ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) คืออะไร?

ลองนึกภาพว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลในบริษัทขนาดใหญ่ มีหน้าที่จัดการข้อมูลของพนักงานหลายพันคน ตั้งแต่การสรรหาไปจนถึงการจ่ายเงินเดือนและผลประโยชน์ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่รับผิดชอบในกระบวนการต่างๆ มากมายที่ทำให้บริษัทดำเนินไปอย่างราบรื่น แต่ด้วยข้อมูลจำนวนมากที่ต้องจัดการ การจัดทุกอย่างให้เป็นระเบียบและเป็นปัจจุบันอาจเป็นงานที่น่ากลัว

นี่คือที่ มาของ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) HRIS เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ที่รวมศูนย์และทำให้กระบวนการ HR ต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ ทำให้องค์กรสามารถจัดการทุนมนุษย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้ง่ายขึ้น ด้วยการคาดการณ์ว่าตลาด HRIS จะสูงถึง 33.57 พันล้านเหรียญสหรัฐภายในปี 2573 จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจความสำคัญและการดำเนินการภายในองค์กร

เรียนรู้ หลักสูตร HRM จากมหาวิทยาลัยชั้นนำของโลก รับปริญญาโท Executive PGP หรือโปรแกรมประกาศนียบัตรขั้นสูงเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพการงานของคุณ

ในบทความนี้ เราจะสำรวจประวัติ เทคโนโลยี ประโยชน์ คุณสมบัติ และอนาคตของ HRIS ในด้านการจัดการทรัพยากรมนุษย์

ประวัติระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์

HRIS มาไกลตั้งแต่เริ่มก่อตั้ง ในช่วงแรก แผนกทรัพยากรบุคคลต้องพึ่งพาไฟล์จริงและกระบวนการด้วยตนเองในการจัดการข้อมูลพนักงาน อย่างไรก็ตาม เมื่อเทคโนโลยีก้าวหน้า ความสามารถของระบบ HRIS ก็เช่นกัน ในปี 1960 IBM ได้เปิดตัวระบบ HR แบบใช้คอมพิวเตอร์ระบบแรก ซึ่งส่วนใหญ่ใช้สำหรับการจัดการบัญชีเงินเดือนและสวัสดิการ แต่จนถึงช่วงปี 1990 ที่มีการกำเนิดของอินเทอร์เน็ตและคลาวด์คอมพิวติ้ง ระบบ HRIS ก็เริ่มประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง ปัจจุบัน จากการศึกษาของ Deloitte พบว่า 70% ขององค์กรใช้ HRIS บางรูปแบบ

การเพิ่มขึ้นของ HRIS ยังนำไปสู่การเพิ่มการวิเคราะห์ทรัพยากรบุคคล ด้วยการรวมศูนย์ข้อมูลพนักงาน ระบบ HRIS ช่วยให้องค์กรสามารถวิเคราะห์และติดตามเมตริกหลัก เช่น การมีส่วนร่วมของพนักงาน การรักษาพนักงาน และผลประกอบการได้ง่ายขึ้น สิ่งนี้นำไปสู่การเติบโตในด้านการวิเคราะห์ทรัพยากรบุคคล ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้อย่างรอบรู้มากขึ้นเกี่ยวกับพนักงานของตน

เทคโนโลยีที่กระตุ้นการเติบโตของ HRIS ใน HRM

การเติบโตของ HRIS ในด้านการจัดการทรัพยากรมนุษย์เป็นผลโดยตรงจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี เทคโนโลยีต่อไปนี้มีบทบาทสำคัญในการเติบโตของ HRIS:

คลาวด์คอมพิวติ้ง

ความสามารถในการจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลจากทุกที่ด้วยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตทำให้องค์กรสามารถเข้าถึงระบบ HRIS ได้จากทุกที่ สิ่งนี้ทำให้องค์กรสามารถแบ่งปันข้อมูลและทำงานร่วมกับแผนกอื่น ๆ ได้ง่ายขึ้น

เทคโนโลยีมือถือ

การเพิ่มขึ้นของเทคโนโลยีมือถือทำให้องค์กรต่างๆ สามารถเข้าถึงระบบ HRIS จากอุปกรณ์พกพาของตนได้ สิ่งนี้ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและทำงานที่เกี่ยวข้องกับ HR ได้ง่ายขึ้นในขณะเดินทาง

ปัญญาประดิษฐ์และการเรียนรู้ของเครื่อง

การใช้ปัญญาประดิษฐ์และแมชชีนเลิร์นนิงในระบบ HRIS ทำให้การทำงานซ้ำๆ เป็นระบบอัตโนมัติสำหรับองค์กรต่างๆ เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับบุคลากรของตน

ข้อมูลใหญ่

ด้วยการรวมศูนย์ข้อมูลพนักงาน ระบบ HRIS ช่วยองค์กรในการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก สิ่งนี้นำไปสู่การเติบโตในด้านการวิเคราะห์ทรัพยากรบุคคล ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้อย่างรอบรู้มากขึ้นเกี่ยวกับพนักงานของตน

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่สำคัญทั้งสี่นี้พร้อมกับการปรับปรุงเทคโนโลยีอย่างต่อเนื่องอื่น ๆ ทำให้ HRIS ใน HRM มีรูปร่างและรูปแบบที่เป็นอยู่ทุกวันนี้!

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ในการบริหารทรัพยากรบุคคล (HRIS in HRM)

HRIS มอบสิทธิประโยชน์มากมายสำหรับทีม HRM ทั่วโลก ต่อไปนี้คือประโยชน์ที่ได้รับการกล่าวถึงมากที่สุดและสำคัญที่สุดของการใช้ HRIS ใน HRM:

1. ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น: ด้วยการรวมศูนย์และทำให้กระบวนการ HR ต่างๆ เป็นแบบอัตโนมัติ ระบบ HRIS ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการทุนมนุษย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้ง่ายขึ้น
2. การจัดการข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง: ระบบ HRIS ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการและจัดเก็บข้อมูลพนักงานในตำแหน่งส่วนกลาง ซึ่งปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูลและทำให้เข้าถึงและอัปเดตข้อมูลได้ง่ายขึ้น
3. การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ดีขึ้น: ระบบ HRIS ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ โดยจัดให้มีการตรวจสอบและแจ้งเตือนการปฏิบัติตามโดยอัตโนมัติ
4. การตัดสินใจที่ดีขึ้น: ด้วยการเข้าถึงข้อมูลและการวิเคราะห์ตามเวลาจริง ระบบ HRIS ช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้อย่างรอบรู้มากขึ้นเกี่ยวกับพนักงานของตน
5. ปรับปรุงการบริการตนเองของพนักงาน: ด้วยการเข้าถึงระบบ HRIS พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและทำงานให้เสร็จ เช่น อัปเดตข้อมูลติดต่อหรือขอลาหยุดโดยไม่ต้องผ่านแผนกทรัพยากรบุคคล

หน้าที่ของ HRIS ใน HRM

ระบบ HRIS มีบทบาทสำคัญในแผนกบริหารทรัพยากรมนุษย์สมัยใหม่ โดยทำให้กระบวนการและฟังก์ชันต่างๆ ของ HR เป็นไปอย่างอัตโนมัติและคล่องตัว ให้เราเจาะลึกถึงหน้าที่หลักของ HRIS ในรายละเอียดเพิ่มเติม

ระบบติดตามผู้สมัคร

ระบบ HRIS มักจะมีระบบติดตามผู้สมัครงาน (ATS) ที่ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลสามารถจัดการและติดตามผู้สมัครงานได้ตลอดกระบวนการจ้างงาน ซึ่งรวมถึงการประกาศรับสมัครงาน รวบรวมเรซูเม่และใบสมัคร และดำเนินการสัมภาษณ์ ATS ยังช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลติดตามสถานะการสมัครงานและจัดการการสื่อสารกับผู้สมัคร

บัญชีเงินเดือน

หน้าที่ที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของ HRIS คือการจัดการบัญชีเงินเดือน ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ใช้ระบบเหล่านี้เพื่อประมวลผลเช็คเงินเดือนของพนักงาน คำนวณภาษีและการหักเงิน และสร้างรายงานค่าตอบแทนพนักงาน ระบบยังช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงต้นขั้วเงินเดือนและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือน

การบริหารสวัสดิการ

ระบบ HRIS ยังจัดการการบริหารผลประโยชน์ของพนักงาน ซึ่งรวมถึงการลงทะเบียนพนักงานในแผนสวัสดิการ การติดตามการมีส่วนร่วมของพนักงาน และการจัดการการกระจายผลประโยชน์ ระบบยังช่วยให้พนักงานสามารถดูข้อมูลผลประโยชน์และเปลี่ยนแปลงความคุ้มครองได้

เวลาและผู้เข้าร่วม

ระบบ HRIS ยังสามารถจัดการเวลาและการเข้างานของพนักงานได้อีกด้วย ซึ่งรวมถึงการติดตามคำขอลางานของพนักงาน การคำนวณค่าล่วงเวลา และสร้างรายงานเกี่ยวกับการเข้างานของพนักงาน

การฝึกอบรม

ระบบ HRIS ยังให้ความสามารถในการจัดการการฝึกอบรม ซึ่งรวมถึงการติดตามการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน สร้างตารางการฝึกอบรม และติดตามความก้าวหน้าของพนักงาน

การจัดการประสิทธิภาพ

ระบบ HRIS สามารถช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจัดการการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานได้ ซึ่งรวมถึงการกำหนดเป้าหมายการปฏิบัติงาน ติดตามความคืบหน้าของพนักงาน และแสดงความคิดเห็น

การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง

ระบบ HRIS สามารถช่วยองค์กรวางแผนสำหรับอนาคตได้โดยการระบุและพัฒนาพนักงานหลักให้พร้อมที่จะรับบทบาทเป็นผู้นำ

การบริการตนเองของพนักงาน

ระบบ HRIS ยังอนุญาตให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล ขอลาหยุด และดูข้อมูลต้นขั้วเงินเดือนและสวัสดิการ

การรายงานและการวิเคราะห์

ระบบ HRIS ยังให้ความสามารถในการรายงานและการวิเคราะห์ที่ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลสามารถวิเคราะห์ข้อมูลของพนักงานและทำการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ซึ่งรวมถึงการสร้างรายงานเกี่ยวกับข้อมูลประชากร การหมุนเวียน และเมตริกประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

โดยพื้นฐานแล้ว ระบบ HRIS ทำหน้าที่ได้หลากหลายในแผนก HRM สมัยใหม่ ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างต่อเนื่อง อนาคตของ HRIS ดูสดใส และเราคาดว่าจะได้เห็นคุณสมบัติและความสามารถขั้นสูงยิ่งขึ้นไปอีก

สำรวจโปรแกรมการจัดการยอดนิยมของเรา

กำลังกำหนดอนาคตของระบบสารสนเทศการจัดการทรัพยากรมนุษย์ใน HRM

อนาคตของ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRMIS) กำลังถูกกำหนดโดยปัจจัยหลายประการ รวมถึงความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลงของประชากรแรงงาน และการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญของธุรกิจ นี่คือกองกำลังสำคัญบางส่วนที่ควรระวัง:

• การใช้เทคโนโลยีที่เพิ่มขึ้น: จาก การสำรวจโดย Society for Human Resource Management เกือบ 70% ขององค์กรในปัจจุบันใช้เทคโนโลยี HR บางรูปแบบ และคาดว่าจำนวนนี้จะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าในขณะที่เทคโนโลยีก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง HRMIS จะมีความซับซ้อนมากขึ้นและสามารถจัดการกับงานได้หลากหลายมากขึ้น
• การเปลี่ยนแปลงข้อมูลประชากรของแรงงาน: เนื่องจากประชากรมีอายุมากขึ้นและผู้คนจำนวนมากอยู่ในกลุ่มแรงงานนานขึ้น HRMIS จะต้องสามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้โดยการติดตามข้อมูลพนักงานและจัดการผลประโยชน์สำหรับพนักงานที่มีอายุมากขึ้น
• ลำดับความสำคัญของธุรกิจที่เปลี่ยนไป: เนื่องจากองค์กรต่างๆ ให้ความสำคัญกับประเด็นต่างๆ เช่น ความยั่งยืนและความรับผิดชอบต่อสังคมมากขึ้น HRMIS จะต้องสามารถติดตามและจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับประเด็นเหล่านี้ได้นอกจากนี้ เมื่อเศรษฐกิจโลกเชื่อมต่อกันมากขึ้น HRMIS จะต้องสามารถจัดการและติดตามข้อมูลสำหรับพนักงานในประเทศต่างๆ และในเขตเวลาต่างๆ ได้

โดยรวมแล้ว อนาคตของ HRMIS กำลังถูกกำหนดโดยการผสมผสานระหว่างความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลงของประชากรแรงงาน และการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญของธุรกิจ องค์กรสามารถมั่นใจได้ว่า HRMIS ของพวกเขาอยู่ในตำแหน่งที่ดีเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงานในอนาคต

ทักษะการจัดการระดับสูงที่ต้องเรียนรู้ในปี 2565

บทสรุป

ระบบ HRIS มีความก้าวหน้าอย่างมากตั้งแต่เริ่มก่อตั้ง และปัจจุบันนี้เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการจัดการทุนมนุษย์อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างต่อเนื่อง อนาคตของ HRIS ดูสดใส และเราคาดว่าจะได้เห็นคุณสมบัติและความสามารถขั้นสูงยิ่งขึ้นไปอีก หากคุณเป็นน้องใหม่ที่ต้องการสร้างอาชีพในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ การทำความเข้าใจข้อมูลเชิงลึกของ HRIS เป็นสิ่งสำคัญ

หลักสูตร Executive Post-Graduate ของ upGrad ในการจัดการทรัพยากรมนุษย์ จาก LIBA สามารถช่วยให้คุณได้รับความรู้และทักษะที่จำเป็นในการเป็นเลิศในสาขานี้ ด้วยความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับ HRIS และความสามารถต่างๆ ของ HRIS คุณจะพร้อมที่จะสร้างผลกระทบที่มีความหมายในองค์กรที่คุณทำงานให้

ลงทะเบียนตอนนี้ เพื่อก้าวแรกสู่อาชีพที่ประสบความสำเร็จในสายงานทรัพยากรบุคคลด้วย upGrad!

บทความผู้บริหารระดับสูงของเรา

คุณยังสามารถดูหลักสูตรฟรี ของเราที่เปิดสอนโดย upGrad ในสาขาการจัดการ วิทยาศาสตร์ข้อมูล การเรียนรู้ของเครื่อง การตลาดดิจิทัล และเทคโนโลยีหลักสูตรทั้งหมดเหล่านี้มีทรัพยากรการเรียนรู้ชั้นยอด การบรรยายสดทุกสัปดาห์ การมอบหมายงานในอุตสาหกรรม และใบรับรองการสำเร็จหลักสูตร – ทั้งหมดนี้ไม่มีค่าใช้จ่าย!