ระยะการบริหารโครงการ : ภาพรวมที่สมบูรณ์

โครงการสามารถกำหนดได้ว่าเป็นความพยายามชั่วคราวในการบรรลุผลสำเร็จเฉพาะ บ่อยครั้งประกอบด้วยลำดับของขั้นตอนและงาน ทุกโครงการมีวัตถุประสงค์ งบประมาณ แผน ช่วงเวลา และผลงานของตนเอง สิ่งสำคัญที่สุดคือ โครงการมักเกี่ยวข้องกับผู้คนที่มีภูมิหลังต่างกันซึ่งทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายเฉพาะ

บางที แง่มุมที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของโครงการก็คือวิธีการ วางแผน ดำเนินการ และจัดการ ขั้นตอนต่างๆ ของโครงการ เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ตกลงกันไว้ และนั่นคือจุดที่แนวคิดของการจัดการโครงการเป็นศูนย์กลาง เช่นเดียวกับ วงจรชีวิตโครงการ ที่ เกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่างๆ การจัดการโครงการมีขั้นตอนที่ไม่ต่อเนื่อง ซึ่งแต่ละขั้นตอนจะนำไปใช้กับขั้นตอนเฉพาะของ วงจรชีวิต โครงการ

ดังนั้น มาดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ขั้นตอนการจัดการโครงการ มาตรฐาน กัน

การบริหารโครงการคืออะไร?

การจัดการโครงการคือการฝึกใช้ความรู้ ทักษะ หลักการ กระบวนการ เครื่องมือ และเทคนิคเฉพาะเพื่อส่งมอบสิ่งที่มีค่า มันต้องอยู่ภายในความทะเยอทะยานในการริเริ่ม การวางแผน การดำเนินการ และการจัดการของความคิดริเริ่มใหม่ที่องค์กรมีเป้าหมายที่จะนำไปใช้ ตรงกันข้ามกับกิจกรรมทางธุรกิจที่เป็นกิจวัตรประจำวัน การจัดการโครงการไม่ใช่กระบวนการที่ต่อเนื่อง - เมื่อบรรลุเป้าหมาย โครงการจะสิ้นสุดลง

แต่ละโครงการมีความต้องการเฉพาะที่ต้องใช้ชุดเครื่องมือ เทคนิค และแนวทางเฉพาะเพื่อให้บรรลุผล แต่โดยไม่คำนึงถึงประเภทของโครงการ องค์ประกอบที่สำคัญของการจัดการโครงการคือ เวลา ต้นทุน ขอบเขต และคุณภาพ

ไม่ว่าจะเป็นการก่อสร้างอาคารหรือทางหลวง การพัฒนาซอฟต์แวร์ใหม่ หรือการใช้งานระบบการจัดการทางการเงิน โครงการต่างๆ มีอยู่ในเกือบทุกอุตสาหกรรมและทุกภาคส่วน ตั้งแต่ไอที เภสัชศาสตร์ และพลังงานไปจนถึงการป้องกัน สินค้าอุปโภคบริโภค และการก่อสร้าง วงจรชีวิตของโครงการ ในทุกอุตสาหกรรมต้องการการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพเพื่อผลลัพธ์ที่มีคุณภาพ

ห้าขั้นตอนของการบริหารโครงการ

แหล่งที่มา

การอภิปรายเกี่ยวกับ ขั้นตอนการจัดการโครงการ จะไม่สมบูรณ์โดยไม่ต้องกล่าวถึง วงจรชีวิต โครงการ พูดง่ายๆ ก็คือ วงจรชีวิตของโปรเจ็กต์ประกอบด้วย เฟสต่างๆ ของโปรเจ็ กต์ที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของโปรเจ็กต์ ดังนั้น วัฏจักรชีวิตของโครงการ ควรกำหนดงานที่ต้องทำให้สำเร็จ ผลงานที่ต้องสร้างขึ้น คนที่เกี่ยวข้อง และวิธีควบคุมและอนุมัติแต่ละขั้นตอน

แต่ละองค์ประกอบของ วงจรชีวิตโครงการ มีส่วนช่วยในการดำเนินโครงการตั้งแต่ต้นจนจบและมีกระบวนการควบคุม เป็นระบบ และทันเวลาเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ

ขั้น ตอนการจัดการโครงการ มีความเกี่ยวข้องอย่างซับซ้อนกับ วงจรชีวิตของ โครงการ เช่นนี้สิ่งหนึ่งมีอยู่เพราะอีกสิ่งหนึ่ง ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดของการจัดการโครงการห้าขั้นตอนและสิ่งที่แต่ละขั้นตอนต้องการ

ระยะที่ 1: การเริ่มต้นโครงการ

ขั้นตอน แรกของการ จัดการโครงการทั้ง 5 ระยะ คือการเปลี่ยนแนวคิดที่เป็นนามธรรมให้เป็นเป้าหมายที่สำเร็จและมีความหมาย วัตถุประสงค์ของระยะการเริ่มต้นโครงการคือการกำหนดโครงการในวงกว้าง เริ่มต้นด้วยการพัฒนากรณีศึกษาทางธุรกิจ ค้นคว้าว่าโครงการนี้ใช้งานได้จริงหรือไม่และควรดำเนินการหรือไม่ เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเริ่มต้นโครงการ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องพัฒนากฎบัตรโครงการ – เอกสารที่สรุปเป้าหมายของโครงการ ขอบเขต ข้อจำกัด ระยะเวลาที่คาดหวัง งบประมาณ และข้อกำหนดอื่นๆ

โดยสรุป ระยะการเริ่มต้นโครงการทำงานต่อไปนี้ให้สำเร็จ:

• การกำหนดเป้าหมายโครงการ
• การสร้างกรณีธุรกิจ
• เสร็จสิ้นกฎบัตรโครงการ
• เตรียมรายชื่อผู้มีส่วนได้เสีย

ระยะที่ 2: การวางแผนโครงการ

งานหลักในขั้นตอนการวางแผนโครงการ ได้แก่ การระบุข้อกำหนดทางเทคนิค การสร้างแผนการสื่อสาร การพัฒนากำหนดการโครงการที่ครอบคลุม และการกำหนดเป้าหมาย/การส่งมอบ ต่อไปนี้เป็นสองวิธีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุดในการกำหนดเป้าหมายของโครงการ:

1. เป้าหมายที่ชาญฉลาด

แหล่งที่มา

เกณฑ์ SMART เป็นวิธีการที่กำหนดไว้เพื่อให้เข้าใจอย่างชัดเจนถึงผลที่ตามมาของกระบวนการกำหนดเป้าหมาย ช่วยลดความเสี่ยงทำให้ผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและเป็นไปได้

2. เป้าหมายที่ชัดเจน

แหล่งที่มา

วิธีการกำหนดเป้าหมายของ CLEAR คำนึงถึงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่ทันสมัยและรวดเร็ว ช่วยให้บรรลุความยืดหยุ่นและผลลัพธ์ในทันทีผ่านการทำงานร่วมกัน เป้าหมายที่จำกัด ความเชื่อมโยงทางอารมณ์ การแบ่งเป้าหมายที่ใหญ่ขึ้นเป็นงานที่เล็กลง และการกำหนดเป้าหมายเมื่อจำเป็น

ดังนั้น ขั้นตอนการวางแผนโครงการจึงเกี่ยวข้องกับงานต่อไปนี้:

• การกำหนดขอบเขตโครงการ
• การสร้างแผนโครงการ
• การตั้งงบประมาณ
• การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ

ระยะที่ 3: การดำเนินโครงการ

การดำเนินโครงการคือระยะที่ทีมทำงานเพื่อพัฒนาและส่งมอบงานให้เสร็จสิ้น ขั้นตอนนี้เป็นกิจกรรมที่คึกคักเมื่องานหลายอย่างเสร็จสิ้นภายใต้การดูแลของผู้จัดการโครงการ นี่คือรายการของสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างขั้นตอนการดำเนินการโครงการ:

• พัฒนาทีม
• การจัดสรรและจัดการทรัพยากรโครงการ
• ดำเนินการตามแผนการจัดการโครงการ
• การสร้างผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการ
• ติดตั้งระบบติดตาม
• ดำเนินการมอบหมายงาน
• กำกับและจัดการการดำเนินโครงการ
• ประชุมหารือสถานะและอัพเดทต่างๆ
• แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
• การปรับปรุงและแก้ไขแผนโครงการตามความจำเป็น

ขั้นตอนที่ 4: การตรวจสอบโครงการ

การตรวจสอบโครงการควบคู่ไปกับการดำเนินการโครงการ พวกเขาช่วยกันทำให้มั่นใจว่าบรรลุเป้าหมายของโครงการและผลงานที่ได้รับ ผู้จัดการโครงการมักจะสร้างตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) และปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญ (CSF) เพื่อให้แน่ใจว่าความคืบหน้าของโครงการอยู่ในการติดตาม นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการยังติดตามต้นทุนทรัพยากรและความพยายามที่เกี่ยวข้องในกระบวนการอีกด้วย สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด การตรวจสอบประสิทธิภาพของโครงการยังเป็นความรับผิดชอบที่สำคัญของผู้จัดการโครงการอีกด้วย โดยจะพิจารณาถึงปัญหาที่เกิดขึ้นและความรวดเร็วในการแก้ไข

ดังนั้น นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการตรวจสอบโครงการ:

• ติดตามความพยายามและต้นทุนทรัพยากร
• ติดตามความคืบหน้าโครงการ
• ดูแลให้เป็นไปตามแผน
• ป้องกันความเป็นไปได้ของการหยุดชะงัก

ระยะที่ 5: การปิดโครงการ

ขั้นตอนการจัดการโครงการ สุดท้าย ระบุถึงการส่งมอบขั้นสุดท้ายและความสำเร็จของโครงการ ขั้นตอนสุดท้ายนี้เกี่ยวข้องกับการเลิกจ้างผู้รับเหมา (ถ้ามี) กรอกเอกสารที่จำเป็น และรับทราบสมาชิกในทีมที่มีค่า ผู้จัดการโครงการอาจจัดประชุมเพื่อไตร่ตรองถึงชัยชนะและข้อบกพร่องของทีมในระหว่างโครงการ ประเมินสิ่งที่ผ่านไปด้วยดี ระบุช่องโหว่ที่ต้องแก้ไขสำหรับความพยายามในอนาคต

นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการยังสร้างรายการงานที่ยังไม่สำเร็จในระหว่างโครงการและทำงานร่วมกับทีมเพื่อทำให้สำเร็จ นอกจากนี้ ผู้จัดการยังเตรียมรายงานโครงการขั้นสุดท้ายและงบประมาณ และจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดไว้ในที่ที่ปลอดภัยซึ่งผู้จัดการโครงการขององค์กรสามารถเข้าถึงได้

โดยสังเขป ขั้นตอนสุดท้ายเกี่ยวข้องกับ:

• ส่งมอบสินค้า
• ทบทวนผลงานของโครงการ
• ทบทวนผลงานของทีม
• รวบรวมและจัดเก็บเอกสารโครงการทั้งหมดไว้ในที่เดียว

เรียนรู้สิ่งสำคัญของการจัดการโครงการด้วย upGrad

การเรียนรู้เกี่ยวกับ ขั้นตอนการจัดการโครงการ จากที่ที่เหมาะสมมีความสำคัญพอๆ กับการจัดการโครงการ ดังนั้น upGrad จึงนำเสนอ โปรแกรมการรับรองการจัดการผลิตภัณฑ์ และ โปรแกรม PG ในการจัดการ เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นอาชีพในการบริหารโครงการ

1. โปรแกรมการรับรองการจัดการผลิตภัณฑ์ (6 เดือน):

นี่คือสิ่งที่คุณจะได้รับจากหลักสูตรข้างต้น:

• ใบรับรองการจัดการผลิตภัณฑ์จาก Duke Corporate Education และ upGrad
• เนื้อหามากกว่า 200 ชั่วโมง กรณีศึกษาและโครงการมากกว่า 15 รายการ เซสชันถาม & ตอบสดมากกว่า 10 ครั้ง
• ครอบคลุมเครื่องมือและซอฟต์แวร์มากกว่า 8 รายการ
• ทักษะในการวิจัยตลาด การวิเคราะห์ การออกแบบผู้ใช้ การพัฒนาและวางแผนผลิตภัณฑ์ การมีส่วนร่วมและการเติบโต
• การสนับสนุนการเรียนรู้และการสร้างเครือข่ายอย่างเต็มรูปแบบกับผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม

2. หลักสูตร PG in Management (11 เดือน)

หากคุณต้องการเตรียมการไปอีกขั้นและฝึกฝนบทบาทความเป็นผู้นำในด้านการพัฒนาธุรกิจ การขาย การตลาด และที่ปรึกษาด้านการจัดการ โปรแกรม PG ของ upGrad ในการจัดการ (11 เดือน) นั้นสมบูรณ์แบบสำหรับคุณ นี่คือไฮไลท์บางส่วนของหลักสูตร:

• ใบรับรองการยอมรับจาก Institute of Management Technology, Ghaziabad
• 320+ ชั่วโมงของการเรียนรู้, 20+ เซสชั่นสด, 10+ กรณีศึกษาและการบ้าน
• รับหน่วยกิตสำหรับปริญญา MBA ระดับโลกกับ B-Schools ชั้นนำจากสหราชอาณาจักรและออสเตรเลีย
• ความช่วยเหลือด้านอาชีพ 360 องศาและการให้คำปรึกษาแบบ 1:1 กับผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม
• โอกาสในการสร้างเครือข่ายแบบเพียร์ทูเพียร์และอุตสาหกรรม

ทางข้างหน้า

สภาพแวดล้อมทางธุรกิจทั่วโลกในปัจจุบันไม่ได้เป็นเพียงความรวดเร็ว แต่มีการแข่งขันสูง กุญแจสู่ความได้เปรียบอยู่ที่การส่งมอบและดำเนินการโครงการให้ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ ในขณะเดียวกันก็รักษาเป้าหมายทางธุรกิจให้เป็นจริง นี่คือที่มาของการจัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการมีบทบาทสำคัญในการกำหนดความสำเร็จของโครงการที่องค์กรดำเนินการ บทบาทของพวกเขามีมากกว่าแค่การทำความเข้าใจ วงจรชีวิตของโปรเจ็ ก ต์เพื่อรวมการวิเคราะห์ ทักษะในองค์กร และความสามารถด้านมนุษยสัมพันธ์ที่ดี

โปรแกรมการศึกษาออนไลน์ของ upGrad ได้รับการออกแบบมาเพื่อมอบประสบการณ์การเรียนรู้ที่สมจริง ในขณะเดียวกันก็รับประกันว่าผู้เรียนจะได้รับทักษะที่จำเป็นต่อการเตรียมพร้อมในอนาคต หลักสูตร upGrad ได้ส่งผลกระทบกับมืออาชีพที่ทำงานมากกว่า 500,000 คนทั่วโลก และยังคงกำหนดมาตรฐานในอุตสาหกรรม EdTech ที่สูงขึ้นต่อไป ดังนั้น ลงทะเบียนกับ upGrad วันนี้ และเป็นส่วนหนึ่งของฐานผู้เรียนทั่วโลก 40,000+ ที่กระจายอยู่ใน 85 ประเทศ!