Yazılım Ürünleri İçin Veri Ekleme Zorluklarının Üstesinden Gelme

Bu makale, insanlarla veri arasındaki engelleri kaldırmak için güzel, insan merkezli deneyimler yaratan Flatfile'deki sevgili arkadaşlarımız tarafından desteklenmiştir. Teşekkür ederim!

Yeni bir yazılım parçası için iyi para ödemeye istekli şirketler büyük olasılıkla sıfırdan başlamayacaktır. İyi yapılandırılmış ve belgelenmiş süreçlerle kurulu bir iş yürütüyorlar. Yani, taşıyacakları tonlarca veri var.

Sonuç olarak, yeni bir uygulamayı devreye alma kararı hafife alınacak bir karar değil. İç süreçlerin değişmesi gerekiyor. Ekibin yeni çözümü benimsemesi zaman alabilir. Mevcut sistemlerle ve harici araçlarla entegre etmek sorun olabilir. Ah evet, bir de endişelenecek uyum meselesi var.

Bu, en başından itibaren birinci sınıf bir deneyim sağlamak için yeni yazılım üzerinde çok fazla baskı olduğu anlamına gelir. Şirketlere verilerini yerleştirmek için basit ve sezgisel bir yol sağlamada başarısız olursanız, bunun sonucunda yüksek oranda müşteri kaybı bekleyebilirsiniz.

Herhangi bir değere sahip olması için müşterilerden gelen verilere ihtiyaç duyan bir ürün tasarlıyorsanız, işte veri ekleme sürecinizi oluşturma hakkında bilmeniz gerekenler.

Veri Ekleme Kullanıcı Memnuniyeti ile Nasıl İlişkili?

İş yazılımı, esasen, kullanıcılarının verileriyle doldurulmayı bekleyen boş bir kutudur. Kullanıcıların verilerini kusursuz bir şekilde entegre etme yeteneği olmadan, yazılım esasen işe yaramaz hale gelir.

Veri ekleme işlemini doğru yaptığınızda neler olduğuna bir bakalım.

Son Kullanıcı Avantajları

Veri ekleme parçasını yakalayabilirseniz, son kullanıcılarınızın aşağıdaki avantajlardan yararlanmasını bekleyin:

• Kararlarında daha emin olacaklar.
  Yazılımınıza aktarılan eksiksiz ve doğru verilerle, kullanıcılar kaydolduktan hemen sonra ne kadar değerli olduğunu görürler. Bu, kararlarını ikinci kez tahmin etmek için çok az yer bırakır, bu da üründen genel olarak daha fazla memnuniyete ve nihayetinde işiniz için daha fazla paraya yol açar.
• Daha fazla takım katılımı elde edeceksiniz.
  Olumlu bir veri katılımı deneyimi, müşterilerin ürününüzü daha hızlı kullanmasını sağlayarak değer elde etmeleri için gereken süreyi azaltır. Bu nedenle, gerçekten, veri katılımı, müşterilerinizin ve ekibinin uygulamanızın geri kalanını nasıl görüntüleyeceğine ilişkin aşamayı belirler.
• Yazılımla daha fazla başarı elde edecekler.
  Kullanıcılar, veri biçimlendirme ve temizleme veya hatadan kaynaklanan içe aktarma işlemlerini giderme konusunda strese girmek zorunda kalmayacaklarından, üründen ve özelliklerinden daha fazlasını elde edebilirler.

Yazılım Geliştirici Avantajları

Yazılım sağlayıcısı da (siz ve/veya müşteriniz) aşağıdaki avantajlardan yararlanır:

• Kullanıcı memnuniyetini artırın.
  Verileri ürününüze nasıl ekleyeceğinizi anlamak için son kullanıcılarınızın teknik sihirbaz olmaları gerekmez. Bunu hafife aldığınızda, kullanıcı kaybını azaltır, daha fazla kullanıcı çeker ve uzun vadede daha sadık kullanıcıları elde tutarsınız.
• Müşteri hizmetlerine daha az zaman ayırın.
  Kullanıcılarınız için veri biçimlendirme ve doğrulama gibi görevleri üstlenmenin yanı sıra hatalı bir veri ekleme sürecini desteklemek zorunda kalma konusunda endişelenmeyi bırakabilirsiniz. Bunun yerine, her zaman yangınları söndürmek yerine, zamanınızı ve enerjinizi müşterilerle daha iyi ilişkiler kurmaya harcayın.
  Tablecloth'un Kurucu Ortağı ve CTO'su Kelly Abbott bunu doğrulayabilir:
  

  "Dosyalarla uğraşmak için harcadığımız zamanı %95 oranında azalttık. Temelde, zaman zaman bu sorunları çözmek için çalışan tüm ellerimiz vardı. ”

• Ürününüze daha fazla güvenin.
  Esnek ve güçlü bir veri ekleme çözümünüz olduğunda, kullanıcılarınızın hangi verileri içe aktarabileceğini veya aktaramayacağını kısıtlamanız gerekmez. Artık bir sınırlama değil.
  Abbott'un açıkladığı gibi:

  “Müşterilerden istediğimiz veriler hakkında bizi daha düşünceli yaptı. Düzeltilmesi çok fazla zaman gerektirebilecek verileri istemekten artık kaçınmamız gerekmiyor. Flatfile bu sorunu ortadan kaldırıyor ve analizlerimize dahil edebileceğimiz farklı veri türleri ile deneme yapma isteğimizi geliştirdi. Farklı veri türleriyle uğraşmak için ne kadar çok zaman harcarsak, pazarda ek değer üreten içgörüyü ortaya çıkarma olasılığımız o kadar artar. Bu bizim gibi bir startup için olmazsa olmaz.”

• Para biriktir.
  Üçüncü taraf bir veri onboarding çözümüne para harcamanız gerekecek olsa da, şirketinize, aksi takdirde özel olarak oluşturulmuş bir veri içe aktarıcı, işe alım süreci ve müşteri ilişkilerini yönetmeye çalışırken harcayacağınız zamandan ve paradan tasarruf edeceksiniz. (Örneğin, masa örtüsü, Flatfile'ı benimsediklerinde on binlerce dolar tasarruf etti.)

Yazılım Ürünleri İçin Veri Eklemenin Zorlukları

Şimdi veri eklemedeki yaygın zorluklara ve Flatfile Concierge'in bunları nasıl ortadan kaldırdığına bir göz atalım:

1. Zorluk: Toplanacak Çok Veri Var

Yeni iş yazılımına kaydolurken, kullanıcılar muhtemelen temel hesap bilgilerini doldurmak, ayarları yapılandırmak ve kullanıcı eklemek gibi bazı işleri önceden yapmayı beklerler. Yapmak isteyeceğiniz son şey, onlar için daha fazla çalışmaya neden olacak bir veri aktarıcı ile onları şaşırtmaktır.

Örneğin, bir CRM oluşturduğunuzu varsayalım.

Yazılım yeni başlayanları ve diğer yeni işletmeleri hedeflemediği sürece, kullanıcıların bir sürü harici veriye sahip olmaları gerekecek. Örneğin:

• Müşteriler, potansiyel müşteriler, satıcılar, ortaklar ve ekip üyeleri için iletişim bilgileri;
• Hesap ve satış geçmişi gibi mevcut müşteri verileri;
• İletişim geçmişi gibi beklenti verileri;
• Satış hattı ayrıntıları;
• Takım ve bireysel hedefler ve metrikler.

CRM'niz, kullanıcılarınızın her birinin önceki CRM'leriyle doğrudan entegre olmadıkça, bu verileri nasıl aktaracaklar? Kopyala ve yapıştır? CSV şablonları?

Ayrıca, bir CRM'nin bilgi aldığı diğer tüm kaynakları da düşünmelisiniz. Ödeme ağ geçitleri. Bir satış ekibinin sürücüsünde yaşayan elektronik tablolar. Şirketinize e-postayla veya faksla gönderilen imzalı sözleşmeler. Farklı yerlerden ve insanlardan gelen çok fazla veri var.

Çözüm

Flatfile Concierge'in bu sorunu çözmek için yaptığı birkaç şey var.

Yeni başlayanlar için, verilerin çeşitli dosya türlerinden içe aktarılmasına izin verir:

• CSV,
• TSV,
• XLS,
• XML,
• Ve dahası.

Bu tür bir esneklikle, kullanıcılarınızın verileri belirli bir dosya türüne aktarma ve ardından aktarım sırasında oluşan hataları temizleme konusunda endişelenmesine gerek kalmayacak. Flatfile Concierge, çeşitli veri türlerinden çeşitli dosya türlerini işleyebilir ve hepsini kolayca doğrulayabilir.

Düşünülmesi gereken başka bir şey de, yazılımınızın içe aktarılan her dosyayı ve buna karşılık gelen verileri nasıl izleyeceği ve düzenleyeceğidir.

Flatfile'ın kullanıcılarınızın yapmasına izin verdiği şey, verileri yerleştirmek için ortak çalışma alanları oluşturmaktır. Bir ekip üyesi çalışma alanına yeni veriler eklediğinde, şunları içeren bir kayıt yakalanır:

• Yükleme tarihi,
• Dosya adı,
• Verileri gönderen kullanıcı,
• Eklenen satır sayısı,
• Sürüm geçmişi,
• Hataları yükleyin.

Bu, herkesi katkıda bulundukları verilerden sorumlu tutarken işleri düzenli tutar. Ve merkezi bir kontrol panelinden kolayca erişilebilen bu bilgilerle, neyin, kim tarafından ve ne zaman yüklendiğine dair hiçbir sır kalmayacak. İçe aktarma hataları, e-tablo verilerini yeniden yüklemeye gerek kalmadan işbirliği içinde de düzeltilebilir.

2. Zorluk: Veriler Çeşitli Durumlarda İçe Aktarılıyor

Yazılım kullanıcılarınıza verilerini ürününüze aktarma olanağı verdiğinizde, son kullanıcıların verilerini önceden biçimlendirme veya temizleme konusunda sizin veya yazılım ekibinin yapabileceği pek bir şey yoktur. Ayrıca zorunda olmamalısın. İşiniz, müşterilerin yazılımdaki değeri görmesini sağlamak; verileri içe aktarma ile mücadele etmemek.

Onlara bir elektronik tablo şablonu verebilirsiniz, ancak bu onların tüm verilerini yeniden biçimlendirmek için zaman harcamalarını gerektirir. Onları bilgi tabanına yönlendirebilirsiniz, ancak yine de bu, son kullanıcılarınızın bu ekstra işi yapmaya istekli olacağını varsayar.

Gerçekte, kullanıcılarınız yeni yazılımın içine girmek ve işe başlamak için acele edecekler. Bununla başa çıkmak için durmayacaklar. Yazılımın işi bu.

Bununla birlikte, birçok veri onboarding çözümü, dağınık elektronik tabloları çok iyi işlemez. Yalnızca bazı verilerin ne olduğunu anlamakta zorlanmakla kalmazlar (çoğunlukla veri modeli kendi verileriyle eşleşmediğinden), uygulama belirli elektronik tablo sütunlarını kabul etmeyi reddeder.

Verilerini düzgün bir şekilde organize etmemek veya etiketlememek veya ekibine bunu nasıl yapacaklarını öğretmemek (veya ilk etapta ne yapacaklarını bilmemek) son kullanıcının hatası olsa bile, sonunda kimi suçlayacaklarını düşünüyorsunuz? verileri ne zaman içe aktarılmaz?

Çözüm

Flatfile Concierge'in ithalatçısı AI desteklidir; bu, yazılımınızın (ve veri aktarıcısının) işi gerçekten son kullanıcılarınız için yapabileceği anlamına gelir.

Veri aktarıcı, gelişmiş doğrulama mantığını kullanarak verilerin ne olduğunu ve nereye gittiğini anlayabilir.

Flatfile, sütunları ve karşılık gelen verileri yazılımınızın gerçek veri alanlarıyla otomatik olarak eşleştirecek olsa da, kullanıcılar sisteme izin vermeden önce durumun böyle olduğunu doğrulama şansına sahip olurlar:

Bu gerçekleşmeden önce, Flatfile'ın kullanıcılarınızın verileriyle ne yapacağını bilmesini sağlamak için arka uç üzerinde biraz çalışabilirsiniz:

• Flatfile'ın, kullanıcılarınızın büyük olasılıkla içe aktarmaya çalışacağı karmaşık elektronik tablo biçimlerinde ve veri türlerinde gezinebilmesi için hedef veri modelleri oluşturun.
• Doğrulama kurallarına sahip bir şablon oluşturun, böylece Flatfile'ın yapay zekası her şeyi tam olarak nasıl haritalandıracağını bilir.
• İçe aktarıcının zaman içinde verileri bağlamsallaştırmasına, doğrulamasına ve temizlemesine yardımcı olmak için içe aktarılan verileri diğer veritabanlarına karşı doğrulayın.

Bu ön çalışmayı yaptıktan sonra, gerisi kolaydır.

İşin büyük kısmı, içe aktarılan verileri temiz ve kullanışlı bir şeye dönüştürdüğünde Flatfile Concierge tarafından yapılacak. Aslında, Flatfile'ın makine öğrenimi ve bulanık eşleştirme sistemi sayesinde, içe aktarılan sütunların yaklaşık %95'i yazılımınızla otomatik olarak eşlenir.

Son kullanıcı, verilerinin hata içeren kısımlarını inceleme fırsatına sahip olacaktır. Herhangi birini bulurlarsa, bir elektronik tabloda düzeltmek ve yeniden içe aktarmak zorunda kalmadan Flatfile içindeki hataları onarabilirler.

3. Zorluk: Birden Fazla Kullanıcıdan Veri Alma ve İzleme

Mutfakta çok fazla aşçı olduğunda, ters gidebilecek birçok şey vardır.

Veriler bazen ekip üyelerinin bilgisayarlarında yaşayabilir veya daha da kötüsü e-posta yoluyla gönderilebilir ve bu da hassas veriler için büyük bir güvenlik sorunu olabilir. Bu, kullanıcılara yazılım platformuna erişim izni verilmezse veya veri aktarıcıyı kullanmak için çok korkutucu bulursa gerçekleşebilir.

Öte yandan, yanlış veri yerleştirme süreciyle, insanların şirket verilerine ne halt isterse onu eklediği herkes için ücretsiz bir hale gelebilir. Veriler içe aktarılırken, gözden geçirme çerçevesi yoktur, bu nedenle şirketin veritabanı hatalarla ve yinelenen girişlerle doldurulur.

Son kullanıcılarınızın şirket verileri kadar ciddi bir şeyle uğraşırken, özellikle de yazılımınızın kullanılabilir olmasını istiyorsanız, düzeni, kontrolü ve güvenliği sağlayabilmesi gerekir.

Çözüm

Flatfile Concierge, veri yerleştirme sürecini işbirlikçi bir süreç olacak şekilde tasarladı.

Gördüğünüz gibi, şirket yöneticileri belirli ortak çalışanları (yani müşterileri) çalışma alanlarına veri eklemeleri için davet edebilir. Ancak bu, verileri içe aktarmak için kapsamlı bir davet değildir.

Yöneticiler bir onay süreci oluşturma olanağına sahiptir. Şunlara ulaşırlar:

• Ekip üyelerinden belirli veri kümeleri isteyin.
• Hangi çalışma alanlarına veri aktarmalarına izin verildiğini kontrol edin.
• Onaylanan verileri platforma aktarmadan önce tüm veri gönderimlerini gözden geçirin.

Yöneticiler ayrıca müşteri adına verileri içe aktarabilir. Flatfile Concierge, verilerin müşteriler için hiçbir zaman bir çıkmaz sokak olmamasını sağlar.

Bu, yalnızca doğru verilerin yazılıma girmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda kontrollü akış, verilerin de daha temiz ve daha doğru olmasını sağlar. Tüm bunlar, kullanıcılar için sorunsuz bir veri yerleştirme deneyimi sağlarken.

4. Zorluk: Veri Güvenliği Her Zaman Bir Endişedir

Web ve uygulama geliştirme söz konusu olduğunda, kullanıcı gizliliği ve güvenliği en yüksek önceliğe sahiptir. Müşterilerimiz ve ziyaretçilerimiz bilgilerinin meraklı gözlerden korunduğuna (ve reklamcılara satılmadığına) güvenmiyorlarsa, çözümlerimizi en başta kullanmayı bırakacaklar.

Aynı şey yazılımda da olur - ancak güvenlik konusunda endişelenmeleri gereken yalnızca şirketin kişisel verileri değildir.

Şirketler genellikle verileri yazılıma aktardıklarında (CRM örneği gibi), müşterilerinin özel ve hassas verilerini içe aktarıyorlar. Bunun tehlikeye girmesine izin verin ve yazılımınıza elveda öpücüğü verebilirsiniz.

Yani, evet, yazılımın kendisinin güvenceye alınması gerekiyor. Bu verilen bir şey. Ama aynı zamanda, verilerinizi işe alma süreciniz de öyle. Kontrolsüz bırakılırsa, büyük bir güvenlik açığı noktasıdır.

Çözüm

Flatfile Concierge'in yaptığı ilk şey, kullanıcı dostu bir veri yerleştirme çözümü sunarak kullanıcıları e-posta, FTP ve diğer güvenli olmayan platformlar üzerinden hassas verileri paylaşmaktan uzaklaştırmaya teşvik etmektir.

Yaptığı ikinci şey, kullanıcıların verilerini içe aktarmaları, doğrulamaları ve yazılımınıza göndermeleri için kimliği doğrulanmış ve uyumlu bir çalışma alanı sağlamaktır.

Flatfile Concierge, çalışma alanlarını şu şekilde korur:

• Her ortak çalışan, kimliği doğrulanmış bir davet yoluyla veri içe aktarıcıya girer.
• Veriler aktarım sırasında şifrelenir ve şifrelenmiş bir Amazon S3 klasöründe depolanır.
• Veri ekleme platformu %100 GDPR uyumludur.
• Flatfile, HIPAA ve SOC2 uyumludur ve gerektiğinde diğer uyumluluk gereksinimlerine göre ayarlanabilir.

Ayrıca, veriler uygulamanıza başarıyla taşındığında Flatfile'dan silinir. Bu şekilde, verilerinizin dokunulduğu önceki platformlarda değil, yalnızca yazılımınız içinde güvenliği konusunda endişelenmeniz gerekir.

Toplama

Yetersiz veya hataya açık bir veri ekleme süreciyle, siz, yazılım sağlayıcısı ve son kullanıcıları, elektronik tabloları manuel olarak temizlemek ve doğrulamak için çok fazla zaman harcarsınız. Bu, yalnızca ilk kullanıcı kaydı sırasında da olmaz. Veri aktarıcı göreve uygun değilse, mevcut müşterilerden her veri yüklenmesi veya platforma aktarılması gerektiğinde hepiniz bir ton zaman ve kaynak harcayacaksınız.

Tabii ki, tüm bunlar, ithalatçınızın kullanıcı verilerini yazılıma bile alabileceğini varsayar. (Ne yazık ki, bu çok fazla özel yapım çözümle olur.)

Söylemeye gerek yok: Veri ekleme süreciniz ekibiniz ve müşterileriniz için kusursuz olmalıdır. Kullanıcı kayıp oranlarını düşük ve kullanıcı memnuniyetini yüksek tutmanın tek yolu budur.

Veri ekleme, ele alınması gerçekten karmaşık bir süreçtir. Kendi veri onboarding çözümünüzü geliştirmeye çalışırken ve bununla ilgili sorunları gidermeye çalışırken harcadığınız zamandan kendinizi kurtarın. Flatfile Concierge gibi yapay zeka destekli bir veri içe aktarıcı ile her şey sizin için halledilir.