วิธีจัดการกับ Scope Creep ในการออกแบบเว็บ

คุณเคยทุ่มเทเวลาและพลังงานให้กับโครงการเพียงเพื่อค้นพบความรับผิดชอบของคุณที่เติบโตเกินกว่าข้อกำหนดเบื้องต้นหรือไม่? “นี่ไม่ใช่สิ่งที่ฉันสมัคร” คุณคิดกับตัวเอง “ถ้าฉันรู้ว่าฉันกำลังทำอะไรอยู่”

คุณมีประสบการณ์การคืบคลานขอบเขต และไม่ว่าคุณจะพบเจอในชีวิตส่วนตัวหรือในชีวิตการทำงาน เราทุกคนต่างก็ตกเป็นเหยื่อของมันในคราวเดียวหรืออย่างอื่น

เมื่อปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล ขอบเขตจะค่อยๆ คืบคลานเข้ามาในการออกแบบเว็บ เช่นเดียวกับในธุรกิจใดๆ ก็ตาม ทำให้เกิดความเครียดและเสียเวลาและเงิน การแก้ไขปัญหา? เรียนรู้วิธีระบุและเข้าร่วมสถานการณ์การคืบคลานของขอบเขตที่อาจเกิดขึ้นทันที คุณจะปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้า ทำให้โครงการออกแบบเว็บของคุณเป็นไปตามแผน และอาจเปลี่ยนปัญหาการจัดการโครงการที่อาจเกิดขึ้นให้เป็นโอกาสทางธุรกิจใหม่

Scope Creep คืออะไร?

ขอบเขตของขอบเขตเป็นเงื่อนไขการจัดการโครงการที่ใช้กับการดำเนินการใด ๆ ในการทำงานหรือชีวิต ส่งผลให้เกิดเมื่อขนาดของโครงการเกินหรือคืบคลานผ่านขอบเขตของเป้าหมายและวัตถุประสงค์เดิม มันมีนามแฝงอยู่สองสามตัว รวมถึงภารกิจคืบคลานและความต้องการคืบ

ลักษณะของ Scope Creep ในการออกแบบเว็บ

ขอบเขตการคืบคลานนั้นมีลักษณะที่แตกต่างกันมากมายขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจและโครงการของคุณ สำหรับนักออกแบบเว็บไซต์ ลูกค้ามักต้องการเพิ่มคุณลักษณะเพิ่มเติมในคำขอเดิมเมื่อเรียนรู้เกี่ยวกับคุณลักษณะนี้จากเพื่อนร่วมงานหรือเมื่อเข้าชมเว็บไซต์อื่นๆ รูปแบบทั่วไปของขอบเขตการคืบคลานรวมถึง:

• ภาพสดทุกครั้งที่เยี่ยมชมเว็บไซต์
• สไลด์โชว์ภาพไม่จำกัด
• เคาน์เตอร์หน้า
• คัดลอกเว็บและเนื้อหา
• หน้าเพิ่มเติม
• บริการบล็อก
• การตั้งค่าและจัดการบัญชีโซเชียลมีเดีย
• อัพเดทเป็นระยะ
• บริการ SEO

สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่ลูกค้าจำนวนมากอาจถือว่ารวมอยู่ในการออกแบบหรือออกแบบเว็บไซต์ใหม่ แม้ว่าคุณสมบัติและบริการเหล่านี้จะสามารถนำเสนอให้กับลูกค้าของคุณได้อย่างแน่นอน แต่โปรดใช้ความระมัดระวังอย่างมากเกี่ยวกับการเพิ่มคุณสมบัติเหล่านี้โดยไม่ได้ตั้งใจในขณะที่โครงการดำเนินไป

ให้ระบุแต่ละรายการในการพูดคุยกับลูกค้าของคุณในช่วงแรกๆ แทน หากต้องการรวมบริการเหล่านี้ ให้เพิ่มลงในสัญญาหรือข้อตกลงโครงการของคุณ

มีความเฉพาะเจาะจงมาก หากคุณเสนอการอัปเดตเว็บไซต์เป็นระยะ “เป็นระยะ” บ่อยเพียงใด ที่สำคัญที่สุด ให้ระบุเป็นรายการแต่ละรายการในใบเสนอราคาและเรียกเก็บเงินจากพวกเขา

สาเหตุ

แม้ว่าขอบเขตการคืบคลานอาจปรากฏในรูปแบบต่างๆ ตามธุรกิจและโครงการ แต่สาเหตุของการคืบขอบเขตทั้งสามนี้มักเกิดขึ้นกับทุกธุรกิจและทุกอุตสาหกรรม รวมถึงการออกแบบเว็บ

1. การสื่อสารที่ไม่ดีระหว่างนักออกแบบและลูกค้า ลูกค้าอาจไม่สามารถบอกคุณได้ชัดเจนว่าพวกเขาต้องการอะไรเพราะพวกเขาไม่เข้าใจว่าคุณจะทำอะไรให้พวกเขาได้บ้าง ใช้คำถามที่ละเอียดถี่ถ้วนเพื่อกำหนดลำดับความสำคัญและเป้าหมายสำหรับเว็บไซต์ของตน งบประมาณคือเท่าใด และต้องการให้เสร็จเมื่อใด ช่วยให้พวกเขาคิดออกโดยแสดงพอร์ตโฟลิโอของคุณให้พวกเขา (หรืออย่างน้อยสองสามไซต์อื่น ๆ ที่คุณออกแบบไว้) โดยเสนอราคาที่หลากหลาย และให้แนวคิดว่าการออกแบบเว็บไซต์ที่เรียบง่ายหรือซับซ้อนกว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนจึงจะเสร็จสมบูรณ์ .
2. ขาดการจัดระเบียบระหว่างเสร็จสิ้นโครงการ ขอบเขตการคืบคลานสามารถขยายโครงการออกแบบเว็บที่ไม่เป็นระเบียบได้ เนื่องจากมันกินเวลาและทรัพยากรเพิ่มเติม รู้ว่าจะต้องทำให้เสร็จโดยใครและเมื่อใดทำให้นักออกแบบและลูกค้าสามารถติดตามได้
3. ขาดรายละเอียดสัญญาหรือข้อตกลง หากไม่มีการระบุและตกลงในสัญญาหรือข้อตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษร จะง่ายกว่ามากสำหรับลูกค้าของคุณในการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพิ่มเติมของโครงการ มันง่ายกว่ามากสำหรับคุณในการสื่อสารค่าธรรมเนียมสำหรับงานพิเศษ หากคุณสามารถชี้ให้เห็นว่างานนั้นอยู่นอกเหนือการส่งมอบที่ตกลงกันไว้

ผลกระทบของ Scope Creep ต่อโครงการออกแบบเว็บ

ขอบเขตการคืบคลานมีผลเชิงลบมากมาย ปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นสามารถนำไปสู่ความเครียดสำหรับทีมออกแบบและคุณภาพงานลดลง

งานที่เพิ่มเข้ามาอาจดึงคุณออกจากงานให้กับลูกค้ารายอื่นหรือบังคับให้คุณจ่ายค่าจ้างให้กับผู้รับเหมาช่วงเพื่อทำงานพิเศษให้เสร็จ ในบางกรณี หมายถึงการกลับไปทำการเปลี่ยนแปลงงานที่ทำเสร็จแล้ว

ขอบเขตที่คืบคลานหมายถึงการใช้เวลาทำงานมากขึ้นแต่ไม่ได้เงินมากขึ้น เว้นแต่จะระบุโดยนักออกแบบ ซึ่งจะช่วยลดผลกำไรลงได้

นอกจากนี้ยังเป็นการยากกว่าที่จะทำตามกำหนดเวลาของโครงการ และความเครียดที่เพิ่มขึ้นอาจนำไปสู่ความสัมพันธ์ที่ตึงเครียดกับลูกค้าและระหว่างสมาชิกของทีมพัฒนาและทีมออกแบบ ที่เลวร้ายที่สุด ขอบเขตการคืบคลานส่งผลให้โครงการไม่เสร็จสมบูรณ์และล้มเหลว

วิธีหลีกเลี่ยงขอบเขตการคืบคลาน

การสื่อสาร การจัดระเบียบ และการวางแผนที่ชัดเจนในแต่ละขั้นตอนของโครงการสามารถลดผลกระทบด้านลบของขอบเขตที่คืบคลานในโครงการออกแบบเว็บครั้งต่อไปของคุณได้อย่างมาก

• กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนกับลูกค้าของคุณก่อนที่โครงการจะเริ่มต้นขึ้น ควรกำหนดความคาดหวังของสิ่งที่ส่งมอบ ระยะเวลา และการเตรียมการทางการเงินให้ชัดเจนก่อนเริ่มงาน
• รับเป็นลายลักษณ์อักษรในสัญญาอย่างเป็นทางการหรือข้อตกลงโครงการ รวมรายละเอียดให้มากที่สุดที่นี่ รายการอาจรวมถึงการออกแบบ การพัฒนา จำนวนหน้า จำนวนการแก้ไข และงานคัดลอกเว็บหรือการออกแบบกราฟิกใดๆ
• ระบุและยอมรับวันที่เสร็จสิ้นเฉพาะสำหรับโครงการ นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากคุณสามารถย้อนกลับไปดูได้หากลูกค้าของคุณต้องการเพิ่มในโครงการนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขามีกำหนดเวลาที่แน่นหนาและได้โฆษณาวันเปิดตัวของธุรกิจใหม่หรือเว็บไซต์ที่ออกแบบใหม่
• กำหนด มอบหมาย และกำหนดเวลาการส่งมอบ ใช้แผนภูมิ PERT หรือโครงสร้างการแบ่งงาน กองทัพเรือสหรัฐฯ เดิมสร้างแผนภูมิ PERT ในปี 1950 เพื่อจัดการกับการจัดโครงการขนาดใหญ่ รูปแบบแผนภูมิ WBS ให้ภาพรวมระดับสูงของงานโครงการและผลงาน มีประโยชน์ในการสร้างภาพแทนโครงการออกแบบเว็บของคุณและช่วยระบุแต่ละงานเพื่อให้เสร็จสิ้น
• ตั้งค่าเผื่อการคืบคลานขอบเขต วางแผนเพิ่มเติมบางอย่างเพื่อคืบคลานเข้ามาในโครงการของคุณและยอมให้สิ่งเหล่านี้อยู่ในงบประมาณและไทม์ไลน์ของคุณ ให้ความสนใจอย่างระมัดระวัง แม้ว่าบ่อยครั้งที่มันเป็นชุดของคำขอเล็กๆ จากลูกค้าออกแบบเว็บที่สามารถเพิ่มประสบการณ์การคืบคลานขอบเขตที่เจ็บปวดได้

Scope Creep หรือโอกาสทางธุรกิจ?

ขอบเขตการคืบคลานไม่ได้เป็นสิ่งที่ไม่ดีเสมอไป การขยายขอบเขตของโครงการหมายถึงการทำงานที่มากขึ้น แต่ก็อาจหมายถึงโอกาสทางธุรกิจที่เพิ่มขึ้นด้วย สื่อสารอย่างชัดเจนกับลูกค้าของคุณอีกครั้ง ให้พวกเขารู้ว่าคุณสามารถรองรับคำขอของพวกเขาได้หรือไม่ และการปฏิบัติตามจะส่งผลต่องบประมาณและกำหนดเวลาของโครงการอย่างไร

พูดอะไรบางอย่างตามแนวของ “ฟังดูน่าสนใจ ฉันชอบที่จะช่วย ตอนนี้ หากคุณสามารถให้รายละเอียดเพิ่มเติมอีกสองสามอย่าง ฉันยินดีที่จะแก้ไขงบประมาณและไทม์ไลน์ที่แก้ไขแล้ว”

อย่าลืมคำนึงถึงผลกระทบที่งานใหม่นี้จะมีผลกับลูกค้าและโครงการอื่นๆ ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นร้านออกแบบขนาดเล็ก

ใช้เวลาในการประเมินโครงการออกแบบล่าสุดของคุณ ลูกค้าของคุณมีคำขอที่คุณเพิ่งเสร็จสิ้นโดยเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาเดิมหรือไม่?

ถ้าเป็นเช่นนั้น สิ่งนี้มีผลกระทบต่อกำหนดเวลาของโครงการและผลกำไรของคุณอย่างไร เมื่อคุณคุ้นเคยกับการระบุสถานการณ์การคืบคลานของขอบเขตทั่วไป การจัดการ เปลี่ยนเป็นโอกาสทางธุรกิจ หรือหลีกเลี่ยงทั้งหมดจะง่ายขึ้น

คุณอาจต้องการตรวจสอบสาเหตุอื่นๆ ที่ทำให้โครงการล้มเหลว