ve ödev
• İngiltere ve Avustralya'dan En İyi B-Okulları ile Global MBA Derecesi için kredi kazanın
• 360 derece kariyer yardımı ve sektör uzmanlarıyla 1:1 mentorluk seansları
• Eşler arası ve sektörel ağ oluşturma fırsatları

İleriye Doğru

Günümüzün küresel iş ortamı sadece hızlı tempolu değil, aynı zamanda süper rekabetçi. Avantaj elde etmenin anahtarı, iş hedeflerine sadık kalarak projeleri zamanında ve bütçe dahilinde teslim edip yerine getirmekte yatar. Proje yönetiminin devreye girdiği yer burasıdır. Proje yöneticileri, bir organizasyonun üstlendiği projelerin başarısını belirlemede çok önemli bir role sahiptir. Rolleri , analitiği, organizasyonel becerileri ve iyi kişilerarası yetenekleri birleştirmek için proje yaşam döngüsünü anlamanın ötesine geçer.

upGrad'ın çevrimiçi eğitim programları, öğrencilerin geleceğe hazır olmaları için gereken becerileri edinmelerini sağlarken, sürükleyici bir öğrenme deneyimi sunmak üzere tasarlanmıştır. upGrad kursları dünya çapında 500.000'den fazla çalışan profesyoneli etkiledi ve daha yüksek EdTech endüstrisinde standartları belirlemeye devam ediyor. O halde bugün upGrad'a kaydolun ve 85 ülkeye yayılmış 40.000'den fazla küresel öğrenci tabanının bir parçası olun!