Tasarım Sprintleri: Kısıtlamalar Yoluyla Yaratıcılığı Teşvik Etmek

Bir inovasyon ve ürün yöneticisi olarak, yeni değer kaynakları belirlemek, yaratmak ve sunmak için şirketlerle birlikte çalışıyorum. Bazen, bu değer, her zamanki gibi iş faaliyetlerinin rafine edilmesi yoluyla üretilir; diğer zamanlarda ise piyasaya yeni ürün ve hizmetler sunarak oluşturulur. Ancak değerin itici gücü ne olursa olsun, işimin anahtarı çalışanların yaratıcılığını beslemektir. Birlikte çalıştığım insanlar zaten gerekli konu uzmanlığına sahipler. Benim işim onlara bu uzmanlığı geliştirmek için gerekli yapıyı, alanı ve desteği sağlamak ve yeni değer akışları yaratmalarına yardımcı olmaktır.

Kurumsal düzeyde yaratıcılığı etkinleştirmek, bunu bire bir yapmaktan farklıdır; yeni fikirlerin üretilmesini ve sunulmasını desteklemek için sahip olduğunuz yapıları yansıtmanız gerekir. Fikirlerin somut yeni çıktılar haline geldiğinden emin olmak için yeterli yapıya ihtiyacınız var, ancak fikirlerin boğulacağı ve hiçbir şey ifade etmeyeceği kadar fazla değil. Şirketinizin büyüklüğü veya karmaşıklığı ne olursa olsun, bu her zaman iyi bir dengedir.

İş yaşam döngüsü boyunca yaratıcılığı yönlendirmenin en iyi yollarından biri, yaratıcı kısıtlamaların kullanılmasıdır - yaratıcılığı engellemekten ziyade teşvik eden yollarla sınırlar ve sınırlamalar oluşturmak. Tasarım sprintlerini kullanmam, yeni fikirleri hayata geçirmek için yapı ve kaos arasındaki orta noktayı bulmanıza, inovasyon riskini azaltırken her ekip üyesinin yaratıcı gücünü açığa çıkarmanıza yaratıcı kısıtlamaların nasıl yardımcı olabileceğini size gösterecek.

Yaratıcılık Spektrumunu Anlamak

İş dünyası, organizasyonel olarak yapı ve kaos arasında bir yerde oturan geniş bir şirket yelpazesinden oluşur. Yelpazenin bir ucunda erken aşamadaki girişimler var - bir garajda veya ortak çalışma alanında iki veya üç kişinin bir beyaz tahtanın etrafına toplanmış ve yeni fikirleri etrafa saçan modern kinayesini hayal edin. Çevre, çoğu zaman sürece çok az vurgu yapılan yüksek enerji olarak tasvir edilir; burada içgüdü, umut verici yeni bir fikri, belki de uygun şekilde doğrulamadan kovalamaktır.

Yelpazenin diğer ucunda büyük, karmaşık, yerleşik kuruluşlar var. Bu şirketler genellikle hiyerarşi, süreç ve operasyonel verimliliğe odaklanma ile tanımlanır. Hayata kaotik girişimler olarak başlamış olabilirler, ancak şimdi tekliflerini ölçeklendirdiler, sabit marka kimlikleri yarattılar ve stratejilerini geliştirdiler. İnovasyon perspektifinden bakıldığında, öncelikle mevcut ürünlerden verimlilik kazanımlarını elde etmeye odaklanırlar. Buradaki içgüdü, uygulamaya geçmeden önce her yeni fikri riske atmak için çok zaman harcamaktır.

Yaratıcılık veya yenilik açısından, bu yelpazenin her iki ucu da bir organizasyon için özellikle iyi bir yer değildir. Çalışanlar iş süreçlerine (örneğin, zaman çizelgeleri, paydaş yönetimi ve aşırı toplantılar) bağlı kalarak aşırı miktarda zaman ve enerji harcadıklarından ve fikirler üretmek için çok az zaman veya enerjiye sahip olduklarından, çok fazla organizasyon yapısı yaratıcı süreci boğar. Bu şekilde çalışan firmalar, daha küçük, daha çevik, daha kaotik firmalar tarafından bozulmaya karşı savunmasızdır. Ancak daha az yapı, fikir üretmek veya akıcı bir şekilde dönmek için daha fazla zaman ve alan sağlarken, yeni fikirlerin doğmasını sağlayacak bir süreç eksikliği de aynı derecede boğucudur. Fikirler düzgün bir şekilde yakalanmaz veya doğrulanmaz ve ürün şişirilir ve amacı karışır, bu da kaynaklar üzerinde bir baskıya ve etkili bir şekilde teslim edilememesine yol açar.

İnsanların fikir üretmek için zamana ve alana sahip olduğu orta noktayı bulmak ve sonra, bir fikrin tohumu filizlendiğinde ve filizlendiğinde, büyümesine yardımcı olacak doğru miktarda yapı ve süreç bulmak çok önemlidir.

Orta noktaya ulaşmak

Bir 2018 Journal of Management araştırması, kısıtlamaların inovasyon üzerindeki etkisine ilişkin çelişkili araştırmaları uzlaştırmaya çalıştı; Bazı araştırmalar, sınırlı zaman, insan sermayesi veya finansman gibi girdi kısıtlamalarının yaratıcılığı geliştirmeye yardımcı olduğunu, diğerleri ise bu kısıtlamaların yenilikçi düşünceyi caydırdığını buldu. Yazarlar, kısıtlamanın kapsamının önemli olduğunu öne sürüyorlar: Sınırlamalar getirmenin ters U şeklinde bir etkisi vardır. Kendini beğenmiş bir ekip için çok az kişi vardır; ılımlı bir sayı, deneyi ve riski teşvik ederek görevi bir meydan okuma haline getirir; ve belirli bir noktanın ötesinde, kısıtlamalar yeniden bir sorun haline gelir, inovasyonun cesaretini kırar ve ekip üyelerinin moralini bozar.

Dengeyi sağlamak için kuruluşlar, yaratıcı kısıtlamaları kasıtlı olarak kullanabilirler. Korkulukların uygulanması, çalışanlara, takımları engel olacak kadar çok kısıtlamayla aşırı yüklemezken, cüretkar, yaratıcı riskler düşünebilecekleri ve alabilecekleri güvenli bir ortam sağlar.

Bunu bisiklete binmeyi öğrenmek gibi düşünün: Beş yaşındasınız, mahallede bisikletleriyle umursayan başka çocuklar gördünüz ve siz de aynısını yapmak istiyorsunuz. İşte fikir tohumu. Haftalarca yalvardıktan sonra, ön verandanızda parıldayan bir metal ve plastik çerçeve duruyor. Nefes nefese. Bu şeyi gerçekten nasıl kullanacaksın? Neyse ki, ebeveynleriniz eğitim tekerlekleri, kask ve diz ve dirsek pedleri (riskleri azaltmak için korkuluklar) sağladılar ve elektrik direğinin yanından geçmenizi veya gözetimsiz binmenizi (eylemlerinizi sınırlamak için kısıtlamalar) yasaklıyorlar. Bu korkuluklar ve kısıtlamalar, fikrinize göre hareket etmenizi sağlayan yapıyı sağlar. Sınırlamalar size yolculuğunuza başlama özgürlüğü verir.

Zamanı Yaratıcı Bir Kısıtlama Olarak Kullanmak

Zaman, etkili ve basit bir yaratıcı kısıtlama olabilir. Bu yüzden insanlar son teslim tarihlerini uygular. Planlama ve zaman yönetimi önemli olmakla birlikte, deneyimlerime göre, çoğu teslim tarihinin temel amacı, insanların görevlerini yerine getirirken üretken ve becerikli olmalarını istemektir.

Bu aynı yaklaşım, bir yenilik bağlamında, yeni fikirleri talep etmek veya mevcut fikirleri doğrulamak için zaman sınırlı, yoğun çalıştayların kullanımında kullanılabilir. İnsanlar başka bir şeye geçmeden önce sadece 25 dakika düşünebildiklerini bilirlerse, o 25 dakikaya konsantre olurlar. Çalışmaların kısa süreli artışlarla yürütüldüğü Pomodoro Tekniğinin yaygın kullanımı, zaman kısıtlamalarının ne kadar etkili olabileceğinin bir örneğidir.

Ekipler arasında yaratıcılığı ve üretkenliği artırmak için zamanı kullanmanın en sevdiğim yollarından biri tasarım sprint sürecidir. Doğru zaman ve kaynak taahhüdüne sahip herhangi bir kuruluş bu yaklaşımı kullanabilir.

Tasarım Sprintleri

GV'de öncülük edilen bir tasarım sprinti, ekiplerin önceden tanımlanmış bir "sorun ifadesini" çözmek için yeni fikirleri hızlı bir şekilde test etmesi ve prototip oluşturması için alan ve yapı sağlayan, kolaylaştırılmış, zaman kısıtlamalı, beş günlük bir süreçtir. Beş günün her biri temalara bölünmüştür ve her gün daha küçük, zaman sınırlamalı yoğun bir dizi atölyeye bölünmüştür, böylece insanlar aynı ürünün bir dizi farklı alanı üzerinde eşzamanlı olarak çalışırlar.

Tasarım sprinti, geleneksel dört aşamalı geliştirme döngüsünden oluşur: fikir, inşa, lansman ve öğrenme. Geleneksel ürün geliştirmede ekipler, yalnızca son aşamada - bir ürünü oluşturma ve piyasaya sürmenin maliyetli ve zaman alıcı sürecinden sonra - geri bildirim toplayabilir ve ürünleri üzerinde yineleyebilir. Tasarım sprint süreci, prototip oluşturmaya ve bir fikri kullanıcılarla hızlı bir şekilde test etmeye odaklanarak inovasyon riskini azaltmayı amaçlar. GV, bu süreci "fikir" ve "öğrenme" arasında bir kısayol sağlamak olarak tanımlıyor ve ekibin önceden yatırım yapmadan büyümesine ve denemeler yapmasına olanak tanıyor. Bir tasarım sprintinde öğrenilen dersler, ekibin ürünü oluşturmaya devam edip etmeyeceği konusunda bilgi verebilir.

Bununla birlikte, bir tasarım sprintinin anahtarı, tüm sürecin bir hafta içinde gerçekleşmesidir. Sürecin her aşaması bir güne sınırlandırılmıştır ve zaman kısıtlamaları ekipleri hızlı ve yaratıcı düşünmeye zorlar. Tasarım sprintinin günlük aktiviteleri, daha kaotik takımlar için bir yapı sağlar ve onlara tanımlanmış çıktılarla tanımlanmış bir süreç verir. Ancak bu günlük aktiviteler aynı zamanda daha yapılandırılmış ekipler için bir kaos unsuru oluşturarak onları zaman kısıtlamaları nedeniyle hızlı hareket etmeye ve yaratıcı düşünmeye zorlar.

Neye ihtiyacın var?

Bu oturumları genellikle deneyimli kolaylaştırıcılar yürütür, ancak doğru rehberlik ve yardımcı bilgilerle herkes sprint kolaylaştırıcısı olmayı öğrenebilir. Kendi tasarım sprintinizi yürütmek için ihtiyacınız olacak:

• Bir sorun bildirimi.
• En az bir kolaylaştırıcıdan (siz dahil) ve ürün sahibi, tasarımcı, mühendis, konu uzmanı veya pazarlama uzmanı gibi çeşitli diğer rollerden temsilcilerden oluşan yedi (veya daha az) kişilik bir ekip.
• Diğer çalışmalar minimumda tutularak (toplantı programları temizlendi, bildirimler sessize alındı) ile her katılımcı için beş günlük süre engellendi.
• Bir ekibin problem ifadesini hızlı bir şekilde çözmesine yardımcı olmak için tasarlanmış bir dizi atölye çalışması.
• Yüz yüze oturumlar için yapışkan notlar ve beyaz tahtalar veya sanal toplantılar için ortak çalışma yazılımı (örn. Miro veya Google Jamboard) içeren özel bir alan.

O nasıl çalışır?

Tam format, şirketin gereksinimlerine ve sprint kolaylaştırıcısının tercihine bağlı olarak sprintten sprint'e değişebilirken, beş günün her biri genellikle farklı bir temaya odaklanır ve her temalı gün bir dizi küçük atölye içerir.

Tasarım sprintleri anlaşılır bir şekilde tasarıma odaklanma eğilimindedir. Ancak biçim, işinizin ve ekibinizin ihtiyaçlarına göre özelleştirecek kadar esnektir. Şahsen, sürece tipik bir tasarım sprintinde bulunandan daha fazla iş zekası getirmeyi seviyorum. İşlemim şöyle görünebilir:

• 1. Gün : Problem Alanını Anlamak

  • Sprint ekibinin problem alanı hakkında önceden tanımlanmış kilit paydaşlar/uzmanlarla görüşmesine izin verin.
  • Bir müşteri yolculuk haritası çizin.
  • Müşteri kişilikleri oluşturun.
  • Proje/ürün için uzun vadeli hedefler tanımlayın.

• 2. Gün Fikir ve “Piyasada neler oluyor?”

  • Bir Çılgın 8'ler/çözüm çizimi alıştırması yapın.
  • Rekabet analizi yapın.
  • Pazarı tarayın ve boyutlandırın.
  • 5. Günde test edilecek müşterileri tanımlayın.

• 3. Gün Hikaye Tahtası

  • Ekip olarak çözümün storyboard'u.
  • Teknik mimariyi oluşturun (eğer uygunsa).

• 4. Gün: Prototipleme ve İş Vakası

  • Çözümün prototipini oluşturmaya başlayın.
  • İş modeli tuvalini tamamlayın.

• 5. Gün : Kullanıcı Testi ve Paydaşlara Oynatma

  • İlk fikirleri kullanıcılar/müşterilerle test edin ve geri bildirim alın.
  • İlerlemeyi paydaşlarla/yatırımcılarla paylaşın (uygunsa).

Haftanın sonunda ekip, prototip bir çözüm üretmiş, müşterilerden geri bildirim almış ve çözümün iş modeli tuvalinin temel alanlarını araştırmış olacak. Normal gelişim sürecinde, bu aylar alabilir.

Ekipleri kurumsal yapılardan korumak için tasarım sprintlerini kullandım, onlara işin geri kalanını etkileme tehlikesi olmadan yenilik yapabilecekleri ve risk alabilecekleri sanal alanlar verdim. Sprintlerin korkulukları tarafından sağlanan özgürlük ve zaman kısıtlamaları tarafından sağlanan motivasyon, ekiplerin çevik şekillerde hareket etmelerini sağlar, ancak yaratıcı ve kararlı eylemi teşvik etmek için doğru miktarda kıtlıkla.

Doğru Dengeyi Bulmak

Bir organizasyonun büyüklüğü veya ölçeği ne olursa olsun, çalışanlara sağlanan çalışma ortamı, onların etkili bir şekilde yenilik yapmalarını sağlamak için çok önemlidir. Kendinize sorun: Çalışanlar yeni fikirler üretmeye teşvik ediliyor mu? Bir çalışan çığır açan bir fikir ortaya çıkarsa, bunu öne çıkarmak için kendilerini yetkilendirilmiş hissederler mi? Bir çalışan çığır açan bir fikir ortaya atsa, şirket bununla ne yapacağını bilir miydi?

Mevcut işgücünde çalışanların özerklik arzusu hakkında çok şey yazıldı. Ancak aynı zamanda, laissez-faire yönetimi ve rol netliği eksikliği, çalışanların refahı üzerinde olumsuz bir etkiye sahiptir ve daha düzenli, hiyerarşik yapılara geçiş yapamayan kaotik girişimler başarısızlığa meyillidir. İş ortamları, yaratıcı süreçlerini, hem fikir üretme alanı ve özgürlüğünü hem de bu fikirleri hayata geçiren yapıları içerecek şekilde genişletmelidir.

Aşağıdaki bilgi grafiğinin bir PDF'sini indirebilir ve bunu ekipleriniz için tasarım sprintleri planlamaya başlamak için bir kılavuz olarak kullanabilirsiniz.