Verimli Uzaktan Toplantılar Yapmak İçin İpuçları

Çok uzun zaman önce değil, toplantılar öncelikle şahsen yapıldı. Pek çok web tasarımcısını (ben dahil) üzecek şekilde, uzak buluşmalar müşteriler tarafından geniş çapta benimsenmedi. Birkaç yıl ne fark eder.

Toplantılar yavaş yavaş uzak platformlara yöneliyordu. Ardından COVID-19 salgını vurdu. Birdenbire Zoom ve benzeri sağlayıcılar tercih edilen seçenek haline geldi. Bu günlerde, bir müşterinin ofisinden ziyade oturma odanızdan bir toplantı yürütme olasılığınız daha yüksek. Burada şikayet yok.

Uzaktan toplantılar bizi virüslerden korumakla kalmaz, aynı zamanda muazzam miktarda zaman kazandırır. Artık sıkıcı seyahatler ve yanıtlanacak cevapsız e-postalar yok.

Ancak, bu kolaylık düzeyi için ödenmesi gereken bir bedel var. Uzak toplantılar garip ve kesintilerle dolu olabilir. Teknik olarak zorlanan bazı istemciler henüz temel bilgilerde uzmanlaşmamış olabilir ( ahem, lütfen mikrofonunuzu açın ).

Bu cesur yeni dünyadan en iyi şekilde nasıl yararlanacağınızı mı merak ediyorsunuz? Verimli uzaktan toplantılar düzenlemenize yardımcı olacak bazı ipuçları için okumaya devam edin.

Sessiz Bir Nokta Bulun

Teknoloji, hemen hemen her yerden bir video konferansa bağlanmamızı sağlar. Ancak konumunuzu akıllıca seçmek yine de önemlidir.

İdeal olarak, bağlantı kurmak için sessiz, dikkat dağıtıcı olmayan bir yer bulacaksınız. Ne de olsa, yıkıcı bir ortamda üretken olmak zordur. Arka plan gürültüsü, arkanızda hareket eden insanlar, dikkat çekmek için yarışan hayvanlar ve çocuklar - bunların hepsi işlerin yapılmasının önündeki engellerdir.

Bu, kafeler veya kalabalık dış mekanlar gibi yoğun halka açık yerlerden kaçınmak anlamına gelir. Bir şeylerin yanlış gitmesi için çok fazla fırsat var. Ayrıca, biraz profesyonelce görünüyor.

Evden çalışıyorsanız, yalnız olabileceğiniz küçük bir yer bulmaya çalışın - tercihen kapatabileceğiniz bir kapı ile. Köpeğinizin havlamasını veya kapı zilinin çalmasını engelleyemeyebilirsiniz (böylece köpeği hareket ettirebilirsiniz), ancak rahatsızlığı en aza indirebilirsiniz.

Dikkat dağıtıcı ne kadar az olursa, herkes eldeki göreve o kadar iyi odaklanabilir.

Gündem Belirleyin

Ters giden bir toplantıdan kimse fayda sağlamaz. Bilirsiniz, çok uzun sürenler ve ilgisiz konulara sapanlar. Sonunda sona erdiklerinde, duygu başarıdan ziyade rahatlama duygusudur. Ve bu özellikle uzak bir ortamda yaygın görünüyor.

Burası biraz planlamanın uzun bir yol kat edebileceği yerdir. Bir toplantı gündemi belirleyerek ve paylaşarak, dahil olan herkes ne bekleyeceğini bilecek.

Gündemler çok esnek olabilir, bu da dünyanın en organize insanı değilseniz yardımcı olur. Her şeyi dakikasına kadar planlamak zorunda değilsin. Genel bir taslak ve tahmini zaman dilimi bile hile yapacak.

Toplantı sahibi olarak gündemler, sohbeti yolunda tutmanın kolay bir yolunu sunar. Belirli bir konuyu bitirdikten sonra gündeme bakıp “Bir sonraki maddeye geçelim” diyebilirsiniz. Bu paha biçilmez bir üretkenlik aracıdır.

Denetim Araçlarından Yararlanın

Hangi toplantı platformunu seçerseniz seçin, muhtemelen bazı kullanıcı denetleme araçları dahil edilmiştir. Katılımcıları sessize almanıza ve "sunucu" rolünü başkalarına aktarmanıza izin verir.

Bu özellikleri sorumlu bir şekilde kullanmak önemlidir. Toplantıyı demir yumrukla yönetmek istemezsiniz. Bunun işbirlikçi sürece zarar verme olasılığı daha yüksektir.

Yine de, çok sayıda katılımcısı olan etkinlikler için etkilidirler. Bu, insanların birbirleri hakkında konuşmalarını engelleyebilir. Ayrıca, birinin rahatsız edici mikrofon geri bildirimini veya diğer çeşitli sesleri susturmanın hızlı bir yoludur.

Sunucu rolü, diğer katılımcıların ekranlarını paylaşmasına izin verdiği için özellikle kullanışlıdır. Konuştukları noktaları göstermelerine yardımcı olur ve herkesi aynı kefeye koyar.

Toplantınız herkes için ücretsiz olmaya başlarsa, işleri kontrol altına almanıza yardımcı olacak denetleme araçları vardır. Aynı şekilde, sorunsuz bir seyir sağlamak için bunları en baştan kullanabilirsiniz.

Gelecekteki Referans için Kayıt

Yüz yüze yapılan bir toplantıdan birkaç ayrıntıyı unutarak çıktığınız oldu mu? Bu, en adanmış not tutanların bile başına gelir.

Neyse ki, çoğu uzak toplantı platformu kayıt işlevselliği sağlar. Bu, hem sizin hem de diğer katılımcıların geri dönüp önemli bilgilere başvurmasına olanak tanır.

Bir kayıt, eğitim oturumları için özellikle yararlıdır. Ortalıkta dolaşan çok fazla bilgi var ve bazı kavramlar karışıklık içinde kaybolabilir. Bir videonun mevcut olması, müşterilere kendilerine yardım etme fırsatı verir. Ayrıca sizi paniklemiş bir veya iki e-posta almaktan kurtarabilir.

Ayrıca, kaydetme eylemiyle birlikte gelen potansiyel gizlilik endişelerini de belirtmekte fayda var. Bazı platformlar bir toplantının kaydedildiğine dair bir bildirim gösterecek olsa da, bunu duyurmak da yine de iyi bir politikadır. Üzgünümden daha iyi olmak daha iyi.

Uzak Toplantılardan En İyi Şekilde Yararlanın

Uzaktan toplantıların faydaları yadsınamaz. Çevre ve yoğun programınız için daha iyidirler. Ama yine de üretkenliğe bağlı.

Bu tür toplantılar genellikle daha rahat olduğundan, hazırlık ve odaklanmayı bırakma eğilimi vardır. Bu, dağınık ve uzun süreli sanal buluşmalara yol açar. Bu başarı için bir reçete değil.

Çözüm, eski usul hazırlığı en son teknolojiyle karıştırmaktır. Kendinizi dikkat dağıtıcı olmayan bir ortama yerleştirin. Katılımcıları doğru yolda yönlendirmek için kullanabileceğiniz temel gündemi yazın. Ve seçtiğiniz platformun sunduğu yardımcı araçlardan yararlanın.

Bu adımlar birlikte, toplantılarınızın yolunda gitmesini sağlayacak ve size tonlarca zaman kazandıracak. 21. yüzyılda iş dünyasının bu şekilde çalışması gerekiyor.