Finans için Botlar: Otomasyon Yoluyla Arka Ofis Verimliliği Nasıl Artırılır

Geleceğin ofisinden bahsetmek, tekrarlayan ve emek yoğun görevleri üstlenen makinelerin görüntülerini çağrıştırabilir. Ama o gelecek şimdi. Bulut tabanlı uygulamalar gibi teknolojilerin geliştirilmesi, şirketlerin en yüksek işletme verimliliğine ulaşmasına yardımcı olan yazılım platformları ve kurumsal kaynak planlama sistemlerinin yanı sıra, otomatikleştirilmiş ofisleri gerçeğe dönüştürdü.

Danışmanlık firması McKinsey'e göre, kurumsal finans departmanları satın alma, muhasebe ve bordro gibi alanlarda otomasyon çözümleri uygulayarak son on yılda maliyetleri neredeyse %30 oranında azalttı. Bu yenilikler finans fonksiyonlarını dönüştürmüş ve birçok verimsizliği ortadan kaldırmıştır.

Bir finansal analist ve yazılım geliştiricisi olarak, kendi danışmanlık firmamı Pylink'i oluşturup kurduğumda finans görevleri için botlar kurarak otomasyonun tüm avantajlarından yararlandım. Ancak pek çok finans ofisi hala bunu yapmamıştır, bu nedenle temel görevleri yerine getirmek için aşırı miktarda zaman ve kaynak harcamaya devam ederler.

Sorunu not eden tek kişi ben değilim. Danışmanlık firması PwC, finans ofislerinin, birçok temel işlev için maliyetleri çift haneli yüzdelerle azaltabilen otomasyon ve süreç iyileştirme yoluyla üretkenliklerini ve içgörülerini artırmaları gerektiğini keşfetti. PwC'nin araştırması, otomasyonun insanların yönetim raporlaması için harcadıkları zamanın %40'ını, vergi muhasebesine harcanan zamanın %27'sini ve kredi yönetimi, genel muhasebe ve faturalandırmaya ayrılan saatlerin %23'ünü azaltabileceğini gösteriyor.

Deloitte karşılaştırılabilir sonuçlara ulaştı: Ayehu tarafından yayınlanan araştırmaya atıfta bulunarak, akıllı otomasyonun iş süreci maliyetlerini %25 ila %40 oranında azalttığını bildiriyor. Ve Gartner'ın araştırması, 40 tam zamanlı muhasebe çalışanına sahip bir şirketin, görevleri otomatikleştirerek ve insan hatasını düzeltmek için fazladan çalışmayı ortadan kaldırarak her yıl 870.000 dolardan fazla harcamayı ortadan kaldırabileceğini ortaya koyuyor.

Bu makalede, şirketim ve müşterilerim için kullandığım bazı basit otomasyon stratejilerini, her büyüklükteki kuruluş için faydalı olabilecek kolay düzeltmeleri paylaşmak istiyorum.

QuickBooks gibi hazır çözümler daha küçük kuruluşlar için yardımcı olabilir. Ancak verimliliği en üst düzeye çıkarmak için, iş için botlar da dahil olmak üzere çözümlerinizi özel olarak oluşturmak için Python gibi programlama dillerini kullanmanızı öneririm. Python çok sezgiseldir ve geniş bir standart araç kitaplığı ve ayrıca finansa özel kitaplıklara erişim sağlayarak Excel'den daha çok yönlüdür.

Toptal için bir önceki yazımda, kurumlara özel nakit akışı modelleri geliştirmek için Python kullanmanın ne kadar kolay olduğunu göstermiştim. Dil öğrenmekle ilgileniyorsanız, bunu okumanızı tavsiye ederim. Ancak bu makalede, size, kodu kendiniz araştırmakla ilgilenmiyorsanız, bir geliştiricinin sizin için hızlı ve kolay bir şekilde uygulayabileceği, zaman takibinden maaş bordrosuna ve e-postaya kadar uzanan pratik uygulamalara genel bir bakış sunacağım.

Firmam Finans için Botlardan Nasıl Yararlanıyor: Kolay, Verimli Ödemeler

Size bir vaka çalışması olarak hizmet edebilecek şirketimden bir örnek göstererek özel otomasyonun ne kadar yararlı olabileceğini göstermeme izin verin. Küçük bir işletme olmasına rağmen, Pylink'teki ekibim ve ben, ödemeler söz konusu olduğunda aşağıdakiler de dahil olmak üzere zorluklar yaratan önemli bir karmaşıklıkla karşı karşıyayız:

• Saatlik sözleşmelere dayalı birkaç proje üzerinde çalışıyoruz ve görevlerimizin her birinin zamanını takip etmek zorundayız.
• Müşterilerimiz farklı ülkelerdendir ve bu nedenle bize birden fazla para biriminde ödeme yaparlar.
• Bazı projelerde şirket içi bir yazılım mühendisliği ekibi kullanırken, diğerlerini farklı ülkelerden geliştiricilere taşeronluk yapıyoruz.
• Vergi optimizasyonu açısından, üç şirketimiz var: bir İngiltere merkezli, bir AB merkezli ve bir AB merkezli bireysel serbest çalışan.
• Şirketlerimizin her birinin USD, EUR, GBP ve HUF dahil olmak üzere birden fazla para biriminde ayrı banka hesapları vardır.
• Tam zamanlı çalışanlar için vergiler, maaşlar ve yan haklar, ofis alanı ve sarf malzemeleri ve yazılım gibi farklı para birimlerinde düzenli maliyetlerimiz var.

Bu zorlukları karşılayacak bir ödeme sistemi geliştirmek için Amazon Web Services'in (AWS) bulut altyapısında çalışan bir Python botu oluşturmak için aşağıdaki teknolojileri kullanıyorum (ve tavsiye ediyorum).

• Codebase: Python (ücretsiz indirilebilir)
• Kodun çalıştığı hizmet: AWS Lambda
  • Lambda, kod yürütmemizi gerektiği gibi ölçeklendirmeyi kolaylaştırır.
  • Bu hizmet yalnızca tetiklendiğinde yürürlüğe girer. Python kodunuzu bir Lambda işlevine koyarsınız ve bir Alexa sesli komutundan planlanmış bir takvim saatine kadar her şeyi tetikleyici bir olay ayarlarsınız.
  • Lambda sunucusuz olduğundan, yalnızca gerçekten kullandığımız bilgi işlem süresi için ödeme yapmamızı gerektiren uygun maliyetli bir çözümdür.
• Banka işlemleri aracı: Wise API
  • API (uygulama programlama arabirimi), iki uygulamanın birbiriyle iletişim kurmasını sağlayan bir yazılım aracısıdır. Wise API, benim ve ekibimin ekstre bilgilerini ve geçmiş işlem verilerini kolayca almamı ve otomatik olarak ödeme yapmamı sağlıyor. Ayrıca döviz kurlarını izlememize ve otomatik dönüşümler yapmamıza olanak tanır.
• Zaman izleyici: Everhour + Everhour API
  • Bu yazılım, doğru zaman takibi ve esnek faturalandırma ve bütçeleme yetenekleri sağlar. Ayrıca Asana, Trello, Jira ve GitHub gibi proje yönetimi araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir.
• E-posta gönderen: Amazon Basit E-posta Hizmeti
  • Amazon SES ile, teslimatları ve geri dönmeleri izlemek için veri analitiğinin yanı sıra herhangi bir uygulama içinden HTML e-postaları göndermenin uyarlanabilir ve güvenli bir yoluna sahibiz.
  • SES'in Ücretsiz Kullanım Katmanı, hizmeti Amazon EC2'de barındırılan bir uygulamadan veya AWS Lambda aracılığıyla etkinleştirirseniz ücretsiz olarak ayda 62.000'e kadar mesaj göndermenize olanak tanır.
• Planlayıcı: AWS EventBridge
  • Bu aracı kullanarak Python botumuzu aylık veya altı ayda bir planlanmış finans işlevlerini gerçekleştirmesi için kolayca tetikleyebiliriz.
  • Lambda gibi EventBridge'in çalışması için bir sunucu gerektirmediğinden, ek yükümüzü önemli ölçüde azaltır.
• Gevşek bildirim: Gevşek API
  • Bu API, yüklenicilerimizin çalışma saatleri hakkında bizi bilgilendirmek ve müşterilerin bize ödeme yapıp yapmadığını bize bildirmek için gerçek zamanlı uyarılar gönderir.
• Botla gevşek iletişim: Slack API + Amazon API Gateway
  • Slack API, Python botunun bize onay için ödeme istekleri göndermesine izin verir.
  • Bizim tarafımızdan tek bir tıklama ile botumuz, her ödemeyi otomatik olarak tamamlamak için API Gateway'i kullanabilir.
  • API Gateway, bir yıl boyunca ayda bir milyondan fazla API çağrısına ve bir milyon mesaja erişmenizi sağlayan ücretsiz bir katman sunar.

Çok görevli bir kullanım durumunu otomatikleştirmek için bu araçları şu şekilde kullandım: ödeme yapan personel, yükleniciler ve kendim. En yaygın otomasyon uygulamalarına dalmadan önce size tüm süreci yüksek düzeyde göstereceğim.

Şimdi adımlardan geçelim:

1. Her ayın ilk gününde AWS Lambda'da depolanan Python botunu tetiklemek için AWS EventBridge kullanıyoruz.
2. Bot, Everhour API'sini kullanarak tüm çalışanlar, yükleniciler (Pylink'in durumunda geliştiriciler) ve benim için zaman çizelgelerini çeker.
3. Ardından bot, her proje için çalışılan saatleri toplar ve bir zaman çizelgesi ve bir fatura (her iki PDF) oluşturur. Daha sonra bu belgeleri e-posta yoluyla müşterilere gönderir.
4. Ayrıca bot, Pylink ekibini Slack aracılığıyla yüklenicilerin çalışma saatleri hakkında bilgilendirir. Ayrıca “onayla” ve “reddet” butonlarını sunarak ödeme yapmak için izin ister.
5. Pylink'in yönetim ekibinden biri isteği onaylarsa bot, aktarımı yapmak için bir Lambda işlevinde başka bir kod yürüten AWS API Gateway aracılığıyla kendi API'mize (her zaman kullanılabilir bir genel URL) bir mesaj gönderir.
6. İkinci Lambda işlevi, ödemeyi yapmak için Wise API'yi kullanır.
7. Her ayın 14'ünde, başka bir takip işlevleri çalıştırması planlamak için EventBridge'i tekrar kullanıyoruz. Ancak bu sefer EventBridge, başka bir Lambda işlevinde kaydedilen farklı bir kodu tetikler.
8. Bu kod, son iki haftadaki işlemleri izlemek ve müşterinin ödeme yapıp yapmadığını kontrol etmek için Wise API'sini kullanır.
9. İstemciden bir ödeme yapılmışsa bot, Slack API aracılığıyla Pylink ekibine bir Slack onayı gönderir. Ödeme yapılmamışsa bot, Amazon SES hizmetini kullanarak müşteriye bir e-posta gönderir.

Önceden, tüm bu görevler manuel olarak yapılıyordu ve artık başka bir yerde harcanabilecek değerli zaman ve enerji tüketiyordu. Hepsinden iyisi, bu süreci büyük bir zaman veya para yatırımı olmadan kurmayı başardık.

Otomasyonla Yapabilecekleriniz

Şimdi, daha önce tartıştığım araçları kullanarak otomasyon için en pratik uygulamalardan bazılarına bakalım. Referans olması için, kurum içi, sözleşmeli veya serbest çalışan geliştiricileriniz için veya şirketinize veya müşterinizin çalışmasına yardımcı olması için Python öğrenmeyi seçerseniz kendiniz için kaynak olarak bazı kodlama örnekleri ekleyeceğim.

Çalışma Saatleri ve Projelerin Takibi

Her ayın sonunda bot (Everhour kullanarak), farklı görevlere harcanan tüm saatleri toplayan “close_the_month” işlevini çalıştırır:

• Danışmanlık projelerimdeki saatlerim (gelir)
• Geliştiricilerin müşterinin projelerindeki saatleri (hem gelir hem de maliyet)
• Kendi yazılım geliştirmemizde geliştiricilerin çalışma saatleri (maliyet)

Aşağıda, bir Pandas DataFrame, yani belirli bir kullanıcı için belirli bir süre için tüm saatleri ve projeleri içeren satırlar ve sütunlar içeren bir tablo döndüren basit bir işlev yer almaktadır. Lütfen, daha önce belirtildiği gibi, bu ve sonraki tüm kodlama alıntılarının, botumuzu oluşturmak için adım adım bir eğitim değil, tüm kod tabanının öne çıkan noktaları olduğunu unutmayın.

PDF Zaman Çizelgesi ve Fatura Oluşturma

Her çalışanın proje saatleri otomatik olarak izlendiğinde, bir sonraki görev zaman çizelgeleri ve faturalar oluşturmaktır. PDF dosyaları oluşturmanızı sağlayan birçok Python paketi vardır. Basitliğin yanı sıra şekil çizme ve resim ve metin ekleme esnekliği de sunan kompakt bir belge oluşturma kitaplığı olan PyFPDF'yi kullanıyoruz. Aşağıdaki örnekte de görebileceğiniz gibi temiz ve profesyonel bir fatura çıkıyor:

Rapor oluşturmak için daha gelişmiş yöntemler olsa da, PDF tüm endüstrilerde kullanılan evrensel bir biçim olduğundan ve oluşturulması kolay olduğundan iyi bir seçimdir. Ayrıca tüm yazı tiplerinin, resimlerin, tabloların ve biçimlendirmenin aktarılmasını sağlarken herhangi birine dosya göndermeye izin verir. Ayrıca, bilgisayar donanımınızdan ve işletim sisteminizden bağımsız olarak çalışır ve çevrimdışı olarak kullanılabilir.

E-posta Gönderme

Amazon Simple Email Service, güzel biçimlendirilmiş HTML e-postaları oluşturmak ve dağıtmak için uygun maliyetli ve ölçeklenebilir bir araçtır. Ayrıca, SES'in veri analitiği, herhangi bir alıcının yanlışlıkla veya e-postanın yanlış adrese gönderilmesi nedeniyle iletinizi spam olarak bildirmesi durumunda sizi bilgilendirmek için geri bildirim döngüsü sonuçları hakkındaki bilgileri izler ve paylaşır. Analitikler ayrıca, açık ve tıklama oranları da dahil olmak üzere, katılım açısından her bir iletişimin etkinliğini ölçer. Bu özellik özellikle pazarlama e-postaları için kullanışlıdır.

Ekli bir fatura içeren bir e-posta oluşturmak ve bunu bir müşteriye göndermek için kullanılan Python koduna bir örnek:

Ve işte ürettiği e-posta:

Bankacılık Faaliyetlerini Otomatikleştirme

Özel ve ticari banka hesapları için Wise'ı seçtik çünkü çeşitli para birimlerinde gelir ve maliyetlerimiz var ve bu finansal teknoloji şirketi uygun değişim ücretlerine, sezgisel bir kullanıcı arayüzüne ve ayrıntılı belgelere sahip esnek bir API'ye sahip.

Bu API'yi aşağıdaki görevleri gerçekleştirmek için kullanıyoruz:

• Toplam ve gerçek likiditeyi hızlı bir şekilde görebilmem için her şirket ve para birimi için hesap özeti bilgilerini toplayın.
• Farklı maliyet kalemlerindeki eğilimleri belirleyebilmem ve müşterinin önceki ayın faturasını ödeyip ödemediğini kontrol edebilmem için geçmiş işlem bilgilerini ayıklayın. Değilse, API bir hatırlatma e-postası gönderir.
• Para transferlerini otomatik olarak yapın.

Bu görevlerden ilkini tamamlamak için programladığımız kod aşağıdadır (ifade bilgilerini toplama):

Normal sabit giderler için (maaş, vergiler, ofis giderleri vb.) otomatik transfer yapmak için kod yazmanıza gerek yoktur; Wise, planlı bir ödeme özelliğine sahiptir. Ancak miktar sabit değilse ve bir algoritmanın hesaplayabileceği bir formüle dayanıyorsa Wise API kullanışlıdır. Benim durumumda, iş danışmanının maaşı, aylık gelirin bir fonksiyonu olduğu için dikkate değer bir örnektir. Bot, izlenen saatleri kontrol ederek tam olarak ne kadar gelirimiz olduğunu ve dolayısıyla danışmana ne kadar ödeyeceğini bilir.

Bot ile İki Taraflı Bir Konuşma Yoluyla Riskleri Azaltma

Test sırasında ortaya çıkmayan kodlama hataları olabileceğinden, botun etkinliğinin farkında olmak çok önemlidir. Slack'te gerçek zamanlı bildirimler alıyoruz, böylece herhangi bir bozuk kodu hemen düzeltebiliriz. Botun düzgün çalıştığını bize bildiren birkaç bildirim örneği:

Ayrıca botun her banka havalesinden önce Pylink ekibine onay soruları göndermesini sağladık. Bu, insan hatasından kaynaklanan hatalardan kaçınmamıza yardımcı olur. Bir geliştiricinin yazım hatası yaptığını ve bir bilet için 8,25 saat yerine 825 saat girdiğini hayal edin. Slack'teki bir onay adımı, borçlu olduğumuzdan yüz kat daha fazla para transfer etmememizi sağlar. Süreç, insan doğrulama unsurunu korur ancak kusursuz bir deneyim sunar.

Slack API ile elde edebileceğiniz birçok başka işlevsellik de var.

Yarının Ofisi

İş otomasyonu, kuruluşların gelişmesine yardımcı olabilir. Tartıştığım araçlar, özellikle borç hesapları, alacak hesapları ve diğer temel muhasebe alanları gibi işlem işlevleri söz konusu olduğunda, daha fazla verimlilik ve kontrol ihtiyacı olan şirketleri dönüştürebilir.

Ama bu hikayenin sonu değil. McKinsey'e göre, kurumsal liderlerin önündeki zorluk, yeni verimlilikler için daha da geniş bir ağ oluşturmaktır. Firma, tüm finans operasyonunun yeniden tasarlanmasını destekliyor, veri analitiği gibi alanlarda liderlik yaparak sadece işlemsel görevlerin ötesine geçerek şirket genelinde bilgiyi konsolide etme, basitleştirme ve kontrol etme. Daha fazla anlaşamadım. Kuruluşunuzun cevaplarına sahip olmasına ve sonuç odaklı kültürünü geliştirmesine yardımcı olacak kodlama çözümlerini keşfetmenizi tavsiye ederim. Bu arada, burada anlattığım taktikleri benimsemek, şirketinizin bugün daha verimli olmasına yardımcı olabilir ve size yarının olanaklarından bir fikir verebilir.