Dijital Politikalarla İşletmenizi ve Müşterilerinizi Güvende Tutma

Dijital çalışanlar, özellikle web tasarımcıları ve geliştiricileri, politikanın ürünlerini çevrimdışı olduğu kadar çevrimiçi olarak da etkilediğini kabul etmelidir. Teşebbüsümüzün ölçeği ne olursa olsun - ister büyük bir şirket, ister küçük bir dijital ajans, yazılım şirketi veya kişisel girişim olsun - yasalara uygunluğumuzu sürdürmek için bu yasal düzenlemeler sistemi ("politikalar" olarak adlandırdığımız) dahilinde çalışmalıyız.

Her İşletmenin Dijital Politikalara İhtiyacı Var

Mevcut düzenleyici ortamımız, özellikle bir işimiz varsa, işyerinde her gün gezinmemiz gereken bir kurallar dünyasıdır. Öyleyse, web siteleri kurduğumuz ve iş yaptığımız dijital dünyanın neden farklı olmasını bekleyelim? Öyle değil - aslında, herhangi bir şey varsa, web üzerindeki düzenleyici ortam, erişilebilirlik (2010'da İngiltere), çerezler (2011'de AB), çevrimiçi için yeni gereksinimlerin hızla ortaya çıkmasıyla birlikte son yıllarda daha karmaşık hale geldi ve kodlandı. mahremiyet (2012'de ABD), unutulma hakkı (2014'te AB), kişisel vatandaşlık bilgilerinin ihracı (2015'te Rusya) vb. Küresel yasal gereklilikleri takip etmek her zaman kolay değildir. Yazılım şirketlerini etkileyen, ancak işletmelerimiz için ciddi bir tehdit oluşturabilen AB KDV yasası gibi bazıları bize mantıksız bile gelebilir.

SmashingMag'de Daha Fazla Okuma :

• Dijital Hakkında Yanlış mı Düşünüyoruz?
• Müşteri Yolculuğu Haritalaması Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey
• Kendinizi Gereksiz Hale Getirmenin Yolları
• Bir UX Devrimi Nasıl Kıvılcım Çıkarır?
  

Dijital politikaya bağlılık, çevrimiçi iş yapan herhangi bir şirket veya birey için vergi ödemek kadar temel olmalıdır. 15 yıllık poliçe çalışmalarımda dijital ortamda çalışmanın da analog dünyada olduğu kadar risk ve yükümlülükler taşıdığına şahit oldum. Dijital politikalarınız yoksa ve bunlara uyuyorsanız şirketinizi, müşterilerinizi ve gelirinizi riske atıyorsunuz.

Dijital Politikaların Zor Olması Gerekmiyor

Bu konuda yeniyseniz, dijital politikalar üzerine yapılan konuşmalar kulağa çok yasal ve katı gelebilir. Yine de korkma. Dijital politikalara nasıl yaklaşacağınız konusunda size bazı genel ipuçları ve kaynaklar vereceğiz ve dijital politikaları bir avukat, hukuk departmanı veya dijital politika danışmanıyla tartışabilmeniz için size bazı temel bilgiler sağlayacağız.

Başlamanıza yardımcı olmak için şunları ele alacağız:

• dijital politikalara dikkat edilmezse nelerin yanlış gidebileceğine dair örnekler,
• dijital politika türleri,
• dijital politika şablonu,
• sürekli değişen dijital ortamda nasıl gezinilir,
• Doğru politika yaklaşımının nasıl seçileceği.

Dijital Politikalar Dijital İşletmeyi Yönetir

Tabii ki, tüm şirketler dijital politikaları görmezden gelmiyor. Bazıları, özellikle küçük dijital ajanslar ve bireysel web uygulayıcıları, bu tür politikalar günlük operasyonel odaklarının ötesine geçtiği için bir referans çerçevesinden yoksundur.

Ancak dedikleri gibi, yasayı bilmemek mazeret değildir. Dijital politikalar, bir şirketin web sitelerinin yanı sıra sosyal medya, mobil platformlar, e-posta pazarlaması ve çevrimiçi CRM'yi yerel, federal ve hatta uluslararası yasalara ve düzenlemelere uyumu sağlayan yönergeleri belirlerken doğrudan etkileyebilir. Kişisel olarak tanımlanabilir tüketici bilgilerini koruma gerekliliğini ve uygun korumalara sahip olmadıkları için Target, Neiman Marcus, Adobe, Sony ve LinkedIn aleyhine sonradan açılan veri ihlali davalarını göz önünde bulundurun. Veya bir şirketin reklam amacıyla kullanıcıların mobil cihazlarından hangi coğrafi hedefleme bilgilerini toplayabileceğini ve uyumsuzluk olduğunda Capital One, Discover, American Express, Chase ve GE Capital Retail Bank gibi şirketlere uygulanan milyonlarca dolarlık para cezalarını düşünün.

Tabii ki, birçok kuruluş zaten dijital politikaları "aldıklarına" inanıyor. Sonuçta, web sitelerinin altbilgisinde, W3C politikalarına dayalı web sitesi erişilebilirliğini desteklediklerini belirten bir bağlantı var. Hatta bir gizlilik politikasına (başka bir alt bilgi bağlantısı olarak) sahip olabilirler. Ancak bu, yüzeyi zar zor çiziyor - dijital politikalar, bir web sayfasındaki altbilgi bağlantılarından çok daha fazlasını kapsar. Bunlar, küresel olarak web çalışanlarına sağlanan ve onlar tarafından kullanılan programatik rehberlik olmalıdır.

Gerçek Riskler

Riske atıp dijital politikaları tamamen göz ardı etmeye karar verirseniz ne olur? Sizinki büyük ve çok yönlü küresel bir çevrimiçi varlığa sahip bir kuruluşsa, düzenleyicilere açıkça daha zorlayıcı bir hedef sunuyorsunuz. Bu vakaların çoğunda, uyumsuzluk aşağıdakilere yol açabilir:

• pahalı para cezaları ve yasal davalar . 2015, Ulusal Basketbol Birliği (NBA), Sprint, JC Penney ve Home Depot'a karşı olanlar da dahil olmak üzere yalnızca erişilebilirlikle ilgili 45 dava gördü.
• satış kanallarının bloke edilmesi Belçika mahkemeleri, ISP'lerin telif hakkı yasalarını ihlal eden ticari web sitelerini engellemesinin gerekebileceğine karar verdi.
• dijital operasyonların kapatılması Çin, yerelleştirme ve sahiplik gereksinimlerine uymadığı için bu yılın başlarında Apple'ın çevrimiçi kitap ve film hizmetlerini kapattı.
• marka itibarı, pazar payı ve kamu güvenilirliği kaybı IKEA, Rusya'daki yaşam tarzı web sitesini 2015'te, hükümetin bunu eşcinsel değerlerinin küçüklere tanıtımı olarak kabul edeceği korkusuyla, ancak kamuoyunda tepki ve boykotlarla karşılanacak şekilde kapattı.

Müşteriler, sözleşmelerin standart parçaları olan sorumluluk muafiyetlerini ve tazminat maddelerini talep ettiğinde, bağımsız içerik yazarları ve bağımsız ve küçük web mağazaları bile dava veya para cezası gibi sonuçlara maruz kalabilir.

Dijital Politika Kontrol Listesi

Sayıları genellikle az olsa da (kuruluş başına genellikle 5 ila 40 arasında değişir), bu dijital politikalar bir web sitesinde ve ilgili dijital kanallarda yapılacaklar ve yapılmayacaklar için net bir yön belirler.

Açıkçası, her şirketin hangi dijital politikaların ilgiyi hak ettiğine - ve tersine, görmezden gelmeyi düşündükleriyle ne kadar riskten kaçındıklarına - karar vermesi gerekiyor. Yine de, deneyimlerime göre, aşağıdakiler her şirketin gözden geçirmesi gereken iyi bir temel listedir:

• ulaşılabilirlik
• markalaşma
• çerezler ve izleme
• çocukların gizliliği (COPPA)
• telif hakkı ve koruma, fikri mülkiyet ve ticari markalar
• veri ihlali bildirimi (güvenlik ihlalleri meydana geldiğinde ve kişisel bilgiler kaybolduğunda veya çalındığında kullanıcılara yasal olarak gerekli bildirim)
• veri şifreleme ve aktarım, veri yerelleştirme
• veri gizliliği ve kişisel olarak tanımlanabilir bilgilerin ve sağlık bilgilerinin korunması
• dijital kayıt yönetimi
• hissedar bildirimi (toplantı bildirimleri de dahil olmak üzere hissedar veya hissedar yıllık bilgilerinin bir internet sitesinde yayınlanması veya dijital bir kanalda duyurulması için yasal gereklilik)
• dil ve içerik yerelleştirme
• e-posta pazarlaması için olanlar da dahil olmak üzere istenmeyen posta önleme yasaları
• uygun ve yasak içerik
• dijital haklar yönetimi
• alan adları, e-posta adresleri ve sosyal medya hesapları (bir markayı korumak için savunma amaçlı kayıt veya telif haklarının ve ticari markaların güvence altına alınmasını sağlamak için dijital bir varlığın rezervasyonu)
• çevrimiçi reklamcılık ve promosyon
• sosyal medya (kişisel ve kurumsal)

Şirketinizin uymayı seçtiği dijital politikalar birkaç değişkene bağlı olacaktır:

• sanayi . Örneğin, ilaçların bankalardan farklı gereksinimleri olacaktır.
• iş sektörü . Sektörler arasında ticari, işletmeler arası, devlet ve kar amacı gütmeyen alanlar bulunmaktadır.
• konum . Buna web sitenizin coğrafi konumu (alan ülkesi) ve içeriğinizin ilişkilendirildiği kullanıcıların coğrafi konumu dahildir. Web sitesi geliştirme ve yönetiminde uyumluluğu sağlayan gereksinimler, olası birçok permütasyonla birlikte kapsamlı olabilir.
• dijital platformlar . Web, mobil, CRM ve sosyal, her birinin kendine özgü politika gereksinimleri vardır. Her biri kendi politika gereksinimlerini (gizlilik, coğrafi hedefleme vb.) sürdüren birkaç ülkede bulunan bir mobil platformda çalışırken uyumluluk hızla daha karmaşık hale gelebilir.

Bir web tasarım ajansı veya küçük bir web geliştirme mağazası için liste büyük olasılıkla kısa olacaktır ve esas olarak erişilebilirlik, çerezler ve gizlilikle ilgili politikalara odaklanacaktır. Müşterilerle çalışırken, bu liste web sitesinin, mikro sitenin, sosyal medya kampanyasının veya mobil uygulamanın amacına bağlı olarak büyüyecektir. Veri depolama ve işleme, e-ticaret web siteleri için vergi tahsilatı ve güvenlik politikaları ilk düşünülecek olanlar arasında olabilir. Bir politika uzmanı veya dijital avukatla hızlı bir şekilde görüşün ve gereksinimleri müşteriyle birlikte ele alın, çünkü onlar farkında olmayabilirler.

Bu makalenin ilerleyen kısımlarında, düzenleyici ve yasal gerekliliklerin belirlenmesinden, politikaların oluşturulup yaygınlaştırılmasından ve uyumun ölçülmesinden kimin sorumlu olduğunu öğreneceğiz. Ancak dijital politikalar hakkında düşündüğünüzde hemen sayfalarca hukuk dili hayal ederseniz, iyi bir şirketsiniz çünkü geçmişte birçok politika, web çalışanları da dahil olmak üzere yalnızca insanlar tarafından kolayca anlaşılamayan yasal belgeler olarak yazılmıştır.

Dijital Politika Şablonu

İyi politikalar, içerik oluşturucuların ve editörlerin, web geliştiricilerinin ve hatta web sitesi olmayanların bile anlayabileceği kısa açıklamalar (en fazla iki sayfa) olma eğilimindedir. Genellikle sade, günlük dilde yazılmış aşağıdaki bilgileri içermelidir:

1. politikanın adı
2. politika beyanı (yani, çevrimiçi ortamda her zaman veya asla yapmamanız gereken, bir kılavuz veya en iyi uygulama olarak değil, gerçek olarak belirtilen)
3. gerekçe (yani bu politikayı neden izlemeniz gerektiğine dair bir açıklama)
4. kaynak Politika nereden kaynaklanıyor ve politikayı hangi yetkiye dayanarak uyguluyorsunuz?
5. ilgili standartlar Politika, uyumun yalnızca “ne” yönünü belirttiğinden, politikaya nasıl uyulacağını açıklamak için destekleyici standartlar mevcut olmalıdır.

Politikaların yapısı önemlidir, ancak politikaların nerede ve nasıl saklandığı daha da önemlidir. Temel UX ilkelerini uygulayarak, politikalara uymak zorunda olanlar tarafından kolayca erişilebilen, aranabilir hale getiren ve genellikle politikaların hedef kitlesini bir paydaş grubu olarak gören merkezi bir havuz oluşturun. Başka bir deyişle, politikalar ortak bir sürücüde bir PDF dosyası olarak saklanmamalı veya bir kuruluşun intranetine dağılmamalı.

Tipik bir politika beyanı kısa ve öz olmalıdır. Örneğin, bir erişilebilirlik ilkesi ifadesi şu şekilde okunabilir:

Bu politikanın yürürlüğe girdiği tarihten sonra kuruluş veya departmanlarından biri tarafından yayınlanan web veya mobil uygulamalar olsun tüm yeni ve yeniden tasarlanmış dijital mülkler, Web İçeriği Erişilebilirlik Yönergeleri (WCAG) 2.0 Düzey AA standartlarına uygun olmalıdır. Bu politikanın yürürlüğe girdiği tarihten önce yayınlanan tüm eski dijital mülkler, güncellenirken veya düzenlenirken bu erişilebilirlik standartlarına uygun olmalıdır. Hangi standartların uygulanması gerektiğine ilişkin talimatlar, Digital Resource Hub'ın Erişilebilirlik Standartları bölümünde mevcuttur. Tamamen erişilebilir dijital mülklerin elde edilmesi ve sürdürülmesine yönelik ilerleme, her departmanın bütçe talebinin bir parçası olarak sunulan yıllık dijital durum raporunda belgelenmelidir.

Bu özel politika, aşağıdakiler gibi ilgili erişilebilirlik standartlarına bağlanmalıdır:

• Görüntüler,
• bağlantılar,
• video,
• ve test.

(İlgili standartların, yukarıda bağlantılı W3C'den alınanlar gibi harici olması gerekmez. Politikalar, kuruluşun dahili standartlarıyla da bağlantılı olabilir.)

Politika, yürürlük tarihi, politikanın hâlâ geçerli olup olmadığını veya bir güncelleme gerektirip gerektirmediğini belirlemek için gözden geçirilmesi gereken bir tarih, bir iletişim noktası (kurumsal erişilebilirlik görevlisi gibi) ve aşağıdaki gibi bir ölçüm bildirimi sağlamalıdır. :

Erişilebilirlik uyumluluğu için dijital mülkleri taramak için otomatik bir araç kullanın ve işletme sahibinin uyumluluk oranlarına aylık olarak rapor verin. Erişilebilirlik uyum oranlarını üç ayda bir yönetim sponsoruna bildirin.

Bilgi Kaldıraçtır

Riski en aza indirmek için, dijital olarak karşı karşıya olan şirketler ve onları destekleyen ajanslar ve geliştiriciler, küresel dijital politikalarla sürekli öğrenme eğrisini benimsemeyi öğrenmelidir. Rusya'daki son veri yerelleştirme gereksinimlerinde veya AB-ABD Veri Aktarımı Çerçevesinde olduğu gibi, dış politika değişiklikleri ani ve hızlı olabilir. Diğer kuruluşlar, rehberlik geliştirebilir, ancak ABD Gıda ve İlaç İdaresi'nin sosyal medyada ilaçlara ilişkin gereksinimleri sonlandırmada olduğu gibi, kesin gereksinimleri belirsiz bırakabilir.

Elbette dijital politika oluşturma, özellikle büyük şirketlerde dahili olarak da gerçekleşir. Bu tür politikalar, teknoloji değişikliklerinden, diğer dijital veya web projelerinden alınan derslerden veya yeni veya güncel uygulamalara duyulan ihtiyacı ortaya çıkaran son projelerden veya girişimlerden kaynaklanabilir. Markalama, kalite ve içerik sahipliği gibi daha tipik dijital politikaların çoğu, bir kuruluşun pazarlama departmanından veya web operasyonları ekibini oluşturan kişilerden verilir.

Web'in varlığının neredeyse 30 yılını doldurmuş olsak da, kullanımıyla birlikte gelen riskler ve bu riskleri dizginlemek için gerekli politikalar konusundaki kolektif farkındalığımız henüz olgunlaşmamış durumda. Politika labirentinde dijital çalışanlara ve ajanslara rehberlik edecek merkezi bir kaynak yoktur, ancak birkaç şey yaparsanız birçok konuyu takip edebilirsiniz:

• Lainey Feingold, Dechert LLP, SIIA ve Hunton & Williams gibi dijital politika uzmanları ve derneklerin blog gönderilerini okuyun.
• Veri ihlalleri, veri yerelleştirme, uluslararası veri aktarımları, erişilebilirlik ve veri gizliliği gibi temel politika konuları için haber uyarılarınızı ayarlayın.
• Andrea Siodmok, Adonis Hoffman ve tabii ki ben, Kristina Podnar gibi politika yorumcularını takip ederek Twitter üzerinden trendleri sıfırlayın.
• Digital Trends, ComputerWorld ve CIO Magazine gibi haber kuruluşlarına göz atın.

Doğru Dijital Politika Yaklaşımını Seçmek

Uyum konusunda bu kadar karmaşık bir durumla karşı karşıya kalan bir şirket, dijital politika IQ'sunu nasıl geliştirir ve sürdürür? Politikaları olgun bir şekilde yöneten kuruluşlar, genellikle birkaç sorumluluk atanacak bir dijital politika görevlisi kullanır:

• Mevcut dijital politika yelpazesini belirleyin ve risk potansiyellerinin nüanslarını değerlendirin. Bir web tasarım ajansı veya küçük web işletmesi için en büyük risk, muhtemelen kendi çevrimiçi varlığının tehlikeye girmesidir; bu nedenle, veri toplama, gizlilik, depolama ve aktarım ve ihlallere odaklanmak en uygun olabilir. Web siteniz herhangi bir işlem desteği olmadan yalnızca içeriğe sahipse, belki de en büyük odak, analitik yazılımınız aracılığıyla toplanan bilgilere ve bu bilgileri faaliyet gösterdiğiniz ülkeye göre nasıl yönettiğinize olacaktır. Web tasarım ajansı veya küçük web işletmesi müşteriler için çalışırsa, olası riskler ve ilgili politikalar hızla büyüyecektir - burada yine web sitesinin veya dijital kanalın türüne göre riskleri değerlendirin ve en büyük riskleri azaltmak için politikalara odaklanın.
• Belirli bir konuda uygun organizasyonel pozisyonları belirlemek için dijital liderlikleriyle iletişim kurarken, dijital politika trendlerinin pazarlarında nasıl değiştiğini izleyin. Bu, sektörde neler olup bittiğine ve bu eğilimlerin kuruluş üzerinde ne gibi etkileri olabileceğine dikkat eden, yasal bir eğilime sahip veya riski takdir eden birine sahip olmak anlamına gelir. Örneğin, LinkedIn yakın zamanda veri ihlali nedeniyle güvenliği ihlal edildiğinde, kullanıcıların LinkedIn şifrelerini sıfırlamasına önemli ölçüde odaklanıldı. LinkedIn'i kullanıcılar için bir kimlik doğrulama kaynağı olarak kullanan şirketler, tek kaynaklı kimlik doğrulamayla ilgili riskleri düşünen birileri olsaydı ve yürürlükte bir politikaya sahip olsaydı, hızlı tepki verirdi. Ancak gördüğümüz gibi, Citrix gibi şirketler, ikincil veri ihlallerine yol açan riski kaçırdı.
• İçerik oluşturucular ve geliştiriciler de dahil olmak üzere dahili dijital paydaşları bilgilendirirken, kuruluş genelinde uygun politikaları yayınlayın.
• Uygun politikaları tanımlamak ve belgelemek için kuruluş genelinde çeşitli konu uzmanları ve politika yazarlarıyla birlikte çalışın.
• Bu ilkeleri çevrimiçi işlemlere entegre etmek için dahili bir program oluşturun.

Bu tür bir kurum içi destekten yoksun olan küçük dijital ajanslar ve bireysel tasarımcılar, potansiyel dijital politika sorunlarına ilişkin içgörü için müşterilerinin gizlilik yetkilisine veya hukuk departmanına danışmalıdır. Ekibinizin kaynakları veya finansmanı sınırlıysa, kuruluşunuz için temel politikaları ve riskleri belirlemek için her zaman bir dijital politika danışmanıyla çalışabilir, The Foundry tarafından sunulanlar gibi dijital politikalarla ilgili bir sektör çalıştağına katılabilir veya başvuruda bulunabilirsiniz. Digital Context Next gibi çevrimiçi kaynaklara.

Rekabet Avantajı Olarak Uyum

Dijital politikalara sadece risk merceğinden değil, aynı zamanda fırsat merceğinden de bakılmalıdır. Kendilerini dijital politikalarla yakından uyumlu hale getiren ve bu da dijital varlıklarını (örneğin markalaşma yoluyla) güçlendiren şirketler, belirgin bir rekabet avantajı elde etmeye devam ediyor. Kuruluşun içinde ve dışında gereksinimleri agresif bir şekilde belirterek markasını küresel olarak ilerleten Intel'i düşünün; veya erişilebilirliği vurgulayan ve WCAG ile AAA uyumluluğunu sağlayan Victoria Eyalet Gelir Ofisi; ya da çok basit ama güçlü bir çevrimiçi yorum moderatörlüğü politikası uygulayan ve onu bu alanda küresel bir lider olarak konumlandıran Guardian.

Günümüzün gelişen dijital pazarında, her şirket dijital politikalara uyum sağlamaktan kaçınarak kaybetmeye hazırdır. Aynı şekilde, bu politikaları dijital girişiminiz için genel bir uzun vadeli stratejik plana dahil ederek kazanacağınız daha da çok şey var . Bunu yaparak yöneticilerinizi, kurumunuzu, müşterilerinizi ve kendinizi bu yazıda gündeme gelen dava, para cezası ve marka risklerinden koruyarak değer katacaksınız. Buna uymakla, web'deki evinizin güvende kalmasını sağladınız.

Yaratıcılık rehberlikle dengelendiğinde – bu politikaların asıl amacı – o zaman dijital çalışanlar yenilik yapmakta ve diğer kuruluşlara göre daha verimli çalışmakta daha özgürdür.