เคล็ดลับสำหรับการประชุมทางไกลอย่างมีประสิทธิผล

ไม่นานมานี้เองที่มีการจัดการประชุมด้วยตนเองเป็นหลัก สิ่งที่น่าผิดหวังสำหรับนักออกแบบเว็บไซต์หลายคน (รวมถึงตัวฉันเองด้วย) การพบปะกันทางไกลไม่ได้รับการยอมรับจากลูกค้าอย่างกว้างขวาง สิ่งที่แตกต่างทำให้ไม่กี่ปี

การประชุมมีแนวโน้มไปสู่แพลตฟอร์มระยะไกลอย่างช้าๆ แล้วเกิดการระบาดของไวรัสโควิด-19 ทันใดนั้น Zoom และผู้ให้บริการที่คล้ายกันก็กลายเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า ทุกวันนี้ คุณมีแนวโน้มที่จะจัดการประชุมจากห้องนั่งเล่นของคุณมากกว่าที่สำนักงานของลูกค้า ไม่มีการร้องเรียนที่นี่

การประชุมทางไกลไม่เพียงช่วยให้เราปลอดภัยจากไวรัส แต่ยังช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมากอีกด้วย ไม่มีการเดินทางที่น่าเบื่ออีกต่อไปและไม่ได้รับอีเมลตอบกลับ

อย่างไรก็ตาม มีราคาที่ต้องจ่ายสำหรับความสะดวกสบายระดับนี้ การประชุมทางไกลอาจดูอึดอัดและเต็มไปด้วยการหยุดชะงัก ลูกค้าที่มีปัญหาทางเทคนิคบางรายอาจยังไม่เชี่ยวชาญพื้นฐาน ( อะแฮ่ม โปรดเปิดไมโครโฟนของคุณ )

สงสัยว่าจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากโลกใหม่ที่กล้าหาญนี้ได้อย่างไร? อ่านเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณจัดการประชุมทางไกลได้อย่างมีประสิทธิผล

หาที่เงียบๆ

เทคโนโลยีช่วยให้เราเชื่อมต่อกับการประชุมทางวิดีโอได้จากทุกที่ แต่การเลือกตำแหน่งของคุณอย่างชาญฉลาดยังคงเป็นสิ่งสำคัญ

ตามหลักการแล้ว คุณจะพบกับสถานที่เงียบสงบปราศจากสิ่งรบกวนเพื่อเชื่อมต่อ ท้ายที่สุด การทำงานในสภาพแวดล้อมที่ก่อกวนเป็นเรื่องยาก เสียงรบกวน ผู้คนที่เคลื่อนไหวอยู่ข้างหลังคุณ สัตว์และเด็กๆ แย่งชิงความสนใจ สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นอุปสรรคต่อการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ

นั่นหมายถึงการหลีกเลี่ยงสถานที่สาธารณะที่พลุกพล่าน เช่น ร้านกาแฟหรือพื้นที่กลางแจ้งที่พลุกพล่าน มีโอกาสมากเกินไปสำหรับบางสิ่งที่จะผิดพลาด นอกจากนี้ยังดูไม่เป็นมืออาชีพอีกด้วย

หากคุณกำลังทำงานจากที่บ้าน พยายามหาจุดเล็กๆ ที่คุณสามารถอยู่คนเดียวได้ ควรมีประตูที่คุณสามารถปิดได้ คุณอาจไม่สามารถป้องกันสุนัขของคุณไม่ให้เห่าหรือกริ่งประตูดังได้ (ดังนั้นจึงทำให้สุนัขหลุดออกจากตัวได้) แต่คุณสามารถลดการรบกวนได้น้อยที่สุด

ยิ่งมีสิ่งรบกวนน้อยลงเท่าใด ทุกคนก็จะสามารถจดจ่อกับงานที่ทำอยู่ได้ดีขึ้นเท่านั้น

กำหนดวาระ

ไม่มีใครได้ประโยชน์จากการประชุมที่ผิดพลาด คุณรู้ไหม เรื่องที่ใช้เวลานานเกินไปและเบี่ยงเบนไปในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกัน เมื่อพวกเขาจบลง ความรู้สึกคือความโล่งใจมากกว่าความสำเร็จ และดูเหมือนว่าจะเป็นเรื่องปกติโดยเฉพาะในการตั้งค่าระยะไกล

นี่คือจุดที่การวางแผนเพียงเล็กน้อยสามารถไปได้ไกล การกำหนดและแบ่งปันวาระการประชุม ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

วาระสามารถยืดหยุ่นได้มาก ซึ่งจะเป็นประโยชน์หากคุณไม่ใช่คนที่มีระเบียบมากที่สุดในโลก คุณไม่จำเป็นต้องวางแผนสิ่งต่างๆ แม้แต่โครงร่างทั่วไปและกรอบเวลาโดยประมาณก็ช่วยได้เช่นกัน

ในฐานะเจ้าภาพ วาระการประชุมเป็นวิธีง่ายๆ ในการติดตามการสนทนา เมื่อคุณทำเรื่องใดเรื่องหนึ่งเสร็จแล้ว คุณสามารถเหลือบไปที่ระเบียบวาระการประชุมและพูดว่า “ไปที่รายการถัดไปกันเถอะ” เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ทรงคุณค่า

ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือกลั่นกรอง

ไม่ว่าคุณจะเลือกแพลตฟอร์มการประชุมแบบใด อัตราต่อรองจะมีเครื่องมือดูแลผู้ใช้อยู่ด้วย อนุญาตให้คุณปิดเสียงผู้เข้าร่วมและส่งต่อบทบาท "ผู้นำเสนอ" ให้กับผู้อื่น

การใช้คุณสมบัติเหล่านี้อย่างมีความรับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญ คุณไม่ต้องการที่จะปกครองการประชุมด้วยกำปั้นเหล็ก มีแนวโน้มว่าจะเป็นอันตรายต่อกระบวนการทำงานร่วมกัน

ยังคงมีประสิทธิภาพสำหรับกิจกรรมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก สิ่งนี้สามารถป้องกันไม่ให้ผู้คนพูดคุยกัน นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่รวดเร็วในการปิดเสียงตอบรับจากไมโครโฟนที่รบกวนผู้อื่นหรือเสียงอื่นๆ

บทบาทผู้นำเสนอมีประโยชน์อย่างยิ่ง เนื่องจากช่วยให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ สามารถแชร์หน้าจอของตนได้ ช่วยให้พวกเขาแสดงประเด็นการพูดคุยและทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

หากการประชุมของคุณเริ่มเป็นแบบฟรีสำหรับทุกคน เครื่องมือการดูแลก็พร้อมช่วยให้คุณควบคุมสิ่งต่างๆ ได้ ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถใช้มันตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อให้การเดินเรือราบรื่น

บันทึกเพื่อการอ้างอิงในอนาคต

คุณเคยออกจากการประชุมแบบตัวต่อตัวโดยลืมรายละเอียดบางอย่างหรือไม่? ที่เกิดขึ้นกับผู้จดบันทึกที่ทุ่มเทที่สุด

โชคดีที่แพลตฟอร์มการประชุมทางไกลส่วนใหญ่มีฟังก์ชันการบันทึก ซึ่งจะช่วยให้ทั้งคุณและผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ สามารถย้อนกลับและอ้างอิงข้อมูลสำคัญได้

การบันทึกมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับเซสชันการฝึกอบรม มีข้อมูลจำนวนมากถูกส่งออกไป และแนวคิดบางอย่างอาจสูญหายไปในการสับเปลี่ยน การมีวิดีโอช่วยให้ลูกค้ามีโอกาสช่วยเหลือตนเอง นอกจากนี้ยังอาจช่วยให้คุณไม่ต้องรับอีเมลที่ตื่นตระหนกหรือสองฉบับ

นอกจากนี้ยังควรสังเกตข้อกังวลด้านความเป็นส่วนตัวที่อาจเกิดขึ้นจากการบันทึก แม้ว่าบางแพลตฟอร์มจะแสดงข้อความแจ้งว่ามีการบันทึกการประชุม แต่ก็ยังเป็นนโยบายที่ดีที่จะประกาศสิ่งนี้เช่นกัน ปลอดภัยไว้ก่อนดีกว่าเสียใจ

รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมทางไกล

ประโยชน์ของการประชุมทางไกลนั้นปฏิเสธไม่ได้ ดีกว่าสำหรับสภาพแวดล้อมและตารางงานที่ยุ่งของคุณ แต่มันก็ยังลงมาเพื่อผลิตภาพ

เนื่องจากการประชุมประเภทนี้มักจะไม่เป็นทางการ จึงมีแนวโน้มที่จะละเลยการเตรียมตัวและโฟกัส นั่นนำไปสู่การพบปะเสมือนจริงที่กระจัดกระจายและยืดเยื้อ นั่นแทบจะไม่มีสูตรสำเร็จเลย

การแก้ปัญหาคือการผสมผสานการเตรียมความพร้อมแบบเก่าเข้ากับเทคโนโลยีล่าสุด ให้ตัวเองอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ปราศจากสิ่งรบกวน เขียนวาระพื้นฐานที่คุณสามารถใช้เพื่อนำทางผู้เข้าร่วมประชุมไปตามเส้นทางที่ถูกต้อง และใช้เครื่องมือที่เป็นประโยชน์จากแพลตฟอร์มที่คุณเลือก

ขั้นตอนเหล่านี้ร่วมกันจะช่วยให้การประชุมของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นและประหยัดเวลาได้มาก นี่คือวิธีการทำงานของธุรกิจในศตวรรษที่ 21