วิธีการใช้การประชุมออกแบบรายสัปดาห์

คำถามเหล่านี้ผุดขึ้นในหัวเมื่อทีมออกแบบเติบโตอย่างรวดเร็วต่อหน้าต่อตาฉัน ในฐานะหัวหน้าทีม ฉันต้องพบกับความท้าทายใหม่: การทำให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารในทีมเกิดขึ้นอีกมากเพียงพอเพื่ออำนวยความสะดวกในการพัฒนาทีม เข้าร่วมการประชุมการออกแบบรายสัปดาห์

อ่านเพิ่มเติม เกี่ยวกับ SmashingMag:

• เป็นผู้อำนวยความสะดวกที่ดีขึ้น
• วิธีปรับปรุงบทสนทนาที่สร้างสรรค์
• วิธีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในโครงการไอที
• Up On The Wall: กำแพงการทำงานปลดล็อกข้อมูลเชิงลึกที่สร้างสรรค์ได้อย่างไร

ปัญหา

ในขณะที่ใช้ Design Kit ของ IDEO.org เป็นส่วนหนึ่งของแผนการศึกษาของเรา หลักสูตรนี้สนับสนุนเรา (ทีมออกแบบ) ให้พบปะกันทุกสัปดาห์เพื่อหารือและแก้ไขปัญหาการออกแบบในโลกแห่งความเป็นจริง หลังจากจบหลักสูตร เราก็กลับสู่นิสัยเดิมๆ ซึ่งประกอบด้วยการยืนขึ้นทุกวันและการประชุมในเช้าวันจันทร์กับทีมที่เหลือ แต่นี่เป็นเรื่องตลก: ทีมออกแบบยังคงรู้สึกว่าจำเป็นต้องพบปะและมีส่วนร่วมในบางหัวข้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมถูกแบ่งระหว่างสำนักงานสองแห่ง เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้แล้ว เราคิดว่า ทำไมไม่ลองไล่ตามแนวคิดของการประชุมออกแบบภายในประจำสัปดาห์ดูล่ะ

รูปแบบ

เรารวมตัวกันและพยายามหาโครงสร้างที่ตรงกับความต้องการของเรา เรากำลังมองหาวิธีที่จะทำให้ทีมเชื่อมต่อถึงกัน แบ่งปันความคืบหน้าของงานปัจจุบันของเรา ป้องกันอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น แก้ไขปัญหา อภิปรายหัวข้อที่สนใจร่วมกัน และปรับปรุงทักษะของเรา หลังจากการระดมความคิดไม่กี่ครั้ง เราก็ได้รูปแบบหนึ่งชั่วโมงที่เหมาะกับทีมนักออกแบบเล็กๆ สี่คนของเรา เรายังตั้งชื่อเล่นให้การประชุมว่า The Design Kiosk

โครงสร้าง

โดยสรุป Design Kiosk ประกอบด้วย:

• 10 นาทีสำหรับการทำงานปัจจุบันของเราและลำดับความสำคัญสูงสุดของเราสำหรับวัตถุประสงค์ของบริษัทและผลลัพธ์ที่สำคัญ (OKR)
• 15 นาทีสำหรับการแบ่งปันบทความล่าสุดที่เราได้อ่าน ลิงก์ที่เราพบ และแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ ที่เราค้นพบ (สูงสุดสามรายการสำหรับสมาชิกแต่ละคน)
• 5 นาทีสำหรับการแชร์เคล็ดลับการออกแบบสั้นๆ ที่เราได้เรียนรู้ในสัปดาห์ที่ผ่านมา (Photoshop, Sketch หรืออื่นๆ) ตัวอย่างเช่น การกด "Alt" ในแผง Photoshop จะแสดงปุ่ม "รีเซ็ต" — Yipee! ;
• 25 นาทีสำหรับหัวข้อหลักที่จะอภิปราย (ซึ่งอาจประกอบด้วยวิธีการนำเทรนด์การออกแบบล่าสุดมาใช้ หรือวิธีพัฒนาทักษะการนำเสนอของเรา หรือวิธีจัดระเบียบคู่มือสไตล์สำหรับเว็บไซต์ของเอเจนซีของเรา)
• 5 นาทีในการสรุปเรื่อง เขียนการดำเนินการที่ชัดเจนที่จะดำเนินการและตัดสินใจเกี่ยวกับหัวข้อหลักในสัปดาห์หน้า

เทมเพลตสเปรดชีต

ในการจัดเก็บและติดตามทั้งหมดที่ได้มีการพูดคุยและแชร์ เราได้สร้างเทมเพลตสเปรดชีตที่ด้านบนของโครงสร้าง เป็นบันทึกการประชุมของเราเองที่เรากลับมาทุกครั้งที่เราต้องการตรวจสอบทรัพยากรหรือพิจารณาถึงสิ่งที่ได้รับการตัดสินใจ เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการหลีกเลี่ยงการสูญเสียโฟกัสและทำให้สิ่งต่างๆ ลอยไปในทิศทางที่ถูกต้อง เทมเพลตถูกจัดระเบียบเป็นแผ่นงานในแต่ละสัปดาห์ และเป็นไปตามโครงสร้างของ Design Kiosk คุณสามารถตรวจสอบเทมเพลตได้ด้วยตนเองและดูตัวอย่างบันทึกการประชุม

มันทำงานอย่างไร

การมีโครงสร้างและเทมเพลตให้ใช้งานไม่เพียงพอ เราได้กำหนดกฎพื้นฐานบางประการเพื่อให้การประชุมคลี่คลายอย่างเหมาะสม นี่คือวิธีการประชุมจริง:

1. สมาชิกทุกคนต้องมีส่วนร่วม
2. การประชุมมีขึ้นในวันศุกร์ ทำให้เราสามารถจับตาดูสิ่งที่จะเกิดขึ้นในสัปดาห์หน้าได้
3. การประชุมแต่ละครั้งมีผู้ประสานงานที่แตกต่างกันซึ่งรับผิดชอบในการเตรียมแม่แบบและจัดทำวาระสำหรับหัวข้อหลัก บุคคลนั้นทำให้แน่ใจว่าทุกคนกรอกเทมเพลตสำหรับสัปดาห์นั้นด้วยสถานะของงานและทรัพยากรที่แนะนำ
4. ผู้รับมอบหมายประสานงานการประชุมทั้งหมดและดำเนินการผ่านแต่ละรายการในรายการ
5. ผู้ประสานงานทำให้แน่ใจว่าเราอยู่ในแนวทางที่ถูกต้องและไม่เบี่ยงเบนไปจากหัวข้อหลัก พวกเขามีหน้าที่กระตุ้นเพื่อนร่วมงานให้มีส่วนร่วมและแสดงความคิดเห็น
6. ตลอดการประชุม ผู้ประสานงานจะจดบันทึกและจัดทำรายการการดำเนินการทันทีที่ต้องดำเนินการ
7. ในตอนท้ายของการประชุม จะมีการตัดสินหัวข้อและผู้ประสานงานใหม่ในสัปดาห์หน้า
8. กระบวนการนี้ซ้ำแล้วซ้ำอีก

กระบวนการเปลี่ยนผู้ประสานงานระหว่างเพื่อนร่วมทีมทำให้เกิดความหลากหลายและเพิ่มรสชาติที่เป็นเอกลักษณ์ให้กับการประชุมแต่ละครั้ง ในขณะเดียวกันก็ทำให้สมาชิกทุกคนมีส่วนร่วม

หลังการประชุม 10 ครั้ง

ผล

เมื่อมองย้อนกลับไปที่การประชุม 10 ครั้งแรก เราได้ใช้แหล่งข้อมูลกว่า 100 รายการและจัดการกับความท้าทายในการออกแบบหลัก 2 ประการ

ความท้าทายแรกคือการตระหนักว่าเราแต่ละคนมี Comfort Zone ของตัวเองในการออกแบบ UI โดยใช้รูปแบบและพฤติกรรมที่ปลอดภัยเหมือนกันตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อจัดการกับสิ่งนี้ เราตัดสินใจมอบหมายงานที่เราแต่ละคนต้องสร้าง UI สำหรับอุปกรณ์อัจฉริยะ (IoT) บางตัวโดยใช้แนวโน้มปัจจุบัน ความท้าทายที่สองคือการพัฒนาทักษะการนำเสนอของเราทั้งเป็นทีมและเป็นรายบุคคล เราเข้าร่วมการประชุม การพบปะ และการขายเป็นจำนวนมาก ดังนั้นทุกคนต้องฝึกฝนการพูด คดี และท่าทางของพวกเขา ในการทำเช่นนั้น 25 นาทีหลักเหล่านั้นสงวนไว้สำหรับฝึกทักษะการทอยของเรา การมุ่งเน้นไปที่ความท้าทายทั้งสองนี้เป็นการเคลื่อนไหวที่ได้รับแรงบันดาลใจ การปรับปรุงนั้นมองเห็นได้ชัดเจนด้วยสไลด์หรือแนวคิดแต่ละรอบที่เรานำเสนอในกิจกรรมและขั้นตอนการขายที่ตามมา มันพิสูจน์แล้วว่าเป็นประโยชน์ไม่เพียงแต่กับทีมแต่ยังรวมถึงบริษัทด้วย

นอกจากนี้ ทีมเนื้อหาของเราได้นำรูปแบบการประชุมมาใช้ (ปรับให้เข้ากับความต้องการของพวกเขา) ในขณะที่ทีมพัฒนาได้สร้างรูปแบบของตนเองโดยได้รับแรงบันดาลใจจากแบบจำลองของเรา

ตัวอย่างที่ชาญฉลาด

ย้อนกลับไปดูรายละเอียดว่าเราเริ่มออกจาก Comfort Zone ในการออกแบบ UI ผ่านการประชุมประเภทนี้ได้อย่างไร

ขั้นแรก เราจัดการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับแนวโน้มภาพหลักใน UI และการออกแบบเว็บ (ตั้งแต่สีสดใสและการไล่ระดับสีที่ราบรื่น การพิมพ์ตัวหนา เงาและการเบลอที่ละเอียดอ่อน การ์ด UI และตารางที่กำหนดเอง ไปจนถึงอินเทอร์เฟซการสนทนา วิดีโอ และ VR และประสบการณ์ AR — เพียงไม่กี่ชื่อ)

สำหรับการประชุมครั้งต่อไป เราได้จัดเตรียมงานบางอย่างไว้ เราแต่ละคนต้องเลือก “อุปกรณ์อัจฉริยะ” และสร้างหน้าจออินเทอร์เฟซแอพในจินตนาการ เราเลือกถังขยะอัจฉริยะ ตู้เย็นอัจฉริยะ และไม้ถูพื้นอัจฉริยะ เราแต่ละคนเลือกที่จะทำงานเป็นรายบุคคลโดยใช้แนวคิดใดแนวคิดหนึ่ง ข้อเสนอเหล่านี้ทำให้เราคลั่งไคล้และสำรวจรูปแบบและแนวโน้มใหม่ๆ ได้อย่างอิสระ สัปดาห์ต่อมา เรานำเสนอแนวคิดและให้ข้อเสนอแนะซึ่งกันและกันในเวลาเพียง 25 นาที (เพราะเป็นหัวข้อหลักของสัปดาห์)

งานชุดเดียวไม่เพียงพอ ในเดือนต่อมา เราได้จัดทำ UI อีกชุดสำหรับผลิตภัณฑ์อัจฉริยะ คราวนี้สำหรับกระทะ กริ่งประตู กระบังหน้า และเครื่องสแกนไบโอเมตริกซ์

โดยตระหนักว่าแนวทางปฏิบัติเหล่านี้มีประโยชน์สำหรับทีม เราจึงตัดสินใจว่าเราจะต้องมีการประชุมรายเดือนหนึ่งครั้งสำหรับแนวคิด UI และอีกรายการหนึ่งสำหรับการซ้อมการนำเสนอ

ความท้าทาย

ในระหว่างการประชุมมากกว่า 10 ครั้ง เราเผชิญกับความท้าทายและการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง

สำหรับการเริ่มต้น เมื่อมีการทำการบ้าน เราจะไม่พบกันอีกจนกว่าทุกคนจะทำการบ้านเสร็จ สะดวกสบายที่จะข้ามการประชุมเพียงเพราะ “เราไม่มีเวลา” นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญมากที่ทุกคนจะต้องเข้าร่วมการประชุม และอย่าลืมชีวิตของหน่วยงานที่คาดเดาไม่ได้ที่บังคับให้เราจัดตารางใหม่

เรานำส่วน "เคล็ดลับการออกแบบ" ออกเนื่องจากดูเหมือนค่อนข้างบังคับ และเริ่มมีการเพิ่มคำแนะนำเพียงเพื่อเพิ่มเข้าไป ดังนั้นเราจึงตัดสินใจว่าถ้าเรามีอะไรจะแบ่งปัน เราจะทำเช่นนั้นเมื่อระบุลิงก์และแหล่งข้อมูล ซึ่งจะทำให้มีเวลามากขึ้นสำหรับหัวข้อหลัก

ในตอนแรก มีเพื่อนร่วมงานเพียงสามคนเท่านั้นที่เข้าร่วม ขณะนี้ มีสมาชิกเข้าร่วมมากขึ้น (รวมถึงเพื่อนร่วมงานที่กำลังเรียนรู้การออกแบบ UX เพื่อให้เธอสามารถเปลี่ยนอาชีพได้) เรากำลังคิดที่จะเพิ่มเวลาพิเศษในการประชุม

ความคิดสุดท้าย

เมื่อมองย้อนกลับไปว่าเราได้สำรวจและค้นพบไปมากเพียงใดในระหว่างการประชุมเหล่านี้ เราไม่มีแผนที่จะละทิ้งสิ่งเหล่านี้ ทีมงานรู้สึกตื่นเต้น และถ้าเราจะกลับไปเปลี่ยนแปลงอะไร ก็คงเป็นการจัดระเบียบตัวเองให้เร็วขึ้น การประชุมช่วยให้ทีมสื่อสาร ทำงานร่วมกัน และเติบโตได้ หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของทีม เราขอแนะนำให้คุณลองใช้สูตรเทมเพลตนี้และปรับให้เข้ากับความต้องการของกลุ่มของคุณ