Bir WordPress Rezervasyon Eklentisi ile Daha Fazla Randevu ve Etkinlik Nasıl Rezervasyon Yapılır

Bu makale, müşterilerin istedikleri zaman randevu ve etkinlik rezervasyonu yapabilmelerini sağlayan basit ama güçlü bir otomatik rezervasyon uzmanı olan Amelia'daki sevgili arkadaşlarımız tarafından desteklenmiştir. Teşekkür ederim!

Çevrimiçi hizmet tabanlı bir iş yürütmek söz konusu olduğunda, potansiyel müşteriler ve müşterilerle randevu ayarlamak çok önemlidir. Bunun dezavantajı, elbette, kendi başınıza yaparsanız randevuları ve etkinlik rezervasyonlarını yönetmenin çok zaman almasıdır.

Ancak WordPress ile işi halledecek bir sürü rezervasyon eklentisi var. Bunlardan birini yerine koyun ve bu sıkıcı randevu yönetimi görevlerinin çoğuna elveda öpücüğü verebilirsiniz.

Ancak tüm bunlar, doğru WordPress rezervasyon eklentisini kullanmaya bağlıdır.

Bugün size Amelia randevuları ve etkinlikleri WordPress rezervasyon eklentisini tanıtacağım. Ancak size eklentiyi nasıl kuracağınızı ve kullanacağınızı göstermek yerine (ki bu çok kolaydır), bu zamanı size onu kullanarak nasıl etkili bir rezervasyon sistemi tasarlayacağınızı göstermek istiyorum.

Amelia ile Daha Fazla Randevu ve Etkinlik Nasıl Ayırılır

Bir rezervasyon sisteminden yararlanabilecek birçok müşteri türü vardır:

• Salonlar, spalar, fitness merkezleri, belirli zamanlarda hizmet veya sınıflar;
• Yalnızca randevu ile çalışan hizmet sağlayıcılar (örn. mekanikçiler, tesisatçılar vb.);
• Açık evlere ev sahipliği yapan veya mülk incelemelerini planlayan emlakçılar;
• Webinar, sanal sınıf vb. düzenleyen firmalar;
• Potansiyel müşterileri araştırmak için keşif çağrılarını kullanan serbest çalışanlar ve küçük işletmeler (sizinki gibi).

Artık bir üçüncü taraf rezervasyon sistemi kullanabilirler, ancak genellikle maliyetlidir ve yönetilmesi zordur. Bu sistemlerden bazılarının rakip listelerini bir araya getirdiği gerçeğinden bahsetmiyorum bile. Bu, kullanıcının aynı anda birçok seçeneği gözden geçirmesini daha uygun hale getirebilir, ancak bu tür bir rezervasyon sistemi, potansiyel müşterilerin dikkatini sizden uzaklaştırmak için yalvarıyor.

Müşterinizin web sitesine bir rezervasyon sistemi kurarak, tüm bu olası sorunlardan kaçınabilirsiniz. Dahası, uygun bir rezervasyon sistemi seçeneği olmadan kendi başlarına yapmak zorunda kalacakları sıkıcı görevleri otomatikleştirebilirsiniz. Örneğin:

• Potansiyel müşterilerin doğru iletişim bilgilerini yakalamak.
• Her iki taraf için de en uygun gün ve saati bulmak.
• Yeniden planlamaları ve iptalleri yönetme.
• Ve dahası.

Onları zaman alan bu yükten kurtaran bir rezervasyon sistemi kurarsanız müşterilerinizin ne kadar minnettar olacağını bir düşünün.

“

Bununla birlikte, bir WordPress rezervasyon sistemi oluşturmak için bir eklentiyi etkinleştirmek ve bir kısa kod eklemekten daha fazlası var. Amelia rezervasyon eklentisi ile müşterilerinizin zahmetsizce daha fazla randevu ve etkinlik yakalamasına yardımcı olmak için aşağıdakileri yapmanız gerekir:

1. Karar Yorgunluğunu Azaltmak İçin Arama ve Filtre Öğeleri Ekleyin

Bu her rezervasyon sistemi için geçerli olmayacak, ancak çeşitli seçenekler, randevular, hizmet sağlayıcılar vb. sunan işletmeler için karar yorgunluğunu azaltmak bu aşamada çok önemlidir.

Örneğin bir spa veya salon web sitesini ele alalım:

Çoğu zaman, bu tür işletmelerin sundukları çok sayıda hizmet (veya yerinde etkinlikler) vardır. Ziyaretçilerinizin “Rezervasyon Randevusu” veya “Kitap Etkinliği”ne tıklamasına ve her hizmet teklifini ve sağlayıcısını kendi başlarına sıralamasına izin verebilirsiniz. Veya rezervasyon widget'ınıza aşağıdaki gibi bir arama çubuğu ekleyerek süreci iyileştirebilirsiniz:

Kenar çubuğu filtreleri de yardımcı olur - özellikle müşteriler hangi hizmete ihtiyaç duyduklarından veya adın ne olduğundan emin değilse. Önceden doldurulmuş seçenekler, bu yerinde kararları almayı kolaylaştırır.

Bu örnekte, spa, müşterilerin hizmetleri aşağıdakilere göre filtrelemesine olanak tanır:

• Randevu Tarihi,
• Zaman aralığı,
• Hizmetler (hepsi görünür ve birden fazla seçenek seçilebilir),
• Çalışanlar.

Bu, yalnızca birkaç tasarım değişikliğiyle karar verme yorgunluğunu nasıl azaltabileceğinizin ve kullanıcıların randevuları daha güvenli ve hızlı bir şekilde ayırmasına nasıl yardımcı olabileceğinizin harika bir örneğidir.

2. Kayıt ve Satış Sürecini Kısaltın

Kendi işiniz için kullanım durumunu düşünün (sizin gibi hizmet sağlayıcıların yanı sıra).

Web tasarımı keşif aramaları için bir randevu planlayıcı ayarlamak istediğinizi varsayalım. Potansiyel müşterilerin randevularını alırken dosya yüklemelerine izin vermek faydalı olmaz mıydı? Randevu gerçekleşmeden önce stil rehberi, logo ve hatta içerikleri gibi önemli belgeleri paylaşabilecekler.

Bunu rezervasyon widget'ına nasıl yerleştireceğinize gelince, WordPress randevu eklentinizle oldukça basittir.

Varsayılan olarak Amelia, "Etkinlikleriniz" ve "Hizmetler"inizle ilgili temel ayrıntıları kontrol etmenize olanak tanır:

• Etkinliğin adı,
• Tarih ve saat seçenekleri,
• Yinelenen zamanlama,
• Rezervasyon süresi,
• Personel mevcut,
• Ve bunun gibi.

Potansiyel müşterilerin dosya yüklemesine izin vermek için "Özelleştir" sekmesine gitmeniz ve bunun için özel bir alan oluşturmanız gerekir:

“Özel Alan Ekle”yi tıkladığınızda “Ek” için bir seçenek göreceksiniz:

Yapmanız gereken tek şey, yeni Ek alanına bir etiket vermek (böylece insanlar ne yükleyeceklerini bilirler) ve ardından bunu aşağıdakiler için rezervasyon widget'ında görünmesini istediğiniz herhangi bir hizmete veya etkinliğe ekleyin:

Sitenin ön ucunda, yeni Ek alanı şöyle görünecektir:

Tasarımda sezgiseldir ve iyi etiketlediğiniz sürece, kullanıcılarınız yararlanmak istedikleri bu ek alanı (gerekli veya değil) bulmalıdır - özellikle daha sonra daha az iş anlamına geliyorsa.

Kendi amaçlarınız için, randevu planlayıcınızda böyle bir formun olmasının ne kadar harika olacağını düşünün.

Bu, yerinde kaba bir plan yapmak zorunda kalmadan toplantıya tamamen hazırlıklı gelmenizi sağlar. Müşterilerin gerekli belgeleri ve içeriği teslim etmesini beklemek zorunda kalmayacağınız için projelerinizin yaşam döngüsünü de kısaltır. (Bu, yeni hasta veya müşteri almadan önce özel feragatlere ihtiyaç duyan sağlık çalışanları veya avukatlar gibi kişiler için de faydalı olacaktır.)

Ayrıca, ilk rezervasyon aşamasında bu şekilde hazırlanan potansiyel müşteriler, birlikte çalışmak istediğiniz türden müşterilerdir, bu nedenle bu özelliği, potansiyel müşterilerinizi incelemenin (ve müşterilerinizin de aynı şeyi yapmasına yardımcı olmanın) başka bir yolu olarak düşünün.

3. Rezervasyon Widget'ını Kişisel Asistan Kadar Etkili Hale Getirin

Müşterileriniz, işletmeleri için randevu alan ve yöneten kişiler olmasa bile, onların bir asistanı vardır. Bu, bu görev için faydalı bir kaynak olsa da, insanlar özellikle telefon üzerinden birinin iletişim bilgilerini yakalamaya çalışırken hatalara eğilimlidir. (Adım yanlış yazılmış veya e-posta yanlış yazılmış randevulara veya rezervasyonlara ne sıklıkta geldiğimi size söyleyemem).

Bununla birlikte, WordPress zamanlama eklentiniz bu bilgiyi tam olarak kullanıcılarınız girdiği anda yakalar. Kendileri herhangi bir hata yapmadıkları sürece, bu, rezervasyonlarınızın doğruluğunu büyük ölçüde artıracaktır.

Peki, rezervasyon widget'ınızı dijital bir kişisel asistana dönüştürmek için ne yapabilirsiniz?

Açıkça, iyi etiketlenmiş alanlara sahip sezgisel bir form eklemek çok yardımcı olacaktır. Ama bunun ötesinde düşünmek zorundasın. Bir insan asistanının yapacağı şeyler vardır, örneğin talep edilen randevu zamanlarını gerçek uygunluk ile çapraz referanslamak ve randevular arasına tampon zaman eklemek gibi, bu da herkes için deneyimi geliştirir.

Amelia rezervasyon eklentisini de aynısını yapacak şekilde programlayabilirsiniz.

Yeni başlayanlar için, her hizmet teklifi veya etkinlik için özel programlar ve rezervasyon parametreleri oluşturun.

Bu, birkaç nedenden dolayı yararlıdır.

Birincisi, müşterilerin yalnızca randevunun uygun olduğu gün ve saatlerde rezervasyon yapmasını sağlar. Ayrıca, müşterinizin etkinliklere, sınıflara, hizmetlere vb. kaç müşterinin geldiğini kontrol etmesine olanak tanır. Bu şekilde, 12'ye 1 yuva en popüler zaman olsa bile (çünkü o zaman herkes öğle yemeğindedir), müşteriniz randevulardan bunalmayacak ve o sırada rezervasyon yapan herkese hizmet veremeyecektir.

Randevular belirli çalışanlar veya sağlayıcılarla rezerve edilmişse, bu, rezervasyon pencere aracınızın tasarımında hesaba katılması gereken başka bir karmaşıklık katmanıdır.

Amelia'da yeni bir Çalışan seçeneği ayarlarken, sadece kim oldukları ve hangi hizmetleri sağladıkları gibi yüzeysel şeylere odaklanmayın.

Uygun olduklarında belirli çalışma saatlerini, izin günlerini ve tatil günlerini ayarlayın. Bu şekilde, kullanıcılar, etrafta olmadıklarında favori sağlayıcıları için rezervasyon yaptırmak için cazip olmayacak. Yalnızca açık olan tarih ve saat seçeneklerini görürler.

Rezervasyonların doğruluğunu artırmak için yapabileceğiniz başka bir şey de, bunların etrafında arabellek süreleri oluşturmaktır.

Tamponlar, müşterilerinize ve ekiplerine aşağıdakiler için zaman tanır:

• Yaklaşan randevular için uygun şekilde ayarlayın (örneğin, bir potansiyel müşteriyi tazelemek veya sanal bir konferans odası kurmak).
• Randevudan sonra "temizlik" (örn. çevredeki alanı fiziksel olarak temizlemek veya bir aramadan not almak).

Ayrıca, sadece konuşmak, konuşmak ve konuşmak ya da randevuyu ayrılan süreyi başka bir şekilde zorlamak isteyen aşırı hevesli potansiyel müşteriler veya müşteriler olması durumunda ara zamanlara sahip olmak iyi bir fikirdir. Yerinde bir tampon bulundurmak, diğer müşterilerin randevularının geç başlamasını ve böylece deneyimin yanlış bir şekilde başlamasını önlemeye yardımcı olabilir.

Amelia'da oluşturduğunuz her Hizmetin altında, zaman dilimlerinden önce ve sonra bir arabellek süresi ekleme seçeneğiniz vardır:

Bunu kesinlikle kullanın, böylece sonunda müşteriniz için daha fazla iş veya baş ağrısı yaratmazsınız.

Oh, ve eğer bu randevu sistemini sizin için kuruyorsanız, yalnızca tek bir sağlayıcıysa, tüm bu bireysel programları veya ara zamanları ayarlamanız gerekmez. Ayarlar sekmesinden evrensel zamanlama kuralları oluşturabilirsiniz.

4. Ödemeleri Rezervasyon Sırasında Alın

Randevuların müşteriler tarafından kolayca alınabilmesini ve müşterileriniz tarafından yönetilebilmesini sağlamak için ne kadar uğraşırsanız yapın, bu, müşterilerin randevularını boşa harcamasını engellemez.

Muhtemelen bunun işinizde ne tür bir etkisinin olduğunun farkındasınızdır. Birisi gelmediğinde, oturup onların Zoom veya Skype'a atlamasını beklersiniz. Yeniden planlamak için bir e-posta göndermeden önce 10 veya 15 dakika veriyorsunuz ve sonra işe geri dönüyorsunuz. Başka bir sonuç, artık başka bir ilgili potansiyel müşteri (ve yeni gelir kaynağı) tarafından doldurulabilecek bir açıklığa sahip olmanızdır.

Müşterileriniz ister çevrimiçi etkinlikler, ister yüz yüze randevular veya dersler için rezervasyon yaptırıyor olsunlar, benzer türde bir zaman kaybı ve kar kaybı yaşarlar. Bu nedenle, daha fazla müşteriyi rezervasyonlarına katılmaya teşvik etmek için zamanlayıcıyı ödemeleri önceden tahsil edecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

Amelia'da yapılacak ilk şey, tüm hizmetlerinize ve etkinliklerinize bir fiyat eklemektir. Önceden ödeme yapmayı planlamasanız bile, müşterilere sonunda ne kadar borçlu olacaklarını hatırlattığı için bu yine de iyi bir fikirdir.

Bir sonraki adıma geçmek için ödeme tahsilatını etkinleştirin ve bir ödeme işlemcisi kurun (Stripe veya PayPal). Bunu Amelia'nın “Ayarlar” ve “Ödemeler” altında bulacaksınız:

Bu ayar etkinleştirildiğinde, müşteriler randevularında "Onayla" düğmesine tıkladıktan sonra otomatik olarak ödeme işlemcinize yönlendirilecektir:

Bu nedenle, tavsiye edeceğim bir şey, ödemenin hizmet verildiğinde değil şimdi tahsil edileceğini bilmeleri için forma - fiyatın etrafında bir yere - bir not eklemenizdir.

Bunu, ilk keşif araması için küçük bir ücret veya ücret alarak kendi işletmeniz gibi bir işletme için de kullanabilirsiniz.

Müşterilerin kaçırılan randevulardan kaynaklanan potansiyel geliri kaybetmemesini sağlamak için yapabileceğiniz başka bir şey de, rezervasyon sistemini harici bir CRM veya e-posta pazarlama yazılımı ile entegre etmektir. Bu şekilde, kullanıcıların WordPress dışındaki iletişim bilgilerini yakalar ve bir randevuyu kaçırdıklarında veya kaçırdıklarında otomatik takip mesajları ayarlayabilirsiniz.

Müşterilerinizin kaçırılan tüm işleri geri almasına yardımcı olmayabilir, ancak bir kısmının geri yüklenmesine yardımcı olacaktır.

Bunu ayarlamanın iki yolu vardır. İlki, Amelia'daki Web Hooks Ayarlarını kullanmaktır:

Bir müşteri randevusunu iptal ederse, yeniden planlarsa veya başka bir şekilde değiştirirse, eklentiyi bu bilgileri üçüncü taraf yazılımlarına göndermesi için tetikleyebilirsiniz. Ve diğer otomatik etkinlikler ayarlandığında (birkaç hafta sonra iptal eden bir müşteriyi yeniden planlamak için davet etmek gibi), müşterinizin müşteriyle yeniden bağlantı kurmak için fazla bir şey yapması gerekmeyecektir. Bunu yalnızca randevular için bir alışveriş sepetini terk etme özelliği olarak düşünün.

Aynı şeyi yapmak için Zapier entegrasyonlarını ve web kancalarını da kullanabilirsiniz.

5. E-postaları ve SMS'leri Otomatikleştirin

Takiplerle potansiyel olarak kaybedilen işleri yeniden yakalamaya çalışmak önemli olsa da, rezervasyon sisteminizin iletişim kurması gereken tek müşteriler onlar değil. Tüm müşteriler önemlidir.

Bu nedenle, otomatik e-postaları ve SMS'leri şu amaçlarla kullanmalısınız:

• Bir müşteriye rezervasyonun tüm ayrıntılarını içeren bir onay e-postası gönderin (kişisel takvimlerine hızlı bir şekilde eklemelerini sağlayan bir .ics dosyasına ek olarak).
• Çalışanların planlandıklarında onları bilgilendirmeleri için aynı onay mesajını ayarlayın.
• Müşterilere, gelemeyecekleri takdirde yeniden planlama (veya iptal etme) seçenekleriyle yaklaşan bir randevuyu hatırlatın.
• Randevu yapıldıktan sonra bir "teşekkür ederim" gönderin. Bazı durumlarda, onları bir başkası için tekrar davet edebilirsiniz. Diğer durumlarda (kendinizinki gibi), sonraki adımlar hakkında bilgi göndermek için bunu kullanabilirsiniz.
• Onlara mutlu bir doğum günü dilemek, bir yıldönümünü kutlamak veya başka bir özel günü kutlamak için e-posta gönderin (belki de içinde bir hediye ile).

Alt satır: Bir rezervasyon sırasında müşterileri kesinlikle şaşırtabilirken, bunun sadece randevu anında zaman ve para alışverişi ile ilgili olmadığını göstererek bu harikalığı çok daha uzun süre sürdürebilirsiniz. Ve onların işini ve sadakatini gerçekten takdir ettiğinizi.

Amelia ile bu işin çoğu sizin için zaten yapıldı:

Ortak e-posta ve SMS bildirimleri zaten sizin için oluşturulmuş ve yazılmıştır. Daha da iyisi, kişiselleştirilmiş yer tutucular içeriyorlardı, böylece mesajlar müşterilere soğuk ve mesafeli görünmek zorunda kalmıyor.

Otomatikleştirmek istediğiniz dahil olmayan herhangi bir mesaj varsa, bu parçayı işlemek için Zapier entegrasyonunuzu ve üçüncü taraf pazarlama yazılımınızı kullanabilirsiniz. Bununla birlikte, burada bulunanlar oldukça sağlamdır ve konu randevuları yönetmeye geldiğinde tüm temelleri kapsar.

Toplama

Kendi randevularınızı ve etkinliklerinizi manuel olarak yönetmenin ne kadar sıkıcı ve zaman alıcı olduğunu bilirsiniz. Daha da kötüsü, manuel yaklaşım, ya randevunun izini tamamen kaybetmek ya da ayrıntıları doğru bir şekilde yakalayamamak ve potansiyel müşteriyle asla istendiği gibi bağlantı kuramamak gibi hata riskini artırır.

Ancak Amelia randevuları ve etkinlikleri WordPress rezervasyon eklentisinin yardımıyla, bu işin bir tonunu otomatikleştirebilirsiniz. Sadece bu değil, rezervasyon sisteminizi yükselterek daha fazla potansiyel müşterinin kaydolması için teşvik edebilirsiniz.