KPI Tedavisi: Sağlık Hizmetleri Veri Analizi, Tıp Merkezi Finansmanını Nasıl İyileştirebilir?

McKinsey & Co.'nun 2022 raporuna göre, ABD sağlık hizmeti sağlayıcıları, üretkenlik iyileştirmelerini uygulayarak önümüzdeki altı yıl içinde toplu olarak 1,5 trilyon dolardan fazla maliyet azaltabilir. Sağlık kuruluşlarının yeniden yapılandırılmasında doğal sınırlamalar vardır çünkü sadece kârlar değil, hayatlar da tehlikededir. Yine de sağlayıcılar, özellikle hizmet sunumunu kesintiye uğratan ve ABD hastanelerini toplu olarak milyarlarca dolarlık zararla karşı karşıya bırakan COVID-19 salgınından bu yana üretkenliği optimize etmek için büyük bir baskı altında.

Elektronik sağlık kayıtlarının (EHR'ler) son on yılda hızla benimsenmesi, hasta bakımını ve operasyon verimliliğini büyük ölçüde artırdı, ancak daha yapılacak çok şey var.

Yönetim danışmanlığı firması Marion Street Capital'in kurucusu ve CEO'su olarak, hasta bakımının kalitesinden ödün vermeden verimliliği artırmak ve kârlılığı artırmak için son birkaç yılda çok sayıda sağlık hizmeti sağlayıcısıyla çalıştım. Ekibim ve ben, veri analizi araçları geliştirme konusunda derin deneyime sahibiz ve sağladıkları bilgileri temel performans göstergeleri (KPI'ler) geliştirmek ve bu ölçümleri yönetmek için sağlam bir plan geliştirmek için kullanıyoruz. Bu başucu kitabını kullanarak, müşterilerimizin binlerce hasta için bakımı optimize etmesine ve 50 milyon doların üzerinde tasarruf etmesine yardımcı olduk.

Stratejiyi Yönlendirmek için Sağlık Hizmetleri Veri Analitiğini Kullanma

KPI'lar, performans hedefleri, kilometre taşları ve karar verme içgörüleri sağlayarak stratejiyi yönlendirmek için özel olarak tasarlandıkları için diğer iş metriklerinden farklıdır. Örneğin, satış hacmi yaygın bir ölçümdür, ancak kendi içinde yalnızca bir sonucu temsil eder. Buna karşılık, satış hacmini artırmaya yardımcı olması amaçlanan KPI'lar, yeni gelen müşteri adaylarının sayısı ve satış görevlisinin yanıt süresi gibi ölçümleri içerebilir.

Sağlık sektörü üzerindeki amansız mali baskı göz önüne alındığında, KPI'lar kritik öneme sahiptir ve sağlayıcıların hizmetlerinin değerini artırmalarına, maliyetleri düşürmelerine, operasyonları düzene sokmalarına, kaynak tahsisini optimize etmelerine ve daha kaliteli bakım sunmalarına yardımcı olabilir.

Doğru KPI'ları Bulma

Anahtar, en üretken KPI'ları seçmek ve kuruluş genelinde cerrahi müdürleri ve finans yöneticileri gibi paydaşları hizalayan bir çerçeve tasarlamaktır. Bir sağlayıcının verilerini düzenlemek için iki geniş kategori kullanıyoruz: operasyonel ve finansal.

Operasyonel KPI'lar

Bu ölçümler, kaynak kullanımını ve hasta sonuçlarını iyileştirmeyi amaçlar ve ABD'de yenilikçi bir opioid kullanım bozukluğu kliniği olan müşterilerimizden biri için geliştirmemize yardımcı olduğumuz aşağıdaki örnekler gibi çeşitli ölçümleri içerebilir:

• Sağlayıcı kullanımı, yani her bir sağlık uzmanının zamanının ne kadarının (saat veya yüzde olarak) hastalarla faturalandırılabilir hizmetlere harcandığı
• Hasta ziyareti
• Benzersiz hasta karşılaşmaları
• Hasta değişimi (kabul ve taburcu)
• Görülen benzersiz hastalar
• Hasta başına, ziyaret başına hizmetler

Konu sağlık hizmetleri maliyetleri olduğunda, haber başlıkları tıbbi prosedürlere ve ilaç fiyatlarına odaklanma eğilimindedir, ancak genellikle emek harcama artışını sağlayan en büyük faktördür. Bu nedenle, maliyetleri azaltmak isteyen sağlayıcıların işgücünü daha iyi kullanmaya odaklanmaları iyi olur; örneğin, yöneticilerin hasta akışlarını optimize edebilmesi ve bekleme sürelerini azaltabilmesi için veri toplamak, doktorların idari görevleri yönetmesine yardımcı olmak ve harcanan zamanı artırmak için bilgisayar ve mobil uygulamaları dağıtmak gibi. randevuya gelmemeyi azaltmak ve personel zamanından tasarruf etmek için hastalara otomatik randevu hatırlatıcıları göndermek.

Finansal KPI'lar

Diğer KPI kategorisi finansaldır ve bunların çoğu, işletme nakit akışı veya net kar marjı gibi diğer sektörlerin kullandığı metriklere benzer.

Bununla birlikte, kalış başına hasta ilaç maliyeti ve ödeme yapanlarla, en yaygın olarak sigorta şirketleri ile ilişkiye odaklanan tüm alt kategori gibi finansla ilgili bazı KPI'lar sağlık hizmetlerine özgüdür. Bunlar, bir sağlayıcının gelir akışını yönetmek ve geliştirmek için çok önemli ölçütlerdir ve aşağıdakiler gibi verileri içerir:

• Talep reddi oranı
• Sigorta talebi işleme süresi
• Geri ödeme oranı: sigortacılar tarafından ödenen dolar tutarı

Operasyonel KPI'ları iyileştirmek için hedefler belirlemek daha iyi bakım ve işletme sonuçlarına dönüşebilirken, finansal göstergeler için aynısını yapmak doğrudan kârlılığı destekler. KPI'ları seçmenin genel amacı, personeli ve yönetimi ortak hedefler üzerinde uyumlu tutarken hangi hedeflerin en büyük etkiye sahip olduğunu bulmaktır. KPI'ları zaman içinde ayarlamak ve koşullar değiştikçe revize etmek de çok önemlidir.

Sağlayıcılar bu noktaya gelmeden önce, bu ölçümleri görselleştirmek ve yorumlamak için etkili bir panoya sahip olmaları gerekir.

Gösterge Tabloları Oluşturma

KPI'ların gücü, verileri içgörülere dönüştürmeleridir. Ancak bu öngörüleri yönetmek ve bunları verimliliğe dönüştürmek için sağlayıcıların bu verileri sunmanın etkili bir yoluna ihtiyacı var. Tipik olarak, en verimli ve çekici yolu görsel bir gösterge panosu aracılığıyla buluyorum.

Genellikle bir müşteriyle attığımız ilk adım, kuruluşun belirli hedeflerini anladığımızdan emin olmaktır - örneğin, işletmenin teknoloji altyapısını ve veriyi nerede ürettiğini haritalarken işletme açığını azaltmak. Ayrıca, hasta gizliliğini ihlal etmeden, örneğin ortalama hasta kalış süreleri gibi üst düzey eğilimleri toplamak için elektronik tıbbi kayıtları inceleyerek, karar vermeyi iyileştirmek için verilerden nasıl yararlanabileceklerini anlamak için farklı işlevlerdeki personel üyeleriyle anket yapıyoruz.

Hangi verilerin izleneceğini belirledikten sonra, yol boyunca yönetmeye ve iyileştirmeye yardımcı olacağımız bir bilgi kaynağı olan bir veri yığını oluşturmaya başlarız. İlk adım, bilgileri bir veritabanı, veri ambarı (veri ambarı) veya veri gölü (modelleme ve analiz için daha fazla ham bilgi depolayan bir havuz) halinde düzenlemektir. Bunların her biri, içeriği depolamak için yararlı araçlardır, ancak birinin diğerlerinden daha avantajlı olduğu farklı kullanım durumları vardır.

Ardından, Tableau, Power BI veya Qlik Sense gibi bir iş zekası (BI) platformunu kullanarak panoyu oluştururuz ve bunu kuruluşun veritabanından veya veri gölünden bilgi çekmek için kullanırız.

Bilgileri Bölümlere Ayırmak

Başarılı bir KPI stratejisini devreye sokmak, her pano için en kullanışlı metrikleri ve özellikleri belirlemeyi gerektirir, böylece onlarla etkileşime giren kişiler bunu verimli bir şekilde yapabilir. Farklı paydaşların farklı veri noktalarına ihtiyacı vardır ve farklı KPI'ları olacaktır, bu nedenle verileri doğru kitleler için segmentlere ayırmak önemlidir. Örneğin, finansal KPI'ları yöneticiler ve idareciler için farklı bir panoya taşırken doktorlar ve sağlık personeli için operasyonel bir pano tasarlamak isteyebilirsiniz. Veri okuryazarlığı büyük olasılıkla bir kuruluşta büyük ölçüde farklılık gösterecektir, bu nedenle insanları bunaltmayacak şekilde bilgi sunmak ve rehberlik sağlamak, seçenekleri ve filtreleri görüntülemek önemlidir.

Amaç, istikrarlı ve tekrarlanabilir bir süreç geliştirerek yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmaktır. Ancak aynı zamanda, veri temini ve güncelleme ile otomasyonu en üst düzeye çıkarmak ve insan etkileşimi ihtiyacını en aza indirmek istiyoruz.

Bir Pano Vaka Çalışması

Opioid kullanım bozukluğu kliniği müşterimiz için üç gösterge panosu geliştirdik: biri tıbbi personel için, diğeri faturalandırma departmanı için ve üçüncüsü klinik yöneticileri için. Bu sistem ve ölçtüğü kriterler, kuruluşun ikinci faaliyet yılında 19,5 milyon dolarlık serbest nakit akışı sağlamasına yardımcı oldu; bu para, toplum için sosyal programlara yeniden yatırıldı.

Klinik Veri Panosu

Bu pano, verileri doğrudan kliniğin elektronik tıbbi kayıt sisteminden alır ve işletmenin çeşitli alanlarındaki günlük performans ve operasyonlara ayrıntılı bir bakış sunar. Daha da spesifik kitleler için kontrol panelini aşağıdaki sayfalara ayırdık:

• Özet: Bu sayfa klinikteki herkes için geçerlidir ve başlıca klinik KPI'lardan bazılarını gösterir: sağlanan faturalandırılabilir hizmetler, kabuller, taburculuklar ve nüfus sayımı (o gün kliniği ziyaret eden benzersiz hasta sayısı).
• Kullanım: Baş sağlık görevlisi, COO ve operasyon liderleri (yönetmenler veya üst düzey yöneticiler gibi), her klinisyenin gün veya hafta başına hizmet sayısını ve hizmetlere harcadığı zamanı gösteren bu sayfaya bakar.
• Tutma: COO ve operasyon sorumluları, tarihe, tıbbi personele, sevk kaynağına, hastaların kabul edildiğinde atandıkları programa ve daha fazlasına göre kabul ve taburculuk durumlarına derinlemesine bir dalış yapmak için bu sayfayı kullanır.
• No-show: Bu sayfa, COO'nun ve operasyonların, randevuya gelmeme gibi belirli eğilimleri not etmesine olanak tanır. Örneğin, müşterimiz 30 günden daha az süredir programda olan hastaların randevularının %20'sini kaçırdığını, 30 günden fazla süredir programda olan hastaların ise %10'unu kaçırdığını gördü.
• Baş sağlık görevlisi raporu: Baş sağlık görevlisinin, özellikle kendisi için hazırlanmış, pozitif ilaç testleri hakkında bilgi veren ve hızlı çözüm veya raporlama gerektirebilecek tıbbi hataları sayısallaştıran özel bir rapora ihtiyacı vardı.
• Personel Alımı: COO ve operasyon liderleri, herhangi bir vardiyada kliniğe nasıl personel gönderileceğini anlamak için bu sayfayı kullanır. Hem geriye dönük hem de tahmine dayalı olarak, sağlayıcılara geçmişteki personel eksiklikleri veya fazlalıkları hakkında bilgi verir ve ardından bu verileri gelecekte belirli gün ve saatlerde talebi karşılamak için ihtiyaç duyulacak personel sayısını tahmin etmek için kullanır. Altı Sigma ve Yalın süreçleri kullanılarak geçici bir isteğin parçası olarak oluşturulan bu sayfa, klinik büyüdükçe sürekli izleme için gösterge tablosunda canlı bir rapor olarak kalır.

Faturalandırma Verileri Kontrol Paneli

Bu gösterge panosu, tıbbi faturalandırma sisteminden bilgi alır ve kliniğin gelir olarak toplamasını beklediğimiz tıbbi taleplerin bir tahminini görüntüler. Ayrıca, beklentilerimize göre ne kadar hızlı ödeme yaptıkları ve ne kadar ödedikleri gibi belirli sigorta ödeyenler arasındaki eğilimleri de gösterir.

Finans ekibi, Alacak Hesapları için ödenmemiş taleplerin tahminini kullanır ve faturalama ekibi, talep eğilimlerini anlamak ve ele almaları gereken sorunları belirlemek için bu gösterge panosunu kullanır. Örneğin, belirli bir ödeyenin ortalama DSO'su (bir talebi işleme koymak ve ödemek için geçen gün sayısı) 15 günden 25'e çıkıyorsa, ekip, daha uzun sürebilecek belirli talep türlerini belirlemek ve incelemek ve beyin fırtınası yapmak için gösterge tablosundaki filtreleri kullanabilir ve beyin fırtınası yapabilir. çözümler.

Üst Düzey Kontrol Paneli

Bu, diğer tüm gösterge tablolarından elde edilen verileri, operasyonel ve finansal performans için en kritik olan KPI'ların özet görünümüne ayrıştırır. Bu gösterge panosu aynı zamanda klinik için oluşturulmasına yardımcı olduğumuz haftalık hedeflerle (hasta karşılaşmaları, hasta başına hizmetler, kabuller ve taburculuklar ve gelir ve alacak hesapları dahil) bağlantılıdır, böylece yöneticiler gerçek sonuçları tahminlerle karşılaştırabilir.

Sağlık kuruluşunun farklı alanlarındaki KPI'ları takip ettiğimiz için, her birinin farklı bir sahibi veya sorumlu tarafı olabilir. Paydaşlarla hedeflere göre KPI değerlerini düzenli olarak gözden geçirerek, yorumlayarak ve tartışarak bilgi akışını desteklemek için “dinamik geri bildirim döngüsü” dediğimiz şeyi kullanırız. Bu, metriklerin etkinliğini ve bunların kuruluşun operasyonları ve karlılığı üzerindeki etkisini sürekli olarak yeniden değerlendirmemizi sağlar.

Kitle Kaynak Kullanımı Çözümleri

Herhangi bir kuruluş geliştikçe, yalnızca ölçütleri karşılamanın ve aşmanın ötesinde çözümler gerektiren zorluklar ortaya çıkar. Bazen veriler, açık bir çözümü olmayan sorunların varlığına da işaret eder. İlgili tüm tarafların araştırılması bu durumda yardımcı olabilir.

Örneğin, geçen yıl bir sağlık hizmeti müşterisi için tasarladığımız bir pano, kliniklerinde grup danışmanlığı seanslarında önemli bir azalma olduğunu vurguladı. Kurumun çeşitli alanlarından kitle kaynaklı bilgiler alarak, grup danışmanlığı girişiminin bütünsel bir görünümünü elde ettik ve düşüş eğilimini azaltmak ve oturumları artırmak için grup danışmanlığı hakkında daha ayrıntılı raporlama ve hizmetin planlayıcılar tarafından daha fazla tanıtılması gibi geçici düzelticiler koyduk. . Farklı personel gruplarıyla tartıştıklarımızdan bazı örnekler:

• Tıbbi faturacılar: Klinik, eşdeğer bir hizmete kıyasla bir grup oturumundan ne kadar gelir elde ediyor?
• Diğer sağlık personeli: Grup seanslarına daha fazla odaklanmak onların programlarını ve hastalarla olan etkileşimlerini nasıl etkiler? Sağlık personeli, hastaları grup seansları yerine bireysel seanslara katılmaya mı zorluyordu? Ve eğer öyleyse, neden?
• Diğer operasyonel personel: Hasta anketlerinde grup oturumlarıyla ilgili, hastaların bunlardan kaçınmasına neden olabilecek olumsuz geri bildirimler var mıydı? Grup oturumlarını daha etkili ve eğlenceli hale getirmek için kullanabileceğimiz başka operasyonel değişiklikler var mı?

Bu panolar ve tartışmalar aracılığıyla topladığımız veriler sonucunda, klinik yöneticileri daha fazla grup oturumu planlamak ve bunları hasta iletişim kanalları aracılığıyla tanıtmak için çeşitli girişimler başlattı. Ekim 2021'den Haziran 2022'ye kadar grup seanslarının sayısı %476 artarken, hastalar arasında gelmeme oranı %13,2 düştü. Bu artış, aynı dönemde ortalama haftalık gelirde %58'lik bir büyümeye katkıda bulundu.

Diğer Sağlık Hizmetleri KPI'ları ve Yapılmaması Gerekenler

Bir sağlık hizmeti ortamında, olumlu hasta sonuçları kârlılığın yerini almalıdır - bu nedenle, KPI'ların verimlilik üretmeye yardımcı olmak için verilere çok fazla güvenmesi, potansiyel çatışmalar hakkında endişeleri artırabilir. Bunu akılda tutarak, özellikle kaçındığımız bir gösterge, daha kısa etkileşimleri ve zayıf hizmet sağlayıcı-hasta ilişkilerini teşvik edebileceğinden, hastalara sağlanan hizmetlerin hacmine personel teşvik tazminatı eklemektir.

Hala hacme bakarken potansiyel çatışmaları ele almaya çalıştığımız başka bir yol, bir klinikte bir tedavi programına kayıtlı aktif hasta sayısı olarak tanımlanan Aktif Sayım adlı bir KPI geliştirmektir. Bu, klinisyenleri ve diğer kilit personeli, hastaların programda kalmasına yol açan uygulamalar geliştirmeye teşvik eder. Bu tür bir kalite etkileşimi, daha fazla hasta tutma ve hasta sonuçları ile sonuçlanır.

Birden fazla KPI'yı hesaba katmak, eksiksiz bir anlatıyı anlamak ve ilişkilendirmek için de çok önemlidir. Yalnızca bir metriğe bakmak genellikle yanlış bir resim sağlar. Baş sağlık görevlisi, yalnızca sağlayıcı kullanımını incelerse ve bir sağlayıcının birden fazla hafta boyunca haftada 40 saatten 30 ila 35 faturalanabilir saat çalıştığını, diğerinin ise aynı haftaların her birinde 20 ila 25 saat çalıştığını görürse, lider şu sonuca varabilir: ilk sağlayıcı daha üretkendi ve daha büyük bir zam veya ikramiyeyi hak ediyordu. Bununla birlikte, ikinci klinisyen daha yüksek bir gelmeme oranına sahip olabilir, bu da çalışma saatlerinin iş performansı veya iş etiği ile ilgisi olmadığı anlamına gelir.

Her kuruluş farklıdır ve sağlık sektörü için ileriye giden yolu çizmenin tek bir cevabı yoktur. Yine de, gelmeyen randevuların sayısını azaltmak gibi görünüşte küçük değişikliklerin bir kuruluşta nasıl kademeli etkilere sahip olabileceğini gördüm. Doğru kullanıldığında, sağlık hizmeti veri analitiği, personel ve liderlik ortak hedeflere doğru çalışırken hem alt satırı hem de bakım kalitesini iyileştirmek için muazzam fırsatlar sunar.