วิธีการใช้ Pivot Table ใน Excel? ทีละขั้นตอนการสอน

ตาราง Pivot ใน Excel เป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่น่ากลัวและมีประสิทธิภาพมากที่สุด เมื่อคุณมีชุดข้อมูลขนาดใหญ่และต้องค้นหาข้อมูลเฉพาะจากล็อ ต แผนภูมิ Pivot จะช่วยสรุปข้อมูล ผู้เชี่ยวชาญของ Excel ชื่นชอบฟังก์ชัน Excel นี้โดยเฉพาะ หลายคนคิดว่า pivot table นั้นซับซ้อน แต่ถ้าคุณทำตาม ตัวอย่างตารางสาระ สำคัญที่ดี คุณจะเข้าใจพื้นฐานของฟังก์ชัน

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้าง ตารางเดือยใน Excel และ การ ใช้ แผนภูมิเดือย

Pivot Table คืออะไร – A Brief Introduction

ตาราง สาระสำคัญ ใน Excel ไม่ได้เป็นเพียงแค่ข้อมูลสรุปของคุณ ซึ่งแสดงในรูปแบบของแผนภูมิซึ่งจะแสดงรายงานของคุณ จากข้อมูลของคุณ คุณยังสามารถสำรวจแนวโน้มด้วยความช่วยเหลือของ แผนภูมิ Pivot ในสเปรดชีต Excel เมื่อคุณมีคอลัมน์ยาวและแถวที่มีค่าต่างๆ ตาราง Pivot จะช่วยสรุปข้อมูล เพื่อให้แม่นยำยิ่งขึ้น ตารางสาระสำคัญจะดึงความหมายจากข้อมูลปริมาณมหาศาลในสเปรดชีต Excel Pivot ยังให้คุณจัดกลุ่มข้อมูลด้วยวิธีต่างๆ เพื่อให้คุณได้ข้อสรุปที่เหมาะสม

ผู้เชี่ยวชาญของ Excel ให้ความเห็นว่า Pivot Table ใน Excel ถือได้ว่าเป็นรายงาน ด้วยตารางเดือย คุณจะได้รับมุมมองแบบโต้ตอบของข้อมูลของคุณ ไม่จำเป็นต้องใช้สูตรในการสร้างตาราง Pivot และคุณสามารถมีมุมมองที่แตกต่างกันของข้อมูลเดียวกันผ่านตารางได้ ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ pivot ช่วยในการจัดกลุ่มข้อมูลเป็นหมวดหมู่ กรองข้อมูลเพื่อแยกหรือรวมหมวดหมู่ แบ่งข้อมูลออกเป็นเดือน ปี วัน ฯลฯ และสร้างแผนภูมิ

เรียนรู้การฝึกอบรมวิทยาศาสตร์ข้อมูลออนไลน์จากมหาวิทยาลัยชั้นนำของโลก รับโปรแกรม PG สำหรับผู้บริหาร โปรแกรมประกาศนียบัตรขั้นสูง หรือโปรแกรมปริญญาโท เพื่อติดตามอาชีพของคุณอย่างรวดเร็ว

สำรวจหลักสูตรวิทยาศาสตร์ข้อมูลยอดนิยมของเรา

การใช้ตารางเดือยใน Excel คืออะไร?

มือใหม่ใน MS Excel มักสับสนเกี่ยวกับการใช้งานและหน้าที่ของตารางเดือย แต่เมื่อพวกเขาได้รู้ว่าฟีเจอร์ของ Excel นี้ทำงานอย่างไร แนวคิดหลายอย่างก็ชัดเจนขึ้น ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ จุดประสงค์หลักของ Pivot Chart และ Pivot Table คือการสรุปข้อมูลปริมาณมหาศาลอย่างรวดเร็ว การศึกษา ตัวอย่างตารางเดือย จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าฟังก์ชันนี้ทำงานอย่างไร

ที่กล่าวถึงด้านล่างนี้คือสถานการณ์และสถานการณ์เชิงปฏิบัติที่ตารางเดือยทำหน้าที่เป็นทางออกที่ยอดเยี่ยม:

1. การรวมข้อมูลที่ซ้ำกัน

สมมติว่าคุณต้องอัปเดต URL จำนวนหนึ่งหลังจากการออกแบบบล็อกใหม่เสร็จสิ้น แต่ซอฟต์แวร์การรายงานบล็อกทำงานได้ไม่ดี โดยแบ่งเมตริก 'การดู' สำหรับโพสต์เดียวระหว่าง URL สอง URL แยกกัน ในสเปรดชีต คุณมีสองกรณีที่แตกต่างกันของโพสต์บล็อกแต่ละรายการ สำหรับข้อมูลที่ถูกต้อง คุณต้องเปรียบเทียบผลรวมของมุมมองสำหรับแต่ละค่าที่ซ้ำกัน

นี่คือเวลาที่ ตารางเดือยใน Excel มีประโยชน์ คุณไม่จำเป็นต้องค้นหาและรวมเมตริกจากค่าที่ซ้ำกันด้วยตนเอง ใช้ตารางสาระสำคัญและสรุปข้อมูลของคุณตามชื่อโพสต์ของบล็อก เมตริกการดูจากโพสต์ที่ซ้ำกันจะถูกรวมโดยอัตโนมัติ

2. การเปรียบเทียบยอดขายรวมของผลิตภัณฑ์ต่างๆ

แผ่นงานการขายรายเดือนมักจะมีแถวหลายพันแถวที่มีข้อมูลการขายรายเดือนสำหรับผลิตภัณฑ์ต่างๆ ดังนั้น หากคุณต้องการทราบว่าผลิตภัณฑ์ใดสร้างรายได้สูงสุด คุณไม่สามารถดำเนินการด้วยตนเองได้ การเรียงลำดับข้อมูลด้วยตนเองจากปริมาณข้อมูลจำนวนมากนั้นเป็นไปไม่ได้ คุณสามารถใช้ แผนภูมิ Pivot เพื่อรวมตัวเลขยอดขายสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์แทนได้

3. การเพิ่มค่าเริ่มต้นให้กับเซลล์ว่าง

ทุกชุดข้อมูลที่คุณป้อนลงใน MS Excel จะไม่เติมข้อมูลแต่ละเซลล์ บ่อยครั้งเมื่อคุณกำลังรอการป้อนข้อมูลใหม่ใน MS Excel อาจได้รับความล่าช้า และเนื่องจากอาจมีเซลล์ว่างจำนวนมาก จึงมีแต่จะเพิ่มความสับสนเท่านั้น

ในสถานการณ์เช่นนี้ ตารางเดือยใน Excel จะเป็นประโยชน์ คุณสามารถปรับแต่งตารางสาระสำคัญและเติมเซลล์ว่างด้วยค่าเริ่มต้นได้ เช่น TBD (ที่จะกำหนด) หรือ $0. สำหรับตารางข้อมูลขนาดใหญ่ คุณสามารถแท็กเซลล์โดยใช้ฟีเจอร์นี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีคนหลายคนทำงานในแผ่นงานเดียวกัน

การรับพนักงานประจำแผนกต่างๆ

คุณสามารถคำนวณสิ่งต่าง ๆ ที่พบในตาราง MS Excel โดยอัตโนมัติด้วยตารางเดือย ในหลาย ๆ สิ่ง การนับแถวด้วยข้อมูลทั่วไปมักมีความสำคัญ

สมมติว่าแผ่นงาน Excel แสดงรายการพนักงานขององค์กร – ชื่อพนักงานและแผนกที่เกี่ยวข้อง เมื่อคุณสร้าง ตารางสาระสำคัญใน Excel จากข้อมูลนี้ คุณสามารถแสดงชื่อแผนกและจำนวนพนักงานในแต่ละแผนกได้ คุณไม่จำเป็นต้องนับแต่ละแถวด้วยตนเองสำหรับการเรียงลำดับชื่อแผนก

วิธีสร้าง Pivot Table ใน Excel

ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้าง ตารางสาระสำคัญใน Excel :

ขั้นตอนที่ 1: การป้อนข้อมูลลงในช่วงของคอลัมน์และแถว

สำหรับทุกตารางเดือย คุณจะต้องมีตาราง Excel พื้นฐานที่มีข้อมูลทั้งหมด ป้อนค่าในชุดคอลัมน์และแถวเฉพาะ คุณสามารถจัดประเภทค่าของคุณในแถวบนสุดหรือคอลัมน์บนสุดตามค่าที่แสดง

ขั้นตอนที่ 2: จัดเรียงข้อมูลตามแอตทริบิวต์เฉพาะ

เมื่อคุณป้อนข้อมูลทั้งหมดลงในแผ่นงาน Excel แล้ว คุณต้องจัดเรียงข้อมูลนี้เพื่อให้จัดการและแปลงเป็นตารางสาระสำคัญได้ง่าย สำหรับการเรียงลำดับข้อมูล คุณต้องคลิกที่แท็บ 'ข้อมูล' ในแถบนำทางด้านบนของสเปรดชีต Excel และเลือกไอคอน 'จัดเรียง' ด้านล่าง หน้าต่างจะปรากฏขึ้น และคุณสามารถจัดเรียงข้อมูลของคุณตามคอลัมน์ใดก็ได้และเรียงลำดับอย่างไรก็ได้

ขั้นตอนที่ 3: เน้นเซลล์เพื่อสร้างตารางสาระสำคัญใน Excel

เมื่อคุณป้อนข้อมูลในเวิร์กชีต Excel และจัดเรียงข้อมูลตามที่คุณต้องการแล้ว คุณต้องเน้นเซลล์ที่คุณต้องการสรุปใน แผนภูมิ Pivot หรือตาราง ในแถบนำทางด้านบน ให้คลิก 'แทรก' จากนั้นเลือกไอคอน 'PivotTable' คุณสามารถทำอย่างอื่นได้ ในเวิร์กชีต คลิกที่ใดก็ได้แล้วเลือก 'Pivot Table' คุณสามารถป้อนช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการรวมในตารางสาระสำคัญได้ด้วยตนเอง

คุณจะได้รับกล่องตัวเลือกที่คุณสามารถกำหนดช่วงของเซลล์ได้ คุณยังสามารถถ่ายโอนตารางสาระสำคัญไปยังเวิร์กชีตใหม่หรือเก็บไว้ในเวิร์กชีตที่มีอยู่ได้ หลังจากเลือกแล้ว ให้คลิกตกลง

ขั้นตอนที่ 4: ลากและวางฟิลด์ในพื้นที่ 'Row Labels'

เมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนที่ 3 คุณจะได้ ตารางเดือยว่างใน Excel คุณต้องลากและวางฟิลด์ - ตามชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีต - ลงในพื้นที่ ' Row Labels ' ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันจะถูกกำหนดโดยพิจารณาจากตารางสาระสำคัญที่จะจัดระเบียบข้อมูลของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: ลากและวางฟิลด์ลงในพื้นที่ 'ค่า'

เมื่อคุณรู้วิธีจัดระเบียบข้อมูลแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเพิ่มค่าบางอย่าง สำหรับสิ่งนี้ คุณต้องลากฟิลด์ไปยังพื้นที่ ' ค่า'

ขั้นตอนที่ 6: ปรับแต่งการคำนวณอย่างละเอียด

โดยค่าเริ่มต้น คุณสามารถคำนวณผลรวมของค่าใดค่าหนึ่งได้ แต่ในขณะเดียวกัน คุณสามารถเปลี่ยนค่านี้เป็นค่าสูงสุด ต่ำสุด หรือเฉลี่ยได้ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการคำนวณ

ข้อมูลของคุณได้รับการจัดหมวดหมู่ตามความชอบและความชอบของคุณแล้ว คุณสามารถบันทึกไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

อ่านบทความวิทยาศาสตร์ข้อมูลยอดนิยมของเรา

บทสรุป

ตอนนี้ คุณได้พัฒนาแนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับ ตารางเดือยใน Excel แล้ว ดังนั้น คุณสามารถใช้ตารางเดือยสำหรับกรณีการใช้งานจริงของคุณได้ ยิ่งไปกว่านั้น หากคุณใช้สูตร MS Excel ได้คล่อง คุณสามารถตั้งค่าตารางสาระสำคัญได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย

เข้าร่วมโปรแกรมใบรับรองการวิเคราะห์ข้อมูลของ upGrad

สาขาวิชาการวิเคราะห์ข้อมูลมอบโอกาสในการทำงานที่ร่ำรวยให้กับผู้สมัคร นักวิเคราะห์ข้อมูลใช้ปริมาณข้อมูลมหาศาลที่สร้างขึ้นทุกวันเพื่อดึงรูปแบบที่มีความหมายสำหรับการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล เป็นอาชีพที่มีรายได้และรายได้สูง

การประกอบอาชีพด้านการวิเคราะห์ข้อมูลเป็นโอกาสที่ร่ำรวยในอุตสาหกรรมปัจจุบัน นักวิเคราะห์ข้อมูลทำงานกับข้อมูลปริมาณมหาศาลเพื่อดึงข้อมูลที่สำคัญ เพื่อฝึกฝนทักษะของคุณในการวิเคราะห์ข้อมูล คุณต้องเข้าร่วม โปรแกรมใบรับรองการวิเคราะห์ข้อมูล ของ upGrad ขับเคลื่อนโดย Fullstack Academy คุณจะได้รับใบรับรองการวิเคราะห์ข้อมูลของ Caltech เมื่อจบหลักสูตร คุณจะสามารถเรียนรู้ทักษะการแสดงข้อมูล, Python และ SQL ผ่านหลักสูตร ซึ่งจะปูทางไปสู่การสร้างนักวิเคราะห์ข้อมูลที่ยอดเยี่ยม