İş Analizi Süreci: Giriş, Önem, İzlenecek Adımlar [Örneklerle]

İş analizi, herhangi bir yeni projeye başlarken açık ara en önemli adımlardan biridir. Genellikle, her biri kendi özel dokümantasyon setini, görevlerini ve izlenecek ilkeleri içeren birden çok adıma bölünmüştür. Özellikle bir iş analisti olarak, yeni bir proje atandığında, tüm iş analizi sürecini kolaylaştırmak için çeşitli araçlar ve stratejiler devreye girer.

Aşağıdaki makale size iş analizi süreci, önemi ve ilgili çeşitli adımlar hakkında bilmeniz gereken her şeyin ayrıntılı bir özetini verecektir.

O halde daha fazla uzatmadan başlayalım!

İş Analizi Süreci Nedir?

Basitçe ifade etmek gerekirse, iş analizi, iş ihtiyaçlarını değerlendirme ve iş akışına musallat olabilecek birçok zorluğa uygun çözümleri bulma sürecini ifade eder. Paydaşlar ve kuruluş arasında bir köprü görevi gören birçok farklı adımı ve aracı içerir, böylece eski kişiler kuruluşun genel yapısının ve genel ve operasyonel politikalarının net bir resmini elde edebilir.

İzlenmesi gereken belirli bir iş analizi yöntemi yoktur. İşletme ihtiyaçlarına ve sektör türlerine göre farklılık göstermektedir. Bununla birlikte, temel ilke, daha iyi iş sonuçları elde etmek için kuruluş içindeki tüm farklı sistemleri ve operasyonları optimize etmektir.

İş analizi neden önemlidir?

İş analizine duyulan ihtiyaç, özellikle günümüzün son derece rekabetçi dinamik pazarında kat kat arttı. Bir işletmenin uzun vadede ayakta kalabilmesi için en önemli araçlardan biri olduğunu defalarca kanıtladı. İş analizi süreci, matrisler oluşturmak veya iyileştirilmesi gereken potansiyel alanları belirlemek için bir kuruluş için çok çeşitli faydaları kapsar.

Aslında, bir ankete göre , yanlış gereksinimler (%39) ve bir kuruluşun önceliklerindeki değişiklikler (%41), proje başarısızlıklarının başlıca iki ana nedeni olarak bulundu. Yine başka bir rapor , iş süreci analistlerinin ortalama olarak zamanlarının %83'ünü projelere ve programlara iş analizi uygulamak için harcadıklarını tahmin ediyor.

Bu bağlamda, bir kuruluşta iş analizi sürecinin önemine doğrudan katkıda bulunan ana nedenlerden bazıları şunlardır.

• Bir işletmenin yapısını ve dinamiklerini doğru bir şekilde değerlendirmeye ve anlamaya yardımcı olur.
• ROI'yi (Yatırım Getirisi) artırmaya yardımcı olur
• Çeşitli etkili iş stratejilerinin uygulanması, maliyetlerin ve giderlerin azaltılmasına yardımcı olur.
• Bir kuruluşun uzun vadeli ve kısa vadeli hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacak verimli çözümler tasarlamak çok önemlidir.
• Paydaşlara sunulan bir kuruluşun değerini en üst düzeye çıkarmaya yardımcı olur.

İş analizi sürecinde izlenecek adımlar

İş analizi sürecinde tipik olarak sekiz ana adım vardır. Bunlar aşağıdaki gibidir.

1. Temel Bilgilerin Toplanması

İş etki analizi sürecinin en önemli adımı, projeyle ilgili tüm arka plan ve temel bilgileri toplamak ve toplamaktır. İş süreci analistlerinin yapma eğiliminde olduğu en yaygın çaylak hatalarından biri, bir proje devam ederken dahil olmaktır. Ancak çoğu kişi bunun ciddi sonuçlara ve nihayetinde projenin başarısızlığına yol açabileceğinin farkında değil. Bu nedenle, bir iş süreci analisti olarak , genel gereksinimleri ve hedefleri tam olarak anlamak için projeye başlamadan önce aşağıdaki görevleri yerine getirmelisiniz.

• Projeyi ve proje geçmişini net bir şekilde anlamak
• Ana paydaşların kim olduğunun belirlenmesi
• Mevcut sistemlerin ve süreçlerin değerlendirilmesi
• İş analisti olarak rollerinizi ve sorumluluklarınızı ana hatlarıyla belirtmek

2. Ana Hedefleri Anlamak

Çeşitli iş hedeflerini ve stratejilerini düzgün bir şekilde belgelemek, proje yöneticilerinin ve ekip üyelerinin vizyona odaklanmalarına ve buna göre gerekli önlemleri almalarına yardımcı olduğundan çok önemlidir. Genellikle aşağıda belirtilen adımları içerir.

• Paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini anlamak
• Çelişkili beklentileri çözmek ve amaç ve hedeflere ilişkin ortak bir anlayış geliştirmek
• Tüm iş hedeflerinin makul ve ulaşılabilir olmasını sağlamak
• Kapsamı doğru bir şekilde tanımlayabilmesi için iş hedeflerini tasarlamak.

İş hedeflerinin oluşturulması, çeşitli araç ve tekniklerin kullanılmasıyla yapılabilir. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-Bound) tekniği ve SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat) analizi en sık kullanılanlardır.

Dünyanın en iyi Üniversitelerinden çevrimiçi olarakiş analitiği kurslarınıöğrenin.Kariyerinizi hızlandırmak için Masters, Executive PG Programmer Certification veya Global Master Certification kazanın.

3. Kapsamın Tanımlanması

Bunu takiben, bir sonraki adım kapsamın belirlenmesi/tanımlanmasıdır. Bu çok önemlidir, çünkü ekip üyelerinin işletmenin tam olarak neye ihtiyacı olduğuna dair net bir görüş elde etmesine yardımcı olur. Bu adımda yer alan en yaygın sorumluluklardan bazıları şunlardır:

• Gerekli olabilecek süreç değişikliklerinin doğasını ve kapsamını anlamak
• Kapsamın açık bir ifadesini belgelemek ve paydaşlarla birlikte gözden geçirmek
• İş gerekçesinin onaylanması.

4. Bir İş Planı Tasarlamak

Bir iş planının nihai hedefi, genel iş analizi süreciyle ilgili olarak mümkün olduğunca fazla netlik sağlamaktır. Süreç sırasında ortaya çıkabilecek birkaç kilit soruya uygun yanıtlar sağlamalıdır. Başlıca sorumluluklardan bazıları şunlardır:

• Teslimatlar için zaman çizelgesini tahmin etme
• Kapsam ve paydaşlar da dahil olmak üzere bir teslimat seti oluşturun.
• Teslimatların gerekli şeklinin belirlenmesi

5. Proje Gereksinimlerinin Tanımlanması

Proje gereksinimlerinin tanımlanması, uygulama ekibinin kullanılabilir bir çözüm belirlemek için gerekli tüm bilgileri almasına yardımcı olmak için çok önemlidir. Çıktıların kapsamlı bir şekilde gözden geçirilmesini ve analiz edilmesini ve herhangi bir boşluğu doldurmak için ilgili soruların sorulmasını içerir.

Bu gereksinim toplama sürecine yardımcı olan birçok teknikten bazıları, paydaşlarla görüşme yapmak veya kullanım senaryosu şablonları, storyboard'lar ve tel çerçeveler gibi araçları kullanmaktır.

6. Destek Uygulaması

Teknik uygulamadan sorumlu ekip genellikle bir projede yazılım oluşturmaktan ve dağıtmaktan sorumludur. Bu içerir,

• Nihai çözümün incelenmesi
• Kalite güvence profesyonelleri ile işbirliği yapmak
• Her türlü gereksinim değişikliğini yönetmek
• Mümkün olan alanlarda kullanıcı kabul testinin etkinleştirilmesi

7. Proje Tarafından Katma Değerin Değerlendirilmesi

Son olarak tüm bu adımların sonunda sıra farklı çözümlerin hayata geçirilmesiyle yaratılan değeri doğru bir şekilde değerlendirmeye geliyor. Bu, zaman çizelgesi boyunca genel süreci değerlendirmeyi ve paydaş geri bildirimi istemeyi içerir. Toplanan bilgilere ve geri bildirimlere dayanarak, iş hedeflerini uygulama aşamasıyla uyumlu hale getirmeye yardımcı olacak yeni girişimler veya değişiklikler önerilebilir.

örnekler

İş analizi sürecinin gerçek özünü elde etmek için , gerçekleştiği bağlamı anlamanız gerekir. Aynı konuda size yardımcı olmak için, işte iş analizi sürecine ilişkin birkaç örnek.

Kendinizi geliştirmekle ilgiliücretsiz kurslarımızagöz atın.

İşlevsel Olmayan Gereksinimler

Bunlar, bilgi güvenliği, risk yönetimi, uyumluluk ve kullanılabilirlik gibi alanlarda değişimin niteliklerini veya özelliklerini değerlendirmeye yardımcı olan gereksinimlerdir. Bir örnek, bir kurumsal stil kılavuzunun ürünlerin, hizmetlerin veya kullanıcı arayüzlerinin görünümü veya hissi hakkında derinlemesine bilgi sağlaması olabilir.

Dünyanın En İyi Üniversitelerinden İş Analitiği Programlarımızı Keşfedin

Ölçüm

İş sürecini ölçmek veya darboğazlar gibi verimsizlik alanlarını vurgulamak için çeşitli metrik sistemleri kullanma sürecini ifade eder.

Kıyaslama

Bir kuruluşun performansının mevcut durumunu diğer rakipleriyle karşılaştırma sürecidir. Örneğin, bir e-ticaret işletmesi, nakliye maliyetlerini yakın bir rakiple karşılaştırmaya yardımcı olacak bir kıyaslama geliştirebilir.

İş Analitiği ile İlgili Diğer Makalelerimizi Okuyun

Çözüm

Özetlemek gerekirse, iş analizi sürecinin önemi asla küçümsenemez. Bir projenin başarı oranını doğrudan etkiler. Yukarıda belirtilen adımların her biri, projeye benzersiz öğeler getirerek genel havayı belirler.

Bunu söyledikten sonra, lütfen bunun iş analizi sürecinin yalnızca genelleştirilmiş bir görünümü olduğunu unutmayın. İşletmenin ihtiyaç ve gereksinimlerine bağlı olarak, her zaman buna göre doğaçlama yapabilir veya değiştirebilirsiniz.

Bir iş süreci analisti olarak , bu adımların her birini anlamanız çok önemlidir. Sürecin her yönünü mükemmelleştirmek için ne kadar çok zaman ve enerji harcarsanız, sonucu o kadar iyi olur. Ayrıca, bu alanda uzman olmak için gerekli beceri ve bilgileri geliştirmenize yardımcı olacak çeşitli çevrimiçi kurslardan da yardım alabilirsiniz.

Bunlardan biri , upGrad tarafından size sunulan Business Analytics'teki Executive PG programını içerir! Bu 12 aylık kurs, iş analistleri veya veri analistleri gibi daha teknik rollere geçiş yapmak isteyen çalışan profesyoneller veya yeni başlayanlar için özel olarak tasarlanmıştır. 100 saatten fazla canlı oturum, 7*24 öğrenci desteği, günlük şüphe çözme oturumları ve özel bir iş fırsatları portalı gibi birçok avantajla birlikte gelir.