วิธีกำหนดราคาโครงการและจัดการขอบเขตการคืบคลาน

ฉันแน่ใจว่าคุณได้อ่านบทความที่ไม่สมจริงซึ่งแนะนำว่ามีวิธีการทางวิทยาศาสตร์ในการกำหนดราคาที่จะช่วยให้คุณสร้างใบเสนอราคาที่ถูกต้องได้อย่างน่าอัศจรรย์ คุณอาจถูกชักนำให้เชื่อว่าควรหลีกเลี่ยงการคืบคลานขอบเขตในทุกกรณี แต่ในโลกแห่งความเป็นจริง มันจะเกิดขึ้นเสมอ

ถึงเวลาแล้วที่เราจะหยุดเล่นเกมไร้สาระนี้และเริ่มดำเนินโครงการในลักษณะที่ไม่เหมือนกับการพนันและชอบทำตามขั้นตอนที่แข็งแกร่งและเชื่อถือได้มากขึ้น

ฉันพูดเกินจริงหรือเปล่า อาจเป็นไปได้ แต่ลองดูที่สิ่งที่มักจะผิดพลาดกับโครงการดิจิทัล

ปัญหากับกระบวนการโครงการของเรา

จากประสบการณ์ของผม องค์กรส่วนใหญ่ในอุตสาหกรรมต่างๆ ดำเนินโครงการในลักษณะเดียวกันโดยประมาณ:

1. ผู้บริหารบางคนขอให้โครงการเสร็จสิ้น ขออภัย คำขอนี้มักขาดรายละเอียดในแง่ของผลงานและมีแนวโน้มที่จะมีเป้าหมายที่คลุมเครือเท่านั้น
2. มีการรวมคณะกรรมการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อกำหนดโครงการโดยละเอียดและตัดสินใจเกี่ยวกับขอบเขต
3. ขอบเขตโดยละเอียดจะถูกส่งไปยังทีมที่จะสร้าง และขอให้พวกเขาประเมินว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนและราคาเท่าไหร่
4. โครงการจัดส่งตามข้อกำหนดโดยเน้นการส่งมอบตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ เป็นผลให้ครีปขอบเขตกลายเป็นศัตรู
5. โปรเจ็กต์ถูกส่งแล้ว และทุกคนจะไปยังโปรเจ็กต์ถัดไปในรายการงานของพวกเขา

แนวทางนี้ห่างไกลจากอุดมคติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการดิจิทัล ดิจิทัลให้ข้อเสนอแนะแก่เราอย่างไม่เคยปรากฏมาก่อนเกี่ยวกับพฤติกรรมของผู้ใช้ และทำให้ง่ายต่อการดำเนินการเปลี่ยนแปลง (เมื่อเทียบกับผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้) เมื่อกำหนดขอบเขตและเสนอราคาแล้ว โครงการจะถูกล็อคโดยที่ทุกคนไม่เต็มใจที่จะทำการเปลี่ยนแปลงในขณะที่โครงการดำเนินไป

อย่างไรก็ตาม ขอบเขตจะจบลงด้วยการเปลี่ยนแปลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ สาเหตุหลักมาจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีการตีความที่แตกต่างกันถึงสิ่งที่จะถูกสร้างขึ้นหรือเพราะพวกเขาตระหนักดีว่าองค์ประกอบที่สำคัญนั้นผิด

อันที่จริง ขอบเขตการคืบคลานไม่มีอะไรผิดปกติ การคงไว้ซึ่งความยืดหยุ่นและการปรับตัวในขณะที่คุณเรียนรู้เพิ่มเติมเป็นพื้นฐานในการสร้างบริการดิจิทัลที่ยอดเยี่ยม ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ขอบเขตการคืบคลาน แต่เป็นวิธีที่เราดำเนินโครงการ

ขออภัย เนื่องจากกำหนดเวลาและค่าใช้จ่ายตกลงกันไว้ เราจึงพยายามดำเนินการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ภายในข้อจำกัดเหล่านั้น ส่งผลให้ลูกเตะมุมถูกตัด

ไม่ใช่ว่าไทม์ไลน์และค่าใช้จ่ายนั้นแม่นยำตั้งแต่แรก โครงการดิจิทัลมีความซับซ้อน ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ทำงานร่วมกัน ด้วยเหตุนี้จึงเป็นเรื่องยากที่จะประเมินได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

ฉันได้อ่านบทความมากมายที่เสนอวิธีการประมาณค่าที่แม่นยำ อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้ใช้ไม่ได้ในโลกแห่งความเป็นจริงในเกือบทุกกรณี ส่วนใหญ่เป็นเพราะใช้เวลานานเกินไปในการสมัคร การประมาณโครงการขึ้นอยู่กับสัญชาตญาณ ประสบการณ์ และการคาดเดาอย่างมีการศึกษา!

ใครก็ตามที่เคยทำงานภาคสนามมาก่อนจะบอกคุณได้ว่า การ ประมาณการส่วนใหญ่เป็นงานในนิยาย โดยปกติแล้ว เราไม่ทราบล่วงหน้ามากพอแม้แต่จะพิจารณาว่าโซลูชันที่ถูกต้องคืออะไร หรือผู้ใช้จะตอบสนองอย่างไร ดังนั้นจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะประมาณการล่วงหน้าทั้งโครงการอย่างแม่นยำ

น่าเสียดายที่ความคลุมเครือนี้มักจะนำไปสู่การแจกจ่ายความผิดอย่างไม่เป็นธรรมเมื่อโครงการพลาดกำหนดเวลาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้และใช้จ่ายเกินงบประมาณ

โชคดีที่มีวิธีให้ค่าประมาณที่แม่นยำ และการจัดการขอบเขตการคืบที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงโครงการที่ดำเนินการ ความลับอยู่ที่การแยกโปรเจ็กต์ออกเป็นชิ้นเล็กๆ แนวทางนี้หลีกเลี่ยงการดำเนินโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อน

แบ่งโครงการออกเป็นชุดของการมีส่วนร่วมที่น้อยลง

ฉันต้องมีความชัดเจนในจุดนี้ ฉันไม่ได้แนะนำว่าโปรแกรมการทำงานที่ทะเยอทะยานนั้นผิด ฉันทำงานให้กับลูกค้ารายใหญ่บนเว็บไซต์จำนวนมากและโปรแกรมการทำงานที่กว้างขวาง อย่างไรก็ตาม ฉันไม่ค่อยถือว่าการนัดหมายเหล่านี้เป็นโครงการขนาดใหญ่เพียงโครงการเดียว แต่ฉันแบ่งพวกเขาออกเป็นโครงการที่สามารถจัดการได้มากขึ้นซึ่งฉันกำหนดขอบเขตทีละรายการ

เมื่อลูกค้าเข้าใกล้ฉันต้องการทำโครงการดิจิทัล (ไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก) ฉันมักจะแบ่งออกเป็นสี่ขั้นตอนที่เกิดขึ้นตามลำดับต่อไปนี้:

1. การค้นพบ,
2. อัลฟ่า
3. ผลิตภัณฑ์ที่มีศักยภาพขั้นต่ำ
4. การวนซ้ำและการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง

แต่ละขั้นตอนเป็นการมีส่วนร่วมที่แยกจากกันพร้อมผลลัพธ์ที่ชัดเจน ดังนั้นฉันจึงไม่ผูกมัดกับทั้งโครงการแต่เฉพาะในระยะแรกเท่านั้น นั่นทำให้การประเมินและการจัดการขอบเขตการคืบคลานง่ายขึ้นมาก

ตัวอย่างเช่น คุณต้องกำหนดขอบเขตของขั้นตอนถัดไปเท่านั้น ที่ช่วยให้คุณจัดการขอบเขตการคืบคลานได้ดีขึ้น เพราะ คุณสามารถจัดการได้ตามที่คุณกำหนดสเตจถัดไป เมื่อขั้นตอนก่อนหน้าเสร็จสิ้นแล้ว

แทนที่จะประเมินงานทั้งโครงการ คุณกำลังประเมินโครงการต่อไปในโปรแกรมนั้น นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ขั้นตอนก่อนหน้าเพื่อช่วยให้คุณประมาณการได้แม่นยำยิ่งขึ้น

แต่ละขั้นตอนช่วยในการกำหนดและประเมินขั้นตอนต่อไปนี้ โดยเริ่มจากการค้นพบ

1. การค้นพบ

ในขั้นตอนการค้นพบ ฉันทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อตรวจสอบโครงการ ขึ้นอยู่กับขนาดโดยรวมของโปรเจ็กต์ การทำเช่นนี้อาจง่ายเหมือนการประชุมสองสามครั้งหรืออาจเป็นโปรแกรมการทำงานทั้งหมดก็ได้

โดยทั่วไปจะมีองค์ประกอบเช่น:

• ดำเนินการวิจัยผู้ใช้
• วิเคราะห์การแข่งขัน
• การระบุตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก
• กำหนดลักษณะของความสำเร็จ
• ความเข้าใจข้อจำกัด
• การรวบรวมความคิดเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แนวคิดก็คือระยะการค้นพบจะให้คำจำกัดความของโครงการที่มีข้อมูลมากขึ้น ซึ่งรวมถึงความต้องการของผู้ใช้ วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และสิ่งที่จำเป็นต้องสร้าง

สิ่งสำคัญที่สุดคือจะตรวจสอบว่าโครงการจะส่งมอบมูลค่าที่ต้องการ

จากนั้นเราสามารถใช้การส่งมอบนี้เพื่อกำหนดและประเมินงานที่จำเป็นในเฟสอัลฟ่า การทำเช่นนี้ทำให้การประมาณการของเราแม่นยำยิ่งขึ้น และยังปรับขอบเขตตามสิ่งที่เราได้เรียนรู้

2. อัลฟ่า

ระยะอัลฟ่าคือจุดที่เรากำหนดว่าบริการดิจิทัล (ไม่ว่าจะเป็นเว็บแอปหรือไซต์) ทำงานอย่างไร และรับประกันว่าผู้ใช้จะมีประสบการณ์ที่ดีในการใช้งาน

โดยทั่วไปแล้วจะทำผ่านการสร้างต้นแบบ ในโครงการขนาดเล็ก นี่อาจไม่มีอะไรมากไปกว่าแบบจำลองการออกแบบบางส่วน ในโครงการขนาดใหญ่ อาจเป็นต้นแบบการทำงานที่ผู้คนสามารถทดลองใช้ได้

ไม่ว่าในกรณีใด แนวคิดก็คือการแสดงภาพบริการดิจิทัลที่คุณกำลังสร้าง

เราทำสิ่งนี้ด้วยเหตุผลสามประการ

• ขั้นแรก การสร้างภาพข้อมูลจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีวิสัยทัศน์ร่วมกันเกี่ยว กับสิ่งที่คุณกำลังสร้าง เอกสารสามารถตีความได้หลายวิธี แต่การทำต้นแบบนั้นยากกว่ามาก
• ประการที่สอง ต้นแบบจะทำให้ง่ายต่อการระบุสิ่งที่อาจถูกมองข้าม ดังนั้นหลีกเลี่ยงขอบเขตที่คืบคลานต่อไปเมื่อมีราคาแพงกว่าในการจัดการ
• สุดท้ายนี้ หากเรามีสิ่งที่จับต้องได้ เราสามารถทดสอบกับผู้ใช้ เพื่อให้มั่นใจว่าเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ ก่อนที่เราจะเสียค่าใช้จ่ายในการสร้างของจริง

หากทดสอบได้ไม่ดี เราก็ยังมีที่ว่างก่อนขั้นตอนถัดไปในการปรับตัวโดยไม่ทำลายงบประมาณหรือทำให้ไทม์ไลน์ยุ่งเหยิง

เช่นเดียวกับระยะการค้นพบ เราสามารถใช้อัลฟาเพื่อประเมินงานที่จำเป็นในขั้นต่อไป การมองเห็นสิ่งที่ต้องการสร้างทำให้การประเมินงานจำเป็นได้ง่ายขึ้นมากสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง พวกเขาสามารถเห็นสิ่งที่พวกเขาถูกขอให้สร้าง

นอกจากนี้ เราสามารถใช้บทเรียนที่เรียนรู้จากการทดสอบอัลฟ่าเพื่อปรับสิ่งที่เรากำลังจะสร้าง และสร้างพื้นที่อีกครั้งสำหรับการเปลี่ยนแปลงในขอบเขตโดยไม่ทำให้โปรเจ็กต์เสียหาย

เมื่อเราได้อัลฟ่าแล้ว เราก็สามารถเข้าสู่บิลด์ได้อย่างมั่นใจ โดยรู้ว่าเราจะสร้างสิ่งที่ถูกต้องและผู้ใช้จะตอบสนองในเชิงบวกต่อบิลด์

3. ผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานได้ขั้นต่ำ

ฉันเคยเรียกขั้นตอนนี้ว่า 'งานสร้าง' อย่างไรก็ตาม ฉันพบว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวข้องกับการสร้างให้เสร็จสิ้นด้วยการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น ในความเป็นจริง บริการดิจิทัลไม่เคยเสร็จสิ้น เนื่องจากจำเป็นต้องทำซ้ำอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าบริการจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ฉันเริ่มอ้างถึงขั้นตอนนี้ว่าเป็นผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพขั้นต่ำ (MVP) ในขั้นตอนนี้ เราสร้างและเปิดตัวบริการดิจิทัลเวอร์ชันเริ่มต้น

โดยอ้างถึงว่าเป็นผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานได้น้อยที่สุด เราเน้นว่าจะมีการทำซ้ำหลังการเปิดตัว นั่นทำให้เรามีวิธีจัดการกับขอบเขตการคืบคลานและความซับซ้อนที่ไม่คาดคิดโดยการผลักดันกลับจนกว่าจะเปิดตัว เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะดำเนินต่อไปและรักษาโมเมนตัมไว้

ในระหว่างบิลด์อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เราจะเก็บบางสิ่งไว้จนกว่าจะเปิดตัว จากนั้นองค์ประกอบเหล่านี้จะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับการกำหนดขั้นตอนสุดท้ายของเรา ทำให้เราสามารถประมาณการเบื้องต้นสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพหลังการเปิดตัว

4. การวนซ้ำและการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง

ขั้นตอนหลังการเปิดตัวเกี่ยวข้องกับการทำงาน ความซับซ้อน และปัญหาอื่นๆ ที่เราไม่ได้กล่าวถึงใน MVP รายการการปรับปรุงนี้กำหนดขอบเขตได้ง่ายในจุดนี้ และสามารถประมาณได้อย่างแม่นยำด้วยความถูกต้อง

อย่างไรก็ตาม นอกเหนือจากงานนี้ ควรมีกระบวนการต่อเนื่องในการติดตาม ทำซ้ำ และทดสอบที่ปรับปรุงประสิทธิภาพของบริการดิจิทัลเพิ่มเติม

การประมาณค่างานนี้ที่คุณทำควรขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของบริการดิจิทัล ค่าประมาณของคุณควรเป็นสัดส่วนกับการลงทุนในส่วนอื่นๆ ของโครงการ

การแบ่งโปรเจ็กต์ของคุณออกเป็นสี่เฟสและแยกแต่ละอันให้เสร็จ จะช่วยขจัดความท้าทายมากมายที่เราเผชิญเมื่อใช้แนวทางการจัดการโปรเจ็กต์แบบเดิมๆ

เหตุใดจึงทำลายโครงการลงผลงาน

ประโยชน์ที่สำคัญสี่ประการมาจากการทำลายโครงการในลักษณะนี้:

• แต่ละเฟสมีการกำหนดไว้ดีกว่า
  เนื่องจากผลลัพธ์ของขั้นตอนก่อนหน้านี้กำหนดแต่ละขั้นตอน หมายความว่ามีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนของทิศทาง ซึ่งช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้นและหลีกเลี่ยงความประหลาดใจที่น่ารังเกียจในภายหลัง
• โครงการมีความแม่นยำมากขึ้นประมาณการ
  ตัวอย่างเช่น แทนที่จะต้องเดาว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการส่งมอบโครงการที่มีนัยสำคัญและคลุมเครือซึ่งมีสิ่งที่ไม่รู้จักจำนวนมาก คุณเพียงประมาณการในขั้นต่อไปและดำเนินการตามผลลัพธ์ของระยะก่อนหน้า
• ส่งผลให้บริการดิจิทัลดีขึ้น
  เนื่องจากแนวคิดโครงการได้รับการตรวจสอบและทดสอบกับผู้ใช้ คุณจึงมั่นใจได้มากขึ้นว่าผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายจะเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถปรับขอบเขตและการทำงานระหว่างขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
• เป็นแนวทางที่มีความเสี่ยงน้อยกว่า
  บริษัทที่ว่าจ้างบริการดิจิทัลไม่จำเป็นต้องผูกมัดกับโครงการทั้งหมดล่วงหน้า หากขั้นตอนการค้นพบล้มเหลวในการตรวจสอบความอยู่รอดของโครงการ ก็สามารถลดลงได้โดยมีการสูญเสียเล็กน้อย เช่นเดียวกัน หากต้นแบบอัลฟ่าไม่สามารถทดสอบได้ดีกับผู้ใช้ ก็สามารถปรับเปลี่ยนได้ก่อนที่ของจะมีราคาแพงเกินไป

จุดสุดท้ายนี้สร้างความมั่นใจหากมีการใช้ซัพพลายเออร์ภายนอกเป็นครั้งแรก แทนที่จะลงทะเบียนเอเจนซี่สำหรับโครงการจำนวนมากโดยไม่รู้ว่าพวกเขาสามารถส่งมอบได้หรือไม่ ลูกค้าสามารถมีส่วนร่วมกับพวกเขาในช่วงการค้นพบเพื่อดูว่าพวกเขาเป็นอย่างไร หากดีก็สามารถทำงานร่วมกับพวกเขาต่อไปได้ หากไม่เป็นเช่นนั้น พวกเขาก็สามารถนำข้อค้นพบนี้ไปให้หน่วยงานอื่นได้โดยไม่สูญเสียอะไรไป

หากคุณบริหารเอเจนซี่หรือเป็นฟรีแลนซ์ คุณอาจคิดว่ามันฟังดูเหมือนเป็นความคิดที่ไม่ดี เห็นได้ชัดว่าคุณต้องการสมัครลูกค้าสำหรับโครงการทั้งหมด อย่างไรก็ตาม ฉันได้หลีกเลี่ยงการประมูลที่มีการแข่งขันสูงด้วยวิธีนี้ เนื่องจากลูกค้าไม่รู้สึกว่าพวกเขากำลังเสี่ยงกับการลงทุนเริ่มต้นเพียงเล็กน้อย นอกจากนี้พวกเขาไม่รู้สึกว่าจำเป็นต้องพูดคุยกับซัพพลายเออร์หลายรายเพราะหากพวกเขาไม่ชอบฉันพวกเขาก็สามารถเปลี่ยนได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ การใช้แนวทางแบบแบ่งระยะนี้จะทำให้การกำหนดขอบเขตและการกำหนดราคาโครงการราคาคงที่ครั้งต่อไปของคุณง่ายขึ้นมาก แน่นอนว่ามันจะไม่ให้ค่าประมาณอย่างน่าอัศจรรย์หรือป้องกันการคืบคลานของขอบเขต อย่างไรก็ตาม มันจะทำให้การประมาณสามารถจัดการได้มากขึ้น เนื่องจากคุณกำหนดขอบเขตเพียงส่วนเดียวในแต่ละครั้ง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณทำงานกับขอบเขตการคืบคลานแทนที่จะพยายามระงับ

ดังนั้น คำแนะนำของฉัน ไม่ว่าคุณจะทำงานในบ้านหรือภายนอก บนไซต์ขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก ก็คือหยุดพยายามประเมินและกำหนดขอบเขตโครงการโดยไม่แบ่งออกเป็นส่วนๆ ให้ จัดการทีละขั้นและใช้สิ่งที่คุณเรียนรู้เพื่อแจ้งในครั้งต่อไป หากทำได้ คุณจะประเมินได้แม่นยำยิ่งขึ้น มีที่ว่างสำหรับการปรับตัวตามสิ่งที่คุณเรียนรู้ และพบว่าการจัดการโครงการตรงไปตรงมามากขึ้น