Kinder Tools: วิธีปรับปรุง Enterprise UX Design เพื่อสุขภาพจิต

ไม่กี่ปีหลังจากที่ฉันย้ายมาอยู่สหราชอาณาจักร หน่วยงานสรรพากรของแอฟริกาใต้ได้ส่งอีเมลถึง "ความต้องการขั้นสุดท้าย" สำหรับภาษีย้อนหลังและค่าปรับจำนวนมาก ซึ่งฉันไม่รู้มาก่อนเป็นเวลาสิบปี

ฉันเป็นคนมีมโนธรรม ดังนั้นการเรียกเก็บเงินนี้จึงเป็นเรื่องที่น่าตกใจ ฉันเข้าสู่ระบบพอร์ทัลบริการตนเองใหม่ของไซต์รายได้ทันทีซึ่งอ้างว่าสามารถยื่นแบบแสดงรายการภาษีและยกข้อพิพาทได้ง่าย

มันไม่ใช่เรื่องง่าย

การนำทางนั้นราบเรียบและยุ่งเหยิง การกระทำที่สำคัญถูกฝังและไม่ได้รับความสำคัญในหน้า ข้อมูลสำคัญปรากฏเป็นโมดอลแจ้งเตือนซึ่งไม่สามารถระบุตำแหน่งได้เมื่อปิดแล้ว คำกระตุ้นการตัดสินใจ "ขอความช่วยเหลือทางอิเล็กทรอนิกส์" เป็นประตูปลอมที่นำไปสู่หน้าเว็บที่ระบุว่าไม่มีตัวแทน

ในฐานะนักออกแบบ UX/UI ที่มีประสบการณ์มากกว่า 15 ปีในการสร้างไซต์ แอพ และระบบที่เน้นผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง ฉันรู้สึกตกใจ ฉันเป็นโรคสมาธิสั้น วิตกกังวล และซึมเศร้าด้วย และในฐานะบุคคลที่มีสมองแตกกระจายและมีปัญหาสุขภาพจิต เว็บไซต์ที่ไม่สามารถใช้งานได้ทำให้เกิดความปั่นป่วน ครุ่นคิด และความตื่นตระหนกในสถานการณ์ที่ตึงเครียดอยู่แล้ว

เกือบหนึ่งพันล้านคนทั่วโลกอาศัยอยู่กับโรคทางจิตเวช และหลายร้อยล้านคนมีสมาธิสั้น ในปี พ.ศ. 2564 ปัญหาสุขภาพจิตเป็นสาเหตุหลักของการขาดงานในสหราชอาณาจักร โดยคิดเป็นมูลค่าความเสียหายของนายจ้างสูงถึง 43 พันล้านปอนด์ (57 พันล้านดอลลาร์)

การวิจัยเกี่ยวกับผลกระทบของการออกแบบ UX ต่อสุขภาพจิตนั้นยังอยู่ในช่วงเริ่มต้น แต่การออกแบบที่ดีนั้นสามารถเข้าถึงได้และรองรับพื้นฐานที่หลากหลาย UX ที่สับสนสามารถทำให้เกิดความวิตกกังวลได้เช่นเดียวกับฉัน งานที่ซ้ำซากอาจทำให้ภาวะซึมเศร้ารุนแรงขึ้น สำหรับคนที่มีความผิดปกติทางสมาธิ การแจ้งเตือนอย่างถล่มทลายอาจทำให้วันทำงานที่มีประสิทธิผลตกราง

ปรับปรุงการออกแบบ UX เพื่อสุขภาพจิต

สำหรับคนงานที่มีปัญหาสุขภาพจิต ความต้องการผลิตภัณฑ์ระดับองค์กรที่ออกแบบมาไม่ดีอาจทำให้อาการแย่ลงได้ นักออกแบบสามารถช่วยได้โดยการปรับปรุงปัญหาเฉพาะถิ่นของงานความรู้ โซลูชัน UX ที่เสนอเหล่านี้จำนวนมากสร้างขึ้นจากเทคโนโลยีที่มีอยู่หรือขยายความพร้อมใช้งานของคุณสมบัติที่ไม่ค่อยได้ใช้งาน คนอื่นพึ่งพาความก้าวหน้าในการเรียนรู้ของเครื่อง

ปรับปรุงการจัดการเวิร์กโฟลว์

นักวิจัยได้เชื่อมโยงความเบื่อหน่ายแบบเรื้อรังในที่ทำงานกับภาวะซึมเศร้า และการงานซ้ำๆ ที่น่าเบื่อสามารถกระตุ้นความหงุดหงิดและความวิตกกังวลเกี่ยวกับเวลาที่เสียไป การเพิ่มสำนักงานอัตโนมัติสำหรับงานที่ซ้ำซากจำเจ และการผสมผสานการออกแบบที่คาดการณ์ไว้ผ่านการเรียนรู้ของเครื่อง สามารถช่วยคนงานให้เป็นอิสระจากผลร้ายเหล่านี้ และทำให้พวกเขาได้ประยุกต์ใช้ตนเองในการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์

สร้างตัวเลือกการแก้ไขจำนวนมาก สิ่งที่เราทำในเครื่องมือต่างๆ เช่น Jira, GitHub และ Excel นั้นแตกต่างออกไปจากงานที่เสร็จสมบูรณ์ก่อนหน้านี้ ตัวอย่างเช่น ตารางมีอยู่ทั่วไปในแอปพลิเคชันระดับองค์กร แต่ความสามารถในการกรอง เลือก ทำซ้ำ และจัดการเนื้อหาจำนวนมากมักจะหายไปในระดับตาราง

เสนอเทมเพลตอัจฉริยะ ฉันรู้จักผู้จัดการโครงการที่ต้องการสร้างเทมเพลตของตนเองในแอปเวิร์กโฟลว์ เช่น Jira ในกรณีเหล่านี้ เทมเพลตที่เปิดใช้งานแมชชีนเลิร์นนิงสามารถเสนอทางลัดโดยแนะนำการดำเนินการและรูปแบบตามประวัติเวิร์กโฟลว์ของผู้ใช้

ขจัดอุปสรรคในการสื่อสาร

การทำงานร่วมกันจากระยะไกลข้ามพรมแดนด้านวัฒนธรรมและภาษากลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นตั้งแต่เริ่มมีการระบาดของโควิด-19 เครื่องมือสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบเสมือนจริงมีอยู่มากมายเพื่ออำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ แต่ภาพและเสียงที่ล่าช้า การไม่มีภาษากายและการสบตา และการแจ้งเตือนของแอปสามารถเพิ่มความวิตกกังวลและลดประสิทธิภาพการทำงาน แม้กระทั่งในผู้ที่ไม่มีความผิดปกติด้านสุขภาพจิต การปรับปรุงเครื่องมือสื่อสารขององค์กรด้วยวิธีสำคัญสองสามวิธีสามารถช่วยได้

แปลบริบท ไม่ใช่แค่ภาษา การแปลมาไกลมากในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา แต่การเสนอความหมายที่เป็นไปได้หลายประการสำหรับภาษาที่มีบริบทสูง และการระบุระดับความมั่นใจของการแปลแต่ละรายการจะบรรเทาความรู้สึกไม่สบายของผู้พูดที่ไม่ใช่เจ้าของภาษาเมื่อใช้แอปแชท เช่น แพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีของ Microsoft Teams ตามหลักการแล้ว คุณลักษณะเหล่านี้จะตั้งค่าสถานะสำนวนทั่วไปที่ไม่มีการแปลตามตัวอักษรและก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อความเข้าใจผิด

ลดการหยุดชะงัก จิราและเครื่องมือการจัดการผลิตภัณฑ์อื่นๆ มีชื่อเสียงในด้านการผลิตรีมของอีเมลแจ้งเตือน อย่างไรก็ตาม การปิดเสียงการแจ้งเตือนเหล่านี้อาจหมายถึงการพัฒนาที่สำคัญขาดหายไป ในอนาคต เครื่องมือต่างๆ สามารถตั้งโปรแกรมให้ส่งการแจ้งเตือนตามปริมาณการพูดคุย ความผิดปกติ (เช่น เจ้านายของคุณกระโดดไปที่เธรด) และคำหลัก

ตัวอย่างเช่น นักออกแบบที่ Slack กำลังทำงานในระบบ AI ที่จะแสดงข้อความทีละข้อความตามลำดับความสำคัญ เครื่องมือที่ไตร่ตรองข้อมูลเช่นนี้สามารถช่วยแจ้งให้ผู้ใช้ทราบได้โดยไม่รบกวนพวกเขา

ชดเชยข้อบกพร่องของวิดีโอ ขณะนี้แฮงเอาท์วิดีโอเป็นเรื่องปกติสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้ส่วนใหญ่ แต่ผู้ใช้ที่มี “ความวิตกกังวลในการซูม” กลัวว่าความผิดพลาดทางเทคนิคจะทำให้ดูไร้ความสามารถ แอพสามารถทำให้เป็นปกติและลดความบกพร่องส่วนบุคคลโดยแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมโดยอัตโนมัติด้วยป้ายสถานะหรือข้อความแชทเมื่อผู้ใช้รายอื่นประสบปัญหาการเชื่อมต่อ

การเพิ่มระดับเสียงโดยอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้ที่พูดเบา ๆ และปิดเสียงผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ จนกว่าผู้พูดจะพูดจบเพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักโดยไม่ได้ตั้งใจ ยังช่วยเพิ่มความมั่นใจให้กับเพื่อนร่วมงานได้อีกด้วย การปรับแต่งที่ชาญฉลาดอีกอย่างหนึ่ง: ตั้งค่าเริ่มต้นให้ซ่อนมุมมองตนเอง การเห็นภาพตัวเองตลอดทั้งการประชุมอาจทำให้ผู้คนจดจ่อและรู้สึกวิตกกังวลกับรูปลักษณ์ของพวกเขา ซึ่งเป็นปรากฏการณ์ที่นักวิจัยเรียกว่า "Zoom dysmorphia"

อัปเกรดทรัพยากรการฝึกอบรม

ผู้ที่เป็นโรคซึมเศร้ามักจะตำหนิตัวเอง ซึ่งสามารถลุกเป็นไฟขึ้นได้เพื่อตอบสนองต่อสถาปัตยกรรม UX ที่เงอะงะ ผลิตภัณฑ์สำหรับองค์กรจำนวนมากเกินไปต้องอาศัยคำแนะนำแบบย่อหรือคู่มือช่วยเหลือที่ไม่สมบูรณ์เพื่อสื่อสารคุณลักษณะหลักหรือการอัปเดต (อินเทอร์เน็ตเต็มไปด้วยบทช่วยสอนเกี่ยวกับวิธีการทำงานพื้นฐานให้สมบูรณ์ในเครื่องมือต่างๆ เช่น Microsoft Word และ Jira) นักออกแบบผลิตภัณฑ์ควรเสนอตัวเลือกการฝึกอบรมและการสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพและหลากหลาย

ให้คำแนะนำอย่างละเอียดในการใช้งานครั้งแรก การแนะนำผู้ใช้ผ่านงานแรกระหว่างการเริ่มต้นใช้งานจะทำให้พวกเขาคุ้นเคยกับคุณสมบัติหลักอย่างรวดเร็ว ใช้คลิปวิดีโอ แอนิเมชั่น และรูปภาพให้มากที่สุด คนจะไม่อ่านถ้าไม่จำเป็น แต่การเคลื่อนไหวจะดึงดูดความสนใจของพวกเขา

ใช้คนจริงสำหรับการสนับสนุนลูกค้า เพิ่มการสนับสนุนบุคลากรของคุณทุกครั้งที่คุณเผยแพร่การอัปเดตที่สำคัญหรือทำการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลต่อเวิร์กโฟลว์ของผู้ใช้ เนื่องจากเหตุการณ์เหล่านี้มักทำให้เกิดความสับสน ยิ่งคุณแก้ไขความสับสนได้เร็วเท่าไร โอกาสที่มันจะยิ่งทำให้เกิดความวิตกกังวลน้อยลงเท่านั้น Chatbots อาจทำงานได้ดีในการพิจารณา แต่ควรเชื่อมต่อผู้ใช้กับตัวแทนที่ใช้งานได้ทันทีเมื่อมีการร้องขอหรือเมื่อไม่สามารถให้คำตอบที่น่าพอใจได้ การสนับสนุนลูกค้าแบบสดนั้นมีราคาแพง แต่การติดขัดในลูปของแชทบ็อตสามารถทำให้ผู้ใช้รู้สึกกังวลและโดดเดี่ยวมากขึ้น

รวมบทช่วยสอนขนาดเล็ก สำหรับผู้ใช้รุ่นเก๋า การอัปเดตฟีเจอร์สามารถขัดขวางเวิร์กโฟลว์ได้ และวิดีโออธิบายหรือคำแนะนำก็ยากที่จะปรับให้เข้ากับวันทำงานที่วุ่นวายได้ ให้ลองเพิ่มบทช่วยสอนสั้นๆ ที่ทริกเกอร์เมื่อผู้ใช้พยายามดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการอัปเดตแทน ตัวอย่างเช่น เน้นตำแหน่งเครื่องมือใหม่เมื่อผู้ใช้เปิดโครงการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบทแนะนำทั้งหมดหาได้ง่ายในศูนย์ช่วยเหลือ การปิดป๊อปอัปเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดและรู้ในภายหลังว่านั่นเป็นโอกาสเดียวที่คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับการอัปเดต

เพิ่มโฟกัสและประสิทธิภาพ

Better UX สามารถลดปัญหาคอขวดและเพิ่มความรู้สึกอิสระ ทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดความเครียด

ผสานรวมเครื่องมือสำหรับการติดตามไมโคร ปฏิทินมักเต็มไปด้วยการประชุม บทวิจารณ์ และบทสรุป ลองนึกภาพถ้าพนักงานสามารถขอฮัดเดิลแชทภายในโครงการหรือเอกสารแทนเมื่อจำเป็น (Slack, Figma และ Miro ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบบูรณาการได้อย่างยอดเยี่ยม) ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถขอความช่วยเหลือ ลดการประชุมตามกำหนดการ และลดความเบื่อหน่ายและความเครียด

กระตุ้นให้มีสมาธิและหยุดทำงาน เครื่องมือทั้งหมด รวมทั้งอีเมล ควรมีความสามารถในการปิดเสียงการสื่อสารในช่วงเวลาที่มีสมาธิหรือผ่อนคลายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตามหลักการแล้ว เครื่องมือเหล่านี้จะตอบสนองต่อชั่วโมงการทำงานของผู้ใช้ (ตั้งค่าภายในเครื่องมือหรือดึงออกจากปฏิทินการทำงาน) และแนะนำให้หยุดพักเพื่อออกกำลังกายและอาหาร สถิติเกี่ยวกับกิจกรรมล่าสุดของผู้ใช้ เช่น กราฟที่แสดงชั่วโมงทำงานล่วงเวลาในสัปดาห์นั้น ประกอบกับข้อมูลด้านสุขภาพที่สนับสนุนการดูแลตนเอง สามารถส่งเสริมนิสัยการทำงานที่ดีต่อสุขภาพได้

เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เสียเวลา เครื่องมือขององค์กรสามารถทำเครื่องหมายการสิ้นสุดของชั่วโมงทำงานด้วยข้อความเฉลิมฉลองหรือเปลี่ยนช่วงสั้น ๆ เป็น UI ระดับสีเทาเพื่อกระตุ้นให้ผู้ใช้ออกจากระบบ

กีดกันการจัดการขนาดเล็ก ผู้จัดการอาจใช้คุณลักษณะการทำงานร่วมกันเพื่อตรวจสอบหรือแทรกแซงงานของพนักงาน ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ Figma บางคนรายงานว่าผู้จัดการและผู้บริหารใช้โหมดผู้เล่นหลายคนเพื่อดูการทำงาน ซึ่งก่อให้เกิดความวิตกกังวลและความขุ่นเคือง ผู้ใช้ต้องการความเป็นส่วนตัวเพื่อคิดให้ดีและสบายใจกับความผิดพลาด ซึ่งอาจหมายถึงการล็อกโครงการของตนจนกว่าพวกเขาจะขอการตรวจสอบผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และแบ่งปันรายการตรวจสอบความคืบหน้าที่ผู้จัดการสามารถอ้างถึงแทน "การสอดแนม" หรือส่งข้อความถึงพนักงานเพื่อรับทราบข้อมูลล่าสุด

แก้ปัญหาคอขวดได้ทันที ให้พนักงานร้องขอ "การชุมนุม" ซึ่งเป็นคุณลักษณะสำหรับโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ซึ่งจะผลักดันปัญหาเร่งด่วนไปที่ด้านบนสุดของคิวของผู้จัดการ วิธีนี้จะช่วยแก้ปัญหาได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และยังช่วยให้ผู้บังคับบัญชาที่มีแนวโน้มจะจัดการระดับจุลภาคเข้าใจได้ชัดเจนขึ้นว่าควรมีส่วนร่วมเมื่อใด

ออกแบบเพื่อความสบายใจ

เครื่องมือการทำงานร่วมกันจากระยะไกลมีศักยภาพที่เหลือเชื่อในการทำให้งานมีประสิทธิภาพและยืดหยุ่นมากขึ้น แต่ UX ระดับองค์กรยังนำมาซึ่งความหงุดหงิดและความวิตกกังวลซึ่งส่งผลกระทบในทางลบต่อพนักงานที่ทำงานเกี่ยวกับระบบประสาทและผู้ที่มีปัญหาด้านสุขภาพจิต แม้แต่ผู้ใช้ที่ไม่มีปัญหาเหล่านี้ก็สามารถได้รับประโยชน์จากการออกแบบที่ลดการรบกวน ความไร้ประสิทธิภาพ และความเข้าใจผิด หากเราในฐานะนักออกแบบให้ความสำคัญกับการเข้าถึงบริการด้านสุขภาพจิตใน UX เราจะทำให้การทำงานทางไกลเป็นทางเลือกที่เพิ่มพูนชีวิตให้กับทุกคนได้

คุณมีแนวคิดในการออกแบบอื่นๆ ที่จะช่วยแบ่งเบาภาระสุขภาพจิตของพนักงานในสำนักงานหรือไม่ แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น.