Bu En İyi Uygulamalarla Jira İş Akışlarını Kolaylaştırın
Yayınlanan: 2022-07-22Atlassian tarafından neredeyse yirmi yıl önce piyasaya sürülen ve başlangıçta yazılım geliştiricilere yönelik olan Jira, o zamandan beri dünyanın dört bir yanındaki Çevik ekipler için başvurulan proje yönetimi çözümü olarak kendini kanıtladı. Hala çoğunlukla geliştirme ekipleri tarafından kullanılmasına rağmen, Jira'nın esnek işlevselliği, herhangi bir organizasyondaki hemen hemen her ekip için çalışabilir.
Ancak, bu esneklik beraberinde karmaşıklık riskini de getiriyor: Yazılım hakkında duyduğum en sık şikayetlerden biri, genişleyen iş akışlarının yönetilemez olması. Peki, benimsemeyi artırmak ve verimliliği sürdürmek için iş akışları nasıl oluşturulmalıdır?
Jira'yı 12 yıldır birden fazla sektörde ve çeşitli proje yönetimi, iş analitiği ve Jira yönetici rollerinde kullanıyorum. Bu Jira iş akışı en iyi uygulamaları, kurulumunuzu optimize etmenize ve kuruluşunuzun tüm alanlarında esnekliğinin faydalarını en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacaktır.
Jira İş Akışlarını Herhangi Bir Departman İçin Uyarlama
Standart geliştirme iş akışlarını uygulamaktan daha karmaşık gereksinimlere sahip olanları tasarlamaya kadar, bir Jira yöneticisinin yazılımın yeteneklerini kuruluşlarının herhangi bir bölümüne uyarlaması mümkündür. BT dışındaki süreçleri izlemeniz gerekiyorsa, Jira tipik sprint tahtası görünümünden daha fazlasını sunar. Çeşitli departmanların ve işletmelerin Jira kullanımlarını geliştirebilecekleri bazı yollar şunlardır:
| Organizasyon tipi | Önerilen Jira Kurulumu | Avantajlar |
|---|---|---|
| Birden fazla sistemi kapsayan karmaşık bir işe alma sürecine sahip bir İK departmanı | Yeni işe alım türüne göre iş akışlarını kullanan bir işe alım panosu oluşturun ve İK personelinin her bir işe alım kurulumunu yapmak için çeşitli sistemlerden geçtiği yolu yönlendirin. | Farklı işe alma yollarının çizilmesi, İK personelinin yeni işe alımları ilk seferde doğru ve eksiksiz bir şekilde ayarlamasını sağlayarak işe alımda zamandan ve daha sonra maliyetli düzeltmelerden tasarruf sağlar. |
| Kampanyalar gibi yinelenen işleri yönetmek isteyen bir pazarlama departmanı | Bir proje içindeki her bir kampanyayı destansı olarak ayarlayın. Her kampanyanın başlangıcında tekrarlanabilir görev kartları yüklenebilir, böylece her birinin benzer şekilde yürütülmesi ve ilgili tüm süreç ve aksiyonların alınması sağlanır. | Tekrarlanabilir görev iş akışı, her kampanyanın mümkün olduğunca verimli ve kapsamlı bir şekilde yürütülmesini sağlar. Ek olarak, Jira yol haritası görünümü, her bir kampanyanın gerçek durumuna karşı planlanan zaman çizelgesinin gerçek zamanlı bir görünümünü sağlamak için kullanılabilir. |
| Aynı şekilde çalışması gerekmeyen birden çok geliştirme grubuna sahip bir BT işletmesi (belki yeni bir satın alma veya farklı kuruluşlara rapor veren ekipler nedeniyle) | Her grubun çalışma şeklini temsil eden bir panoya sahip olduğu, birden çok pano ve bir ortak iş akışı içeren projeler kullanın. Panolar Kanban, Scrum veya bir karışım olabilir. | Ekipler yine de kendileri için en uygun şekilde çalışabilirler, ancak proje çalışmaları tekdüze bir şekilde izlenir ve raporlanır. Bu, ekibin süreçlerini yalnızca proje veya program raporlama amaçlarıyla değiştirme baskısını azaltır. |
| KPI raporlaması veya harici satıcılarla eylemler gibi düzenli olarak zamanlanmış görevleri üstlenen herhangi bir kuruluş | Belirli bir zamanlamaya göre görevler oluşturmak ve yönetmek için Jira otomasyonunu kullanın. Görevler, sürecin tamamlandığından emin olmak için gerektiği gibi iş akışları aracılığıyla yürütülebilir. | Tüm işler tek bir yerde merkezileştirilir ve ekip üyelerinin görevleri zamanında tutmak için takvim notlarına veya takip e-postalarına güvenmeleri gerekmez. |
Jira İş Akışı Yönetimi
Farklı işlevler için birden çok iş akışı kullanırken, yöneticiler kendilerini çok sayıda düzeni yönetmekte zorlanırken bulabilirler. Bir yönetici her proje için farklı bir iş akışı şemasıyla sonuçlanırsa, ortaya çıkan panoların bakımı neredeyse imkansız hale gelebilir. Bunu önlemek için iş akışlarını amaca yönelik bir şekilde oluşturun ve sürdürün. Bunu yapmak için en iyi üç önerim:
1. Ortak Zemin Bulun
Bir panodaki farklı sütun adları, her birini desteklemek için mutlaka farklı iş akışları gerektirmez. Proje iş akışları, durumlar ve geçişler arasındaki ortak noktaları bulun. "Devam Ediyor" adımı veya durumu, BT için bir geliştirme adımını, bir proje yönetim ofisi için bir gereksinim toplama adımını ve bir pazarlama kampanyası için bir oluşturma adımını kapsayabilir. Ortak bir durumu ve iş akışını izleyebilirlerse, bakımı yapılacak Jira öğelerinin hacmini azaltabilirsiniz. Bunu yapmak, belirli bir projede kaçırılmış bir geçiş olasılığını da azaltır.
2. Neye Odaklanın
Çoğu zaman, insanlar eylemi olan her ekip üyesi için iş akışı adımları oluşturur; bu, spagetti gibi görünen bir iş akışı ve okunamayacak kadar dar sütunlara sahip bir pano sağlayabilir. Bunun yerine, görevin türüne, yani Kim veya Nasıl'a değil, Ne'ye odaklanın. Peki, doğası gereği benzer olan ve aynı anda gerçekleşen ancak farklı kişiler tarafından gerçekleştirilen birkaç inceleme ve onay adımından oluşan bir iş akışını nasıl yönetirsiniz? Bir öğenin onay iş akışı adımında (geliştirme iş akışındaki bazı test adımları için de kullanılabilir) bulunmasına izin veren, ancak yine de birden çok eylemi, görevi ve kontrol noktasını temsil eden döngü işlevleri, gönderi işlevleri ve otomasyonlar gibi özellikleri kullanın.
Pano sütunlarının durumlarla ilgili olduğunu unutmayın, bu nedenle 15 durum, her biri tek bir duruma sahip 15 sütun veya sütun başına birden çok durum gerektirir. Pano görünümünüz gerçekten 15 ayrı durum gerektiriyorsa, daha karmaşık bir iş akışı oluşturmanız gerekebilir. Ancak pano görünümünüz sütun başına birden çok durum içeriyorsa, iş akışınızı sütunlarla eşleşecek şekilde basitleştirmeyi düşünün.
3. Mümkün Olduğunda Verileri Kullanın
Jira veri odaklıdır, bu nedenle bir görevin durumunu temsil etmek için genellikle bir iş akışı adımı yerine verileri kullanmak daha verimlidir. Bir kullanıcı hikayesini Gereksinimler'den Kabul Kriterleri'nden Gözden Geçirildi'ye geçirmek yerine, bu kategorilerin her birini, her bir görevin belirli bir alan veya veri öğesiyle ilgili olduğu tek bir durum olarak temsil edebilirsiniz.
Veriye dayalı bir yaklaşımı izlerseniz, otomasyondan faydalanabilir ve birilerinin kartları taşımasını beklemek yerine iş tamamlanıp belgelendiğinde iş akışı boyunca hareket edecek öğeleri planlayabilirsiniz. Bunun için standart alanlar, özel alanlar veya etiketler gibi veri öznitelikleri kullanılabilir.
Örneğin, büyük bir geliştirme iş akışındaki gürültüyü azaltmak için, üç gereksinim durumunun tümü tek bir iş akışı Gereksinimleri adımında yer alabilir. Gereksinim Kabul Kriterleri için hazır olduğunda, görev sahibi bir "AC gerekli" etiketi ekler veya özel bir "AC için Hazır" alanını kontrol eder ve Jira bunu test edilmek üzere otomatik olarak atar. Bu, süreci birden fazla adımla aynı şekilde kolaylaştırır, ancak iş akışını hafif tutar. Bu, özellikle eşzamanlı adımları destekleyebilecek veya siparişin esnek olduğu bir iş akışınız varsa önemlidir.
İki Temiz Jira İş Akışı Örneği
Aşağıdaki diyagramlar, çeşitli senaryolarda uygulanabilen durumlar, geçişler ve çözümlerden oluşan verimli ve yönetilebilir iş akışlarını detaylandırır.
Yalın bir genel onay iş akışı, pazarlama teklifleri gibi her türlü iş görevinin yanı sıra gereksinimler gibi geliştirme görevlerinin çeşitli bölümleri için kullanılabilir.
İyi bir geliştirme iş akışı, birden fazla panoyu destekleyebilir ve farklı şekillerde çalışan birkaç geliştirme ekibini destekleyebilir. Yine, Kim'e değil, Ne'ye odaklanır. Bu tek iş akışı, birçok türde yönetim kurulunu, kuruluşu, proje aşamasını ve iş görevini destekleyebilir. Karmaşık görünse de, bunun nedeni büyük ölçüde, onu kullanan ekiplerin öğeleri verimli bir şekilde yönetmesi için gerekli olan geçişlerin sayısıdır.
Ortak Jira Zorlukları ve Çözümleri
Jira'nın esnekliği, iş akışlarını nasıl kuracağınız ve sürdüreceğiniz konusunda amaçlı olmanız gerektiği anlamına gelir. Ayrıca, diğer yaklaşımlar daha uygun olduğunda iş akışlarını varsayılan olarak kullanmadığınızdan da emin olmanız gerekir. Bazı yaygın sorunlar aşağıdaki adımları izleyerek giderilebilir:
| Sorun | Sonraki adımlar |
|---|---|
| Çok fazla farklı türde iş akışım var. | Benzer durumları gruplayarak tüm iş akışı durumlarının bir "üst kümesini" haritalayın. Ortak bir iş akışı oluşturun ve her birini bu yenisine dönüştürün. |
| İş akışlarım karmaşık. | Yönetim kurulunu ve ilgili yönetim kurulu raporlamasını nasıl kullandıklarını öğrenmek için meslektaşlarınızla biraz zaman geçirin. Büyük olasılıkla tüm iş akışı adımlarını kullanmıyorlar veya ayrı adımlara gerek yok. Tek bir karmaşık iş akışının basitleştirilmiş bir sürümünü oluşturarak başlayın ve ilgili tüm raporlama ve süreç işlevlerinin hala kullanılabilir durumda olduğundan emin olun. |
| Öğeler kaybolur veya yanlış durumda olur. | Çok sayıda farklı iş akışınız ve panonuz varsa, büyük olasılıkla bu sorunla karşılaşmışsınızdır. İlk olarak, pano ayarlarınızın her birinde eşlenmemiş tüm durumları gözden geçirmeniz gerekir. İş akışlarını güncellemek kolaydır ancak pano sütununa yeni bir durum eklemeyi unutmayın. Bir panoda kullanmadığınız durumlar olsa bile, bunların haritalanmamış yerine biriktirme listesinde olması en iyisidir, böylece bir değişiklik yaparsanız kartın görünürlüğünü kaybetmezsiniz. İkinci olarak, boşta kalan veya kaybolan kartların oluşumunu en aza indirmek için iş akışlarını basitleştirin. |
| Farklı durumlarda farklı şeyler yaptığımız için çok sayıda iş akışına ihtiyacım var. | Durumlarınıza bir göz atın ve bunların bir sorun türüne mi yoksa başka bir veriye mi dayandığını belirleyin. Hala birçok iş akışınız olabilir, ancak bunlar sorun türleri veya başka bir varlık arasında ortak hale getirilebilir. Ardından, onları yönetme şeklinizi basitleştirin. Örneğin, görev sorun türleri için üç iş akışı (basit görev, test/onaylı görev, dağıtımlı görev) sağlayabilir ve bunları projeye göre görevler için 18 iş akışı sağlamak yerine çeşitli iş akışı şemalarına çekebilirsiniz. |
İş Akışı Başarısı için Bu Tekniklere Güvenin
Birçok kuruluş Jira'yı kullanmak için ek fırsatlar bulabilir, ancak BT projelerinden kaynaklanan iş akışlarıyla zaten aşırı yüklenmiştir. Bu önerileri ve en iyi uygulamaları uygulayarak, yönetim yükünü artırmadan Jira kullanımını genişletebilirsiniz. Jira'yı diğer kuruluşlarda kullanma deneyiminiz varsa, bunu ilham kaynağı olarak kullanın, ancak düşüncenizi belirli bir proje veya endüstri için nasıl kullanıldığını gördüğünüzle sınırlamayın. Ortak bir zemin bulmayı, Neye odaklanmayı ve mümkünse verileri kullanmayı unutmayın. Bunu yapmak, Jira'nın sunduğu tüm esneklikten yararlanmanızı sağlayacaktır. Ve kuruluşunuzun tüm alanları Jira'yı verimli bir şekilde kullandığında, küresel KPI'ları, süreç iyileştirmelerini ve işletme genelindeki diğer girişimleri tartışmak ve uygulamak daha kolay olacaktır.