เครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อให้ทีมออกแบบระยะไกลของคุณอยู่ด้วยกัน

Coronavirus เปลี่ยนสภาพการทำงานของสำนักงานของคุณหรือไม่? ตอนนี้ทีมออกแบบของคุณทำงานจากระยะไกลหรือไม่?

คุณอาจประสบปัญหาในการรวมทีมไว้ด้วยกัน เนื่องจากประสิทธิภาพการทำงานหรือการสื่อสารลดลง น่าเสียดายที่เมื่อคนทำงานจากที่บ้าน การผัดวันประกันพรุ่งอาจกลายเป็นเรื่องปกติแบบใหม่ มาตรฐานการทำงานอาจลดลง และคุณอาจสังเกตเห็น (หรือไม่มี) การสื่อสารหรือการตอบกลับที่ล่าช้าน้อยลง

เนื่องจากการทำงานจากระยะไกลอาจส่งผลต่อทีมออกแบบของคุณ คุณอาจต้องการใช้เครื่องมือเพื่อให้พนักงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราจะบอกคุณเกี่ยวกับตัวเลือกต่างๆ เพื่อช่วยตอบสนองความต้องการนี้ อ่านต่อเพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติม!

แชททีม

วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้ทีมของคุณมีการสื่อสารระหว่างกันคือการเลือกใช้แอปแชทของทีม แอพเหล่านี้ช่วยให้ทีมของคุณสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมือนในสำนักงานผ่านซอฟต์แวร์ที่คล้ายกับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

แอปที่มีให้แต่ละแอปมีตัวเลือกต่างๆ มากมายสำหรับการส่งข้อความถึงสมาชิกในทีมของคุณ แต่โดยทั่วไปแล้วจะรวมถึงความสามารถในการจัดการกับทั้งทีมและความพร้อมใช้งานของข้อความโดยตรง โดยทั่วไป คุณจะสามารถสร้างช่องทางหรือการสนทนากับสมาชิกในทีมที่เลือกหรือเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะได้

นอกเหนือจากการรักษาให้ทุกคนอยู่ในการติดต่อสื่อสาร คุณจะพบว่าแอปเหล่านี้ช่วยให้การทำงานร่วมกันในการทำงาน ระดมความคิด และรับข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ได้ง่ายขึ้น สมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนตามสถานที่ที่พวกเขาอาศัยอยู่ หากพวกเขาอยู่ทั่วโลก พวกเขาจะดูข้อความในช่วงเวลาทำงานปกติ

แอปแชททีมช่วยให้คุณสร้างวัฒนธรรมของบริษัท ทำให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมอยู่เสมอ (แม้ว่าการสนทนาจะไม่เกี่ยวกับงานก็ตาม) คุณสามารถเลือกใช้แอปสำหรับการติดต่อที่เป็นทางการน้อยกว่าอีเมล ซึ่งช่วยให้มิตรภาพที่อาจเกิดขึ้นได้เบ่งบาน .

เมื่อใช้แอปสื่อสารเป็นประจำ คุณจะสังเกตเห็นว่าพนักงานมีความรับผิดชอบเพิ่มขึ้น มีส่วนร่วมมากขึ้น และมีความสามารถในการติดตามปัญหาต่างๆ อย่างละเอียดถี่ถ้วน คุณอาจเลือกจัดการแข่งขัน การสัมภาษณ์พนักงานแบบโต้ตอบ หรือแบบฝึกหัดการสร้างทีม

แม้ว่าส่วนต่างๆ ในทีมของคุณจะไม่เคยพบปะกันแบบตัวต่อตัว แต่พวกเขาจะสัมผัสได้ถึงความรู้สึกใหม่ของการเชื่อมต่อกับพนักงานและผู้จัดการคนอื่นๆ นี่เป็นประโยชน์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกลเป็นส่วนใหญ่ และจะช่วยลดอัตราการลาออกของพนักงาน

การจัดเก็บเมฆ

ไม่ว่าจะทำงานที่บ้านหรือในสำนักงาน คุณต้องการวิธีที่สะดวกในการจัดเก็บเอกสารของคุณ ในการตั้งค่าสำนักงานทั่วไป คุณจะจัดเก็บเอกสารบนเซิร์ฟเวอร์เครือข่ายที่สามารถเข้าถึงได้ขณะอยู่ในสำนักงานเท่านั้น

สำนักงานหลายแห่งกำลังเปลี่ยนไปใช้ตัวเลือกที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ที่พวกเขาเลือกและยังคงเข้าถึงไฟล์ของบริษัทได้ ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้ Google Drive, Dropbox, OneDrive หรือบริการอื่นๆ คุณก็จะพึงพอใจกับประสิทธิภาพการทำงานใหม่และปรับปรุงของทีมคุณ

ในการเลือกบริการที่เหมาะกับความต้องการของบริษัทของคุณที่สุด คุณจะต้องดูราคา คุณลักษณะที่มีให้ และการสนับสนุนที่มีให้หรือไม่ (และราคาเท่าไร) บริการบางอย่างให้พื้นที่เก็บข้อมูลฟรีแก่บุคคลทั่วไปและบริษัทขนาดเล็ก แต่คุณจะ มักจะพบว่าบริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ปรับขนาดแผนตามขนาดองค์กรของคุณ

โดยรวมแล้ว คุณจะสังเกตเห็นว่ามีประโยชน์มากมายของที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ รวมถึงความจริงที่ว่ามันคุ้มค่า เข้าถึงได้ง่ายจากทุกที่ด้วยอินเทอร์เน็ต ปลอดภัย และสามารถปรับขนาดได้ นอกจากนี้ยังใช้งานได้ดีสำหรับโครงการที่ต้องการความร่วมมือกับสมาชิกในทีมหรือแผนกต่างๆ ทำให้หลายคนเข้าถึงเอกสารเดียวกันพร้อมกันและดูการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์

การรวมซอฟต์แวร์

ขึ้นอยู่กับประเภทของโปรแกรมที่คุณเลือกใช้สำหรับการแชทในทีมและพื้นที่เก็บข้อมูลที่ต้องการ คุณอาจสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการรวมซอฟต์แวร์ได้ การผสานรวมเหล่านี้ช่วยให้แอปพลิเคชันและโปรแกรมต่างๆ ทำงานและทำงานร่วมกันได้ แทนที่จะใช้โปรแกรมเฉพาะและแยกกัน

Microsoft Team Integrations เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การรวมที่รู้จักกันดี ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้คุณและทีมของคุณสามารถเชื่อมโยงแต่ละแอพของคุณเข้าด้วยกันเพื่อเปลี่ยนจากโปรแกรมหนึ่งไปอีกโปรแกรมหนึ่งได้อย่างราบรื่น โดยสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย

คุณจะพบว่าการรวมซอฟต์แวร์ทุกประเภทจะทำงานได้ดีที่สุดกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ อย่างไรก็ตาม ที่เก็บข้อมูลเซิร์ฟเวอร์แบบเดิมอาจยังใช้งานได้เช่นกัน ประเภทของการรวมซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกควรได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับแอพและโปรแกรมทั้งหมดของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณบังเอิญใช้ Slack เพื่อการสื่อสารในทีม Trello เป็นไวท์บอร์ด และ Google Drive เป็นที่เก็บข้อมูล คุณจะต้องการค้นหาซอฟต์แวร์การผสานรวมที่มีไว้เพื่อใช้กับโปรแกรมเหล่านี้

แม้ว่าแต่ละโปรแกรมของคุณสามารถเรียกใช้ได้ด้วยตัวเองอย่างง่ายดาย คุณจะพบว่าซอฟต์แวร์การผสานรวมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยปรับปรุงการสื่อสารเกี่ยวกับโปรเจ็กต์เฉพาะ คุณจะสังเกตเห็นว่าข้อมูลถูกแบ่งปันในอัตราที่เร็วกว่าและง่ายกว่ามากผ่านซอฟต์แวร์การรวม มากกว่าที่จะแบ่งปันผ่านโปรแกรมแบบสแตนด์อโลน

กระดานไวท์บอร์ดสำหรับการทำงานร่วมกัน

คล้ายกับไวท์บอร์ดในสำนักงานมาก ไวท์บอร์ดเสมือนจริงช่วยให้สมาชิกในทีมเห็นโครงการที่ดำเนินอยู่และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แทนที่จะมีการประชุมเป็นประจำเพื่อทำงานในแผนต่างๆ คุณสามารถดูความคืบหน้าของการออกแบบทุกขั้นตอนได้อย่างง่ายดาย ทำให้สมาชิกในทีมทุกคนนำเสนอแนวคิดเมื่อจำเป็น

แอปไวท์บอร์ดช่วยให้คุณโพสต์เอกสารจากซอฟต์แวร์ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ทำงานร่วมกับแอปแชทในทีมได้ และจะช่วยให้สมาชิกในทีมทุกคนเห็นว่างานใดบ้างที่ได้รับมอบหมาย แอพเหล่านี้ยังช่วยให้ลูกค้าสามารถเข้ามาดูความคืบหน้าของโครงการนั้นๆ ได้ ทำให้พวกเขาสามารถแก้ไขข้อบกพร่องก่อนการนำเสนอในขั้นสุดท้ายได้

คนบางคนมักจะชอบโปรแกรมไวท์บอร์ดอย่างใดอย่างหนึ่ง - วิธีที่ดีที่สุดในการเลือกซอฟต์แวร์ไวท์บอร์ดของบริษัทของคุณคือการเปรียบเทียบตัวเลือกที่ใช้งานได้กับซอฟต์แวร์ของคุณที่มีการใช้งานอยู่แล้ว การเลือกใช้แอปไวท์บอร์ดเพียงเพราะมีราคาไม่แพงจะทำให้คุณรู้สึกเหมือนเป็นบริการที่ไร้ประโยชน์ ท้ายที่สุดแล้วเป็นการเสียเงิน เวลา และความพยายามไปเปล่าๆ

โปรแกรมไวท์บอร์ดใดก็ตามที่คุณเลือกใช้จะต้องเป็นมิตรกับผู้ใช้ เพื่อให้การเริ่มต้นใช้งานเป็นเรื่องง่าย และทีมของคุณต้องการใช้ซอฟต์แวร์ แอปเหล่านี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับแนวคิดใหญ่ๆ ที่ต้องการพื้นที่จำนวนมาก และควรมีความสามารถในการแนบไฟล์ที่จำเป็นได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถเลือกแอปที่เหมาะกับทีมของคุณได้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอหรือการระดมความคิด

อย่าลืมตรวจสอบความเข้ากันได้ของไวท์บอร์ดที่คุณต้องการอีกครั้ง บางตัวอาจทำงานได้ดีกับคอมพิวเตอร์ที่ทำงานบน Microsoft ส่วนรุ่นอื่นๆ อาจทำงานได้ดีกับ Apple iOS แอปไวท์บอร์ดบางแอปทำงานได้ดีในขณะที่ใช้ระบบปฏิบัติการเหล่านี้ และสามารถใช้กับ Chrome OS ได้อย่างง่ายดายเช่นกัน

การตัดสินใจว่าการทำงานระยะไกลควรเป็น "ปกติ" แบบใหม่หรือไม่

เมื่อคุณเลือกใช้แอปแชททีม พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ การรวมซอฟต์แวร์ คุณจะเริ่มสังเกตเห็นว่าการทำงานจากระยะไกลสามารถรู้สึกปกติและหลายคนถึงกับชอบ สมาชิกในทีมยังคงต้องดิ้นรนกับการทำงานทางไกล หลายครั้งที่สิ่งนี้เกิดจากการขาดการกำกับดูแลและยังเป็นความรู้สึกใหม่ของการ 'ไม่มีการกำกับดูแล'

หากคุณพบว่าสิ่งนี้ยังคงเป็นปัญหาอยู่ ให้ลองค้นหาแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอื่นๆ ที่ช่วยให้คุณติดตามเวลาทำงาน รายการสิ่งที่ต้องทำ หรือแม้แต่ทำให้ส่วนต่างๆ ในแผนกของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ แม้ว่าการทำงานทางไกลอาจเป็นการปรับเปลี่ยนในตอนแรก คุณและทีมของคุณจะเพลิดเพลินไปกับอิสระที่ได้รับในที่สุด!