İşyerinde Etkili İletişim Rehberiniz

Nerede olursanız olun veya kiminle konuşuyor olursanız olun, etkili iletişim gereklidir.

Bununla birlikte, bir işyerinde iletişim becerileri, kariyerinizin başarısını belirleyebilecek belki de tek kişisel özelliktir. Aslında, etkili iletişim eksikliği, bir şirketin moralinin yanı sıra verimlilik, hedefler gibi diğer faktörleri de bozabilir.

“İyi iletişim becerileri” terimi o kadar fazla kullanıldı ki insanlar anlamı konusunda kararsız hale geldi. İyi iletişim becerileri, talimatları anlayabilmeyi ve bilgileri basit ama net bir şekilde aktarabilmeyi gösterir. Bir çalışan olarak sahip olabileceğiniz en temel ancak gerekli becerilerden biridir. Aslında, iletişim becerileri, görüşmecilerin bir adayda değerlendirdiği ilk şeylerden biridir.

Etkili İletişimin Unsurları

Çoğu zaman insanlar iyi iletişim becerilerinin “iyi konuşabilmekten” daha fazlasını oluşturduğunu unuturlar. Elbette, dil yeterliliği etkili bir şekilde iletişim kurmak için çok önemlidir. Ancak etkili iletişimin başka birçok unsuru vardır.

Aktif dinleme

İletişim iki yönlü bir yoldur. Bu nedenle dinlemek en az konuşmak kadar önemlidir. İşyerinde, düşünce sürecini anlamak için karşınızdaki kişiyi dinlemeniz gerekir. Aktif dinlemeden, konu dışı olan ve yanlış anlaşılmaya neden olan bir şey söyleyebilirsiniz. Aktif dinleme alıştırması yapmanın en iyi yollarından biri soru sormaktır. Ayrıca söylediklerini yeniden ifade edebilir ve onlara tekrarlayabilirsiniz. Bu, diğer kişiye, ne iletmeye çalıştıklarını anladığınızı garanti edecektir.

Sabır

İş yerinizde farklı bir grup insanla karşılaşacaksınız. Bir konuşma sırasında, amacınızı anlatamıyormuşsunuz gibi göründüğünde sinir bozucu ve bunaltıcı olabilir. Bu nedenle, sadece başkalarına değil, kendinize de sabırlı olmayı uygulamak önemlidir. Tanıştığınız herkesin sizi ilk görüşte anlamasını bekleyemezsiniz. Zaman ayırın ve anlamalarını sağlayın. Bu, özellikle yönetici veya ekip lideri gibi bir liderlik pozisyonundaysanız çok önemlidir. Kendilerinden emin olmaları ve sizinle daha açık iletişim kurabilmeleri için ekibinize karşı sabırlı olmanız gerekir. Açık iletişim ekip çalışması için çok önemlidir.

Netlik ve Uyum

İş yerinizde herhangi bir konuşmaya başlamadan önce, arkasında bir amaç olduğundan emin olun. Bu iletişimden elde etmeye çalıştığınız şey hakkında kafanızda bir not tutun. İletmek istediğiniz noktaların bir taslağını oluşturun. Çünkü doğru mesajı iletmek ne kadar önemliyse, bunu açık ve tutarlı bir şekilde yapmak da önemlidir. Netlik eksikliği yalnızca kafa karışıklığına ve hataya yol açacaktır, bu da nihayetinde gecikmelere ve kötü karar vermeyle sonuçlanacaktır. Bir meslektaşınızla, kıdemli veya astınızla konuşuyor olmanızdan bağımsız olarak, konuşmayı net ve konuya uygun tutmayı unutmayın. Netlik, işlerin zamanında yapılmasına neden olacaktır.

Empati

Bir ekibin parçası olarak çalışmak, diğer insanların fikirlerine de açık olmanız gerektiği anlamına gelir. Bu nedenle, onlarla aynı fikirde olsanız da olmasanız da, onların fikir ve görüşlerine açık olmayı kendi içinizde bulmalısınız. Biriyle aynı fikirde olmadığınızda bile, fikirlerine saygı göstermelisiniz. Evet, söylemesi yapmaktan daha kolay. Ancak o kişiyle empati kurmanız, neden belirli bir şekilde davranmış olabileceğini anlamak için kendinizi onun yerine koymanız gerekir. Ayrıca, durumlarını daha iyi anlamak için her zaman sorular sorabilirsiniz.

Olumlu davranış

Hepimizin havanın altında hissettiğimiz kötü günleri veya günleri vardır. Hızınıza geri dönmek için kendinize biraz zaman ayırmanız sorun olmasa da, bu enerjiyi işe taşımayın. İş yerindeki insanlarla başa çıkma şeklinizi etkilemesine izin vermeyin. Kişisel yaşamınızda neler olabileceğinden bağımsız olarak işyerinde olumlu bir tutum sürdürmeye çalışın. Öte yandan, iş yerindeki insanlarla sorunlarınız varsa, konuşun! Bu insanlara ulaşın ve bunları aşmanın ve sorunlarınızın üstesinden gelmenin bir yolunu bulun. Ne yaparsanız yapın, sadece durumu ele almayı unutmayın. Çünkü onu bastırmayı seçerseniz, zorluklarınız daha da büyüyecek, size yük olacak ve böylece işleri daha da kötüleştirecek.

Ses tonu

Ses tonu, iletişim sürecinde çok önemli bir unsurdur. Konuşmanın tüm havasını ayarlayabilir. Örneğin, konuşmaya sinirli veya agresif bir şekilde başlarsanız, konuştuğunuz kişinin de benzer şekilde yanıt verme olasılığı yüksektir. Ses tonu, dahil ettiğiniz duyguların yanı sıra kullandığınız ses seviyesini de içerir. Bir cümlenin tonunuza ve vurgulamayı seçtiğiniz kelimelere bağlı olarak birden fazla anlamı olabilir. Ayrıca ses tonu sadece iş arkadaşlarıyla yapılan konuşmalarda değil, müşteriye dönük işlerde de geçerlidir. Özellikle zaten kızgın bir müşteriyle durumu daha da kötüleştirmek istemiyorsanız, onlarla sakince konuşmanız gerekir.

Dürüstlük ve Açıklık

İyi iletişim, insanların birbirlerine karşı dürüst ve açık olmasını gerektirir. Biriyle konuşurken açık fikirli olmaya çalışın. Bir sonuca atlamadan veya anlamsız bir tartışmaya yol açacak şekilde geri dönmeden önce onların bakış açısını anlamayı taahhüt edin. Müzakere etmeye ve orta bir zemine ulaşmaya çalışın. Her sohbete açık bir zihinle yaklaşmak daha başarılı sonuçlara yol açacaktır. Ayrıca, her zaman dürüst olun. İşyerinde bir şeyle ilgili sorun yaşıyorsanız, bir İK'ya veya yöneticinize başvurun. Sizi rahatsız edebilecek şeylere dikkat edin. Dürüst bir yaklaşımla girerseniz, bunu hissedecekler ve sohbete içtenlikle katılacaklar.

İşyerinde Etkili İletişim Nasıl Uygulanır?

Bir işveren olarak, iş yerinizde etkili iletişimi uygulamak için çaba göstermeniz önemlidir. Sonuçta, etkili iletişim üretken bir çalışma alanına yol açar. Ancak aynı anda bu kadar çok insanla uğraşırken biraz bunaltıcı olabilir. Bunun nedeni, hepsinin kişilik, düşünce süreçleri, anlama kapasitesi, iş etiği vb. açısından farklılık göstermesidir.

İşte çalışanlarınız arasında etkili iletişim kurabileceğiniz birkaç yol:

Çalışan Eğitim Programları

Daha önce de belirtildiği gibi, her çalışan farklıdır. Herkesin sosyal olması veya etkileşimli yeteneklere sahip olması gerekli değildir. Bazen onu insanlardan çıkarman gerekir. Bunu başarmanın harika bir yolu, işyerinde çalışan eğitim programları düzenlemektir. Bu programlar insanlara birbirlerinin önünde nasıl rahat edebilecekleri ve sosyalleşme konusunda daha rahat olmaları konusunda rehberlik edebilir. Çalışanlar, etkili iletişimin üretkenlik düzeylerini nasıl artırabileceğini öğrenebilir. Programınız dinleme becerileri, iletişim temelleri, çevrimiçi iletişim vb. konulardan oluşabilir.

Bir Örnek Belirleyin

Çalışanları etkili iletişimle bir araya getirmenin en iyi yollarından biri örnek olmaktır. Çalışanlarınızın önünde iyi ve etkili iletişimi modellemek, sosyal öğrenmeyi teşvik etmenin harika bir yolu olabilir. Bu, özellikle bir işverenin doğasının ve tutumunun çalışanın zihniyeti üzerinde büyük bir etkisi olabileceği küçük işletmeler ve şirketler için geçerlidir. İşlerinin çoğu, günlük olarak birbirleriyle yüz yüze iletişim kurmayı içerir.

Bu nedenle, işveren iyi bir örnek teşkil ederse, çalışanlar takip edecektir. Çalışanlar, davranışlarını patronları tarafından belirlenen örneğe göre modelleyecektir. Öte yandan, büyük bir şirkette çalışıyorsanız - yeni çalışanları, zaten etkili iletişim uygulayan eski çalışanlarla eşleştirebilirsiniz.

denetçiler

Etkili iletişim becerilerini işyerinizde uygulamanın bir başka etkili yolu, etkili iletişim becerilerine sahip çalışanları denetim veya liderlik rollerine yerleştirmektir. Bu çalışanlar bir ekip lideri veya süpervizör olarak bu becerilerini iş arkadaşlarına aktarabilirler. Sonuç olarak, sorumlu olacakları ekipler veya gruplar takip edecek. Ayrıca, çalışanlar, insanların denetim seviyelerine terfi ettiğini gördüklerinde, bu sadece her çalışan için çıtayı yükseltmekle kalmayacak, aynı zamanda onları becerileri üzerinde daha fazla çalışmaya motive edecektir.

Performans değerlendirmeleri

Performans değerlendirmeleri, çalışanlar için büyük bir motivasyon kaynağıdır. İşverenlerin uygulayabileceği bir politika, performans raporlarına veya değerlendirmelerine iletişim becerileri ve verimliliği dahil etmektir. Bu şekilde çalışanlar iletişim becerileri üzerinde çalışmak ve hedeflerine ulaşmak için motive olacaklardır. Ayrıca çalışanlar için hedefler belirleyebilir ve bu hedeflere ulaşmaları için onları teşvik edebilirsiniz. İletişim hedeflerine ulaşan çalışanlar için ödüller sunabilir veya bir ödül programı oluşturabilirsiniz.

Takım Oluşturma Egzersizleri

Ekip oluşturma alıştırmaları, insanları birbirine bağlamanın ve birbirlerini tanımanın harika bir yoludur. Ve çalışanlar arasında ne kadar iyi bir bağ olursa, birbirleriyle iletişim kurmaları da o kadar iyi olur. Ekiplerinizi ve çalışanlarınızı birbirleriyle iletişimlerini güçlendirmek için uyumlu bir şekilde çalışmalarını sağlayacak faaliyetlere dahil edin.

İletişim Kanallarını Basitleştirin

Çoğu şirket, organizasyon içinde serbest bir iletişim akışını zorlaştıran katı iletişim kanalları ve zincirleri kullanır. E-postalar, anlık mesajlar, boş kanallar vb. iletişim kanallarını sürekli olarak izlemek, çalışanlarınıza gereksiz stres katmaktan başka bir işe yaramaz. Geçilmesi daha kolay olan ve çalışanları bunaltmayan istihdam kanalları oluşturun. Üst yönetimi astlar için daha açık ve erişilebilir hale getirin. İletişim kanalları daha basit olduğunda, çalışanlar daha sık iletişim kuracak ve bu da iletişim becerilerinin gelişmesine neden olacaktır.

Bire Bir Seanslar Yapın

Çalışanların kişisel olarak konuşulduğunda konuşma ve iletişim kurma olasılıklarının daha yüksek olduğu kanıtlanmıştır. Yönetici olarak, işverenlerinizle sık sık bire bir görüşme yapmanız gerekir. Yeni başlayan bir çalışan veya son 4 yıldır şirketinizde çalışan bir çalışan olun. Herkese zaman ayırın. Seans boyunca tavrınızı sakin ve dengeli tutun. Doğal göz temasını koruyun ve kendilerini rahat hissetmelerini sağlayın.

Bir Geri Bildirim Sistemi Uygulayın

Tek yönlü iletişim ancak bir yere kadar gidebilir. Mesajlar, e-postalar, haber bültenleri vb. Göndermek - mesajın yalnızca bir tarafını gönderirler. Şirketinizin sistemine bir geri bildirim sistemi uygulayın. Çalışanları katılmaya ve geri bildirim göndermeye teşvik edin, soru sormaya teşvik edin. Bu sadece onların duyulduğunu hissettirmekle kalmayacak, aynı zamanda yönetimle daha iyi iletişim kurmalarını sağlayacaktır. Bu, çevrimiçi formların yardımıyla veya personel toplantıları sırasında yapılabilir. Bu yöntem, dikkate alınabilecek bazı gerçek iyileştirmeleri ve fikirleri memnuniyetle karşılamak için de harikadır.

Çalıştığımız alan ne olursa olsun, hepimizin farklı iletişim tarzları ve yöntemleri var. Çalışanlar günlerinin büyük bir bölümünü ofiste çalışarak geçirirler. Kuruluşun misyon ve vizyonuyla bağlantıda kalmalarına yardımcı olmak, çalışan bağlılığını iyileştirmenin bir yoludur. İşyerindeki iletişim kanalları ne kadar açık ve etkili olursa, çalışanlar duyulmadıklarını veya döngüde tutulmadıklarını hissettiklerinde ortaya çıkan söylentileri ve güven eksikliğini o kadar iyi yönetebiliriz.