ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของ Jira ด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้

เปิดตัวโดย Atlassian เมื่อเกือบสองทศวรรษที่แล้วและมุ่งสู่นักพัฒนาซอฟต์แวร์ตั้งแต่แรกเริ่ม นับตั้งแต่นั้นมา Jira ได้สร้างชื่อเสียงให้กับตนเองในฐานะโซลูชันการจัดการโครงการที่พร้อมใช้งานสำหรับทีม Agile ทั่วโลก แม้ว่าทีมพัฒนาจะยังคงใช้งานอยู่เป็นส่วนใหญ่ แต่ฟังก์ชันการทำงานที่ยืดหยุ่นของ Jira สามารถทำงานได้กับเกือบทุกทีมในองค์กรใดๆ

อย่างไรก็ตาม ด้วยความยืดหยุ่นนี้ทำให้เกิดความเสี่ยงต่อความซับซ้อน: หนึ่งในข้อร้องเรียนที่พบบ่อยที่สุดที่ฉันได้ยินเกี่ยวกับซอฟต์แวร์คือเวิร์กโฟลว์ที่ขยายกว้างนั้นไม่สามารถจัดการได้ ดังนั้นควรสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อส่งเสริมการนำไปใช้และรักษาประสิทธิภาพอย่างไร

ฉันใช้ Jira มา 12 ปีแล้วในหลายอุตสาหกรรมและในบทบาทการจัดการโครงการ การวิเคราะห์ธุรกิจ และบทบาทผู้ดูแลระบบ Jira ที่หลากหลาย แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเวิร์กโฟลว์ Jira เหล่านี้จะช่วยให้คุณปรับการตั้งค่าของคุณให้เหมาะสมและเพิ่มประโยชน์สูงสุดจากความยืดหยุ่นในทุกด้านในองค์กรของคุณ

วิธีปรับเวิร์กโฟลว์ของ Jira ให้เข้ากับทุกแผนก

ตั้งแต่การใช้เวิร์กโฟลว์การพัฒนามาตรฐานไปจนถึงการออกแบบที่มีความต้องการที่ซับซ้อนมากขึ้น ผู้ดูแลระบบ Jira สามารถปรับความสามารถของซอฟต์แวร์ให้เข้ากับส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์กรได้ หากคุณต้องการติดตามกระบวนการนอกไอที Jira มีสิ่งที่จะนำเสนอมากกว่ามุมมองบอร์ด sprint ทั่วไป ต่อไปนี้คือวิธีที่หน่วยงานและธุรกิจต่างๆ สามารถปรับปรุงการใช้งาน Jira ได้:

Jira Workflow Management

เมื่อใช้เวิร์กโฟลว์หลายรายการสำหรับฟังก์ชันต่างๆ ผู้ดูแลระบบอาจพบว่าตนเองประสบปัญหาในการจัดการโครงร่างจำนวนมาก หากผู้ดูแลระบบลงเอยด้วยรูปแบบเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกันสำหรับทุกโครงการ บอร์ดที่เป็นผลลัพธ์นั้นแทบจะรักษาไว้ไม่ได้ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้สร้างและรักษาเวิร์กโฟลว์อย่างมีจุดมุ่งหมาย นี่คือคำแนะนำสามอันดับแรกของฉันสำหรับการทำเช่นนั้น:

1. หาจุดร่วม

ชื่อคอลัมน์ที่แตกต่างกันบนกระดานไม่จำเป็นต้องมีเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกันเพื่อรองรับแต่ละคอลัมน์ ค้นหาสิ่งที่เหมือนกันในเวิร์กโฟลว์ สถานะ และช่วงเปลี่ยนผ่านของโครงการ ขั้นตอนหรือสถานะของ "กำลังดำเนินการ" สามารถครอบคลุมขั้นตอนการพัฒนาสำหรับไอที ขั้นตอนการรวบรวมข้อกำหนดสำหรับสำนักงานจัดการโครงการ และขั้นตอนการสร้างสำหรับแคมเปญการตลาด หากพวกเขาสามารถปฏิบัติตามสถานะและเวิร์กโฟลว์ทั่วไปได้ คุณสามารถลดปริมาณของรายการ Jira เพื่อรักษาไว้ได้ การทำเช่นนี้ยังช่วยลดโอกาสของการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รับในโครงการหนึ่งๆ

2. มุ่งเน้นไปที่อะไร

บ่อยครั้งที่ผู้คนสร้างขั้นตอนเวิร์กโฟลว์สำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคนที่มีการดำเนินการ ซึ่งอาจให้เวิร์กโฟลว์ที่ดูเหมือนปาเก็ตตี้และกระดานที่มีคอลัมน์แคบเกินกว่าจะอ่านได้ ให้เน้นที่ประเภทของงานแทน เช่น อะไร ไม่ใช่ใครหรืออย่างไร ดังนั้นคุณจะจัดการเวิร์กโฟลว์ที่มีขั้นตอนการตรวจทานและอนุมัติหลายขั้นตอนที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันและเกิดขึ้นในเวลาเดียวกันแต่ดำเนินการโดยคนละคนได้อย่างไร ใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น ฟังก์ชันวนซ้ำ ฟังก์ชันโพสต์ และระบบอัตโนมัติที่อนุญาตให้รายการอยู่ในขั้นตอนเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ (ซึ่งสามารถใช้สำหรับขั้นตอนการทดสอบบางอย่างในเวิร์กโฟลว์การพัฒนา) แต่ยังคงแสดงการดำเนินการ งาน และจุดตรวจสอบหลายรายการ

โปรดทราบว่าคอลัมน์ของบอร์ดเกี่ยวข้องกับสถานะ ดังนั้น 15 สถานะจะต้องมี 15 คอลัมน์ โดยแต่ละคอลัมน์มีสถานะเดียว หรือหลายสถานะต่อคอลัมน์ หากมุมมองบอร์ดของคุณต้องการ 15 สถานะแยกกันจริงๆ คุณอาจต้องสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนมากขึ้น อย่างไรก็ตาม หากมุมมองบอร์ดของคุณมีหลายสถานะต่อคอลัมน์ ให้พิจารณาลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์ของคุณให้ตรงกับคอลัมน์

3. ใช้ข้อมูลเท่าที่เป็นไปได้

Jira ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ดังนั้นบ่อยครั้งจึงมีประสิทธิภาพมากกว่าที่จะใช้ข้อมูล—แทนที่จะเป็นขั้นตอนเวิร์กโฟลว์—เพื่อแสดงสถานะของงาน แทนที่จะเปลี่ยนเรื่องราวของผู้ใช้จากข้อกำหนดเป็นเกณฑ์การยอมรับเป็นตรวจทานแล้ว คุณสามารถแสดงแต่ละหมวดหมู่เหล่านี้เป็นสถานะเดียวที่งานแต่ละงานเกี่ยวข้องกับเขตข้อมูลเฉพาะหรือองค์ประกอบข้อมูล

หากคุณปฏิบัติตามแนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติและจัดกำหนดการรายการเพื่อย้ายผ่านเวิร์กโฟลว์เมื่องานเสร็จสมบูรณ์และจัดทำเป็นเอกสาร แทนที่จะรอให้ใครสักคนย้ายการ์ด สามารถใช้แอตทริบิวต์ข้อมูล เช่น ฟิลด์มาตรฐาน ฟิลด์ที่กำหนดเอง หรือป้ายกำกับ

ตัวอย่างเช่น เพื่อลดสัญญาณรบกวนในเวิร์กโฟลว์การพัฒนาขนาดใหญ่ สถานะความต้องการทั้งสามอาจอยู่ในขั้นตอนข้อกำหนดเวิร์กโฟลว์เดียว เมื่อข้อกำหนดพร้อมสำหรับเกณฑ์การยอมรับ เจ้าของงานจะเพิ่มป้ายกำกับว่า "ต้องการไฟฟ้ากระแสสลับ" หรือตรวจสอบฟิลด์ที่กำหนดเองของ "พร้อมสำหรับไฟฟ้ากระแสสลับ" และจิราจะกำหนดให้ทำการทดสอบโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้อำนวยความสะดวกในกระบวนการในลักษณะเดียวกับการมีหลายขั้นตอน แต่ช่วยให้เวิร์กโฟลว์มีน้ำหนักเบา สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งหากคุณมีเวิร์กโฟลว์ที่สามารถรองรับขั้นตอนที่เกิดขึ้นพร้อมกันหรือคำสั่งซื้อที่ยืดหยุ่นได้

สองตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ Clean Jira

ไดอะแกรมต่อไปนี้ให้รายละเอียดเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพและจัดการได้ซึ่งประกอบด้วยสถานะ การเปลี่ยน และวิธีแก้ปัญหาที่สามารถนำมาใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ได้

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติทั่วไปแบบลีนสามารถใช้ได้กับงานทางธุรกิจทุกประเภท เช่น ข้อเสนอทางการตลาด รวมถึงส่วนต่างๆ ของงานการพัฒนา เช่น ข้อกำหนด

เวิร์กโฟลว์การพัฒนาที่ดีสามารถรองรับหลายบอร์ดและอาจสนับสนุนทีมพัฒนาหลายๆ ทีมที่ทำงานในรูปแบบต่างๆ อีกครั้งมันมุ่งเน้นไปที่อะไรไม่ใช่ใคร เวิร์กโฟลว์นี้สามารถรองรับบอร์ด องค์กร ขั้นตอนโครงการ และงานทางธุรกิจได้หลายประเภท แม้ว่ามันอาจจะดูซับซ้อน แต่สาเหตุหลักมาจากจำนวนช่วงการเปลี่ยนภาพ ซึ่งจำเป็นสำหรับทีมที่ใช้เพื่อจัดการรายการอย่างมีประสิทธิภาพ

ความท้าทายและแนวทางแก้ไขทั่วไปของจิรา

ความยืดหยุ่นของ Jira หมายความว่าคุณต้องมีจุดมุ่งหมายในการตั้งค่าและรักษาเวิร์กโฟลว์ คุณต้องแน่ใจว่าคุณไม่ได้ตั้งค่าเริ่มต้นให้กับเวิร์กโฟลว์เมื่อวิธีอื่นเหมาะสมกว่า ปัญหาทั่วไปบางอย่างสามารถแก้ไขได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

พึ่งพาเทคนิคเหล่านี้เพื่อความสำเร็จของเวิร์กโฟลว์

หลายองค์กรสามารถหาโอกาสเพิ่มเติมในการใช้ประโยชน์จาก Jira แต่องค์กรเหล่านี้มีเวิร์กโฟลว์จากโครงการ IT มากเกินไปแล้ว การนำคำแนะนำและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดไปใช้จะทำให้คุณสามารถขยายการใช้งาน Jira ได้โดยไม่ต้องเพิ่มภาระการดูแลระบบ หากคุณมีประสบการณ์ในการใช้ Jira ในองค์กรอื่น ให้ใช้สิ่งนั้นเป็นแรงบันดาลใจ แต่อย่าจำกัดการคิดของคุณว่าเคยใช้ Jira อย่างไรสำหรับโครงการหรืออุตสาหกรรมเฉพาะ อย่าลืมหาจุดร่วม เน้นที่อะไร และใช้ข้อมูลเมื่อทำได้ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณใช้ความยืดหยุ่นทั้งหมดที่จิรามีให้ และเมื่อทุกส่วนในองค์กรของคุณใช้ Jira อย่างมีประสิทธิภาพ การอภิปรายและนำ KPI ระดับโลก การปรับปรุงกระบวนการ และความคิดริเริ่มอื่นๆ ทั่วทั้งธุรกิจจะง่ายขึ้น