10 เคล็ดลับในการจัดระเบียบประวัติลูกค้า (2023)

รากฐานที่สำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จคือโครงสร้าง ความปลอดภัย และองค์กร ดังนั้นการจัดการกับเอกสารทั้งหมดของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะการจัดระเบียบบันทึกของลูกค้า

การติดตามบันทึกของลูกค้าอาจเป็นเรื่องที่น่ารำคาญหรือยาก แต่ท้ายที่สุดแล้ว มันจะช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ในโลกปัจจุบันของการละเมิดข้อมูลและอาชญากรรมทางไซเบอร์ คุณไม่สามารถระมัดระวังได้มากนัก

ข้อความผู้สนับสนุน

วิธีสำรองข้อมูล รักษาความปลอดภัย และจัดระเบียบไฟล์ของลูกค้าอาจใช้เวลาและมีค่าใช้จ่ายสูง อย่างไรก็ตาม คุณต้องรับผิดชอบในท้ายที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดการอย่างถูกต้องและปลอดภัย เป้าหมายของเราในโพสต์แนะนำนี้คือการช่วยคุณแยกแยะตัวเลือกของคุณและค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสม

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 10 ข้อเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจัดเก็บบันทึกลูกค้าของคุณอย่างเป็นระเบียบ ปลอดภัย และสำรองข้อมูล

10 เคล็ดลับในการจัดระเบียบประวัติลูกค้า

เข็มหมุด

1. สำเนาเอกสารและสำรองไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

ตัดสินใจว่าคุณต้องการเก็บไฟล์เอกสาร ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือทั้งสองอย่าง การตัดสินใจของคุณควรคำนึงถึงจำนวนห้องว่างที่คุณมี

แม้ว่าการสำรองข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์จะใช้พื้นที่น้อยมาก แต่ไฟล์ไคลเอ็นต์จำเป็นต้องได้รับการสำรองข้อมูลบ่อยครั้งในกรณีที่คอมพิวเตอร์ทำงานล้มเหลวหรือข้อมูลเสียหาย คุณสามารถ สำรองข้อมูลไปที่ Backblaze B2 หรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์อื่นเพื่อปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูลและรับประกันความสามารถในการเข้าถึง

เกี่ยวกับการสำรองและการจัดระเบียบไฟล์ผ่านการคัดลอกไฟล์ ไฟล์เหล่านี้ใช้พื้นที่มากขึ้นและอาจต้องการทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อให้ปลอดภัย อย่างไรก็ตาม การมีบันทึกข้อมูลลูกค้าทั้งแบบดิจิทัลและแบบพิมพ์จะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด

2. ใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านและคอมพิวเตอร์เฉพาะ

หากคุณจะเก็บระบบไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์ ให้ใช้การ ป้องกันด้วยรหัสผ่าน ที่ระบบปฏิบัติการของคุณมีให้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไฟล์มีข้อมูลส่วนบุคคลประเภทใดๆ ก็ตาม

หากเป็นไปได้ ให้เก็บคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปแยกต่างหากเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจ แล็ปท็อปขนาดเล็กราคาไม่แพงที่ไม่มีสิ่งรบกวนมากมายเหมาะสำหรับเป็นการสำรองข้อมูลเฉพาะสำหรับไฟล์ธุรกิจขนาดเล็กและบันทึกอื่นๆ

3. ใช้ที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยคุณภาพดีสำหรับการถ่ายเอกสาร

คุณต้องการพื้นที่ปลอดภัยสำหรับไฟล์ที่มีข้อมูลที่เป็นความลับหรือไม่? ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจต้องใช้ตู้ล็อกหรือตู้เซฟเพื่อป้องกันจากการสอดรู้สอดเห็น

การลงทุนในที่จัดเก็บแบบล็อคคุณภาพเยี่ยมอาจส่งผลดีต่อธุรกิจของคุณในระยะยาว หากคุณต้องการเก็บไฟล์เอกสาร ให้ซื้อตู้เก็บเอกสาร แม้ว่ากล่องกระดาษแข็งหรือกองโฟลเดอร์บนโต๊ะทำงานของคุณจะเป็นทางออกที่ง่าย แต่ก็ไม่สามารถทำได้ในระยะยาว

ตู้เก็บเอกสารขนาดเล็กแบบล็อคได้ 2 หรือ 3 ลิ้นชักมีราคาไม่แพงและเหมาะสำหรับทุกธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น

4. ใช้ดัชนีหลัก

ดัชนีหลักเป็นวิธีที่สะดวกในการค้นหาไฟล์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีไคลเอนต์จำนวนมาก รายการในดัชนีหลักของคุณ (ซึ่งอาจเป็นไฟล์คอมพิวเตอร์หรือไฟล์บัตรอย่างง่ายหรือ Rolodex) ควรมีข้อมูลที่ไม่เป็นความลับเพื่อระบุตัวลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมล

5. ลองใช้ระบบรหัส

การติดฉลากโฟลเดอร์ไฟล์และรายการในดัชนีหลักของคุณด้วยรหัสประจำตัวที่สอดคล้องกันก็มีประโยชน์เช่นกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ชื่อลูกค้าและวันที่ของงานแรกของคุณกับพวกเขาโดยใช้ตัวเลขและตัวอักษรผสมกัน

ตัวอย่างเช่น หาก John Smith จ้างคุณเป็นครั้งแรกในวันที่ 22 มีนาคม 2023 รหัสของคุณสำหรับไฟล์ของเขาอาจเป็น JSM-32223 โค้ดที่คุณสร้างขึ้นเองจะมีการแปลความหมายให้คุณอย่างรวดเร็วเมื่อคุณต้องการไปที่ไฟล์โดยตรง

6. การใช้โน้ตมีประโยชน์

จดบันทึกในไฟล์ของคุณ การจดบันทึกส่วนตัวเกี่ยวกับลูกค้าจะช่วยให้คุณจดจำบุคคลและความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น แทนที่จะอ่านผ่านหลายๆ หน้าของไฟล์ทั้งหมดเพื่อหาข้อมูลเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณต้องการ

7. ลองใช้เครื่องมือออนไลน์

เครื่องมือออนไลน์มีประโยชน์สำหรับการยื่นเอกสาร และด้วยโปรแกรมมากมายที่พร้อมใช้งานในขณะนี้ ข้อมูลจะถูกสำรองให้คุณโดยอัตโนมัติ หากคุณเลือกเครื่องมือออนไลน์ ให้ตรวจสอบและตรวจสอบเครื่องมือนั้นก่อนแล้วจึงดูบทวิจารณ์

สอบถามเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัย การรักษาความลับ และความน่าเชื่อถือในแวดวงธุรกิจของคุณ หากคุณมีข้อสงสัยหรือพบบทวิจารณ์ที่ไม่ดีมากเกินไป ให้หลีกเลี่ยงและมองหาเครื่องมือการจัดเก็บข้อมูลที่มีคะแนนสูง

นอกจากนี้ คุณควรจำไว้ว่าไฟล์ออนไลน์นั้นไม่ปลอดภัยเท่ากับไฟล์ในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือตู้เก็บเอกสารของคุณ

8. ใช้เวลาในการจัดระเบียบ

ใช้เวลาในการทำงานกับไฟล์ของคุณ เว้นแต่คุณจะมีทุกอย่างในคอมพิวเตอร์หรือทางออนไลน์ ระบบจัดเก็บเอกสารของคุณจะไม่จัดระเบียบตัวเองโดยอัตโนมัติ อย่าปล่อยให้กองเอกสารกองโตบนโต๊ะทำงานของคุณ

แม้ว่าในทางทฤษฎีแล้ว 'ความโกลาหลที่เป็นระเบียบ' เป็นเรื่องน่าขบขัน แต่การเดินเข้าไปบนโต๊ะที่มีกองกระดาษปกคลุมอยู่นั้นไม่ได้สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า อย่าเลื่อนการยื่นจนกว่าคุณจะจมอยู่ในเอกสาร เพียงไม่กี่นาทีในตอนท้ายของแต่ละวันหรือครึ่งชั่วโมงสัปดาห์ละครั้งก็เพียงพอแล้วในการแยกไฟล์ออก

9. ทำลายเอกสารเก่า

อย่าลืมฉีกไฟล์เก่าและไฟล์ที่หมดอายุแล้ว อย่าทิ้งลงในถังขยะทั้งหมด การขโมยเอกสารที่ไม่ฉีกซึ่งมีข้อมูลส่วนบุคคลเป็นหนึ่งในวิธีการโจรกรรมข้อมูลส่วนตัวอันดับต้นๆ ลงทุนในเครื่องทำลายเอกสาร

เครื่องทำลายเอกสารส่วนบุคคลขนาดเล็กที่ทำลายแผ่นดิสก์และวัสดุที่หนักกว่า เช่นเดียวกับกระดาษ สะดวก ราคาไม่แพง และมีประโยชน์อย่างต่อเนื่อง ร้านขายอุปกรณ์สำนักงานบางแห่งเสนอบริการทำลายเอกสารสำคัญของคุณ

10. หาคนมาช่วย

หากคุณรู้สึกว่าไม่สามารถจัดการเอกสารของคุณได้ การจ้างคนมาดำเนินการแทนคุณก็คุ้มค่า

ธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้นและดำเนินกิจการไม่มีเงินสดย่อยจำนวนมาก แต่คุณไม่จำเป็นต้องมีใครสักคนในบัญชีเงินเดือนแบบเต็มเวลา ขอให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวที่มีประสบการณ์ในการยื่นเอกสารเพื่อช่วยเหลือคุณด้วยเงินเพิ่มเล็กน้อย

เคล็ดลับในการจัดระเบียบประวัติลูกค้า – สรุป

โดยสรุป การใช้แนวทางเชิงรุกในการสำรองและจัดระเบียบบันทึกของลูกค้าจะเป็นหนึ่งในมาตรการรักษาความปลอดภัยที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถนำไปใช้กับธุรกิจของคุณได้

เป็นเรื่องที่น่ากังวลอย่างยิ่งในโลกของแฮ็กเกอร์ที่มีเจตนาร้ายที่จะทำลายคุณและลูกค้าของคุณ ทำสิ่งที่ต้องทำเพื่อจัดระเบียบและรักษาบันทึกลูกค้าให้ปลอดภัย แล้วคุณจะพร้อมในกรณีที่เกิดเรื่องไม่คาดฝันขึ้น

การจัดระเบียบ ลดความรับผิด และลดความเสี่ยงเป็นสิ่งที่เจ้าของธุรกิจพึงพอใจเสมอ!