ไม่ต้องจ่ายเพื่อพูดในงานเชิงพาณิชย์

การจัดประชุมไม่ใช่เรื่องง่าย ต้องใช้เวลา ความพยายาม ความอดทน และใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมดที่สร้างประสบการณ์ที่น่าจดจำอย่างแท้จริง ไม่ใช่เรื่องง่าย และมักเป็น ความมุ่งมั่นส่วนบุคคลและการเงินที่สำคัญ ท้ายที่สุด ต้องมีใครบางคนสร้างทีมที่ดีและเตรียมการทั้งหมด: เที่ยวบิน การจัดเลี้ยง งานปาร์ตี้ ป้าย และทุกสิ่งทุกอย่างในระหว่างนั้น

งานที่เกิดขึ้นเบื้องหลังมักจะไม่มีใครสังเกตเห็น และในระดับหนึ่ง นั่นเป็นข้อบ่งชี้ว่าการวางแผนดำเนินไปด้วยดี มีการพบปะสังสรรค์ กิจกรรมในชุมชน กิจกรรมไม่แสวงหาผลกำไร และกลุ่มเล็กๆ ในท้องถิ่นที่เข้าถึงได้และมีราคาจับต้องได้หลายร้อยรายการ ทั้งหมดนี้ได้รับแรงหนุนจากความพยายามส่วนตัวอันเหลือเชื่อของผู้คนที่อ่อนน้อมถ่อมตน ใจดี และมีน้ำใจบริจาคเวลาในช่วงสุดสัปดาห์เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมให้ผู้คนได้แบ่งปันและ เรียนรู้ร่วมกัน ฉันรักงานเหล่านี้ ฉันมีความเคารพและชื่นชมในงานที่พวกเขาทำ และฉันยินดีที่จะพูดในกิจกรรมเหล่านี้และสนับสนุนคนเหล่านี้ทุกวันและทุกคืนด้วยทรัพยากรและพลังงานทั้งหมดที่ฉันมี คนเหล่านี้เป็นคนที่เหลือเชื่อที่ทำงานอย่างไม่น่าเชื่อ ความพยายามของพวกเขาสมควรได้รับการสนับสนุนและปรบมือ

ซึ่งแตกต่างจากงานเหล่านี้ การประชุมเชิงพาณิชย์และองค์กรมักมุ่งเป้าไปที่พนักงานของบริษัทและองค์กรที่มีงบประมาณการฝึกอบรมเพื่อส่งพนักงานไปศึกษาต่อ การประชุมเชิงพาณิชย์ไม่ใช่เรื่องผิด และแน่นอนว่ามีกิจกรรมดังกล่าวมากมาย ตั้งแต่งานวันเดียว งานเดี่ยวพร้อมวิทยากรไม่กี่คน ไปจนถึงงานหลายงานที่มีระยะเวลา 1 สัปดาห์ กลุ่มลำโพงที่ใหญ่ขึ้น อย่างหลังมักจะมีราคาตั๋วที่สูงกว่า และมักจะมีขอบเขตที่กว้างกว่ามาก ขึ้นอยู่กับขนาดและชื่อเสียงของงาน บางคนมีน้ำหนักมากหรือน้อยในอุตสาหกรรมนี้ ดังนั้นบางคนจึงถือว่ามีความสำคัญมากกว่าที่จะเข้าร่วมหรือมีชื่อเสียงมากขึ้นในการพูดที่

ทั้งงานเชิงพาณิชย์และที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์มีแนวโน้มที่จะมีสิ่งที่เรียกว่า C all F หรือ P apers (CFPs) เชิญวิทยากรจากทั่วทุกมุมโลกส่งใบสมัครเพื่อพูดโดยมีโอกาสได้รับเลือกให้นำเสนอในงานนี้ CFPs เป็นที่ยอมรับและเป็นที่ยอมรับในอุตสาหกรรม อย่างไรก็ตาม แนวคิดเรื่อง CFP นั้นบางครั้งก็ถูกท้าทายและอภิปรายกัน และไม่ได้ถูกมองในแง่ดีเสมอไป ในขณะที่ผู้จัดงานและวิทยากรบางคนมองว่าพวกเขาลดอุปสรรคในการพูดกับผู้มีความสามารถหน้าใหม่ แต่สำหรับ CFP คนอื่นๆ เป็นวิธีง่ายๆ ในการเติมช่องว่างในการพูด ข้อโต้แย้งคือ CFPs ผลักดันความหลากหลายและการรวมเข้าสู่ขั้นตอนการตรวจสอบ แทนที่จะแสวงหาอย่างกระตือรือร้น ด้วยเหตุนี้ วิทยากรที่ได้รับการยอมรับอาจรู้สึกว่าพวกเขาถูก "เลือก" ซึ่งกระตุ้นให้พวกเขายอมรับการชดเชยที่มีมูลค่าต่ำ

กุญแจสำคัญในการจัดเรียงที่ยุติธรรม หลากหลาย และน่าสนใจอาจอยู่ตรงกลาง ควรเป็นหน้าที่ของผู้จัดงานใน การแสวงหา ทบทวน และเชิญวิทยากร ที่เหมาะสมกับธีมและขอบเขตของงาน เป็นที่ยอมรับ ในฐานะผู้จัดงาน เว้นแต่คุณจะพอใจกับวิทยากรคนเดิมที่ปรากฏในงานของคุณตลอดหลายปีที่ผ่านมา การทำได้ยากกว่าเพียงแค่ตั้งค่าการโทรสำหรับวิทยากรและรอให้อีเมลขาเข้าเริ่มแสดง การรวมการดูแลอย่างถี่ถ้วนกับขั้นตอนของการส่ง CFP ที่ใช้งานอยู่อาจใช้ได้ผลดีที่สุด แต่ผู้จัดจะ "กระจาย" วิทยากรให้ทั้งคู่อย่างไร โชคดีที่แหล่งข้อมูลจำนวนมากได้เน้นย้ำถึงเสียงใหม่ๆ ในอุตสาหกรรม เช่น WomenWhoDesign ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่จะย้ายออกจาก "ผู้ต้องสงสัยตามปกติ" ออกจากวงจรการประชุม

หลายกิจกรรมมุ่งมั่นที่จะสร้างสภาพแวดล้อมที่ครอบคลุมและหลากหลายสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมและวิทยากรด้วย จรรยาบรรณ จรรยาบรรณอธิบายค่านิยมและหลักการของผู้จัดประชุมตลอดจนรายละเอียดการติดต่อในกรณีที่มีข้อขัดแย้งหรือการละเมิดเกิดขึ้น การมีอยู่ของรหัสดังกล่าวบนเว็บไซต์การประชุมเป็นการส่งสัญญาณไปยังผู้เข้าร่วมประชุม วิทยากร ผู้สนับสนุน และทีมงานที่มีความคิดที่จะสร้างสภาพแวดล้อมที่เป็นมิตรและปลอดภัยสำหรับทุกคนในงานนี้ อย่างไรก็ตาม บ่อยครั้งในงานการค้า หลักจรรยาบรรณ ถือเป็นสิ่งแปลกใหม่ที่ไม่จำเป็น และด้วยเหตุนี้จึงถูกละเลยหรือถูกลืม

ขณะนี้ มีงานเชิงพาณิชย์ที่ยอดเยี่ยม เป็นมิตร เป็นมืออาชีพ ออกแบบอย่างดี และดูแลจัดการอย่างดีพร้อมชื่อเสียงที่เป็นตัวเอก งานเหล่านี้มุ่งมั่นที่จะเข้าร่วมรายการที่หลากหลายและครอบคลุม และอย่างน้อยก็มักจะครอบคลุมค่าใช้จ่ายของผู้บรรยาย เที่ยวบิน และที่พัก เหตุผลที่พวกเขาได้รับชื่อเสียงในช่วงหลายปีที่ผ่านมาเป็นเพราะผู้จัดงาน สามารถ ใช้หัวใจและจิตวิญญาณในการจัดงานเหล่านี้ได้อย่างต่อเนื่องปีแล้วปีเล่า ส่วนใหญ่เป็นเพราะเวลาและความพยายามของพวกเขาได้รับการตอบแทนด้วยผลกำไรจากการประชุม

เหตุการณ์ที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์จำนวนมากซึ่งขับเคลื่อนด้วยความคิดที่ยอดเยี่ยมและการทำงานหนัก อาจประสบความสำเร็จในครั้งแรก ครั้งที่สอง และครั้งที่สาม แต่น่าเสียดาย ไม่ใช่เรื่องแปลกที่งานเหล่านั้นจะหายไปเพียงไม่กี่ปีต่อมา ส่วนใหญ่เนื่องจากการจัดตั้งและรักษาคุณภาพของงานดังกล่าวต้องใช้ เวลา ความพยายาม และแรงจูงใจส่วนตัวมากกว่าเวลาทำงานปกติ และเป็นเรื่องยากมากที่จะรักษามันไว้โดยไม่มีกระดูกสันหลังของทีมหรือบริษัทที่เข้มแข็งและมั่นคงอยู่ข้างหลังคุณ

การประชุมบางอย่างไม่ค่อยเป็นเช่นนั้น อันที่จริง ฉันขอโต้แย้งว่าการประชุมบางงานค่อนข้างตรงกันข้าม มีแนวโน้มมากขึ้นสำหรับพวกเขาที่จะจัดสรรทรัพยากรในการจัดเลี้ยงและการจัดแสงและวิดีโอในสถานที่ที่โดดเด่นมากกว่าที่จะเป็นแกนหลักของงาน: คุณภาพของเนื้อหาตามที่วิทยากรจัดเตรียมไว้ สิ่งที่ซ่อนเร้นอยู่เบื้องหลังของเหตุการณ์ดังกล่าวคือ วัฒนธรรมการประชุมที่เป็นพิษและแตกสลาย แม้จะมีราคาตั๋วสูง และบ่อยครั้งที่ผู้บรรยายต้องแบกรับภาระค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการประชุม ค่าตั๋วเครื่องบิน และที่พัก (ไม่ต้องพูดถึงเวลาส่วนตัวและในอาชีพที่พวกเขาได้บริจาคเพื่อเตรียม ซ้อม และเดินทางไปและกลับจากงาน) จากกระเป๋าของตัวเอง สิ่งนี้ไม่ถูกต้อง และไม่ควรเป็นที่ยอมรับในอุตสาหกรรมของเรา

สถานะการประชุมเชิงพาณิชย์ที่พัง

โดยส่วนตัวแล้ว ฉันได้รับเกียรติให้พูดในงานต่างๆ มากมายในช่วงหลายปีที่ผ่านมา และบ่อยครั้งที่มันไม่ตรงกันระหว่างวิธีที่ผู้จัดงานเห็นการนัดหมายในการพูดและวิธีที่ฉันรับรู้ อย่าเข้าใจฉันผิด: การพูดในการประชุมทางเทคโนโลยีมีประโยชน์มากมาย และเป็นประสบการณ์ที่คุ้มค่า เต็มไปด้วยการผจญภัย การสร้างเครือข่าย การเดินทาง และการเรียนรู้ แต่ยังต้องใช้เวลาและความพยายาม โดยปกติแล้วจะต้องอยู่ห่างจากครอบครัว เพื่อนฝูง และบริษัทของคุณ สำหรับการพูดคุยแต่ละครั้ง อาจต้องใช้เวลามากกว่า 80 ชั่วโมงในการทำงานเพื่อเตรียมการค้นคว้าและเนื้อหาทั้งหมด ไม่ต้องพูดถึงเวลาซ้อมและเดินทาง นั่นคือ ความมุ่งมั่นครั้งใหญ่และการลงทุนเวลา

แต่ผู้จัดประชุมจำนวนมากไม่เห็นเป็นเช่นนี้ ขนาดของงานซึ่งมีผู้เข้าร่วมการประชุมหลายแสนคน ถือเป็นเหตุผลที่ยุติธรรมสำหรับการขาดงบประมาณในการบรรยาย/การฝึกอบรม หรือความหลากหลาย/ทุนการศึกษาสำหรับนักเรียน เป็นเรื่องที่เจ็บปวดอย่างน่าทึ่งที่ต้องเผชิญการสนทนาเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก: ความคาดหวังโดยทั่วไปคือผู้พูดควรพูดโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย เนื่องจากพวกเขาได้รับโอกาสพิเศษในการพูด และไม่ควรค่าตั๋วเครื่องบินหรือค่าใช้จ่ายด้วยเหตุผลเดียวกัน .

เป็นเรื่อง น่าเศร้า ที่เห็นอีเมลเชิญ หลีกเลี่ยงหรือมองข้ามหัวข้อเรื่องความหลากหลาย กิตติมศักดิ์ และค่าใช้จ่าย อย่างละเอียดถี่ถ้วน แต่พวกเขามักจะมุ่งเน้นไปที่ขนาดของงาน แบรนด์ต่างๆ ที่เป็นตัวแทนที่นั่น ชื่อใหญ่ที่เคยพูดในอดีต และโอกาสที่การประชุมดังกล่าวมีให้ ในความเป็นจริง CFP จำนวนมากค่อยๆ หลีกเลี่ยงการพูดถึงว่าการประชุมเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายอย่างไร เป็นผลให้ผู้สมัครที่ต้องการครอบคลุมค่าใช้จ่ายของพวกเขามักจะถูกเลือกปฏิบัติเนื่องจากผู้สมัครที่ บริษัท ของพวกเขาจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย บางกิจกรรมต้องการเนื้อหาเฉพาะสำหรับการพูดคุยอย่างชัดเจน ในขณะที่ไม่ครอบคลุมค่าใช้จ่ายใดๆ ของผู้บรรยาย โดยพื้นฐานแล้วการขอให้วิทยากรทำงานฟรี

เป็นเรื่อง น่าผิดหวัง (ตามคำขอ) ที่ได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็วโดยอธิบายว่าไม่มีงบประมาณสำหรับผู้พูดจริง ๆ เนื่องจากนายจ้างคาดว่าจะครอบคลุมเที่ยวบินและที่พัก ในบางครั้ง เพื่อเป็นการแสดงเจตนาที่ดี ผู้จัดงานยินดีที่จะมอบ บัตรผ่านระดับแพลตตินั่มฟรี ซึ่งจะให้สิทธิ์ในการเข้าถึงการบรรยายการประชุมทั้งหมดในทุกแทร็ก ("มูลค่า 2,500 ดอลลาร์" หรือมากกว่านั้น) แบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล และบางครั้งก็ไปไกลถึงขั้นเป็นการเอารัดเอาเปรียบเมื่อผู้จัดงานเสนอส่วนลด "ใจกว้าง" 50% จากราคาตั๋วปกติ รวมถึงการเข้าใช้พื้นที่เลานจ์ของผู้บรรยายที่อาจพบ "ผู้มีอำนาจตัดสินใจ" ด้วยโอกาสและความหวังในการสร้างสรรค์ การเชื่อมต่อที่เป็นเอกลักษณ์และได้เปรียบ

มันทั้งเศร้าและ น่าหงุดหงิด ที่อ่านว่าผู้พูด “ส่วนใหญ่” นั้น “มีความสุขที่จะตกลงกันเพียงช่วงเดียวในการประชุม” ท้ายที่สุด พวกเขากำลังได้รับ " การเปิดเผยจำนวนมากอย่างไม่น่าเชื่อ ต่อผู้มีอำนาจตัดสินใจ" เห็นได้ชัดว่า ตามประวัติการประชุม มัน “เชื่อถือได้” ช่วยให้ผู้พูดหลายสิบคนในอดีตหางานใหม่และเชื่อมต่อกับลูกค้าระดับ C ใหม่ เมื่อมีการถามผู้จัดงานอีกครั้ง (ด้วยน้ำเสียงที่จริงจังขึ้นเล็กน้อย) ทันใดนั้น งบประมาณของผู้บรรยายก็ปรากฏขึ้น โดยพื้นฐานแล้วหมายความว่าผู้จัดงานยินดีจ่ายรางวัลให้เฉพาะผู้พูดที่มีความมั่นใจจริง ๆ เพียงพอที่จะขอซ้ำแล้วซ้ำอีก

และหลังจากนั้นไม่กี่เดือน เป็นเรื่องที่น่า เจ็บปวด ที่จะเห็นผู้จัดงานคนเดิมที่เลือกที่จะไม่จ่ายค่าใช้จ่ายผู้บรรยาย ตีพิมพ์บันทึกการประชุมสนทนา หลัง paywall หา กำไรจากงานของผู้บรรยายต่อไปโดยไม่คิดที่จะคืนเงินหรืออุดหนุนเนื้อหาของวิทยากรที่พวกเขาเป็น การบรรจุใหม่และการขายต่อ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะดำเนินการทั้งหมดภายใต้หลักฐานของพิธีการทางกฎหมาย โดยขอให้ผู้พูดลงนามในสัญญาของผู้พูดเมื่อเดินทางมาถึง

ในฐานะที่เป็นอุตสาหกรรม เราควรจะดีกว่านั้น การปฏิบัติต่อวิทยากรดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงการขาดความเคารพต่อเวลา ความพยายาม และงานที่ทำโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้และมีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมของเรา นอกจากนี้ยังเป็นสัญญาณของสถานการณ์ที่พังทลายซึ่งครอบงำกิจกรรมด้านเทคโนโลยีมากมาย จึงไม่น่าแปลกใจที่การประชุมทางเว็บจะไม่มีชื่อเสียงที่ดีเป็นพิเศษ มักถูกวิพากษ์วิจารณ์ว่าไม่ยุติธรรม น่าเบื่อ หลอกลวง เต็มไปด้วยเซสชันที่ได้รับการสนับสนุน ขาดความหลากหลายหรือเสียเงิน

วิทยากร ทำให้ผู้จัดงานอยากเชิญคุณ

โดยส่วนตัวแล้ว ตลอดหลายปีที่ผ่านมานี้ ฉันไม่ค่อยได้รับโครงการให้คำปรึกษาจาก "การแสดง" บนเวที บ่อยครั้ง เวลาที่อยู่ห่างจากครอบครัวและบริษัทมีค่าใช้จ่ายมากกว่ารางวัลเกียรติยศใดๆ ที่จัดให้ ฉันไม่ได้พบกับ "ผู้มีอำนาจตัดสินใจ" หลายคนในห้องรับรองของวิทยากร เนื่องจากพวกเขามักจะหลีกเลี่ยงการชุมนุมขนาดใหญ่และพื้นที่สาธารณะอย่างประณีตเพื่อหลีกเลี่ยงการเสนอขายและคำถามที่ไม่รู้จบ สิ่งหนึ่งที่การประชุมใหญ่นำไปสู่การได้รับคำเชิญให้เข้าร่วมการประชุมมากขึ้น อย่างไรก็ตาม การคาดหวังลูกค้ารายใหญ่จากการพูดคุยในงานอีเวนต์ขององค์กรนั้นพิสูจน์แล้วว่าไม่สมเหตุสมผลสำหรับฉัน อันที่จริง ฉันมักจะได้งานเพิ่มขึ้นอีกมากจากกิจกรรมเล็กๆ และการพบปะซึ่งคุณมีโอกาสได้พูดคุยกับผู้คนในพื้นที่ที่เล็กกว่าและเป็นส่วนตัว

แน่นอน ทุกคนมีประสบการณ์ของตัวเองและตัดสินใจด้วยตัวเองว่าอะไรคือสิ่งที่ยอมรับได้สำหรับพวกเขา แต่ประสบการณ์ส่วนตัวของฉัน สอนให้ฉันลดความคาดหวังลงอย่างมาก นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมหลังจากพูดไปสองสามปี ฉันจึงเริ่มจัดเวิร์กช็อปควบคู่ไปกับงานพูด ด้วยกลุ่มคนจำนวนมากที่เข้าร่วมงานเชิงพาณิชย์ การประชุมเชิงปฏิบัติการแบบเต็มวันสามารถสร้างรายได้ที่เหมาะสม โดยแบ่งกำไรที่ยุติธรรม 50% / 50% ระหว่างโค้ชเวิร์กช็อปและผู้จัดการประชุม

เป็นที่ยอมรับว่าในระหว่างการทบทวนบทความนี้ มีผู้บรรยายบางคนซึ่งมีประสบการณ์แตกต่างกันมากเข้ามาติดต่อฉัน พวกเขาลงเอยด้วยโปรเจ็กต์ใหญ่และลูกค้าหลังจากช่วงการพูดที่งานใหญ่เท่านั้น ดังนั้น ประสบการณ์ของคุณอาจแตกต่างกันไป แต่สิ่งหนึ่งที่ฉันได้เรียนรู้ตลอดหลายปีที่ผ่านมาคือ สิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องมีการสนทนาในอุตสาหกรรมซ้ำ ๆ กันซ้ำๆ ดังนั้นผู้จัดงานจะฉวยโอกาสเชิญคุณให้มาพูด สำหรับผู้พูดนั่นเป็นตำแหน่งที่ดีกว่ามาก

หากคุณเป็นผู้พูดใหม่ ให้ลองพูดฟรีที่การพบปะในพื้นที่ มันยุติธรรมและมีเกียรติ — และการฝึกอบรมที่ยอดเยี่ยมสำหรับงานใหญ่ ขนาดกลุ่มที่เล็กลงและบรรยากาศที่เป็นกันเองช่วยให้คุณค้นหาความคิดเห็นอันมีค่าเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้ชมชอบและจุดที่คุณสามารถปรับปรุงได้ คุณยังสามารถ มองเห็นได้ผ่านบทความ การสัมมนาผ่านเว็บ และโครงการโอเพนซอ ร์ซ และอีเมลถึงผู้จัดซึ่งมีหัวข้อที่น่าสนใจควบคู่ไปกับการสนทนาที่บันทึกไว้ บทความ และโครงการโอเพนซอร์สสามารถนำคุณและงานของคุณไปสู่ความสนใจของพวกเขาได้ ผู้จัดงานกำลังมองหาวิทยากรที่มีความรู้และตื่นเต้นซึ่งรักและใช้ชีวิตในสิ่งที่พวกเขาทำ และสามารถสื่อสารพลังและความเชี่ยวชาญนั้นไปยังผู้ฟังได้

แน่นอนว่า อาจมีบางครั้งที่สมเหตุสมผลที่จะยอมรับเงื่อนไขเพื่อรับโอกาสในการเข้าถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า แต่การตัดสินใจครั้งนี้ต้องได้รับการพิจารณาและวัดผลอย่างรอบคอบโดยพิจารณาจากความพยายามและเวลาในการลงทุนที่ต้องการ ท้ายที่สุด คุณทำเพื่อพวกเขา ไม่ใช่ในทางกลับกัน เมื่อพูดในการประชุมเชิงพาณิชย์ขนาดใหญ่โดยไม่มีค่าตอบแทน โดยพื้นฐานแล้ว คุณกำลังแลกเปลี่ยนชื่อ เวลา และเงินของคุณสำหรับ คำมั่นสัญญา ที่จะเปิดเผยในขณะที่ช่วยให้การประชุมขายตั๋วไปพร้อมกัน

ผู้จัดงาน จัดสรรงบประมาณในการพูดก่อน

ฉันไม่เชื่อว่าผู้จัดงานส่วนใหญ่มีเจตนาไม่ดี ฉันไม่เชื่อว่าพวกเขาหมายถึงการตัดมุมเพื่อผลกำไรสูงสุด จากการสนทนาของฉันกับผู้จัดงาน ฉันเห็นชัดเจนว่า พวกเขามีเป้าหมายเดียวกันกับ กิจกรรมของชุมชน เนื่องจากพวกเขาพยายามอย่างเต็มที่เพื่อสร้างงานที่ยอดเยี่ยมและน่าจดจำสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ในขณะเดียวกันก็จ่ายเงินให้กับคนที่ทำงานหนักทุกคนที่ทำ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ท้ายที่สุด ธุรกิจการประชุมไม่ใช่เรื่องง่าย และคุณแทบจะไม่เคยรู้ว่าการขายตั๋วจะเป็นอย่างไรในปีหน้า ยังคงดูเหมือนว่าจะมี ลำดับความสำคัญและความคาดหวังไม่ตรงกันโดยพื้นฐาน

การจัดการประชุมเป็นความคิดที่น่ายกย่อง แต่คุณต้องมีแผนทางการเงินที่ครอบคลุมถึงค่าใช้จ่ายและจำนวนเงินที่คุณสามารถใช้จ่ายได้ ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น เหตุการณ์ที่มีแนวโน้มดีมากเกินไปจะค่อยๆ หายไป เนื่องมาจากแรงจูงใจของคนกลุ่มเล็กๆ ที่ต้องการสร้างรายได้จากงานประจำ ผู้จัดการประชุมควรได้รับรายได้เพื่อแบ่งปันกันในทีม เนื่องจากการทำงานด้วยความสมัครใจมักจะไม่ยั่งยืน

เพื่อให้เข้าใจวิธีการเดินทางมากขึ้น ฉันสามารถแนะนำได้เพียงคู่มือผู้จัดการประชุมที่ยอดเยี่ยมโดย Peter-Paul Koch ซึ่งครอบคลุมกลยุทธ์ทั่วไปสำหรับการจัดงานอย่างมืออาชีพอย่างแท้จริงตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการกำหนดราคาไปจนถึงการจัดงานโดยไม่ต้องเหนื่อยหน่าย บรูซ ลอว์สันยังได้เตรียมรายการคำถามที่ครอบคลุมซึ่งสามารถระบุได้ในอีเมลต้อนรับถึงวิทยากรด้วยเช่นกัน นอกจากนี้ Lara Hogan ยังได้เขียนหนังสือเชิงลึกเกี่ยวกับ Demystifying Public Speaking ซึ่งฉันทำได้เพียงสนับสนุนให้มองด้วยเช่นกัน

ใช่ สถานที่จัดงานมีราคาแพง และใช่ การจัดเลี้ยงก็เช่นกัน ใช่แล้ว AV และการตั้งค่าทางเทคนิคก็เช่นกัน แต่ก่อนที่จะจัดสรรอาหาร โรลอัพ เสื้อยืด และบาร์เปิดเป็นพันๆ ให้จัดสรรงบประมาณที่เหมาะสมสำหรับวิทยากรก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเสียงใหม่ในอุตสาหกรรม — พวกเขาเป็นคนที่น่าจะใช้เวลาหลายสิบหรือหลายร้อยชั่วโมงในการเตรียมการ ที่หนึ่งพูดคุย

Jared Spool ตั้งข้อสังเกตขณะอ่านบทความนี้:

“งบประมาณในการพูดควรมาก่อนสถานที่และจัดเลี้ยง ท้ายที่สุด ผู้เข้าร่วมจะต้องจ่ายเงินเพื่อดูวิทยากร คุณสามารถมีสถานที่จัดงานระดับปานกลางและจัดเลี้ยงระดับปานกลางได้ แต่ถ้าคุณมีโปรแกรมที่ยอดเยี่ยม งานนี้ก็เป็นงานที่เยี่ยมมาก ในทางตรงกันข้าม คุณสามารถมีสถานที่ที่ยอดเยี่ยมและอาหารเลิศรสได้ แต่ถ้าผู้บรรยายน่าเบื่อหรือนอกประเด็น งานจะไม่ประสบความสำเร็จ งบพูดเป็นการลงทุนในมูลค่าของโปรแกรม ทุกเพนนีที่ลงทุนคือเงินที่จ่ายคืนเป็นทวีคูณ คุณไม่สามารถพูดแบบเดียวกันได้สำหรับสถานที่หรืออาหาร”

ไม่จำเป็นต้องมีระฆังและนกหวีดแฟนซี งานเลี้ยงอาหารค่ำของผู้บรรยายหรือของขวัญจากผู้บรรยายเป็นสัญลักษณ์แห่งความสนใจและความชื่นชมที่ยอดเยี่ยม แต่ไม่สามารถทดแทนค่าใช้จ่ายที่ครอบคลุมได้ การส่งค่าใช้จ่ายไปให้วิทยากรนั้นไม่ยุติธรรมและตรงไปตรงมา และไม่เป็นที่ยอมรับที่จะคาดหวังให้พวกเขาครอบคลุมค่าใช้จ่ายเหล่านี้สำหรับการเปิดเผย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมเรียกเก็บเงินผู้เข้าร่วมหลายร้อยยูโร (หรือดอลลาร์) ต่อตั๋ว หากไม่ครอบคลุมค่าใช้จ่าย คุณกำลังกีดกันอุตสาหกรรมการได้ยินจากกลุ่มที่ไม่สามารถหาทุนสำหรับการเดินทางเพื่อการประชุมของตนเองได้อย่างง่ายดาย — ผู้ที่ดูแลเด็กหรือญาติคนอื่นๆ ผู้ทุพพลภาพที่ไม่สามารถเดินทางได้โดยไม่มีผู้ดูแล หรือผู้ที่มาจากพื้นที่ห่างไกลหรือประเทศที่มีรายได้ต่ำ ซึ่งเที่ยวบินอาจคิดเป็นสัดส่วนที่สำคัญของรายได้หลายเดือนด้วยซ้ำ

จาเร็ดพูดต่อ:

“สูตรคือ:

Break_Even = Fixed_Costs /( Ticket_Price – Variable_Costs )

ค่าใช้จ่าย เช่น วิทยากรและสถานที่จัดงานถือเป็นตัวเลขที่คุ้มทุนมากที่สุด ค่าจัดเลี้ยงส่วนใหญ่เป็นต้นทุนผันแปรและควรคำนวณเป็นรายผู้เข้าร่วมเพื่อหักออกจากราคา ในการคำนวณงบประมาณของผู้พูด ให้กำหนดราคาตั๋วและต้นทุนต่อผู้เข้าร่วมที่ผันแปรได้ก่อน จากนั้นใช้อัตรากำไรสุทธิจากส่วนนั้นเพื่อหาจำนวนผู้พูดที่คุณสามารถจ่ายได้ โดยการใส่ส่วนต่างสุทธิลงในงบประมาณของผู้บรรยายทั้งหมด นั่นจะบอกคุณว่าคุณต้องขายตั๋วกี่ใบเพื่อทำกำไร (หากคุณใช้กลยุทธ์เดียวกันสำหรับสถานที่จัดงาน คุณจะรู้ถึงจุดคุ้มทุนโดยรวมและเมื่อคุณเริ่มทำกำไร) พิจารณา จ่ายโบนัสให้ผู้บรรยายที่ให้คะแนนว่าคุ้มค่าที่สุด ดังนั้นคุณจะให้รางวัลแก่ผู้เข้าร่วมประชุมอย่างแน่นอน”

นั่นเป็นกรอบการทำงานที่ยอดเยี่ยมในการทำงานภายใน แทนที่จะปล่อยให้งบประมาณของผู้พูดขึ้นอยู่กับการขายตั๋วและต้นทุนผันแปร ให้กำหนดงบประมาณของผู้พูดก่อน อะไรจะเป็นเกียรติแก่วิทยากร? ไม่มีกฎทั่วไปในการสร้างสิ่งนี้ อย่างไรก็ตาม สำหรับกิจกรรมเชิงพาณิชย์ขนาดเล็กในยุโรป เป็นเรื่องปกติที่จะจัดสรรราคาตั๋ว 3-5 ใบต่อผู้บรรยายแต่ละคน สำหรับการประชุมขนาดใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมประชุมหลายแสนคน ตั๋วสามใบน่าจะเป็นขั้นต่ำ แต่จะต้องมีการแจกจ่ายในการพูดคุยพร้อมกันด้วย และด้วยเหตุนี้จึงขึ้นอยู่กับจำนวนแทร็กและคาดว่าจะมีผู้เข้าร่วมกี่คนต่อการพูดคุยแต่ละครั้ง

ให้เกียรติแม้ไม่มาก นอกจากนี้ ขอให้วิทยากรเก็บใบเสร็จทั้งหมด เพื่อให้คุณสามารถออกใบเสร็จได้ในภายหลัง หรือให้เบี้ยเลี้ยง (ครอบคลุมค่าใช้จ่ายรายวันแบบคงที่) เพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยากกับใบเสร็จ ตามขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน แนะนำให้ซื้อตั๋วเครื่องบินสำหรับผู้พูด เว้นแต่พวกเขาต้องการดำเนินการด้วยตนเอง วิทยากรบางคนอาจไม่มีสิทธิ์ใช้เงินหลายร้อยเหรียญเพื่อซื้อตั๋วและต้องรอเป็นเดือนสำหรับการชำระเงินคืน นอกจากนี้ การจัด บริการรับส่งแบบชำระเงินล่วงหน้า จากและไปยังสนามบินถือเป็นวิธีที่ดี ดังนั้นคนขับรถที่มีป้ายจะรอฟังวิทยากรที่บริเวณผู้โดยสารขาเข้า (ไม่มีอะไรน่าผิดหวังมากไปกว่าการตระหนักว่าคนขับรถแท็กซี่ของคุณรับเฉพาะเงินสดในท้องถิ่นเพื่อชำระค่าเดินทาง — และหลังจากเที่ยวบินที่น่าผิดหวังมาถึงตอนดึก)

เมื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมดเหล่านี้แล้ว ให้พิจารณาจัดหาที่ปรึกษาเพื่อช่วยผู้มาใหม่ในการร่าง ปรับแต่ง ปรับปรุง ทบทวน และทำซ้ำการพูดคุยสองสามครั้ง และจัดสรรเวลาแยกต่างหากเมื่อพวกเขาสามารถเยี่ยมชมสถานที่และเรียกใช้สไลด์ของพวกเขาเพียงเพื่อ สัมผัสความรู้สึกบนเวทีว่าจะเป็นอย่างไร

ในแง่บวก หากคุณเคยสงสัยเกี่ยวกับอัตราการออกจากงานของผู้พูดระดับสูง การไม่ครอบคลุมค่าใช้จ่ายอาจเป็นเหตุผลที่ดีสำหรับเรื่องนี้ หากผู้พูดเป็นผู้จ่ายเอง คุณไม่ควรคาดหวังให้ผู้พูดให้ความสำคัญกับการพูดคุยเป็นสำคัญ

ดังที่ Laurie Barth ระบุไว้เมื่ออ่านบทความนี้:

“หากคุณไม่ได้รับเงินสำหรับเวลาของคุณ คุณอาจมีเวลาเหลือน้อยลงในการเตรียมการพูดคุยและ/หรือมีแรงจูงใจน้อยลงในการจัดลำดับความสำคัญของการเดินทางและเวลาสำหรับการพูดคุย”

เวลา งาน ความพยายาม และความมุ่งมั่นของผู้พูดเป็นสิ่งที่ทำให้การประชุมประสบความสำเร็จ

รายการตรวจสอบของผู้จัด

• ครอบคลุมค่าใช้จ่ายของผู้บรรยายทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น และร่างสิ่งที่รวมไว้ตั้งแต่เริ่มต้น (ในจดหมายเชิญ) และก่อนที่จะมีใครสละเวลาในการกรอกแบบฟอร์ม CFP
• หลีกเลี่ยงความยุ่งยากกับใบเสร็จ และเสนอราคาคงที่อย่างน้อยต่อวัน
• แนะนำให้ซื้อตั๋วเครื่องบินให้วิทยากรแทนการคืนเงินในภายหลัง และจัดรถรับส่งแบบชำระเงินล่วงหน้า หากมี
• จัดสรรงบประมาณและกิตติมศักดิ์สำหรับผู้พูด การฝึกสอน และการให้คำปรึกษาตั้งแต่เนิ่นๆ เนื้อหาที่ดีมีราคาแพง และหากราคาตั๋วของคุณไม่สามารถครอบคลุมได้ ให้ปรับแต่งรูปแบบการประชุมเพื่อให้เป็นไปได้
• ให้ทางเลือกในการบริจาคเงินกิตติมศักดิ์และค่าใช้จ่ายที่บริษัทครอบคลุมเพื่อความหลากหลาย/ทุนการศึกษาสำหรับนักเรียน
• ตามหลักการแล้ว อย่ายอมรับการโมฆะรางวัลเกียรติยศ หากไม่สามารถจ่ายผู้บรรยายหรือค่าใช้จ่ายของผู้บรรยายไม่ได้ ให้อุทิศเงินให้กับทุนการศึกษาหรือการกุศล และเปิดเผยต่อสาธารณะ
• ซื่อสัตย์และจริงใจเกี่ยวกับความคาดหวังของคุณ และอธิบายว่าค่าใช้จ่ายใดที่คุณจ่ายไป และค่าใช้จ่ายใดที่ไม่เปิดเผยใน CFP หรือในการเชิญให้พูด

ผู้พูด ถามก่อนตกลงที่จะพูด

คิดให้รอบคอบก่อนส่งข้อเสนอไปยังการประชุมที่ไม่ครอบคลุมค่าใช้จ่ายของคุณอย่างน้อยแม้จะมีราคาตั๋วสูงก็ตาม ไม่อนุญาตให้ชำระเงินสำหรับการเดินทางและที่พักของคุณเอง หากงานไม่ครอบคลุมค่าใช้จ่าย คุณจะต้องจ่ายเพื่อพูดในงานของพวกเขา อาจดูเหมือนไม่สำคัญมากนักหากเวลาและค่าใช้จ่ายของคุณได้รับการคุ้มครองโดยนายจ้างของคุณ แต่มันทำให้นักแปลอิสระและผู้พูดใหม่เสียเปรียบ หากบริษัทของคุณยินดีจ่ายสำหรับการพูดคุยของคุณ ขอให้ผู้จัดงานบริจาคเงินจำนวนเท่ากันให้กับองค์กรการกุศลที่คุณเลือก หรือสนับสนุนทุนการศึกษาด้านความหลากหลาย/นักศึกษา เพื่อให้ผู้มาใหม่สามารถพูดในงานนี้ได้

ให้รางวัลเกียรติยศที่ยุติธรรมสำหรับเวลาของคุณตามความสนใจและโอกาสของคุณ และถ้าเป็นไปได้ ให้ยกเว้นสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร กิจกรรมในชุมชน หรือเมื่อใดก็ตามที่คุณเห็นคุณค่าที่ไม่เหมือนใครสำหรับตัวคุณเอง ให้ละเอียดถี่ถ้วนและเลือกสรรด้วยการประชุมที่คุณพูด และอย่า ลังเลที่จะถามถึงวิธีที่ผู้พูดคนอื่นๆ ได้รับการปฏิบัติในอดีต ดูงานรุ่นที่ผ่านมาและถามวิทยากรที่เข้าร่วมหรือพูดเกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขาตลอดจนชื่อเสียงของการประชุมทั้งหมด

หากคุณยังใหม่ต่ออุตสาหกรรมนี้ การถามคำถามไปรอบๆ อาจทำให้รู้สึกไม่สบายใจ แต่จริงๆ แล้วเป็นเรื่องปกติในหมู่ผู้พูด ดังนั้นพวกเขาจึงควรเปิดรับแนวคิดนี้ ฉันมั่นใจมากว่าวิทยากรส่วนใหญ่ยินดีที่จะช่วยเหลือ และฉันรู้ว่าทีมงานทั้งหมดของเรา — Rachel, Bruce, ฉัน และ Smashing Crew ทั้งหมดยินดีช่วยเหลือทุกเมื่อ

ก่อนพูดในที่ประชุม ให้ถามคำถาม Ethan Marcotte ได้เตรียมเทมเพลตเล็กๆ ที่มีประโยชน์พร้อมคำถามเกี่ยวกับการชดเชยและการปฏิบัติต่อวิทยากรทั่วไป ( ขอบคุณ Jared สำหรับคำแนะนำ !) ถามเกี่ยวกับความจุและการเข้าร่วมประชุมที่คาดหวัง และราคาปกติของตั๋วคืออะไร ถามว่าผู้ชมคาดหวังอะไรและมีโปรไฟล์อะไรบ้าง ถามเกี่ยวกับการเข้าถึงการประชุม เช่น จะมีการบรรยายคำบรรยาย/การถอดเสียงสำหรับผู้ชมหรือไม่ หรือแม้แต่ล่ามภาษามือ ถามว่ามีความมุ่งมั่นที่จะจัดกลุ่มผู้พูดที่หลากหลายหรือไม่ ถามผู้บรรยายคนอื่นๆ ว่าได้รับเงินหรือไม่ และถ้าใช่ จะได้รับเงินเท่าไร ถามว่าการเดินทางและที่พักครอบคลุมสำหรับผู้พูดทั้งหมดหรือไม่โดยค่าเริ่มต้น ถามว่ามีวิธีเพิ่มเกียรติคุณด้วยการจัดเวิร์กช็อป เซสชั่นทบทวน หรือกิจกรรมอื่นๆ หรือไม่ เนื่องจากคุณกำลังอุทิศเวลา พรสวรรค์ และความเชี่ยวชาญให้กับงาน ให้คิดว่านี่เป็นโครงการของคุณ และให้คุณค่ากับเวลาและความพยายามที่คุณจะใช้ในการเตรียมตัว ตัดสินใจว่าอะไรที่คุณยอมรับได้และให้ข้อยกเว้นเมื่อเป็นเรื่องสำคัญ

ตามที่คุณคาดหวังการปฏิบัติที่ยุติธรรมจากผู้จัดงาน ให้ปฏิบัติต่อผู้จัดงานในลักษณะเดียวกัน เคารพเวลาและความพยายามของผู้จัดงาน พวกเขาครอบคลุมค่าใช้จ่ายของคุณ แต่ไม่ได้หมายความว่าการใช้จ่ายจำนวนมากโดยไม่ต้องขออนุญาตก่อนเป็นที่ยอมรับ เห็นได้ชัดว่าค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้น และปัญหาส่วนตัวอาจปรากฏขึ้น และผู้จัดงานส่วนใหญ่จะเข้าใจดีอยู่แล้ว แต่อย่าใช้โอกาสนี้เป็นอาหารเรียกน้ำย่อยสำหรับค็อกเทลสุดหรูหรืออาหารเลิศรส เพราะคุณอาจจะไม่ได้รับเชิญอีก นอกจากนี้ หากคุณไม่สามารถมาพูดได้เนื่องจากสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ให้แนะนำวิทยากรที่สามารถเปลี่ยนเซสชั่นของคุณ ได้ และแจ้งให้ผู้จัดงานทราบทันทีที่ทำได้

รายการตรวจสอบของผู้พูด

• คิดให้รอบคอบก่อนสมัครเข้าร่วมงานโฆษณาขนาดใหญ่ที่ไม่ครอบคลุมค่าใช้จ่ายของคุณ
• หากบริษัทของคุณเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย ให้พิจารณาขอให้ผู้จัดงานบริจาคเงินจำนวนเท่ากันให้กับองค์กรการกุศลที่คุณเลือก หรือสนับสนุนความหลากหลาย/ทุนการศึกษาสำหรับนักเรียน
• ละเอียดถี่ถ้วนและเลือกสรรด้วยการประชุมที่คุณพูดและถามว่าผู้พูดคนอื่น ๆ ได้รับการปฏิบัติอย่างไรในอดีต
• เตรียมรูปแบบคำถามเล็กน้อยเพื่อถามผู้จัดงานก่อนยืนยันการพูดคุย
• สนับสนุนองค์กรไม่แสวงหากำไรและกิจกรรมในท้องถิ่นหากคุณสามารถอุทิศเวลาเพื่อพูดได้ฟรี
• เลือกเกียรติคุณที่ยุติธรรมสำหรับการพูดคุย และตัดสินใจเป็นรายกรณี
• ถามว่าวิดีโอจะเผยแพร่ต่อสาธารณะหรือไม่
• ถามเกี่ยวกับการเข้าถึงการประชุม เช่น จะมีการบรรยายบรรยาย/ถอดเสียงบรรยาย หรือล่ามภาษามือ
• ปฏิบัติต่อผู้จัดงานด้วยความเคารพเมื่อคุณต้องยกเลิกงานหมั้นหรือแก้ไขการจัดเตรียมของคุณ

อุตสาหกรรมของเราสมควรได้รับสิ่งที่ดีกว่า

ในฐานะผู้เข้าร่วม คุณมีทางเลือกเสมอ แน่นอน คุณต้องการเรียนรู้และพัฒนาให้ดีขึ้น และคุณต้องการเชื่อมต่อกับคนที่มีความคิดคล้ายคลึงกันอย่างตัวคุณเอง อย่างไรก็ตาม ให้เลือกการประชุมที่จะเข้าร่วมในครั้งต่อไป บ่อยครั้งการจัดเลี้ยงที่เหลือเชื่อและเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ฟรีตลอดทั้งคืนอาจถูกแบกไว้บนไหล่ของผู้พูดที่พูดฟรีและจ่ายค่าใช้จ่ายจากกระเป๋าของตัวเอง โดยปกติ การประชุมที่เคารพเวลาของผู้พูดและทักษะทางวิชาชีพจะชดเชยและครอบคลุมค่าใช้จ่ายของผู้พูด

ดังนั้น สนับสนุนการประชุมที่สนับสนุนและเปิดใช้งานวิทยากร มีพวกเขามากมาย - เพียงแค่ต้องใช้ความพยายามอีกเล็กน้อยในการสำรวจและตัดสินใจว่าจะเข้าร่วมกิจกรรมใดต่อไป การประชุมทางเว็บสามารถเป็นการประชุมที่ยอดเยี่ยม ยอดเยี่ยม สร้างแรงบันดาลใจ และเป็นกันเอง — ไม่ว่าจะเป็นการประชุมเชิงพาณิชย์ขนาดใหญ่ของการประชุมที่ขับเคลื่อนโดยชุมชนขนาดเล็ก — แต่ก่อนอื่น การประชุมเหล่านั้นต้องยุติธรรมและให้เกียรติโดยครอบคลุมถึงพื้นฐานก่อน การปฏิบัติต่อผู้พูดเป็นอย่างดีเป็นหนึ่งในพื้นฐานเหล่านี้

บทบรรณาธิการแนะนำให้อ่าน:

• การเริ่มต้นในการพูดในที่สาธารณะ โดย ราเชล แอนดรูว์
• คู่มือผู้จัดการประชุม โดย Peter-Paul Koch
• คำถามของฉันสำหรับผู้จัดงาน โดย Ethan Marcotte
• วิธีเชิญผู้พูดในการประชุมใหญ่ โดย บรูซ ลอว์สัน
• Demystifying Public Speaking หนังสือโดย Lara Hogan
• ความเคารพมาก่อนเสมอโดยคุณอย่างแท้จริง

ฉันขอขอบคุณ Rachel Andrew, Bruce Lawson, Jesse Hernandez, Amanda Annandale, Mariona Ciller, Sebastian Golasch, Jared Spool, Peter-Paul Koch, Artem Denysov, Markus Gebka, Stephen Hay, Matthias Meier, Samuel Snopko, Val Head , Rian Kinney, Jenny Shen, Luc Poupard, Toni Iordanova, Lea Verou, Niels Leenheer, Cristiano Rastelli, Sara Soueidan, Heydon Pickering, David Bates, Mariona C. Miller, Vadim Gorbachev, David Pich, Patima Tantiprasut, Laurie Barth, Nathan Curtis , Ujjwal Sharma, Lea Verou, Jesse Hernandez, Amanda Annandale, Benjamin Hong, Bruce Lawson, Matthias Ott, Scott Gould, Charis Rooda, Zach Leatherman, Marcy Sutton, Bertrand Lirette, Roman Kuba, Eva Ferreira, Sara Soueidan, Joe Leech, Yoav Weiss, Markus Seyfferth และ Bastian Widmer เพื่อทบทวนบทความ