แผนภูมิ RACI: คืออะไร วิธีสร้าง วิธีการนำไปใช้ สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

คุณเคยทำงานในโครงการที่มีบทบาทและความรับผิดชอบที่ไม่ชัดเจน ทำให้เกิดความสับสนและล่าช้าหรือไม่? หลายทีมประสบปัญหาในการกำหนดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในสิ่งที่นำไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพ

โชคดีที่มีวิธีแก้ไข: RACI

RACI เป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายและมีประสิทธิภาพที่ช่วยให้ทีมชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบสำหรับโครงการเฉพาะ เมื่อใช้ RACI ทีมจะปรับปรุงการสื่อสาร ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน และบรรลุผลลัพธ์ของโครงการที่ดีขึ้นได้

จาก การวิจัยล่าสุด 80% ของบริษัทมีปัญหากับการตัดสินใจ นี่คือสิ่งที่ RACI มีประโยชน์

หากคุณต้องการเข้าใจ ว่า RACI คืออะไรในการจัดการโครงการ และวิธีใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ โปรดอ่านต่อ

เมทริกซ์ RACI คืออะไร?

แผนภูมิ RACI หรือที่เรียกว่าเมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบ (RAM) จะแสดงบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมสำหรับงานหรือโครงการเฉพาะ RACI ตัวย่อย่อมาจาก Responsible, Accountable, Consulted และ Informed ซึ่งเป็นบทบาทหลักสี่ประการที่กำหนดให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้องในโครงการ สิ่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตน ซึ่งสามารถปรับปรุงการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และผลลัพธ์ของโครงการ

• รับผิดชอบ (R): บุคคลหรือผู้ที่รับผิดชอบในการส่งมอบให้เสร็จสิ้น
• รับผิดชอบ (A): บุคคลที่รับผิดชอบในท้ายที่สุดสำหรับความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการส่งมอบ
• ที่ปรึกษา (C): คนที่ต้องการขอคำปรึกษาเพื่อป้อนข้อมูลหรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับสิ่งที่ส่งมอบ
• Informed (I): ผู้ที่ต้องรับทราบความคืบหน้าหรือการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบอย่างสม่ำเสมอ

จะสร้างแผนภูมิ RACI ได้อย่างไร

เรามาพูดถึงกระบวนการทีละขั้นตอนในการสร้างแผนภูมิ RACI ที่จะช่วยให้คุณปรับปรุงการทำงานได้ดีขึ้น –

ขั้นตอนที่ 1 – ระบุสมาชิกในทีม

ระบุสมาชิกในทีมที่จะมีส่วนร่วมในการทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งอาจรวมถึงบุคคลจากแผนกหรือหน้าที่ต่างๆ ภายในองค์กร ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการโครงการ วิศวกรซอฟต์แวร์ ผู้สนับสนุนผู้บริหาร เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 2 – ทำความเข้าใจโครงการและเหตุการณ์สำคัญที่ต้องทำให้สำเร็จ

สร้างรายการงานหรือสิ่งที่ส่งมอบทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จสำหรับโครงการ รายการนี้ควรครอบคลุมมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการรับผิดชอบทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 3 – สร้างแถว RACI และมอบหมายงาน

พิจารณาว่าสมาชิกในทีมคนใดจะรับผิดชอบ รับผิดชอบ ให้คำปรึกษา หรือแจ้งให้ทราบสำหรับการส่งมอบแต่ละครั้ง กำหนดบทบาทให้กับโครงการ เช่น การออกแบบเว็บไซต์ การอนุมัติลูกค้า การทดสอบ และอื่นๆ

ขั้นตอนที่ 4 – สร้างการแสดงภาพของแผนภูมิ RACI

ใช้โปรแกรมสเปรดชีต เช่น Excel หรือ Google ชีตเพื่อสร้างตารางที่มีงานอยู่ทางด้านซ้ายและสมาชิกในทีมอยู่ด้านบน จากนั้นกำหนดบทบาท RACI ที่เหมาะสมให้กับแต่ละเซลล์ในตาราง

ขั้นตอนที่ 5 – อภิปรายและทบทวน

เมื่อคุณสร้างแผนภูมิ RACI เริ่มต้นแล้ว ให้ตรวจสอบกับสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องในโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเห็นด้วยกับบทบาทและความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย ทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นตามความคิดเห็นเกี่ยวกับแผนโครงการ

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อทำงานกับแผนภูมิ RACI

การสร้างแผนภูมิ RACI ช่วยปรับปรุงกระบวนการ อย่างไรก็ตาม บางสิ่งต้องหลีกเลี่ยง -

แผนภูมิซับซ้อนเกินไป

สิ่งสำคัญคือต้องทำให้แผนภูมิ RACI เรียบง่ายและเข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงการเพิ่มระดับรายละเอียดที่ไม่จำเป็นหรือกำหนดบทบาทมากเกินไปให้กับงานเดียว เนื่องจากอาจทำให้เกิดความสับสนและลดประโยชน์ของแผนภูมิ

มอบหมายให้หลายคนเป็นผู้รับผิดชอบ

บุคคลเพียงคนเดียวควรรับผิดชอบในแต่ละหน้าที่หรือการส่งมอบในแผนภูมิ RACI การกำหนดให้บุคคลหลายคนเป็นผู้รับผิดชอบอาจนำไปสู่ความสับสนและการขาดความรับผิดชอบ

เรียนรู้หลักสูตรการวิเคราะห์ธุรกิจออนไลน์จากมหาวิทยาลัยชั้นนำของโลกรับปริญญาโท ประกาศนียบัตร Executive PG Programmer หรือ Global Master Certification เพื่อติดตามความก้าวหน้าในสายอาชีพของคุณ

ไม่สามารถอัปเดตแผนภูมิ

แผนภูมิ RACI ควรได้รับการอัปเดตเป็นประจำเพื่อสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงในโครงการ องค์ประกอบของทีม และปัจจัยอื่นๆ การไม่อัปเดตแผนภูมิอาจนำไปสู่ข้อมูลที่ล้าสมัยและเกิดความสับสนเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบ

มอบหมายบทบาทที่ได้รับคำปรึกษาหรือรับแจ้งมากเกินไป

แม้ว่าการแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรับทราบข้อมูลและมีส่วนร่วมในโครงการเป็นสิ่งสำคัญ แต่การมอบหมายบทบาทที่ได้รับคำปรึกษาหรือได้รับการแจ้งมากเกินไปอาจนำไปสู่ความล่าช้าที่ไม่จำเป็นและความท้าทายในการสื่อสาร

การใช้แผนภูมิ RACI แทนการสื่อสาร

ควรใช้แผนภูมิ RACI เป็นเครื่องมือในการสนับสนุนการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมแทนที่จะใช้แทนการสื่อสารโดยตรง สิ่งสำคัญคือต้องมีการสื่อสารอย่างเปิดเผยและต่อเนื่องเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบตลอดทั้งโครงการ

ตรวจสอบหลักสูตรฟรี ของเรา ที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มทักษะให้กับตัวคุณเอง

วิธีการใช้แผนภูมิ RACI?

อีเมลไม่ใช่วิธีเดียวหรือมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการนำ RACI ไปใช้ นี่คือปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณา -

ควรตรวจสอบเอกสาร

สมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดควรเข้าร่วมการประชุมในช่วงต้นของกำหนดการโครงการเพื่อตรวจสอบเอกสารสำคัญ การประชุมนี้ควรเกิดขึ้นเมื่อเปิดตัวโครงการ

รับคำติชม

ส่งกระดาษให้ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดเป็นเอกสารล่วงหน้าและขอความคิดเห็น เมื่อได้รับข้อมูลล่วงหน้านี้ การเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่สามารถทำได้ก่อนการประชุม ทำให้สามารถนำเสนอ RACI ขั้นสุดท้ายได้อย่างราบรื่น

สำรวจโปรแกรมวิเคราะห์ธุรกิจของเราจากมหาวิทยาลัยชั้นนำของโลก

ตรวจสอบงาน

ทบทวนหน้าที่ของสมาชิกในทีมทุกคน อย่าเร่งรีบในการทบทวนนี้ ให้มีเวลาเพียงพอสำหรับองค์ประกอบที่สำคัญนี้ในตอนเริ่มต้นโครงการของคุณ

การสำรวจข้อดีของการใช้แผนภูมิ RACI

RACI มาพร้อมกับสิทธิประโยชน์มากมายสำหรับ

ชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบ

แผนภูมิ RACI กำหนดอย่างชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ รับผิดชอบ ให้คำปรึกษา และแจ้งให้ทราบสำหรับแต่ละหน้าที่หรือการจัดส่ง ซึ่งช่วยหลีกเลี่ยงความสับสน ลดความเข้าใจผิด และทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้บทบาทของตนในโครงการ

ปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน

แผนภูมิ RACI ส่งเสริมการสื่อสารและการทำงานร่วมกันโดยทำความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าใครต้องมีส่วนร่วมในงานหรือการตัดสินใจแต่ละรายการและในระดับใด สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะได้รับข้อมูล ปรึกษาหารือ หรือมีส่วนร่วมตามความจำเป็น ซึ่งนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้นและการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เพิ่มความรับผิดชอบ

แผนภูมิ RACI เพิ่มความรับผิดชอบโดยการกำหนดความเป็นเจ้าของและความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับแต่ละงานหรือสิ่งที่ส่งมอบ สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่างานจะเสร็จสิ้นตรงเวลาและเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด ซึ่งช่วยปรับปรุงผลลัพธ์ของโครงการ

ช่วยในการจัดการความเสี่ยง

แผนภูมิ RACI สามารถช่วยระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ โดยทำให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมดมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ และมอบหมายงานให้กับบุคคลที่เหมาะสม สิ่งนี้สามารถช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดหรือการละเว้น ซึ่งนำไปสู่ความล่าช้าหรือความล้มเหลวของโครงการ

ปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการ

แผนภูมิ RACI ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการโครงการโดยให้ภาพรวมที่ชัดเจนและรัดกุมของบทบาทและความรับผิดชอบ ลดเวลาและความพยายามที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารและการตัดสินใจ

อ่านบทความอื่นๆ ของเราที่เกี่ยวข้องกับ Business Analytics

บทสรุป

แผนภูมิ RACI เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สามารถช่วยให้ผู้จัดการโครงการชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบได้ ด้วยการให้ภาพรวมที่ชัดเจนและรัดกุมของบทบาทและความรับผิดชอบ แผนภูมิ RACI สามารถช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการโครงการและอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจ ไม่ว่าคุณจะจัดการโครงการขนาดเล็กหรือโครงการขนาดใหญ่ แผนภูมิ RACI สามารถเป็นทรัพยากรอันมีค่าที่สามารถช่วยให้คุณบรรลุความสำเร็จของโครงการ

ในขณะที่การทำความเข้าใจความรู้ของแผนภูมิ RACI สามารถเป็นประโยชน์อย่างมากต่อความสำเร็จขององค์กร การยกระดับทักษะเป็นอีกแง่มุมสำคัญที่พนักงานทุกคนต้องพิจารณา!

ใบรับรอง Global Master ของ upGrad ใน Business Analytics เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมหากคุณต้องการเพิ่มพูนทักษะในสาขาที่คุณสนใจ ภายใต้การแนะนำของผู้เชี่ยวชาญจาก Michigan State University ผู้สมัครสามารถเรียนรู้พื้นฐานของการใช้ข้อมูลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร การตัดสินใจอย่างรวดเร็ว และการกำหนดแผนระยะยาว ด้วยประสบการณ์ตรง คุณจะกลายเป็นส่วนสำคัญของโลกธุรกิจอย่างแน่นอน ขยายทักษะและความรู้ของคุณเพื่อประโยชน์ต่อองค์กรนับไม่ถ้วน