Slack คืออะไร & ใช้อย่างไรเพื่อปรับปรุงการสื่อสารและประสิทธิภาพการทำงาน

คุณคงเคยได้ยินคนจำนวนมากที่ทำงานในบริษัทต่างๆ ใช้คำว่า 'แอป Slack' แล้ว แอป Slack คือ อะไร ?

Slack เป็นแพลตฟอร์มการส่งข้อความสำหรับทีมที่ช่วยให้สามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ เป็นแพลตฟอร์มบนคลาวด์ที่คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต รวมถึงคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต Slack ได้รับการออกแบบมาเพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสารในทีมและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยทำให้สมาชิกในทีมสามารถติดต่อและแบ่งปันข้อมูลได้ง่ายขึ้น

มาเจาะลึกเพื่อทำความเข้าใจ ว่า Slack คืออะไรในการจัดการโครงการ และวิธีที่สามารถใช้เพื่อรักษาช่องทางการสื่อสารที่ดีขึ้น

คุณสมบัติหลักของ Slack

คุณสมบัติหลักประการหนึ่งของ Slack คือความสามารถในการสร้างช่องสำหรับทีม โครงการ หรือหัวข้อต่างๆ สิ่งนี้ทำให้สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารกับคนที่เหมาะสมและจัดระเบียบได้ง่าย แชนเนลสามารถเป็นสาธารณะหรือส่วนตัวก็ได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการของทีม

นอกจากช่องทางแล้ว Slack ยังเสนอคุณสมบัติอื่นๆ อีกหลายอย่างที่สามารถช่วยให้ทีมจัดระเบียบและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ข้อความส่วนตัว: สมาชิกในทีมสามารถส่งข้อความส่วนตัวถึงกันได้ เช่นเดียวกับในแอปแชท
• การผสานรวม: Slack สามารถรวมเข้ากับเครื่องมือและบริการอื่นๆ ที่หลากหลาย เช่น Google Drive, Google Calendar, Trello, Asana และแอปพลิเคชันธุรกิจขององค์กรอื่นๆ อีกมากมายซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมติดตามข่าวสารล่าสุดและการเปลี่ยนแปลงในเครื่องมือเหล่านี้ได้โดยไม่ต้องออกจาก Slack
• การแชร์ไฟล์: Slack ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถแชร์ไฟล์และเอกสารต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย ทำให้ทำงานร่วมกันในโครงการได้ง่ายขึ้น
• ค้นหา: Slack มีฟังก์ชันการค้นหาที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• แอพ มือถือ: Slack ขยายแอพมือถือที่ช่วยให้สมาชิกในทีมเชื่อมต่อและทำงานร่วมกันได้ทุกที่

จะเริ่มต้นใช้งาน Slack ได้อย่างไร?

ต่อไปนี้คือวิธีเริ่มต้นใช้งาน Slack:

1. สร้างบัญชี Slack:

หากต้องการใช้ Slack คุณจะต้องสร้างบัญชี คุณสามารถสมัครบัญชีได้ฟรี ที่ https://slack.com/ คุณจะถูกขอให้ระบุที่อยู่อีเมลและสร้างรหัสผ่าน คุณยังสามารถลงทะเบียนโดยใช้บัญชี Google หรือ Microsoft ของคุณ

2. เชิญสมาชิกในทีม:

เมื่อคุณสร้างบัญชีแล้ว คุณสามารถเชิญสมาชิกในทีมเข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณได้ ในการทำเช่นนี้ คลิกที่ปุ่ม “เพิ่มผู้คน” ที่มุมขวาบนของหน้าจอ คุณสามารถเชิญสมาชิกในทีมโดยป้อนที่อยู่อีเมลหรือส่งลิงก์เพื่อเข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณ

3. ตั้งค่าช่อง:

Channels จัดระเบียบการสื่อสารใน Slack สามารถนำไปใช้กับโครงการ ทีม หรือหัวข้อเฉพาะได้ หากต้องการสร้างช่อง ให้คลิกที่แท็บ "ช่อง" ในแถบด้านข้างด้านซ้าย แล้วคลิกที่ปุ่ม "สร้างช่อง" คุณสามารถตั้งชื่อช่องของคุณและเชิญสมาชิกในทีมให้เข้าร่วมได้

4. ส่งข้อความ:

ในการส่งข้อความใน Slack ให้คลิกช่องที่คุณต้องการส่งข้อความถึงและพิมพ์ข้อความของคุณในช่องข้อความที่ด้านล่างของหน้าจอ คุณยังสามารถใช้อิโมจิ แนบไฟล์ และตัวเลือกการจัดรูปแบบเพื่อทำให้ข้อความของคุณเป็นภาพและโต้ตอบได้มากขึ้น

5. ใช้การผสานรวม:

Slack มีการผสานรวมกับเครื่องมือและบริการอื่น ๆ ที่หลากหลาย การผสานรวมเหล่านี้ช่วยให้คุณนำข้อมูลและฟังก์ชันจากแอปอื่นๆ เข้าสู่ Slack ได้ หากต้องการตั้งค่าการผสานรวม ให้คลิกแท็บ "แอป" ในแถบด้านข้างซ้ายและเรียกดูการผสานรวมที่มีอยู่ คุณยังสามารถใช้แถบค้นหา "เพิ่มแอปหรือการผสานรวม" เพื่อค้นหาการผสานรวมเฉพาะ

สำรวจหลักสูตรการจัดการยอดนิยมของเรา

6. ใช้ Slackbot:

Slackbot เป็นบอทในตัวที่สามารถช่วยคุณทำงานและให้ข้อมูลได้ คุณสามารถเข้าถึง Slackbot ได้โดยคลิกที่แท็บ “ข้อความโดยตรง” ในแถบด้านข้างซ้ายแล้วเลือก “Slackbot” คุณสามารถถามคำถาม Slackbot หรือออกคำสั่งให้ทำงานต่างๆ เช่น ตั้งค่าการเตือนหรือค้นหาข้อมูล

เรียนรู้หลักสูตรการจัดการจากมหาวิทยาลัยชั้นนำของโลก รับปริญญาโท Executive PGP หรือโปรแกรมประกาศนียบัตรขั้นสูงเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพการงานของคุณ

เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับการเริ่มต้นใช้งาน Slack

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเพิ่มเติมในการเริ่มต้นใช้งาน Slack:

• ปรับแต่งการตั้งค่าการแจ้งเตือนของคุณ: คุณสามารถปรับแต่งการตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อควบคุมวิธีการและเวลาที่คุณได้รับการแจ้งเตือนใน Slackหากต้องการเข้าถึงการตั้งค่าการแจ้งเตือน ให้คลิกที่รูปโปรไฟล์ของคุณที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ แล้วเลือก “Preferences”
• ใช้คำสั่งสแลช: คำสั่งสแลช ช่วยให้คุณทำงานและเข้าถึงข้อมูลใน Slack ได้อย่างรวดเร็วตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้คำสั่ง “/remind” เพื่อตั้งค่าการเตือนหรือคำสั่ง “/giphy” เพื่อค้นหา GIF
• ใช้แป้นพิมพ์ลัด: แป้นพิมพ์ลัดช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นใน Slackตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ทางลัด "Shift + Enter" เพื่อสร้างบรรทัดใหม่ในข้อความ หรือใช้ทางลัด "Ctrl + K" เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ "เพิ่มลิงก์"
• ใช้ศูนย์ช่วยเหลือ: หากคุณมีคำถามหรือต้องการความช่วยเหลือในการใช้ Slack คุณสามารถเข้าถึงศูนย์ช่วยเหลือได้โดยคลิกที่เมนู “ความช่วยเหลือและคำติชม” ที่มุมขวาบนของหน้าจอ

เคล็ดลับในการใช้ Slack เพื่อเพิ่มการสื่อสารและประสิทธิภาพการทำงาน

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับและกลเม็ดในการยกระดับประสบการณ์การสื่อสารของคุณด้วย Slack

• ใช้ช่องทางเพื่อจัดระเบียบการสื่อสารตามหัวข้อหรือทีม สิ่งนี้ช่วยให้การสนทนามีสมาธิ และลดจำนวนข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องในการแชทหลักหรือการแลกเปลี่ยนการสนทนาทางอีเมล
• ใช้ข้อความโดยตรงสำหรับการสื่อสารแบบตัวต่อตัวหรือการสนทนากลุ่มย่อย DM ช่วยให้การสนทนาเป็นส่วนตัวและหลีกเลี่ยงการทำให้แชทหลักรกรุงรัง
• ตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อรับเฉพาะข้อความหรือช่องที่สำคัญ สิ่งนี้จะช่วยลดสิ่งรบกวนและช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานของคุณ
• ใช้สัญลักษณ์ @ เพื่อแท็กบุคคลหรือทีมที่ต้องการในข้อความ สิ่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่าจะไม่พลาดข้อมูลสำคัญและช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
• ใช้การผสานรวมกับเครื่องมืออื่นๆ เช่น Trello หรือ Asana เพื่อปรับปรุงการสื่อสารและการจัดการโครงการ
• ใช้ฟังก์ชันการค้นหาเพื่อค้นหาการสนทนาหรือข้อมูลที่ผ่านมาอย่างรวดเร็ว สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มผลผลิต
• สนับสนุนการใช้อิโมจิและการแสดงปฏิกิริยาโต้ตอบเพื่อสื่ออารมณ์หรือข้อตกลงอย่างรวดเร็วโดยไม่จำเป็นต้องตอบยาว
• กระตุ้นให้สมาชิกในทีมใช้ฟังก์ชัน “ห้ามรบกวน” เมื่อพวกเขาต้องการมีสมาธิกับงานโดยไม่ถูกขัดจังหวะ
• ใช้ฟีเจอร์ “เธรด” เพื่อจัดระเบียบการสนทนาที่เกี่ยวข้องและเข้าถึงได้ง่าย

ด้วยการใช้ Slack อย่างมีประสิทธิภาพ ทีมสามารถปรับปรุงการสื่อสารและประสิทธิภาพการทำงานโดยลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูล และทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

บทความผู้บริหารระดับสูงของเรา

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรทราบเมื่อใช้ Slack

มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อใช้ Slack เพื่อปรับปรุงการสื่อสารและประสิทธิภาพการทำงาน:

ใช้ช่องทางอย่างมีประสิทธิภาพ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสร้างช่องทางสำหรับทีม โครงการ หรือหัวข้อต่างๆ และกระตุ้นให้สมาชิกในทีมใช้ช่องทางที่เหมาะสมสำหรับการสนทนาของพวกเขา สิ่งนี้จะช่วยให้ช่องหลักมีสมาธิและเป็นระเบียบ

จัดระเบียบการสนทนา

ใช้เธรดเพื่อจัดระเบียบการสนทนาและตามหัวข้อ สิ่งนี้จะทำให้สมาชิกในทีมค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้นและติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น

ใช้การผสานรวมอย่างชาญฉลาด

แม้ว่าการผสานรวมจะมีประโยชน์ แต่สิ่งสำคัญคืออย่าละเลย ใช้การผสานรวมที่มีค่าสำหรับทีมของคุณเท่านั้น และอย่าลืมตั้งค่าการแจ้งเตือนด้วยวิธีที่เหมาะกับทีมของคุณมากที่สุด

บทสรุป

โดยรวมแล้ว Slack เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงการสื่อสารในทีมและประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการปรับปรุงการสื่อสารและทำให้สมาชิกในทีมสามารถติดต่อและทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น Slack สามารถช่วยให้ทีมทำงานเสร็จได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง ตั้งแต่การอำนวยความสะดวกในการสื่อสารแบบเรียลไทม์ไปจนถึงการอนุญาตให้สมาชิกในทีมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและการอัปเดตอย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยลดเวลาที่ใช้ในอีเมลและการประชุม ทำให้มีเวลาเหลือสำหรับงานเร่งด่วน และเพิ่มผลผลิตโดยรวม

เรียนรู้การใช้ Slack และเครื่องมือการจัดการโครงการอื่นๆ โดยลงทะเบียนกับ upGrad

หลักสูตรปริญญาโทบริหารธุรกิจ (MBA) ของ upGrad ที่ Golden Gate University รวมการเรียนรู้ในห้องเรียนแบบดั้งเดิมเข้ากับการเรียนรู้ออนไลน์และการเรียนรู้จากประสบการณ์ โปรแกรมนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานเข้าใจแนวโน้มธุรกิจล่าสุดและเตรียมความพร้อมสำหรับอาชีพที่ประสบความสำเร็จในโลกธุรกิจ หลักสูตร MBA ประกอบด้วยหลักสูตรบัญชี เศรษฐศาสตร์ การเงิน การตลาด และกลยุทธ์ ผู้สมัครจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับพฤติกรรมองค์กร ธุรกิจระดับโลก และความรับผิดชอบต่อสังคม

โปรแกรมนี้ยังรวมถึง

• ตัวเลือกการแช่ตัวในมหาวิทยาลัย
• การจำลองจาก Harvard Business Publishing Education
• การอภิปรายกรณีศึกษาระดับโลก