เพิ่มเวลาให้กับตารางงานของคุณอย่างมืออาชีพ
เผยแพร่แล้ว: 2022-03-10บทความนี้ได้รับการสนับสนุนอย่างดีจากเพื่อนรักของเราที่ Trafft ซึ่งมีพันธกิจในการช่วยให้ผู้คนดำเนินการจองธุรกิจของตนโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการเดี่ยวหรือบริษัทระดับองค์กร ขอขอบคุณ!
พวกเราหลายคนรวมทั้งตัวฉันเองอาจไม่ทราบว่าใช้เวลาในแต่ละวันอย่างไร แอพบางตัวที่ตอนนี้มีให้ใช้งานบน iPhone หรือ Android อาจช่วยให้เกิดความตระหนักได้ โดยบอกเราว่าเราใช้เวลาเล่นเกม ส่งอีเมล หรือดู YouTube บนโทรศัพท์นานเพียงใด อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้อาจจับภาพได้เพียงเสี้ยวหนึ่งของวันของคุณ
หนึ่งในวิดีโอโปรดของฉันที่ฉันได้ดูเป็นการส่วนตัวสามหรือสี่ครั้งคือวิดีโอของ Max Joseph เกี่ยวกับวิธีการอ่านเพิ่มเติม เทคนิคที่อธิบายไว้ในวิดีโอนี้สามารถใช้ได้กับทุกด้านของชีวิต แม้จะเน้นไปที่การอ่านหนังสือมากขึ้นก็ตาม
คำอธิบายคือก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจว่าคุณสามารถอ่านได้กี่หน้าในห้านาที หากคุณอ่าน 10 หน้าในช่วงเวลานี้ ในช่วง 30 นาที คุณจะอ่านโดยเฉลี่ย 60 หน้า ช่วยให้คุณอ่านจบได้ถึง 420 หน้าต่อสัปดาห์ โดยใช้เวลาอ่านครึ่งชั่วโมงในแต่ละวัน นั่นอาจเป็น 40 ถึง 50 เล่มต่อปีได้อย่างง่ายดาย!
หลักการเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้กับงานของเราได้ แน่นอน วัตถุประสงค์ในการทำงานของเรานั้นไม่สามารถปรับขนาดเป็นเส้นตรงได้เท่ากับการอ่าน ดังนั้น เราจึงต้องจัดสรรตามนั้นและกำหนดความคาดหวังที่เหมาะสม ฉันไม่สามารถเน้นได้มากพอว่าถ้าเราทะเยอทะยานมากเกินไปกับตารางเวลาของเรา มันอาจทำให้เหนื่อยล้าและสูญเสียแรงจูงใจ ฉันเชื่อในการทำตามวิธี Pomodoro แต่ บล็อกสามสิบนาทีมีประโยชน์มาก มีเวลาไม่มาก แต่ก็เพียงพอแล้วที่จะมีงานหรืองานย่อยอย่างน้อยหนึ่งงาน
ในภาพด้านบน ฉันได้สรุปตัวอย่างสามวันซึ่งอาจมาจากวันของฉันเองหรือไม่ก็ได้ แต่ละตัวเลขด้านบนคือชั่วโมงของวันตั้งแต่เที่ยงคืนถึง 23:59 น. ในขณะที่สี่เหลี่ยมจัตุรัสแทนช่วงตึกสามสิบนาที ในบันทึกของฉันตลอดทั้งวัน ฉันใส่รหัสสีหนึ่งรหัสสำหรับชั่วโมงทำงานของฉัน และจะมีไดอะแกรมแยกต่างหากเพื่อแบ่งชั่วโมงการทำงานของฉันโดยเฉพาะ
คุณจะเห็นได้ว่าในวันทำงาน ฉันทำเครื่องหมายสีน้ำเงินเข้มเป็น 'กำลังดำเนินการให้เสร็จสิ้น' ซึ่งแสดงถึงการออกแบบผลิตภัณฑ์สำหรับกรณีของฉัน ถัดไปคือการประชุม และสุดท้ายคือการทำงานนำเสนอ สีม่วง สีเขียว และสีเหลืองเป็นตัวแทนของคีย์เดียวกันกับทั้งวันเพื่อลดความสับสน
ตารางเวลาทั้งสองนี้คล้ายกับของฉันอาจจะคล้ายกับสิ่งที่คุณกำลังประสบในวันนี้ กำหนดการกระจัดกระจายและไม่มีการรวบรวมกัน รูปแบบนี้ค่อนข้างตั้งค่าให้คุณล้มเหลว
ตอนนี้เรามาดูรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้วันของเราในที่ทำงานกัน:
| หมวดหมู่ | เวลาที่ใช้ |
|---|---|
| ประชุม | 44.44% |
| จบงานจริง | 22.22% |
| การสร้างงานนำเสนอ | 16.66% |
| ออกกำลังกาย/กลางแจ้ง | 5.55% |
| ทำอาหาร/กิน | 5.55% |
| เกมส์/พักผ่อน | 5.55% |
ประชุม
ฉันคิดว่ามันปลอดภัยที่จะบอกว่าเราทุกคนดูถูกการประชุม แต่ดูเหมือนไม่มีวันจบสิ้น ช่วงเวลาเช่นนี้ทำให้ฉันซาบซึ้งจริงๆ กับบริษัทต่างๆ ที่ฉันทำงานให้ซึ่งมีวัฒนธรรม “อาจเป็นอีเมลหรือข้อความที่หย่อนยาน” ในลักษณะที่ทำให้ผู้คนเริ่มคิดว่าการจัดการประชุมและการใช้เวลาของผู้คนมีความจำเป็นหรือไม่ และหากการประชุมคือการตั้งค่า จะต้องนำเสนอวาระการประชุมที่ชัดเจนก่อนผู้ที่ได้รับเชิญให้ตอบรับ การประชุมเป็นเรื่องยากเมื่อจัดการกำหนดการ เว้นแต่คุณจะอยู่ในตำแหน่งหรือบริษัทที่จัดการประชุมเป็นอย่างน้อย
เราจะทบทวนเทคนิคในบทความนี้อีกครั้งเกี่ยวกับวิธีจัดการการประชุม อาจต้องใช้ความละเอียดอ่อนในส่วนของคุณในการเริ่มใช้งานครั้งแรก แต่จะมีผลดีในระยะยาว
เกร็ดน่า รู้ : ฉันใช้เวลาตั้งแต่กลางเดือนมีนาคมถึงกลางเดือนเมษายน 2020 เพื่อดูว่ามีการประชุมเพิ่มในตารางของฉันกี่ครั้งเนื่องจากสถานการณ์โควิด-19 และการทำงานทางไกล แม้ว่าจะค่อยๆ ลดลงตามกาลเวลา แต่จุดเริ่มต้นก็น่ากลัว เกือบหนึ่งสัปดาห์ที่ใช้เวลาอย่างคุ้มค่าในเดือนนั้นสำหรับการประชุม ซึ่งหลายๆ ครั้งอาจเป็นอีเมลก็ได้
การสร้างเป้าหมาย
ถอยหนึ่งก้าว หายใจเข้าลึก ๆ และดูงานทั้งหมดที่คุณต้องทำให้เสร็จในระดับมหภาค มาแบ่งงานของเราอย่างเป็นหมวดหมู่ซึ่งอาจตามบทบาทหรือชื่อโครงการต่างๆ สำหรับวิธีการดำเนินการต่อ คุณสามารถใส่หมวดหมู่เป็นสองคอลัมน์: หนึ่งสำหรับส่วนตัว และอีกอันสำหรับการทำงาน (โดยส่วนตัวแล้วฉันพบว่าการแยกสองบิตช่วยรักษาความแตกแยกระหว่างชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงาน)
สำหรับเป้าหมายการทำงานของฉัน ฉันมีวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้:
- ประชาสัมพันธ์
- การตลาด
- ระบบเครือข่าย
- การวิจัยทางการตลาด
- การออกแบบและพัฒนา
- การเรียนรู้
- เวลาเปิดทำการ
สำหรับรายการของฉัน ฉันได้จัดหมวดหมู่งานของฉันเท่านั้นและจะปล่อยให้คุณทำแบบเดียวกันสำหรับงานส่วนตัวแยกกัน
การเรียนรู้ เป็นที่ที่ฉันอาจทำเซสชันออนไลน์เล็กๆ หรือเข้าร่วมการประชุม อ่านโพสต์ในบล็อก อะไรก็ได้ที่เพิ่มพูนทักษะของฉัน สิ่งสำคัญคือต้องมีหมวดหมู่นี้เพื่อให้เวลากับตัวเองในการสร้างทักษะ สิ่งเลวร้ายที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อตัวเองคือการซบเซาเมื่อเวลาผ่านไป
เวลาเปิด จะช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนหมวดหมู่อื่น ๆ หรือทำงานด้านอื่น ๆ ได้ ขึ้นอยู่กับตารางเวลาของคุณ คุณอาจมีตารางนี้กระจัดกระจายไปตลอดทั้งสัปดาห์หรือพร้อมกันในวันใดวันหนึ่ง โดยส่วนตัวแล้ว ฉันพยายามจัดตารางนี้ทุกวันอังคารและพฤหัสบดี
รายการนี้จะแตกต่างกันไปตามบทบาทหรือรูปแบบธุรกิจของคุณ หากคุณมีทีม อาจมีหมวดหมู่สำหรับการจัดการทีมหรือการเชื่อมโยงทีม ลำดับความสำคัญของสิ่งเหล่านี้อาจเปลี่ยนแปลงในแต่ละสัปดาห์ ดังนั้นแต่ละสัปดาห์จึงจำเป็นต้องประเมินและกำหนดเวลาที่จัดสรรไว้ตามนั้น
การจัดระเบียบงาน
ตอนนี้เราได้กำหนดหมวดหมู่ของเราแล้ว — เราจำเป็นต้องใส่งานและรายการค้างทั้งหมดลงในแต่ละหมวดหมู่ ในส่วนนี้ ฉันจะใช้เครื่องมือที่คุณสะดวกที่สุดต่อไป ฉันชอบใช้ Microsoft To-Do เป็นการส่วนตัวเพราะซิงค์กับปฏิทินของฉันได้อย่างง่ายดาย แต่คุณอาจเตรียมด้วยวิธีใดก็ได้ที่เหมาะกับคุณที่สุด เมื่องานได้รับการจัดระเบียบแล้ว อย่าลืมจัดลำดับความสำคัญตามที่เห็นสมควร
วางแผนประจำสัปดาห์
ในตอนต้นของแต่ละสัปดาห์หรือคืนก่อนหน้านั้น เป็นความคิดที่ดีที่จะวางแผนว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร และหมวดหมู่ใดที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายในสัปดาห์นี้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการมุ่งเน้นที่การตลาด การเรียนรู้ และการขยายงานทั้งหมด ดังนั้นคุณสามารถเพิ่มบล็อกเหล่านี้ในปฏิทินของคุณได้
ขึ้นอยู่กับสไตล์การทำงานของ คุณ คุณอาจตัดสินใจทำในแต่ละวัน หรือแบ่งวันออกเป็นครึ่งๆ หรือไตรมาสก็ได้ โดยส่วนตัวแล้วฉันชอบจดจ่อกับวัตถุประสงค์เฉพาะครึ่งวันมากกว่า เพราะสองชั่วโมงมักไม่ค่อยมีเวลาพอที่จะทำบางสิ่งให้สำเร็จลุล่วง
จากนี้ คุณอาจเห็นแล้วว่าวันของเราเมื่อดูในรูปแบบสี่เหลี่ยมจตุรัสก่อนหน้านั้นดูมีระเบียบและวางแผนมากขึ้นในแต่ละวัน
หวังว่าจะจัดกำหนดการการประชุมในช่วงเดียวกันกับที่เกี่ยวข้อง และพยายามบังคับใช้กำหนดการของคุณให้มากที่สุด เวลาเปิดทำการถูกกำหนดให้แสดงเป็นฟรี เพื่อให้สามารถทำงานเฉพาะกิจและพบลูกค้าที่เข้ามาในระหว่างช่วงบล็อกที่อาจเข้ามาได้ สิ่งสำคัญคือต้องมีบล็อกเหล่านี้เพื่อให้มีความยืดหยุ่นเนื่องจากเราไม่ต้องการให้เข้มงวดเกินไป .
ฉันเพิ่มงานในแต่ละบล็อกเป็นรายละเอียด ซึ่งช่วยให้ฉันสามารถจัดการงานที่ต้องใช้เวลานานหลายวันและจัดการด้วยวิธีนั้นได้ง่ายกว่ามาก คุณจะเห็นได้ว่างานของฉันถูกจัดประเภทไว้ทางด้านขวา ด้วยวิธีนี้ ฉันสามารถ มุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ คุณสามารถเห็นฉันได้ย่อยงานย่อยที่หัวข้อย่อยในบล็อกที่แสดงอยู่ในรายการงานของฉัน
หากคุณมีการประชุมเพื่อทบทวนกับทีมของคุณ คุณสามารถจัดการประชุมด้วยการบล็อกได้ ปฏิทินอาจเริ่มดูวุ่นวายในช่วงเวลาที่วุ่นวาย แต่เป็นความวุ่นวายที่เป็นระเบียบ
งานสำรอง
บางครั้งโครงการล้มเหลว งานเสร็จเร็วกว่าที่คาดไว้ หรือตัวบล็อก การใช้แผนบล็อกนี้ช่วยให้เราสามารถคว้างานและจดจ่อกับหมวดหมู่เดียวกันมากกว่าที่จะข้ามไปยังหมวดหมู่อื่นและต้องเปลี่ยนความคิด เพียงแค่ทำงานต่อไปจากหมวดหมู่นั้นเพื่อให้โมเมนตัมของคุณดำเนินต่อไป
เคล็ดลับ : ฉันจะไม่แนะนำให้จองเกินจำนวนงานเฉพาะเพราะอาจทำให้คุณเสียสมาธิหรือรู้สึกว่าไม่มีอะไรสำเร็จ ให้เพิ่มงานที่สามารถจัดการได้สองหรือสามงาน และเมื่อจำเป็นให้เพิ่มงานในบล็อกแทน หากคุณคุ้นเคยกับการวางแผนที่คล่องตัวสำหรับทีม — ให้คิดว่านี่เป็นการวิ่งส่วนตัวและการวางแผนที่ฉับไว โดยธรรมชาติเมื่อเวลาผ่านไป ทักษะของคุณในการประเมินงานที่คุณทำได้ภายในกรอบเวลาจะดีขึ้น อาจมีช่วงเวลาสะท้อนเหมือนย้อนยุคกับทีมของคุณหรือตัวคุณเองหากคุณเป็นคนแสดงคนเดียวอย่างฉัน
ลูกค้าและบริการ
ตราบใดที่เราอยากจะควบคุมปฏิทินของเราได้ 100% ก็ยังเป็นไปไม่ได้ ปัจจัยหลายอย่างรวมถึงลูกค้าและสมาชิกในทีมสร้างความขัดแย้งในตารางเวลา เราเพิ่งค้นพบวิธีจัดการกำหนดการภายในในส่วนก่อนหน้านี้
ในหลายกรณี เราต้องการสร้างประสบการณ์ที่เน้นลูกค้าเป็นอันดับแรก แต่เราก็ไม่ต้องการใช้เวลามากเกินไปในการสร้างและจัดการกำหนดการ ด้วยเครื่องมืออย่าง Trafft ที่มีความสามารถด้านซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาการประชุม เราสามารถตั้งค่าปฏิทินของเราได้อย่างง่ายดายเพื่อ ให้ลูกค้าสามารถจองเวลากับคุณได้โดยตรง แน่นอน สิ่งสุดท้ายที่เราต้องการคืออีกเครื่องมือหนึ่งในการจัดการ และ Trafft ได้ทำงานที่ชาญฉลาดมากในการทำให้กระบวนการส่วนใหญ่เป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงการชำระเงิน การจัดการบริการ และการออกใบแจ้งหนี้กับลูกค้า
การตั้งค่าปฏิทินด้วย Trafft
รูปแบบปฏิทินบล็อกที่ฉันได้กล่าวถึงไปก่อนหน้านี้จะควบคู่ไปกับ Trafft คุณอาจมีบริการประเภทต่างๆ หรือจัดลำดับความสำคัญของลูกค้าขึ้นอยู่กับเกณฑ์ที่แตกต่างกัน ด้วย Trafft เราสามารถ สร้างบริการได้อย่างง่ายดายและจัดสรรเวลาเฉพาะ ที่อาจมีการจองบริการเหล่านั้น — และหากปฏิทินของคุณเชื่อมต่อกัน เวลาจองจะปิดกั้นเวลาที่ไม่พร้อมใช้งานในปฏิทินของคุณด้วย
สำหรับกรณีการใช้งานของฉัน — ฉันมีบริการแบ่งออกเป็นระยะเวลาที่ลูกค้าประมาณการโครงการที่จะใช้ ฉันอาจต้องปฏิเสธบางโครงการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับภาระงานของฉัน Trafft ยังให้เทมเพลตอีเมลด่วนที่ฉันอาจปรับแต่งและเพิ่มตัวแปรบางอย่างเพื่อให้เป็นแบบไดนามิก
เป็นวิธีที่ดีในการจับลูกค้าเป้าหมาย แต่ยังช่วยให้ลูกค้าทราบสถานการณ์ คุณลักษณะหนึ่งที่ฉันชอบจริงๆ คือการทำให้อีเมลล่าช้าได้ วิธีนี้ทำให้ดูเหมือนไม่เป็นไปโดยอัตโนมัติ ฉันอาจให้ระบบตอบกลับอัตโนมัติส่งออกไปสองสามชั่วโมงหลังจากที่ลูกค้ากรอกแบบฟอร์ม
คุณอาจสังเกตเห็นข้างต้นว่ามีตัวเลือกสำหรับหมวดหมู่เพิ่มเติม — สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถแบ่งบริการต่างๆ ได้ เช่น การให้คำปรึกษาโครงการหรือการสอบถามโครงการใหม่กับบริการที่มีค่าใช้จ่าย ซึ่งลูกค้าอาจรู้ว่าสิ่งที่พวกเขาต้องการ (หรือได้พูดคุยกับคุณแล้ว)
แม้ว่าฉันจะไม่เรียกเก็บเงินสำหรับการให้คำปรึกษาเป็นการส่วนตัว แต่ตัวเลือกนี้สามารถใช้ได้โดยใช้วิธีการชำระเงิน Stripe และ PayPal
กับทีม
หากธุรกิจของคุณมีพนักงานหลายคนที่ต้องทำบริการเฉพาะ คุณสามารถแก้ไขแบบฟอร์มการนัดหมายเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ หรือ การทดสอบ A/B ว่าวิธีใดดีที่สุดสำหรับคุณ
หนึ่งในคุณสมบัติที่ฉันโปรดปรานซึ่งมักจะหายไปในซอฟต์แวร์แบบฟอร์มการนัดหมายจำนวนมากคือตัวเลือกในการปรับแต่งลำดับของแบบฟอร์ม ค่าเริ่มต้นคือการเลือกพนักงานที่ต้องการ จากนั้นจึงเลือกบริการที่พร้อมใช้งานจากพนักงานคนนั้น
ในบริการของฉัน เป็นการดีกว่าที่จะให้ลูกค้าใหม่เลือกวันที่และเวลาที่ต้องการ:
หากคุณโชคดีที่มีผู้จัดการสำนักงานเพื่อจัดการการนัดหมายทางโทรศัพท์ (หรือคุณทำเอง) การสร้างการนัดหมายสามารถทำได้ง่ายผ่านพอร์ทัลพนักงานและมอบหมายพนักงานตามเวลาและวันที่ที่ระบุ
การออกใบแจ้งหนี้
ด้วยการจองการนัดหมาย คุณอาจกำหนดราคาที่แตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับพนักงานและระดับอาวุโส สำหรับโปรเจ็กต์ขนาดเล็ก ราคาของบริการอาจแตกต่างกันไป แต่ยังต้องการผู้ที่มีความอาวุโสน้อยกว่า ดังนั้นใบแจ้งหนี้และบริการที่จองไว้อาจมีราคาที่แตกต่างกันสำหรับลูกค้าตามที่แสดง
ตามที่คุณคาดหวัง ด้วย Trafft คุณสามารถปรับแต่งใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดายด้วยโลโก้และสีของแบรนด์ของคุณ คุณสามารถลากและวางโลโก้ของคุณ แล้วเลือกสีสำหรับการจัดสไตล์ได้แปดสี
เป้าหมายและ KPI's
ฟีเจอร์สุดท้ายและสำคัญที่ช่วยให้ Trafft โดดเด่นกว่าฟีเจอร์อื่นๆ คือฟีเจอร์ที่กำลังจะมีขึ้นเพื่อติดตาม KPI และเป้าหมาย การทำความเข้าใจว่าพนักงานได้รับเวลาและรายได้มากเพียงใดเนื่องจากบริการเฉพาะเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการ ส่งเสริมการเติบโตในธุรกิจของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการมุ่งเน้นไปที่บริการที่พนักงานใช้น้อยหรือปรับปรุงและขยายบริการที่ยอดเยี่ยมอยู่แล้วที่พวกเขามอบให้กับบริษัทของคุณ
บทสรุป
เนื่องจากเราทุกคนต่างเร่งรีบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลานี้ ฉันต้องการค้นหาและแนะนำวิธีการและผลิตภัณฑ์เสริมบางอย่างที่ ช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของเรา โดยไม่ต้องเพิ่มเข้าไป การเป็นผู้เชื่อมั่นอย่างแน่วแน่ว่าผลิตภัณฑ์ควรทำงานให้กับคุณ และในทางกลับกัน ไม่ได้จำกัดโอกาสที่ Trafft สำหรับฉันเป็นการส่วนตัว หากคุณมีข้อเสนอแนะหรือซอฟต์แวร์อื่นๆ และเทคนิคการบริหารเวลา ฉันชอบที่จะได้ยินเกี่ยวกับมัน!